Среди управленческих документов выделяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым из них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д. Далее мы расскажем только об основных из документов, с которыми так или иначе сталкивается любой работник предприятия или учреждения. Из подгруппы организационных остановимся только на должностной инструкции, из подгруппы распорядительных документов - главным образом на приказе, а из подгрупп информационно-справочных и по персоналу предприятия – на всех, указанных выше.
Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.
Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятиях. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия. Приведем возможную форму должностной инструкции.
Приказ. Самый распространенный вид распорядительного документа, встречающийся в практике управления. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий» направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.
Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначение, Об утверждении.
Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно две части констатирующую и распорядительную. Первая из них является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова приказываю, которое печатается прописными буквами, затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
В состав реквизитов приказа входит: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, а также дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании.
Распоряжение. По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем.
Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полны протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме. Слушали, выступили, постановили (решили). Последний раздел является наиболее важным и долями содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.
В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.
Акт. Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта;
2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты;
3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии.
Докладная записка. Представляет собой документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.
Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога. Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем.
Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.
Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде.
В договоре обязательно должны быть указаны:
– место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);
– конкретная работа по определенной специальности или должности;
– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора);
– условия оплаты труда;
– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.
Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.
Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника.
Перечень управленческих документов
Документы, образующиеся в процессе деятельности любой организации, с точки зрения значимости для человека, государства, общества подразделяются на документы постоянного срока хранения и документы временных сроков хранения. Сроки хранения документов указаны в перечнях документов со сроками хранения. Данные перечни используются в делопроизводстве организаций (при подготовке номенклатур дел, при формировании дел, при подготовке документов для передачи в архив организации), в архиве организации (при подготовке и передаче документов организаций – источников комплектования в государственный, муниципальный архив).
Указанный Перечень является основой определения сроков хранения управленческих документов любой организации независимо от сферы деятельности и формы собственности.
Рассмотрим структуру Перечня и его применение при подготовке номенклатур дел организаций.
Структура перечня:
• Общие положения.
• Перечень документов.
• Список сокращений.
• Указатель видов документов.
Общие положения предельно кратко характеризуют Перечень, состав документов, которые включены в него, структуру разделов и граф перечня, сообщают о наличии указателя и списка сокращений.
Законы и иные нормативные правовые акты, опыт практической работы организаций и архивов, специальное исследование ВНИИДАД стали базой подготовки Перечня и позволили включить в него большой круг документов, образующихся при документировании типовых (общих для всех или большинства организаций) функций управления.
Перечень состоит из 12 разделов (групп функций), включающих следующие подразделы:
1. Организация системы управления.
1.1. Руководство.
1.2. Организационные основы управления.
1.3. Контроль.
1.4. Правовое обеспечение деятельности.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.
2. Планирование деятельности.
2.1. Прогнозирование.
2.2. Текущее планирование.
2.3. Ценообразование.
3. Финансирование деятельности.
3.1. Финансирование, кредитование.
4. Учет и отчетность.
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.
4.2. Статистический учет и отчетность.
5. Экономические, научные, культурные и иные связи.
5.1. Организация связей.
5.2. Осуществление связей.
6. Информационное обслуживание.
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг.
6.2. Распространение информации, реклама.
7. Трудовые отношения.
7.1 Организация труда и служебной деятельности.
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.
7.3. Охрана труда.
8. Кадровое обеспечение.
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников.
8.2. Установление квалификации работников.
8.3. Повышение квалификации работников.
8.4. Награждение.
9. Материально-техническое обеспечение деятельности.
9.1. Снабжение деятельности.
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.
10. Административно-хозяйственные вопросы.
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности.
10.2. Эксплуатация зданий, помещений.
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь.
10.4. Обеспечение безопасности организации.
11. Социально-бытовые вопросы.
11.1. Социальное страхование.
11.2. Жилищно-бытовые вопросы.
11.3. Организация досуга.
12. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
12.1. Организация деятельности.
12.2. Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
При составлении номенклатуры дел организации данные функции сопоставляются с функциями организации, изложенными в ее уставе, приказах, положениях, штатном расписании, для определения конкретного наполнения соответствующих разделов номенклатуры дел.
