Главная » Кадровику »
Работники не спешат с переходом на электронные трудовые книжки
Работники не спешат с переходом на электронные трудовые книжки
Статью подготовила Иванченко Наталья Григорьевна, специалист по кадрам. Связаться с автором
Любой взрослый человек, которому хотя бы однажды приходилось устраиваться на постоянную работу, знает, что такое трудовая книжка и для чего она необходима. Трудовая книжка – это документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника, согласно статье 66 Трудового кодекса России, они ведутся всеми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Трудовая книжка – главный документ работника, подтверждающая трудовой стаж и его востребованность в качестве специалиста.
Оформляясь на работу, новый сотрудник должен предоставить трудовую книжку в отдел кадров организации. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности и хранится в организации весь период трудовой деятельности работника. При увольнении, трудовая книжка возвращается сотруднику в тот же день.
Новая система – зачем её ввели?
Российская трудовая книжка отличается от предыдущих: своим размером, отсутствием раздела для сведений о назначении пенсии. В то же время разделы о наградах и поощрениях объединены в один. Также среди изменений нужно отметить наличие на обложке и титульном листе герба России, а в графе «Сведения о работе» вноситься запись о квалификации работника. Несколько уменьшен формат документа и добавлены страницы, вместо 40 их стало 44.
Трудовая книжка была снабжена дополнительными средствами защиты от подделки:
- специальная бумага, имеющая водяной знак;
- надпись «Трудовая книжка», которая светится в ультрафиолете;
- специальный шов, скрепляющий листы бланков.
Нам известно, что учет стажа и работы россиян ведется ФСС и Пенсионным фондом. Пенсионный фонд Российской Федерации сообщает во всех СМИ, что оцифровал сведения о трудовой деятельности россиян, что поможет назначать им пенсии практически полностью без участия человека. К тому же, как указывает издание, это даст выгоду для бизнеса. Где, один рубль затрат на офисное кадровое делопроизводство превращается в двадцать восемь копеек при переходе в электронный формат.
Президент Российской Федерации Владимир Путин подписал:
- Федеральный закон № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
- Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.
Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.
C 1 января 2020 года процесс перевода трудовых книжек на электронные носители запущен. Электронная трудовая книжка — ведется в цифровом формате. Параллельно вместе с ней может заполняться ее бумажный аналог.
Законодатели утверждают о возможностях новой системы электронного учета, а именно:
• бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной, что дает повысить уровень сохранности сведений о трудовой деятельности;
• при утрате трудовой книжки, не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую – это упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя;
• снизит расходы, связанные с трудоустройством, как для сотрудника, так и для работодателя.
Преимущества электронной трудовой книжки
Сегодня, все новшества в оформлении документов направлены на упрощение работы с ними.
Поэтому электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ для всех участников:
• ее невозможно потерять или испортить, вся информация храниться в Пенсионном фонде РФ;
• книжку не нужно передавать работодателю и забирать, в случае увольнения;
• вопросы, связанные с начислением пенсии могут решаться дистанционно;
• сбор статистических данных для надзорных органов также проводится без участия работника;
• достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены и передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись;
• работник может самостоятельно получить данные о стаже на сайте Госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Все положительные стороны электронного формата ведения трудового стажа говорят о необходимости этих изменений.
Но, как и у любого проекта имеется ряд недостатков:
• Функционирование единой базы возможно только с обеспечением высокой степени защиты данных. Вероятность разглашения или утечки данных достаточно велика.
• В случае сбоя сведения о сотрудниках могут исчезнуть, поэтому система дублирования и восстановления баз должна налажено работать.
• При переносе данных в Пенсионный фонд также не исключена возможность ошибки. Оспорить ее будет можно только в судебном порядке.
• Для перехода на электронную форму, сотрудник должен написать заявление на имя работодателя. Это не вызовет сложностей, но все последующие действия, связанные с трудовой книжкой также будут осуществляться посредством заявления. Например, получение выписки.
Мнение специалистов
В этом году переход не будет носить обязательный характер. Сотрудник сам выберет, форму ведения его документ. Срок — до 31 декабря 2020 года. Работодателю в свою очередь до 1 июля 2020 года необходимо уведомить об этом всех работников в письменной форме.
Анализируя опрос, проведенный на бухгалтерском интернет-ресурсе в котором приняли 580 читателей данного сайта, надо отметить, что только 17% респондентов планируют в 2020 году перейти на электронную трудовую книжку, 65% опрошенных твердо уверены, что по-прежнему будут применять бумажную трудовую книжку и на электронный формат переходить не планируют, а 15% также не хотят отказываться от бумажной трудовой книжки, но не исключают перехода на электронный формат по просьбе работодателя.
Таким образом, опрос показал, что большинство работников не готовы к таким изменения.
