Трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника, поэтому работодатель обязан вносить в нее сведения о приеме на работу.
Если при заключении трудового договора у сотрудника трудовой книжки не окажется (например, он впервые начинает свою трудовую деятельность), то ее должна оформить сама компания и взять у сотрудника за приобретенный бланк деньги (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ № 225). При этом кроме записи в трудовую книжку о приеме на работу нужно обязательно заполнить еще и титульный лист.
Форма трудовой книжки утверждена постановлением № 225. Придерживаться ее обязательно в любом случае – при приеме и постоянного сотрудника, и срочника.
Если у сотрудника нет трудовой книжки, ее необходимо завести не позднее недели после приема на работу.
Сначала в ней заполняют титульный лист, в частности указывают:
• Ф. И. О., дату рождения (число, месяц, год) сотрудника – по паспорту;
• образование, профессию, специальность – по документам об образовании.
После внесения этих сведений вписывают дату заполнения трудовой книжки. Также необходимо, чтобы сотрудник расписался на специально отведенной для этого строке. Все записи заверяют подписью ответственного должностного лица и печатью компании.
Далее необходимо сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу в соответствии с приказом. При приеме на работу на конкретный срок упоминать об этом в трудовой книжке не нужно – в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69) никаких специальных правил на этот счет нет. Поэтому запись делают как при приеме на обычных условиях.
При этом все записи в трудовой книжке должны быть без каких-либо сокращений, строго в пределах соответствующего раздела и с указанием порядкового номера.
Необходимо иметь в виду, что запись о приеме будет отличаться от обычной, если сотрудника приняли на работу в порядке перевода из другой компании. В этом случае в трудовой книжке так и пишут.
Например, «Принят на работу в отдел маркетинга на должность менеджера в порядке перевода из ООО “Компания”». Ниже мы сделали готовый образец записи в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника бухгалтерии.
При приеме на работу сотрудника на конкретный срок, упоминать об этом в трудовой книжке не нужно - запись делают как при приеме на обычных условиях. Все записи не должны выходить за пределы своей графы.
Сама по себе трудовая книжка прямо на налогообложение не влияет. Но для компании расходы на ее приобретение влекут за собой определенные налоговые последствия.
Во-первых, стоимость закупленных трудовых книжек компания вправе списать как прочие, а плату за нее, взимаемую с работника при выдаче книжки и вкладыша, включить во внереализационные доходы (ст. 250, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Во-вторых, налоговики требуют при оформлении книжки сотруднику платить с ее стоимости НДС, считая, что это реализация (письмо Минфина России № 03-07-11/199). Но суды считают, что НДС быть не должно, ведь оформление трудовой книжки – это обязанность компании по Трудовому кодексу, а не операция по реализации (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 13.09.10 № А26-12427). Хотя, если у компании есть правильно оформленный счет-фактура на купленный бланк книжки, выгоднее заплатить с ее передачи НДС, а входной налог поставить к вычету. Налоговая нагрузка по такой операции будет нулевая.
В-третьих, НДФЛ с сотрудника удерживать не нужно, только если сотрудник возмещает компании всю стоимость трудовой книжки. Если нет, то тогда это натуральный доход работника, который облагается НДФЛ (письмо Минфина России № 03-07-11/367).
Но даже если компания этого не сделала, штрафа и пеней за неудержанный НДФЛ можно избежать – ведь нигде не сказано, в какой срок надо взимать плату за выдачу трудовой книжки. Так что сделать это можно и в ходе налоговой проверки.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