Перечень имеет четыре графы:
• номер по порядку (номер статьи);
• вид документа;
• срок хранения документа;
• примечания.
Сведения всех четырех граф составляют статью Перечня.
Номер статьи. Статьи в Перечне имеют валовую нумерацию по всем разделам и подразделам.
В номенклатуре дел организации статьи Перечня указываются к сроку хранения соответствующего дела, документа со ссылкой на сам Перечень.
Вид документа. Перечень не содержит конкретных наименований документов, а дает их в обобщенном виде.
В Перечне применяется обобщающее слово “документы”, когда в статье объединены несколько видов документов по одному вопросу и одного срока хранения. В скобках приводятся виды документов.
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений.
В номенклатуре дел организации наименование вида документа может быть приведено полностью из Перечня или же дополнено сведениями: об авторе, адресате, вопросе документа.
Срок хранения документа. Срок хранения, указанный в Перечне для определенных видов документов, переносится в номенклатуру дел организации. Снижение сроков хранения запрещено. Повышение сроков хранения возможно при обосновании его необходимости практикой работы организации.
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива (не передает туда свои документы постоянного срока хранения), то указанный в Перечне срок хранения “постоянно” не может быть менее десяти лет.
Срок хранения “До минования надобности”, указанный в Перечне, не может быть менее одного года. Предельный же срок хранения документов определяет сама организация.
Срок хранения ряда видов документов в Перечне разбит на две позиции:
• по месту разработки и утверждения;
• в других организациях.
В номенклатуре дел организации, как правило, приводится соответствующая позиция.
Отметка “ЭПК” (“ЦЭК”, “ЭК”), проставленная к сроку хранения, означает, что часть документов после проведения экспертизы их ценности может быть оставлена на постоянное хранение.
Примечания. Примечания в Перечне содержат сведения, уточняющие сроки хранения документов.
“После замены новыми”, “После истечения срока действия договора”, “После утверждения” и др.
Список сокращений, приложенный к Перечню, содержит только общепринятые в делопроизводстве и архивном деле сокращения. В номенклатуре дел организации он может быть дополнен.
Рекомендуем избегать увеличения списка сокращений таким образом: при первом употреблении в тексте применять полное словосочетание, а в скобках приводить его сокращение, что позволит употреблять далее в тексте только сокращение.
Указатель в Перечне приводит в алфавитном порядке виды документов и ссылки на соответствующие статьи Перечня, где данные виды документов указаны.
При подготовке номенклатуры дел организации указатель видов документов является справочником, позволяющим ускорить поиск нужных документов.
Документы управленческой деятельности
Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающей возможность реализации управленческой деятельности.
Документы необходимы:
– для осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
– формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
– обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
– обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
– соблюдения требований нормативных правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
– обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
– защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;
– обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
– документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
– формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы.
Сохранять созданные документы необходимо в следующих целях:
1. Для обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценки их будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:
– сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;
– сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности.
2. Для соответствия требованиям нормативных правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения нормативной базы, применимой к управлению документами с учетом особенностей деятельности организации.
3. Для соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:
– идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);
– идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
– соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.
Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативных правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.
Документ является аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин "аутентичный документ" равнозначен термину "подлинный документ".
Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который, как следствие, безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Содержание (контент) – это фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.
Структура – это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).
Контекст (внешняя среда) – это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также включают в себя и данные, связанные с управлением документами.
Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа. Метаданные включают также данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).
Различаются метаданные о самом документе, о принципах и правилах управленческой деятельности, о лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления, об управленческой деятельности и ее процессах, о процессах документационного обеспечения управления.
Управленческие документы организации
С разработки организационно-правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
Наиболее распространенные организационно-правовые документы:
• устав организации;
• положение об организации;
• положение о структурном подразделении организации;
• положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• инструкции по отдельным видам деятельности;
• должностные инструкции.
Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).
Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты.
Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:
1. Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
2. Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).
4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации). Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.
5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.
6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
Рассмотрим перечисленные виды организационно-правовых документов более подробно.
Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).
Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.
Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).
Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.
Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:
Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:
• полном и сокращенном фирменном наименовании организации;
• статусе организации;
• предмете деятельности организации;
• нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
• наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
• наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
• почтовом (юридическом) адресе организации.
Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:
• общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
• размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
• условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
• имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;
• сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.
В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:
• цели деятельности организации;
• виды (направления) деятельности организации;
• механизм взаимоотношений организации с партнерами;
• права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.
Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:
• структуру и основные задачи управления организацией;
• состав органов управления;
• полномочия органов управления.
В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.
Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливает:
• порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
• порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
• порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).
Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации и порядок изменения характера деятельности организации.
В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Наряду с вышеперечисленными разделами в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых будет, прежде всего, отражать особенности порядка функционирования организации.
Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций разных организационных - правовых форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.
По Закону об акционерных обществах, по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.
Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятому большинством в три четверти голосов акционеров - владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров общества, принятого единогласно.
Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Государственная регистрация физических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» № 129-ФЗ, уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (регистрирующим органом).
Сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах и соответствующие документы регистрирующим органом включаются в государственный реестр.
Закон определяет также перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы (учредительный договор и/или устав) - подлинник или нотариально заверенная копия.
Регистрирующий орган не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации выдает (направляет) заявителю документ, подтверждающий факт внесения записи в государственный реестр, или не позднее пяти дней - отказ в государственной регистрации юридического лица. Решение об отказе должно быть обоснованным. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.
Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган проставляет отметку о регистрации устава. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Печатью органа государственной регистрации заверяется отметка о регистрации.
Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм, например, Указом Президента РФ № 721 (в ред. указов Президента № 1392, № 1705) утвержден Типовой устав акционерного общества открытого типа; письмом Центрального банка РФ № 15-4-1/1342 предложен Примерный устав акционерного коммерческого банка и др.
Положение о структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.
Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна.
Как правило, типовое «Положение...» содержит в себе следующие основные разделы:
1. Общие положения. Раздел содержит в себе сведения о:
• полном официальном и условном наименовании подразделения;
• статусе подразделения;
• направлениях деятельности подразделения;
• нормативных документах, регламентирующих деятельность данного подразделения.
2. Предназначение, задачи и функции подразделения. В данном разделе последовательно раскрываются предназначение данного подразделения, его основные задачи и важнейшие функции. Содержание раздела должно наглядно показывать роль и место данного подразделения в деятельности организации.
3. Структура, состав, оснащение подразделения. Здесь последовательно излагаются сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении. Содержание данного раздела должно включать в себя всю необходимую информацию по освещаемым вопросам, но без чрезмерной детализации. При раскрытии структуры подразделения необходимо пояснить, почему выбран именно такой ее вариант, а для численного состава - дать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.
4. Организация управления и обеспечения подразделения. Раздел целесообразно изложить в такой последовательности:
• руководящий состав (руководящие органы) подразделения;
• общая организация управления повседневной деятельностью подразделения;
• управление подразделением в оперативном режиме;
• основные направления обеспечения повседневной деятельности подразделения;
• полномочия руководящего состава (руководящих органов) подразделения при осуществлении управления и обеспечения.
5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами. Раздел содержит последовательное описание организации взаимодействия подразделения с другими подразделениями в вопросах:
• получения и передачи информации и документации;
• получения и передачи готовой или промежуточной продукции;
• взаимодействия по иным направлениям и при организации работы в оперативном режиме. Перечисленные пункты в обязательном порядке должны содержать конкретные указания о сроках и последовательности (взаимной согласованности) действий сторон, периодичности представления сведений, документов, материалов и т.п.
6. Ответственность основных категорий работников подразделения. Раздел устанавливает виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести должностное лицо подразделения в случае невыполнения своих обязанностей. Формулировки данного раздела должны выделяться предельной четкостью и ясностью.
7. Особые вопросы деятельности подразделения. В разделе оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными единицами организации, а также иные вопросы, отражающие специфику деятельности того или иного подразделения.
Титульный лист «Положения...» оформляется на общем бланке организации, на котором указываются: наименование вида документа; номер и дата издания документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.
Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.
Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.
Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.
Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.
Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации. Перечисление должностей обычно начинается с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания.
Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ разрабатывается на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и заголовка к тексту.
