Управленческая деятельность представляет собой специфическую разновидность трудового процесса, а поэтому характеризуется всеми присущими ему элементами – предметом труда, средством труда и самим трудом, а также его результатом.
Предметом и продуктом труда в управлении является информация; в первом случае она «сырая», а поэтому не может применяться на практике. Однако в результате управленческой деятельности на ее основе создается решение, т. е. информация, исходя из которой, объект управления может предпринимать конкретные действия.
Средствами управленческого труда является, следовательно, все то, что будет способствовать осуществлению операций с информацией – от компьютеров, телефонов, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.
Управленческий труд относится к категории труда умственного, осуществляемого человеком в виде нервно-психических усилий. Одной из самых главных его характеристик умственного труда является его сложность.
Сложность управленческого труда обусловливается несколькими обстоятельствами. Во-первых, масштабами, количеством и структурой решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, сложность управленческого труда характеризуется степенью новизны принимаемых решений, объемом требуемых изменений в состоянии объекта управления, поиском нетрадиционных подходов к ним.
Наконец, в-третьих, сложность управленческого труда определяется степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать.
Управленческий труд существует в трех основных формах: эвристический, административный и операторный.
Эвристический труд сводится к совокупности действий по анализу и изучению тех или иных проблем, стоящих перед организацией, и разработке на основе этого различных вариантов их решений, в основном стратегического характера – управленческих, экономических, технических.
Административный труд является уделом, в основном, руководителей и предполагает текущую координацию и оценку деятельности подчиненных. Этот труд осуществляется в нескольких формах: распоряжения; контроль за работой подчиненных, их поощрение или наказание; организация обмена информацией.
Операторный труд направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией. Он охватывает такие виды деятельности как документационная; первично-счетная и учетная; коммуникативно-техническая, вычислительная и формально-логическая.
Организация управленческой деятельности
В подавляющем большинстве случаев управление имеет дело с различными организациями. Оно, во-первых, осуществляется в самих организациях - производственных, кредитно-финансовых, торговых, научных, образовательных и т.п. Оно, во-вторых, может оказывать свое воздействие на множество более или менее однородных организаций, например, организации строительства или торговли, и тогда мы имеем перед собой феномен отраслевого управления. Оно может включать в свою орбиту и множество организаций, существенно отличающихся друг от друга своими целями, содержанием и способами деятельности, сущностью решаемых задач, положением, занимаемым в обществе и т.п. В таком случае речь идет о межотраслевом, в том числе и государственном, управлении. Однако в любом случае объектом управления чаще всего оказывается определенная социальная организация либо совокупность организаций.
Что же представляет из себя организация?
В социологии управления под социальной организацией подразумевается специально, для достижения определенной цели созданная группа людей, выполняющая определенную общественную функцию. Поэтому организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнять коллективно то, чего они не могли бы достичь индивидуально, поодиночке. Следовательно, цель - это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится достичь группа людей, работающая вместе и составляющая данную организацию.
В своей повседневной жизни люди оказываются втянутыми в деятельность множества организаций, включая детский сад, школу, производственный коллектив, спортивную команду и т.д., причем все эти организации подразделяются на два основных типа - формальные и неформальные.
Под неформальной организацией обычно понимается система межличностных связей, возникающая на основе взаимного интереса индивидов друг к другу вне связи с функциональными нуждами, т.е. непосредственная, стихийно возникшая общность людей, основанная на личном выборе связей и ассоциаций между собой (товарищеские отношения, взаимная симпатия, любительские интересы и т.п.). Именно такие организации чаще всего исследует социальная психология, хотя она интересуется и формальными организациями. Социология же, в отличие от социальной психологии, приоритетное внимание уделяет не таким неформальным организациям, а социальным организациям формального типа.
Каковы же существенные признаки формальной организации? К ним относятся следующие ее особенности:
1. Наличие определенной цели (целей) действия данной организации.
2. Совокупность функциональных положений, занимаемых членами данной организации, воплощаемых в свойственных им социальных статусах и ролях.
