Делопроизводственные процессы любого учреждения создают огромный массив документов. Многие из них предназначены для разового использования и не отличаются большой ценностью. Чтобы систематизировать работу и определить, какие документы и как долго стоит хранить, архивные организации разрабатывают типовые перечни, определяющие сроки хранения служебной документации.
Перечень типовых документов по сути является систематизированным списком служебных бумаг предприятий и учреждений, который содержит нормативные инструкции о сроках их хранения. Такие списки лежат в основе Архивного фонда государства, т.к. с их помощью можно систематизировать огромный массив документации.
Перечень типовых документов с указанием сроков хранения выполняет следующие функции:
• выделяет из общего массива документы с постоянным сроком хранения;
• определяет продолжительность хранения большинства категорий официальных бумаг;
• унифицирует сроки хранения однородной документации;
• способствует оперативному отбору необходимых бумаг и уничтожению не несущих особой ценности.
В зависимости от значимости информации сроки могут варьироваться:
• кратковременные (менее десяти лет: 1, 3 или 5 лет);
• долговременные (более десяти лет: 10, 30, 75 лет).
Кроме того, существуют служебные акты, которые необходимо хранить постоянно или же не хранить совсем.
Постоянные изменения в сфере делопроизводства приводят к тому, что утвержденные типовые перечни приходится время от времени пересматривать. Это обусловлено происходящими политическими и экономическими переменами.
В настоящее время существует 2 вида перечней:>
1. с указанием срока хранения;
2. постоянного хранения.
Подобные списки могут быть типовыми, т.е. подходить для всех организаций, или ведомственными. Первые издает Федеральная архивная служба. Они служат обязательными нормативными актами для всех учреждений, действующих на территории Российской Федерации. Вторые — разрабатываются федеральными ведомствами для применения в отдельных сферах деятельности. После разработки и утверждения на уровне ведомства они согласовываются с Федеральной архивной службой.
Среди нормативных актов, регламентирующих продолжительность хранения, можно выделить акты, применяемые коммерческими и некоммерческими организациями, банками, МЧС и МВД, федеральными судами и прокуратурой, предприятиями научно-технической и производственной отрасли.
Наиболее востребованным является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Его последняя редакция утверждена Приказом Минкультуры России N 558 и зарегистрирована в Минюсте России под номером N 18380.
Перечень типовых управленческих документов — важный нормативный акт, который обязателен для применения всеми административными органами и учреждениями РФ. Он обладает официальным статусом и должен использоваться во всех организациях вне зависимости от их формы собственности и статуса.
Для государственных структур и местных административные органов наиболее значимыми являются разделы, устанавливающие постоянный срок хранения для некоторых бумаг, передаваемых в государственные и муниципальные архивы. Их виды и категории четко определены, и это делает незаконным их уничтожение.
Коммерческие компании, напротив, не передают дела в городские и муниципальные архивы. Для них сфера влияния нормативного акта распространяется на некоторую наиболее значимую документацию, образовавшуюся в ходе коммерческой деятельности. Соблюдать срок и порядок их хранения входит в обязанности таких компаний.
Перечень не просто регламентирует продолжительность нахождения дела в архиве, но и определяет ответственность за обеспечение сохранности. Он может уточнять порядок ведения архива: например, для некоторых бумаг постоянного хранения определено, что организация может передать их в архив только после 10 лет пребывания в компании. До этого момента фирма обязана самостоятельно предоставлять их регулирующим и контролирующим органам по запросу.
Существуют официальные бумаги, которые должны храниться постоянно, до момента ликвидации учреждения. К ним относятся уставная и определяющая форму собственности документация, локальные нормативные акты, а также договоры аренды.
«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» подготовлен Минкультом РФ и соответствует следующим нормативным актам:
- Основы законодательства РФ N 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ.
Данные акты лежат в основе правовой деятельности Росархива и позволяют ему:
1. комплектовать государственные архивы;
2. относить некоторые виды документации к составу Архивного фонда;
3. устанавливать порядок проведения ценностной экспертизы;
4. определять категории учреждений, служебные бумаги которых необходимо включать в Архивный фонд;
5. разрабатывать и утверждать типовые перечни.
Единый список однотипных административных бумаг был создан с целью систематизировать Архивный фонд, максимально точно определить продолжительность пребывания дел в архивах, провести отбор дел для постоянного хранения и определить порядок уничтожения не несущей ценности документации.
Перечень управленческих документов состоит из 12 разделов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Тематика
Название раздела
№
Документируют распорядительные, организационные, контролирующие функции управления, правовое и документационное обеспечение управления
Организация системы управления
1.
Последовательное раскрытие вопросов планирования, прогнозирования, образования цен, финансирования, учета и ведения отчетности
Планирование деятельности
2.
Финансирование деятельности
3.
Учет и отчетность
4.
Аспекты экономических, научно-технических, культурных и иных коммуникаций
Экономические, научные, культурные связи
5.
Предоставление информации для выработки и принятия административных решений, удовлетворения производственных потребностей
Информационное обслуживание
6.
Организации, нормирование, тарификация, оплата, охрана труда
Трудовые отношения
7.
Прием, перемещение, увольнение сотрудников, повышение квалификации, проведение аттестаций, награждение
Кадровое обеспечение
8.
Материальное и техническое обеспечение компании, содержание имущества и материальных ценностей
Материально-техническое обеспечение
9.
Правила внутреннего распорядка, эксплуатация зданий и помещений, транспортное обеспечение, внутренняя связь, безопасность
Административно-хозяйственные вопросы
10.
Социальное страхование, вопросы жилищно-бытового характера, организация досуга
Социально-бытовые вопросы
11.
Организация деятельности общественных объединений
Деятельность первичных профсоюзных организаций
12.
Все группы документации в разделах и подразделах расположены в логической последовательности в соответствии со значимостью вопросов. Статьи имеют сквозную нумерацию. Список имеет четыре графы: номера статей, обобщенное наименование вида документации, продолжительность хранения, примечания.
Перечень типовых управленческих архивных документов является нормативной базой для формирования номенклатуры дел предприятия.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, включенных в делопроизводственные процессы учреждения и имеющих установленную форму. В ней указывают сроки их хранения и закрепляют правила индексации.
Для разработки номенклатуры также используются:
- «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива).
Названия категорий документации и обобщенные наименования служебных бумаг должны соответствовать Перечню. Сроки хранения документов, указанные в нем, также должны соблюдаться. Если номенклатура дел согласована экспертно-проверочной комиссией, а некоторые ее положения соответствуют утвержденному списку типовой документации, необходимость ее пересмотра и повторного согласования определяется представителем государственного или муниципального архива.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