С учетом специфики содержания и размещения данных, штатное расписание более удобно оформлять в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно использовать листы формата A3 или А4 (альбомный разворот). Наименование подразделений и наименование должностей указываются в именительном падеже. Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.
Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.
В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).
Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно - начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.
Документ этот жестко структурирован и состоит из следующих разделов:
1. Общие положения включают в себя: упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд; порядок введения документа в действие; цели, достигаемые введением в действие данного документа.
2. Порядок приема и увольнения персонала. Раздел определяет: процедуру приема персонала на работу; перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу; процедуру увольнения персонала; порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы); порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
3. Общие обязанности сотрудников. Раздел содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.
4. Общие обязанности администрации. Излагается перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе:
• обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;
• обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;
• обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников;
• обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;
• обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия предприятия с другими организациями. При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.
5. Рабочее время и порядок его использования. Данный раздел содержит сведения о:
• распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);
• распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам);
• порядке учета отработанного сотрудниками времени;
• порядке предоставления сотрудникам отпусков.
6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела. Содержанием первого из них определяются виды ответственности сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты администрацией организации в отношении нарушителей. Второй подраздел устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников, включая виды поощрений.
7. Заключительные положения. В раздел устанавливается порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядка», а также порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации.
«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.
О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации. При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.
Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.
Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ № 32). При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: гриф утверждения, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись разработчика.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
• наименование должности с обозначением структурного подразделения;
• подчиненность сотрудника и подчиненных сотруднику;
• порядок назначения на должность и освобождения от должности;
• перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
• требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:
• участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
• виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).
При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:
• обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
• обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);
• обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
• обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
• право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
• право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
• право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях (пределы представительства);
• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
• право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
• право требовать определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Проставляется дата должностной инструкции и дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».
Архивные управленческие документы
Делопроизводственные процессы любого учреждения создают огромный массив документов. Многие из них предназначены для разового использования и не отличаются большой ценностью. Чтобы систематизировать работу и определить, какие документы и как долго стоит хранить, архивные организации разрабатывают типовые перечни, определяющие сроки хранения служебной документации.
Перечень типовых документов по сути является систематизированным списком служебных бумаг предприятий и учреждений, который содержит нормативные инструкции о сроках их хранения. Такие списки лежат в основе Архивного фонда государства, т.к. с их помощью можно систематизировать огромный массив документации.
Перечень типовых документов с указанием сроков хранения выполняет следующие функции:
• выделяет из общего массива документы с постоянным сроком хранения;
• определяет продолжительность хранения большинства категорий официальных бумаг;
• унифицирует сроки хранения однородной документации;
• способствует оперативному отбору необходимых бумаг и уничтожению не несущих особой ценности.
В зависимости от значимости информации сроки могут варьироваться:
• кратковременные (менее десяти лет: 1, 3 или 5 лет);
• долговременные (более десяти лет: 10, 30, 75 лет).
Кроме того, существуют служебные акты, которые необходимо хранить постоянно или же не хранить совсем.
Постоянные изменения в сфере делопроизводства приводят к тому, что утвержденные типовые перечни приходится время от времени пересматривать. Это обусловлено происходящими политическими и экономическими переменами.
В настоящее время существует 2 вида перечней:>
1. с указанием срока хранения;
2. постоянного хранения.
Подобные списки могут быть типовыми, т.е. подходить для всех организаций, или ведомственными. Первые издает Федеральная архивная служба. Они служат обязательными нормативными актами для всех учреждений, действующих на территории Российской Федерации. Вторые — разрабатываются федеральными ведомствами для применения в отдельных сферах деятельности. После разработки и утверждения на уровне ведомства они согласовываются с Федеральной архивной службой.
Среди нормативных актов, регламентирующих продолжительность хранения, можно выделить акты, применяемые коммерческими и некоммерческими организациями, банками, МЧС и МВД, федеральными судами и прокуратурой, предприятиями научно-технической и производственной отрасли.
Наиболее востребованным является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Его последняя редакция утверждена Приказом Минкультуры России N 558 и зарегистрирована в Минюсте России под номером N 18380.
Перечень типовых управленческих документов — важный нормативный акт, который обязателен для применения всеми административными органами и учреждениями РФ. Он обладает официальным статусом и должен использоваться во всех организациях вне зависимости от их формы собственности и статуса.