3. Конкретное воплощение соотношения этих статусов (позиций) через распределение отношений власти и подчинения.
4. Совокупность правил и норм, регулирующих отношение между людьми, занимающими определенные статусы в данной организации и выполняющими определенные роли в ней.
5. Формализация значительной части целей данной организации и нормативная регуляция поведения, отношений между членами данной организации.
С социологической точки зрения социальная структура формальной организации определяется тремя основными факторами. Во-первых, она зависит от цели, для осуществления которой создана данная организация. Во-вторых, она определяется ценностно-нормативными стандартами, которые регулируют распределение и взаимодействие социальных позиций (должностей) и присущих этим должностям ролевых предписаний. В-третьих, она обусловлена иерархической упорядоченностью и соподчиненностью названных статусов и ролей, связанных с ними уровней должностных обязанностей и ответственности, не зависящей (или мало зависящей) от личностных качеств и особенностей членов данной организации.
Таким образом, формальная организация представляет собой специфическую социальную общность и объединена:
Основной функцией такой организации является достижение поставленной цели путем повышения упорядоченности и эффективности действий ее членов в жизненно важных для индивидов или общества в целом сферах жизнедеятельности. Одним из решающих условий успешного функционирования организации является хорошо налаженная система коммуникации между ее членами и связанное с этим упорядочение потоков информации, циркулирующей между различными звеньями данной организации, без чего невозможно эффективное управление организацией и рациональная координация деятельности людей, в нее включенных. Другим важным условием эффективного функционирования организации является создание реальных условий для служебного продвижения ее работников по иерархической лестнице должностей, так называемая "вертикальная мобильность" статусов и ролей в пределах данной организации. Третье существенное условие успешного функционирования организации составляет формирование и целенаправленное осуществление в ней системы социального контроля, представляющего собой совокупность вознаграждений и санкций, применяемых за добросовестное и эффективное выполнение должностных обязанностей либо, наоборот, за неточное, безответственное выполнение порученного дела.
В процессе своего функционирования социальная организация вырабатывает два ряда требований, один из них - это требование организации к каждому входящему в ее состав индивиду, а другой - требование индивида к организации.
Суть требований организации к индивидам можно свести к следующему:
• активная и эффективная деятельность, направленная на успешное достижение цели, стоящей перед организацией;
• требования к индивидам, сформулированные безотносительно к их личностным особенностям, т.е. безличностные (университет, например, предъявляет свои требования к студентам, независимо от особенностей личности каждого из них);
• требования к индивидам как к членам определенной социальной общности (скажем, требования к студентам определенного вуза, определенного факультета, определенного курса и т.д.).
В свою очередь, для успешного своего функционирования организация должна отвечать определенному набору требований со стороны индивида.
Они таковы:
• обеспечение устойчивости социального положения данного индивида;
• возможности самоутверждения индивида в обществе как члена данной организации (члена партии, религиозной организации, футбольного клуба и т.п.;
• обеспечение условий для его саморазвития как личности. От взаимодействия и взаимоудовлетворения этих взаимных требований зависит устойчивость данной организации, ее динамика и эффективность ее деятельности.
Из изложенных особенностей функционирования формальной организации и ее взаимодействий как целостной общности со своими членами можно вывести ее характерные черты.
Формальная организация:
• рациональна, т.е. в основе ее формирования и деятельности находится принцип целесообразности, рациональности, сознательного движения к определенной цели;
• безлична, т.е. безразлична к индивидуальным личностным особенностям своих членов, поскольку рассчитана на их взаимоотношения, устанавливаемые по составленной программе (например, отношения между солдатами офицерами в армии, между директором, инженерами, бухгалтерами, рабочими на заводе и т.п.);
• предусматривает и регулирует только служебные отношения;
• подчинена в своей деятельности и в коммуникациях, взаимодействиях своих членов функциональным целям;
• обладает (в большинстве случаев) административным персоналом, постоянно ответственным за поддержание устойчивости организации, координацию взаимодействий ее членов и эффективность ее деятельности как социального целого.