Так, с января 2021 года обязанность внести запись в трудовую книжку пропадает, для тех работников, кто решил вести электронный формат трудовой. Но появляется другая, где в режиме реального времени – уже на следующие сутки – уведомить ПФР обо всех внутренних переводах и кадровых движениях. Думаю, разработчики программного обеспечения для ведения кадрового учета доработают программы, и вся информация будет уходить в Пенсионный фонд без привлечения кадровика.
Закон только добавляет обязанность в день увольнения выдать работнику на бумажном носителе заверенную информацию обо всех кадровых изменениях в период работы.
А если половина работников в организации написала заявление с просьбой вести им бумажные трудовые книжки? То получается – нужно и отчитываться постоянно в ПФР, и дублировать информацию в обеих формах трудовых книжек, плюс выполнять все требования по хранению и ведению трудовых книжек.
Ещё один важный момент, так как система электронного учета еще не заработала в полной мере. Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавали только в феврале. Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).
Специалисты по кадрам советуют относиться к нововведению спокойно и не воспринимать их как угрозу, в случае, если сотрудник согласился на ведение электронной трудовой книжки, это не означает, что бумажная утратила значимость. Смысл сохранять бумажную трудовую книжку, раз все равно теперь параллельно ведется электронная? можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной. Этот документ стоит хранить, поскольку в нем зафиксированы сведения о трудовой деятельности до 2020 года. В электронную версию трудовой книжки будут вноситься данные с 2020 года. Главное, работник должен сам отслеживать свои изменения в личном кабинете на сайте Пенсионного Фонда. Там же сможет посчитать размер будущей пенсии.
Преимущества для работников:
1. В случае ликвидации организации – работник сможет запросить сведения о трудовой деятельности в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
2. В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
3. Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).
4. Минимизация риска утраты и порчи трудовой книжки.
5. Возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов, в случае использования личного кабинета на сайте ПФР.
6. Удобно будет получать сведения в целях формирования визы, загранпаспорта или кредита в банке.
Как подготовиться работодателю? В целях безболезненного перехода на электронную трудовую книжку, организации необходимо произвести ряд небольших изменений:
1. Необходимо, обновить до последней версии программное обеспечение, которое собирает и передает сведения в Пенсионный фонд.
2. Разработать образец уведомления для сотрудников.
3. Утвердить форму заявления для сотрудников, желающих оставить бумажную трудовую книжку.
4. Издать приказ по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и определить работника, ответственного за электронные сведения. Доработать нормативные акты, касающиеся оформления электронной трудовой книжки. В частности, внести формулировку: «сведения о трудовой деятельности».
5. Установить четкие сроки подачи представления информации в Пенсионный фонд.
6. Закрепить обязанности рассылки и выдачи старых трудовых книжек за конкретными сотрудниками.
7. Зарегистрировать адрес электронной почты, куда работники смогут, присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете, отправлять их в электронном виде.
Когда подготовительные мероприятия окончены, можно приступить к процессу перехода на электронные трудовые. Сейчас, необходимо известить всех работников. В их число входят сезонные рабочие, удаленные сотрудники, женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Дано обратить внимание, что эти правила не распространяются на внешних совместителей. Они получают уведомление по основному месту работы.
Далее, работники, решившие перейти на электронный вариант, получат свои документы на руки под расписку на позднее 31 декабря 2020 года. А трудовые работников, которые отказались от нововведения или не дали письменного согласия, будут вестись в прежнем порядке.
Несмотря на сложности реализации, и электронная трудовая книжка является условным объектом. Это средство передачи информации о трудовом стаже. Храниться она будет в информационной системе Пенсионного фонда, а также на лицевом счете работника. Поэтому нет необходимости приобретать специальное программное обеспечение, подойдет программа, в которой уже ведется кадровый учет. Но при условии, что разработчик программного обеспечения в короткие сроки предоставит обновление с необходимыми формами документов.
Подведем итоги
Для компании, нанимающей сотрудника новая форма, прежде всего, гарантирует прозрачную трудовую историю соискателя. На сегодняшний день использование нескольких трудовых книжек не редкость. Также уменьшение объема ручной работы и освобождение мест под хранение бумажных трудовых книжек, является несомненным плюсом.
Главным положительным моментом для работника, является отсутствие необходимости восстанавливать документ, после утери или порчи.
Главный риск – неполадки, возникающие с базами данных. В случае неисправности будет необходимо привлечь большое количество специалистов.
Основная причина, по которой работники не спешат переходить на новый формат — неуверенность в обеспечении безопасности данных. Ответственность за утечку информации не определена, а значит, в этом случае процесс восстановления утерянных данных ляжет на плечи самого работника.
Статью подготовила Иванченко Наталья Григорьевна, специалист по кадрам. 