Для государственных структур и местных административные органов наиболее значимыми являются разделы, устанавливающие постоянный срок хранения для некоторых бумаг, передаваемых в государственные и муниципальные архивы. Их виды и категории четко определены, и это делает незаконным их уничтожение.
Коммерческие компании, напротив, не передают дела в городские и муниципальные архивы. Для них сфера влияния нормативного акта распространяется на некоторую наиболее значимую документацию, образовавшуюся в ходе коммерческой деятельности. Соблюдать срок и порядок их хранения входит в обязанности таких компаний.
Перечень не просто регламентирует продолжительность нахождения дела в архиве, но и определяет ответственность за обеспечение сохранности. Он может уточнять порядок ведения архива: например, для некоторых бумаг постоянного хранения определено, что организация может передать их в архив только после 10 лет пребывания в компании. До этого момента фирма обязана самостоятельно предоставлять их регулирующим и контролирующим органам по запросу.
Существуют официальные бумаги, которые должны храниться постоянно, до момента ликвидации учреждения. К ним относятся уставная и определяющая форму собственности документация, локальные нормативные акты, а также договоры аренды.
«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» подготовлен Минкультом РФ и соответствует следующим нормативным актам:
- Основы законодательства РФ N 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ.
Данные акты лежат в основе правовой деятельности Росархива и позволяют ему:
1. комплектовать государственные архивы;
2. относить некоторые виды документации к составу Архивного фонда;
3. устанавливать порядок проведения ценностной экспертизы;
4. определять категории учреждений, служебные бумаги которых необходимо включать в Архивный фонд;
5. разрабатывать и утверждать типовые перечни.
Единый список однотипных административных бумаг был создан с целью систематизировать Архивный фонд, максимально точно определить продолжительность пребывания дел в архивах, провести отбор дел для постоянного хранения и определить порядок уничтожения не несущей ценности документации.
Перечень управленческих документов состоит из 12 разделов:
Тематика
Название раздела
№
Документируют распорядительные, организационные, контролирующие функции управления, правовое и документационное обеспечение управления
Организация системы управления
1.
Последовательное раскрытие вопросов планирования, прогнозирования, образования цен, финансирования, учета и ведения отчетности
Планирование деятельности
2.
Финансирование деятельности
3.
Учет и отчетность
4.
Аспекты экономических, научно-технических, культурных и иных коммуникаций
Экономические, научные, культурные связи
5.
Предоставление информации для выработки и принятия административных решений, удовлетворения производственных потребностей
Информационное обслуживание
6.
Организации, нормирование, тарификация, оплата, охрана труда
Трудовые отношения
7.
Прием, перемещение, увольнение сотрудников, повышение квалификации, проведение аттестаций, награждение
Кадровое обеспечение
8.
Материальное и техническое обеспечение компании, содержание имущества и материальных ценностей
Материально-техническое обеспечение
9.
Правила внутреннего распорядка, эксплуатация зданий и помещений, транспортное обеспечение, внутренняя связь, безопасность
Административно-хозяйственные вопросы
10.
Социальное страхование, вопросы жилищно-бытового характера, организация досуга
Социально-бытовые вопросы
11.
Организация деятельности общественных объединений
Деятельность первичных профсоюзных организаций
12.
Все группы документации в разделах и подразделах расположены в логической последовательности в соответствии со значимостью вопросов. Статьи имеют сквозную нумерацию. Список имеет четыре графы: номера статей, обобщенное наименование вида документации, продолжительность хранения, примечания.
Перечень типовых управленческих архивных документов является нормативной базой для формирования номенклатуры дел предприятия.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, включенных в делопроизводственные процессы учреждения и имеющих установленную форму. В ней указывают сроки их хранения и закрепляют правила индексации.
Для разработки номенклатуры также используются:
- «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива).
Названия категорий документации и обобщенные наименования служебных бумаг должны соответствовать Перечню. Сроки хранения документов, указанные в нем, также должны соблюдаться. Если номенклатура дел согласована экспертно-проверочной комиссией, а некоторые ее положения соответствуют утвержденному списку типовой документации, необходимость ее пересмотра и повторного согласования определяется представителем государственного или муниципального архива.