Мы достаточно подробно изложили основные особенности, условия успешного функционирования, характерные черты формальной организации, что дает достаточные основания для ее определения.
Социальная организация - это такая общность людей, которая складывается в определенную систему отношений, для достижения определенных целей посредством распределения функциональных обязанностей, координации усилий и соблюдения определенных правил взаимодействия в процессе функционирования системы управления.
В процессе управления организацией приходится принимать во внимание, что ее работники чаще всего распределены по функциональным областям деятельности. Понятие функциональная область относится к работе, которую выполняет подразделение или организация в целом, например, маркетинг, производство, обучение персонала или планирование финансов.
Взаимозависимость уровней управления и функциональных областей, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать намеченные цели, составляет структуру организации. В структуре организации выделяется несколько компонентов, среди которых важнейшее значение имеют специализированное разделение труда, сфера контроля и координация совместной деятельности людей, работающих в данной организации. Все это образует внутреннюю среду организации. Но последняя действует в определенной внешней среде.
Социальные факторы, внешние по отношению к организации, сплетаются в сложный клубок политических, экономических, юридических, социальных и социально-культурных воздействий, постоянно присутствующих в жизни организации и существенно влияющих на формирование ее деятельности. Внешняя среда сказывается не столько на повседневной работе людей, сколько на их отношении к своей организации и на поведении самой организации в целом. В частности, положительный в глазах общественного мнения имидж вселяет в людей гордость за принадлежность к организации. В этом случае легче привлекать и удерживать работников. Когда же в общественном мнении складывается недоверчивое или даже негативное отношение к организации, в нее приходят люди без большого удовлетворения, скорее подгоняемые соображениями выгоды, отсутствием выбора и т.д.
Внутренняя среда организации - это непосредственная обстановка, в которой приходится работать людям, объединенным совместными целями, интересами и деятельностью. Всегда нужно иметь в виду, что и организация, и управление ею, и руководители, и подчиненные - это люди, объединенные в определенные группы. Когда открывается какое-либо предприятие, принимает соответствующее решение конкретный человек или конкретная группа людей, а вовсе не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не абстрактные "рабочие", а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы, стимулированы, плохо обучены или безответственно относятся к своим обязанностям. Если руководство - отдельные работники системы управления - не понимает или не признает, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми запросами, интересами, потребностями, ожиданиями, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу.
Огромное разнообразие организаций, существующих в обществе, можно определенным образом типологизировать. Одним из широко распространенных типов организаций являются добровольные ассоциации, например, ассоциация предпринимателей, социологическая ассоциация, ассоциация адвокатов и др.
Для добровольных ассоциаций являются характерными следующие черты:
• она организована для защиты и выражения общих интересов ее членов;
• членство в ней является добровольным - оно не предусматривает предъявления определенных требований к людям (что неукоснительно соблюдается при призыве на военную службу) и его не присваивают от рождения (как, например, вероисповедание или гражданство);
• она не связана в своей деятельности с местными или государственными органами власти.
Второй тип социальных организаций составляют производственно-хозяйственные объединения, т.е. организации, специализирующиеся на производстве товаров и услуг - заводы, фабрики, сельскохозяйственные кооперативы, торговые фирмы, комбинаты бытового обслуживания и т.п.
Третий тип организаций образуют кредитно-финансовые организации - банки, страховые кампании и др.
Четвертый тип организаций включает в себя научно-исследовательские и учебные заведения, ставящие своей целью производство и распространение новых научных знаний, их реализацию в техникумы, обучение подрастающих поколений - исследовательские институты, техникумы, вузы, школы и т.п.
Пятый тип организаций составляют учреждения здравоохранения, социального обеспечения, физической культуры и спорта, ставящие своей целью охрану и укрепление здоровья людей, рекреацию (восстановление) сил человека, израсходованных в процессе труда.
Шестой тип организаций составляют учреждения культуры и досугового обслуживания населения (театры, музеи, библиотеки, филармонии, кинотеатры и т.п.).
