Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
В настоящее время в Российской Федерации параллельно действуют трудовые книжки двух образцов — старого и нового. Порядок ведения трудовых книжек старого (советского) образца регулируется постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР № 162.
Трудовые книжки нового образца, их ведение, порядок изготовления, учета и хранения осуществляются в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерством труда и социального развития РФ № 69.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если работа у данного предпринимателя является для работника основной.
Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из Вооруженных Сил военный билет.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т. д.) профессии, назначении (освобождении) бригадиром, время обучения на курсах переквалификации и т. д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
Титульные листы трудовых книжек старого и нового образцов оформляются идентично. Реквизитами титульных листов являются: герб СССР или РФ, фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать, подпись лица, ответственного за выдачу и ведение трудовых книжек:
Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой (отделом персонала) после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т2 или № Т2ГС (МС).
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, для рабочих производятся в соответствии с наименованием профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для служащих — в соответствий с наименованием должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих или в соответствии со штатным расписанием.
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) и по письменному заявлению работника — копии документов, связанных с его работой.
Приведем некоторые возможные варианты записей, которые могут быть сделаны в трудовых книжках нового образца.
При заключении трудового договора:
а) Принят на должность конструктора в технический отдел. Приказ № 19.
б) Принят старшим преподавателем кафедры экономики труда. Приказ № 20.
При прекращении трудового договора:
а) Уволен в связи с избранием на должность доцента РГЭУ (РИНХ), п. 5 ст. 11 ТК РФ. Приказ № 10.
б) Уволен по истечении срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК РФ. Приказ № 18.
в) Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ. Приказ № 10.
г) Уволен в связи с призывом в Вооруженные Силы РФ, ст. 83 ТК РФ. Приказ № 16.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.
Вкладыш — документ, являющийся дополнением к трудовой книжке работника.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кадровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным. О выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдал вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
Действительными являются трудовые книжки и вкладыши к ним старого или нового образца.
Что касается права индивидуальных предпринимателей на ведение трудовых книжек лиц, работающих у них по трудовому договору, то Министерство труда и социального развития РФ своим письмом № 286 разъяснило, что в соответствии с действующим законодательством индивидуальные предприниматели без образования юридического лица не могут вести трудовые книжки, работающих у них по трудовому договору.
Впредь до принятия соответствующего правового нормативного акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, трудовой стаж может быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.
Занесение в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о награждениях и поощрениях за трудовые успехи в работе на предприятии, в организации (объявление благодарности, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в Книгу почета, награждение орденом, медалью и т. п.), а также о других поощрениях и награждениях в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы, или выплаты которых носят регулярный характер.
Заносятся в трудовую книжку сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование организации, ниже, в графе 2, указывается порядковый номер записи, ставится дата награждения или поощрения, в графу 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).
Исправление записей в трудовой книжке
В случае выявления неправильной или неточной записи о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и т. д. исправления вносятся администрацией той организации, где была внесена соответствующая запись.
Если организация, внесшая неправильную запись, ликвидирована, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии — вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация.
Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях и т. п. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправления сведений о работе производятся на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (ДОЛЖНОСТИ)» И В графе 4 повторяются дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно была внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения! В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Изменения записей в трудовых книжках на титульном листе производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о расторжении брака и др.) со ссылкой на реквизиты этих документов. Изменения на титульном листе производятся зачеркиванием изменяемых данных и записью новых. Ссылка на соответствующие документы приводится на внутренней стороне обложки и заверяется подписью руководителя организации и печатью.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
Выдача дубликата трудовой книжки может быть произведена по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или ее утери.
Если трудовая книжка пришла в негодность, выдачу дубликата производит администрация по последнему месту работы. При этом документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению в данную организацию, не требуются. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой Странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для предоставления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу в организацию, где выдан дубликат.
Если трудовая книжка была утеряна, работник должен подать письменное заявление об этом администрации по последнему месту работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку с надписью «Дубликат».
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, в какой организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.
Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.
При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы данной организации, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного лица и печатью организации или печатью отдела персонала.
Если трудовая книжка заполнялась одновременно на русском языке и языке субъекта Российской Федерации, то заверяются оба текста.
Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (№ Т2 или № Т2 ГС (МС)) и в журнале учета.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в тот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия работника. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 — указываются дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в обычном порядке.
Учет и хранение трудовых книжек
В организации ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
• журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом персонала или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этом журнале регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении за работу, а также трудовые книжки, дубликаты и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) бухгалтерия организации взимает с работника денежный взнос.
Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации, как документы строгой отчетности, и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного ордера кассы организации.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.
Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