Хранение управленческих документов
Когда речь идет о сроках хранения документов, чаще всего основное внимание уделяется кадровым и бухгалтерским документам, в то время как управленческие документы также требуют бережного обращения с выполнением сроком их хранения.
Для каждого вида управленческих документов определены индивидуальные сроки хранения. Сроки хранения управленческих документов регламентированы «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом, и Приказом N 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”».
Перечень определяет следующие сроки хранения управленческих документов, ранее которых документ не может быть уничтожен: 1 год, 5 лет, 75 лет и постоянного срока хранения, а также до минования надобности и до замены новым (или новыми). Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» говорят о том, что такие управленческие документы имеют лишь практическое значение.
Срок хранения для некоторых документов определяет сама организация, однако он не может быть меньше одного года.
Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК – экспертно-проверочной комиссии. Это значит, что такие документы могут иметь научно-историческое значение. ЭПК действует в отношении организаций всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов. Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии уточнении видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.
Важная роль в сфере управленческой деятельности отводится ее документационному (документному) обеспечению.
Принципам, правилам документооборота, методологии документного обеспечения управленческого процесса, способам его стандартизации и унификации посвящены работы многих известных отечественных исследователей: Андреевой В.И., Басакова М.И., Верховцева А.В., Константинова Ю.Н., Лихачева М.Т., Санкиной Л.В.
Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.
Прежде чем начать исследование проблематики систематизации и хранения управленческих документов необходимо определиться с центральными понятиями работы.
Итак, под документом в работе понимается зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).
Документы издаются для того, чтобы быть использованные не единожды, а многократно. Многократное использование документа ведет к необходимости включать документ в процесс документооборота.
Таким образом, следующее понятие, которое мы рассмотрим, будет категория "документирование".
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.
Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:
- простые средства (ручки, карандаши);
- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника);
- средства автоматизации (компьютерная техника).
В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Утверждение управленческих документов
Утверждение документа регламентировано набором особых правил, которые включают в себя, прежде всего, указание всех необходимых атрибутов (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Стоит отметить, что правила написания отдельных реквизитов являются общими для разных видов координационно-распорядительных указаний.
Обозначение принадлежности является обязательным элементом оформления руководящих решений (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
При этом любой административный акт индивидуален по набору отраженных в нем признаков, и в то же самое время все отдельные составляющие обязательны для любого из них вне зависимости от типа. В случае отсутствия даже одного реквизита из перечня, приказ не может иметь юридической силы.
К обязательным атрибутам координационных бумаг относят:
• название организации (наименование);
• дата составления документа;
• регистрационный номер, который заносится в журнал записи исходящих данных;
• текстовая часть (содержание);
• подпись.
Иные реквизиты являются обязательными для определенных видов управленческих бумаг. Например, для правильного оформления письма необходимо указать справочные данные о фирме, обозначить адресата, поставить отметку об исполнителе, а в приказах нужно указывать наименование документа и место его издания.
Обязательные реквизиты подразделяются на:
• постоянные (заголовок) или неизменные на протяжении долгого времени (название компании и данные о ней);
• изменяемые (дата, содержательная часть, шапка и т. д.).
Структура руководящей документации включает в себя следующие части:
1. Заголовочная. Является началом текста и содержит сведения о фирме, то есть составителе, а также первичные данные о самом документе;
2. Содержательная. Это основная, в которой раскрывается его назначение и ключевой смысл;
3. Оформляющая. Содержит совокупность реквизитов, подтверждающие подлинность свидетельства. Также в ней располагают различные делопроизводственные отметки для более удобной работы.
Разумеется, главной считается содержательная, но и значением остальных пунктов пренебрегать не стоит. Особенно это касается третьего раздела, ведь именно благодаря правильному оформлению указание может иметь юридическую силу.
В качестве примера можно рассмотреть Положение о секретариате, оформленное согласно требованиям, в соответствии с которыми должен составляться управленческий документ этого вида (информация, которая вносится от руки, выделена с помощью использования другого шрифта).