Седьмой тип организаций включает в себя учреждения правоохранительных органов - суды, прокуратура, милиция (полиция), органы государственной безопасности и др.
Восьмой тип составляют административно-управленческие организации, к которым относятся органы законодательной и исполнительной власти различных уровней (от республиканского до областных и районных), органы местного самоуправления.
В процессе перехода к государственно-регулируемой рыночной системе хозяйствования возникают несколько новых типов организаций. Наиболее распространенными из них являются арендные предприятия. Они создаются путем передачи государственного предприятия в аренду на основе договора между государственными органами и сообществом арендаторов. Организационная структура управления такими организациями строится с учетом полного хозрасчета и самоуправленческих начал в экономической деятельности, а сфера централизованного управления резко сужается.
Достаточно широкое распространение получают совместные предприятия, которые создаются на основе вложения капитала отечественных и зарубежных партнеров, совместно осуществляющих хозяйственную деятельность, управление организацией и распределение прибыли.
Наряду с этими организациями в обществе, осуществляющем переход к рыночной экономике, создаются акционерные общества. Это - специфическая форма объединения средств организаций и граждан в целях осуществления хозяйственной деятельности. Существуют открытые акционерные общества, где акции свободно продаются и покупаются, и закрытые, в которых акции распространяются только среди основателей. Управление такой организацией осуществляет правление, избранное общим собранием акционеров и осуществляющее регулирование всех видов деятельности (инвестиции, производство, распределение прибыли и т.п.) в соответствии с общими принципами и направлениями, определяемыми таким собрание.
В процессе рыночных преобразований в странах с переходной экономикой возникают холдинговые компании - специфические организации, создаваемые с целью приобретения и последующего владения контрольными пакетами ценных бумаг, главным образом выпускаемых промышленными фирмами. В данном случае из обширного веера управленческих функций приоритетное значение приобретает функция контроля, поскольку именно она обеспечивает регулирующее воздействие на все предприятия, фирмы и т.п., предоставившие ценные бумаги в распоряжение холдинговой компании.
Но люди объединяются в организации ради того, чтобы сделать свою деятельность более эффективной. Для этого необходима координация и согласование их действий во времени и в пространстве, что невозможно осуществить без управления организацией, без административных аспектов ее деятельности. Эти административные аспекты деятельности социальной организации выдающийся немецкий социолог М. Вебер обозначил термином "бюрократия". Чаще всего под этим термином подразумевается волокита и малая эффективность, однако в западной социологии по традиции, идущей от М. Вебера, этот термин не несет в себе отрицательных политических и нравственных моментов, а употребляется в нейтральном значении. Он скорее указывает на усилия, необходимые для поддержания и обеспечения ее эффективной деятельности.
В своей классической теории бюрократии М. Вебер исходил из необходимости рационализации всех сторон жизни современного общества. Он справедливо считал, что многообразная человеческая деятельность, в том числе и управленческая, становится более систематизированной и эффективной, если она организована согласно правилам, установленным на основе рационального анализа. В сфере управленческой деятельности главным аспектом рационализации является формирование эффективно действующего управленческого аппарата - бюрократии. Чтобы вычленить основные принципы ее деятельности, он сконструировал идеальный тип бюрократии, ее теоретическую модель. Такой идеальный тип в социальной реальности практически не встречается, но он служит моделью, сверяясь с которой, можно повысить эффективность деятельности управления в организации.
Теория бюрократии, разработанная М. Вебером считается самой эффективно действующей моделью функционирования управленческого аппарата социальной организации. Любая управленческая модель может быть применена эффективно только в том случае, если принимается во внимание тип организации, степень сложности ее структуры, особенности ее связи с окружающей социальной средой. Поэтому в социологии организаций выделяют в качестве специфического объекта управления так называемые "сложные организации". Сложные организации отличаются тем, что они, во-первых, имеют не одну цель, а определенный набор взаимосвязанных целей своей деятельности, во-вторых, они осуществляют четкое горизонтальное разделение деятельности за счет образования подразделений, каждое из которых выполняет специфические конкретные задания и добивается конкретных специфических целей. Как и целая организация, подразделения, являющиеся ее частями, представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Например, в такой сложной организации, каковой является Минский автомобильный завод, существуют различные подразделения (отдел главного технолога, отдел маркетинга, производственные отделы и т.п.), деятельность которых направлена не только к достижению специфических целей, но и скоординирована для успешного достижения единой цели, общей для всех подразделений данной сложной организации. Поэтому в сложных организациях существует три уровня управления.
