Под оформлением документов понимается соблюдение установленных требований в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений.
Основные правила составления, и оформления управленческих документов, закреплены в государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации.
В уставе, регламентах, правилах, инструкциях закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
1. права и обязанности лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
2. состав управленческих документов, применяемых в аппарате;
3. компетенция руководителя, его заместителей и руководителей отделов, их право на издание различных видов распорядительных документов;
4. порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
5. обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам предъявляются следующие основные требования:
1. обеспечение юридической силы документа;
2. создание условий для оперативного исполнения документов;
3. возможность оперативного поиска документов;
4. возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства вычислительной техники.
В соответствии с ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» в нашей стране обязательными являются стандартные форматы управленческих документов. Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO).
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210-297) и А5 (148 210).
Любой документ должен иметь поля, которые должны быть не менее, мм:
- левое - 20 + 10 (переплет); верхнее - 15;
- правое - 10; нижнее – 20.
Официальные документы, как правило, создаются на бланках (ГОСТ Р 6.30-2003).
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Бланки бывают:
- Общие бланки, которые содержат реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, наименование организации (автора документа), место составления или издания документа;
- Бланк письма, который содержит реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации.
Система организационно-распорядительной документации (ОРД) используется для документирования различных управленческих действий на всех уровнях управления.
При оформлении документов используются следующие основные термины:
- Реквизит - это отдельный элемент документа, имеющий определенное место, состав и форматирование.
- Формуляр - это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе. Набор реквизитов определяется назначением документа.
- Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документа.
- Формуляр-образец - это модель совокупности унифицированных форм документов.
- Шаблон - это стандартная структура, каждый элемент которой имеет свойственное ему форматирование, который можно использовать постоянно, внося лишь некоторые изменения.
- Стандартный формат - лист бумаги определенного размера с установленными полями и размером шрифта.
- ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), устанавливает состав реквизитов, включающий 31 наименование. Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих систему ОРД.
Реквизиты документа, по своему назначению, условно могут быть разбиты на 6 групп:
1. Идентифицирующие документ (сведения о самом документе);
2. Идентифицирующие автора документа (сведения об авторе документа);
3. Содержание сведения об адресате;
4. Определяющие содержание документа;
5. Удостоверяющие документ;
6. Содержащие сведения о прохождении и исполнении документа.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