ОРД очень важна и необходима для принятия руководящих решений. В связи с этим каждый сотрудник должен знать, как она оформляется, правила расположения реквизитов и даже верные размеры полей. Однако современная практика показывает, что не любую бумагу с текстовой информацией можно считать документом. Это связано с погрешностями и ошибками, допускаемыми людьми, которые его составляют.
Верно оформленный координационно-управленческий акт обязательно содержит реквизиты (чаще на лицевой стороне, реже – на оборотной). Кроме того, он должна иметь грамотно составленную содержательную часть.
Оформление управленческих документов
Под оформлением документов понимается соблюдение установленных требований в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений.
Основные правила составления, и оформления управленческих документов, закреплены в государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации.
В уставе, регламентах, правилах, инструкциях закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
1. права и обязанности лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
2. состав управленческих документов, применяемых в аппарате;
3. компетенция руководителя, его заместителей и руководителей отделов, их право на издание различных видов распорядительных документов;
4. порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
5. обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам предъявляются следующие основные требования:
1. обеспечение юридической силы документа;
2. создание условий для оперативного исполнения документов;
3. возможность оперативного поиска документов;
4. возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства вычислительной техники.
В соответствии с ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» в нашей стране обязательными являются стандартные форматы управленческих документов. Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO).
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210-297) и А5 (148 210).
Любой документ должен иметь поля, которые должны быть не менее, мм:
Официальные документы, как правило, создаются на бланках (ГОСТ Р 6.30-2003).
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Бланки бывают:
- Общие бланки, которые содержат реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, наименование организации (автора документа), место составления или издания документа;
- Бланк письма, который содержит реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации.
Система организационно-распорядительной документации (ОРД) используется для документирования различных управленческих действий на всех уровнях управления.
При оформлении документов используются следующие основные термины:
- Реквизит - это отдельный элемент документа, имеющий определенное место, состав и форматирование.
- Формуляр - это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе. Набор реквизитов определяется назначением документа.
- Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документа.
- Формуляр-образец - это модель совокупности унифицированных форм документов.
- Шаблон - это стандартная структура, каждый элемент которой имеет свойственное ему форматирование, который можно использовать постоянно, внося лишь некоторые изменения.
- Стандартный формат - лист бумаги определенного размера с установленными полями и размером шрифта.
- ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), устанавливает состав реквизитов, включающий 31 наименование. Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих систему ОРД.
Реквизиты документа, по своему назначению, условно могут быть разбиты на 6 групп:
1. Идентифицирующие документ (сведения о самом документе);
2. Идентифицирующие автора документа (сведения об авторе документа);
3. Содержание сведения об адресате;
4. Определяющие содержание документа;
5. Удостоверяющие документ;
6. Содержащие сведения о прохождении и исполнении документа.
Список реквизитов, идентифицирующих документ:
1. Код формы документа;
2. Наименование вида документа;
3. Дата документа;
4. Регистрационный номер;
5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
6. Место составления или издания документа;
7. Гриф ограничения доступа.
Список реквизитов, идентифицирующих автора документа:
1. Герб РФ;
2. Герб субъекта РФ;
3. Эмблема организации или товарный знак;
4. Код организации;
5. Наименование организации;
6. Справочные данные об организации;
7. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
8. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Список реквизитов, содержащих сведения об адресате:
1. Адресат.
Список реквизитов, определяющих содержание документов:
1. Заголовок к тексту;
2. Текст;
3. Отметка о наличии приложений.
Список реквизитов, содержащих сведения о прохождении и исполнении документов:
1. Отметка о контроле;
2. Отметка об исполнителе;
3. Отметка об исполнении документа;
4. Отметка о поступлении документа в организацию;
5. Идентификатор электронной копии документа.
Управленческий документ состоит из трех частей:
• Заголовочная - это реквизиты, расположенные до текста.
• Основная - это реквизиты «Текст» и «Приложение».
• Оформляющая - это реквизиты, расположенные ниже текста и приложения.
Документы управленческого учета
В условиях нестабильной внешней среды каждая организация самостоятельно разрабатывает и внедряет систему управленческого учета, отвечающую своей специфике и характеру деятельности. Законодательно понятия "управленческий учет" и "управленческая отчетность" не определены. Однако управленческий учет является неотъемлемым элементом управления, позволяющим руководству организации принимать оперативные управленческие решения. Управленческая отчетность представляет собой систему показателей, которая отражает отдельные аспекты финансово-хозяйственной деятельности (в зависимости от целей и задач менеджмента).
От качества постановки управленческого учета зависит качество принимаемых решений, поскольку управленческий учет позволяет реализовывать целый ряд ключевых функций, среди которых можно отметить:
• оперативный контроль и комплексный анализ издержек организации;
• оперативный контроль за деятельностью структурных подразделений;
• получение информации о финансово-хозяйственной деятельности;
• контроль финансовых потоков организации и др.
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. Формы бухгалтерской (финансовой) отчетности утверждены приказом Минфина РФ № 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций". Основной формой бухгалтерской отчетности является бухгалтерский баланс, который позволяет получить информацию о финансово-хозяйственной деятельности организации. Баланс содержит в себя активы и пассивы.
Актив включает два раздела – внеоборотные и оборотные активы:
1) внеоборотные активы (активы, которые участвуют в процессе финансово-хозяйственной деятельности организации неоднократно, как правило, более 12 месяцев);
2) оборотные активы (активы, которые участвуют в процессе финансово-хозяйственной деятельности в течение одного операционного цикла, или в течение периода, не превышающего 12 месяцев).
Пассив баланса состоит из трех разделов:
1) капитал и резервы, включающий собственный капитал организации, а также величину нераспределенной прибыли (непокрытого убытка);
2) долгосрочные обязательства, т.е. обязательства организации, срок погашения которых наступает в срок, превышающий 12 месяцев со дня их возникновения;
3) краткосрочные обязательства, т.е. обязательства организации, срок погашения которых наступает в срок, не превышающий 12 месяцев со дня их возникновения.
Отчет о финансовых результатах является обязательной составной частью финансовой отчетности и включает в себя информацию о доходах и расходах организации и конечном финансовом результате (прибыль или убыток). К пояснениям к финансовой отчетности относятся: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, иные пояснения к отчетности.
Отчет об изменениях капитала показывает увеличение или уменьшение капитала организации за период в увязке с величиной капитала на начало и конец отчетного периода.
Отчет о движении денежных средств показывает потоки денежных средств в результате осуществления текущих, инвестиционных и финансовых операций за отчетный период.
Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах позволяют пользователям получить информацию не только о стоимости активов организации, но также сведения о структуре и видах активов, в частности:
• об изменениях учетной политики организации;
• о структуре материально-производственных запасов;
• об основных средствах;
• о нематериальных активах;
• о доходах;
• о расходах;
• о событиях после отчетной даты;
• о связанных сторонах и прочих существенных фактах хозяйственной жизни.
Локальные нормативные акты – это внутренние документы, разработанные в организации и отражающие конкретный порядок действий, мероприятий и процедур, необходимых для осуществления бизнес-процессов. К локальным нормативным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения, методики и т.д. В ходе экспертизы локальных нормативных актов следует проверить наличие всех должностных инструкций, ознакомиться с их содержанием, изучить правила внутреннего распорядка, коллективного договора, положения о премировании и другие внутренние документы. Это позволяет понять, как регламентированы основные процессы в организации, оценить их эффективность и влияние на надежность системы внутреннего контроля.
Управленческая функция документа
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления. Управленческие документы составляют наиболее значительный массив документации.
Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной (оперативной) или даже опережающей (перспективной) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.
Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.
Правовая функция – функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, выполняющих правовую функцию: изначально созданные в правовых целях и приобретающие правовую функцию временно.
К первой категории относятся все документы, устанавливающие, изменяющие правовые нормы и правоотношения, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и акты управления, издаваемые учреждениями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и т. д.).
Сюда же следует отнести документы, фиксирующие договорные отношения:
• между государствами (договоры, конвенции, соглашения);
• между государством и учреждениями (лишение на права деятельности);
• между учреждениями (договоры);
• между гражданским или физическим лицом и государством (паспорт, виза);
• между лицом и учреждением (контракт, трудовое соглашение);
• между частными лицами (завещание, расписка).
Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, в органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже. В принципе, любой документ может быть доказательством, и, тем самым, временно будет наделен правовой функцией.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