Эффективность управления, как и всей деятельности организации, в решающей степени зависит от ее взаимодействия с внешней социальной средой. Ни одна организация не может существовать и функционировать в качестве изолированного "острова в себе". Каждая организация зависит от окружающей социальной среды как в отношении привлечения кадров, так и в отношении всех остальных своих ресурсов (материальных, финансовых, духовных и др.) и, наконец, в отношении потребителей, пользователей результатов ее деятельности, будь это товары, услуги, идеи, знания, верования и т.п. Внешняя социальная среда включает в себя экономические условия, социальную структуру общества, систему образования и подготовки кадров, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности. Поэтому в деятельности организации, особенно сложной, возрастающую значимость в современных условиях приобретает комплексный анализ всех компонентов и динамики внешней социальной среды и осуществление на этой основе процесса стратегического планирования, предназначенного для контроля факторов, внешних по отношению к данной организации, с целью определения масштабов существующих возможностей и опасностей. Только таким путем можно определить тенденции развития организации и перспективы ее деятельности в изменяющихся условиях внешней среды.
Для того, чтобы влияние внешней социальной среды на жизнедеятельность организации можно было выявить более четко и точно, все факторы этой среды подразделяют на факторы прямого и косвенного воздействия. Среда прямого воздействия включает в себя факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации и испытывают на себе обратное прямое влияние операций, осуществляемых организацией. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на деятельность организации, но тем не менее сказываются на них. Здесь речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, политические трансформации, социокультурные изменения, влияние групповых интересов, существенные для организации события в других регионах и странах. Все эти факторы в своей совокупности составляют многогранную, взаимосвязанную в своих компонентах систему влияния внешней среды на организацию.
Однако социальная организация не только испытывает влияние внешней социальной среды, но и своей деятельностью способна оказывать обратное влияние на среду, иногда очень существенное. Особенно такое влияние на внешнюю среду возрастает в том случае, если организация осуществляет нововведения, которые, распространяясь за ее пределы, способны вызвать не только количественные, но и качественные изменения в окружающей среде, в обществе в целом.
На основании вышеизложенного можно сделать следующий обобщающий вывод. На эффективность деятельности любой организации оказывает влияние множество факторов как действующих внутри ее (наличие четких целей и задач, хорошая мотивация и стимулирование деятельности персонала, сплоченность и сработанность коллектива и т.п.), так и оказывающих влияние на нее из внешней среды (состояние экономики, степень конкуренции, жесткое или мягкое регулирование со стороны государства, социальные установки и смысложизненные планы различных групп населения, воздействие поставщиков энергии и технологий, существующий в обществе уровень культуры и т.д.). Поэтому эффективное функционирование любой организации определяется не только соотношением стоимости входных ресурсов (затрат) и стоимости выходной продукции, но и всесторонним учетом в разработке и осуществлении управленческих решений всей совокупности действий внутренних и внешних факторов. А это предполагает осуществление принципов системности и комплексности, которые при реализации всех этих факторов, порождают принципиально новое, эмерджентное качество, не сводимое к простой сумме эффектов, вызываемых действиями тех или иных факторов. Это эмерджентное качество деятельности организации, выражающееся в высокой эффективности ее деятельности (хозяйственной, социальной, социокультурной и т.п.) возникает только тогда, когда оказывается эффективным управление данной организацией, что возможно только при системном, комплексном подходе к этой сложной и многогранной деятельности.
Решение управленческой деятельности
Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности менеджмента. Принятие решений является основой управления.
Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:
• выработку и постановку цели;
• изучение проблемы на основе получаемой информации;
• выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;
• обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи); выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения;
• конкретизацию решения для его исполнителей.
Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из трех стадий: подготовка решения: принятие решения; реализация решения.
На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формируются проблемы, требующие решения.
На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; производится отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.
На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.
Управленческие решения могут быть обоснованными, принимаемыми на основе экономического анализа и многовариантного расчета, и интуитивными, которые, хотя и экономят время, но содержит в себе вероятность ошибок и неопределенность.
Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом предвидения его возможных последствий.
Руководители обязаны постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления.
Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономоко-математических методов.
Методы принятия решений, направленных на достижение намеченных целей, могут быть различными:
1) метод, основанный на интуиции управляющего, которая обусловлена наличием у него ранее накопленного опыта и суммы знаний в конкретной области деятельности, что помогает выбрать и принять правильное решение;
2) метод, основанный на понятии "здравого смысла", когда управляющий, принимая решения, обосновывает их последовательными доказательствами, содержание которых опирается на накопленный им практический опыт;
3) метод, основанный на научно-практическом подходе, предполагающий выбор оптимальных решений на основе переработки больших количеств информации, помогающий обосновать принимаемые решения. Этот метод требует применения современных технических средств и, прежде всего, электронно-вычислительной техники. Проблема выбора руководителем решения одна из важнейших в современной науке управления. Она предполагает необходимость всесторонне оценки самим руководителем конкретной обстановки и самостоятельность принятия им одного из нескольких вариантов возможных решений.
Поскольку руководитель имеет возможность выбирать решения, он несет ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией. Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений. Чем больше выбор, тем эффективнее управление. При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования: обоснованность решения; оптимальность выбора; правомочность решения; краткость и ясность; конкретность во времени; адресность к исполнителям; оперативность выполнения.
Требования, предъявляемые к технологии менеджмента, можно свести к следующему:
• формулирование проблем, разработка и выбор решения должны быть сконцентрированы на том уровне иерархии управления, где для этого имеется соответствующая информация;
• информация должна поступать от всех подразделений фирмы, находящихся на разных уровнях управления и выполняющих различные функции;
• выбор и принятие решения должны отражать интересы и возможности тех уровней управления, на которые будет возложено выполнение решения или которые заинтересованы в его реализации;
• должна строго соблюдаться соподчиненность в отношениях в иерархии управления, жесткая дисциплина, высокая требовательность и беспрекословное подчинение.
Принятие управленческих решений предполагает использование следующих факторов:
1) Использование иерархии в принятии решений осуществляется большинством фирм с целью координации деятельности и усиления централизации в управлении.
В американских компаниях менеджеры обычно делегируют свои полномочия в принятии решений ближе к тому уровню, на котором имеется больше необходимой информации, и который непосредственно участвует в реализации конкретного решения. Американские менеджеры при принятии решений предпочитают не вступать в прямые контакты с подчиненными, находящимися более, чем на один иерархический уровень, ниже, чтобы не нарушать принцип звенности в управлении.
2) Использование целевых межфункциональных групп в принятии решений в американских фирмах довольно широко распространено. Такие целевые группы создаются обычно на временной основе. Их члены отбираются из различных подразделений и уровней управления. Целью создания таких групп является использование специальных знаний и опыта членов группы для принятия конкретных и сложных решений. Целевые группы чаще всего занимаются созданием новой продукции. Тогда в состав их входят инженеры, специалисты по маркетингу, производственники, финансисты, снабженцы. Первоначально они готовят на профессионально высоком уровне информацию, на основе которой высшее руководство принимает решение о выделении капиталовложений на разработку и внедрение новой продукции. Руководителем целевой межфункциональной группы назначается один из ее членов или вышестоящий руководитель, который может заменяться другим специалистом по ходу выполнения работ.
3) Использование формальных правил и процедур в принятии решений - это эффективный путь координации действий. Однако инструкции и правила придают жесткость системе управления, что замедляет инновационные процессы и затрудняет внесение поправок в планы в связи с меняющимися обстоятельствами.
4) Использование шипов в принятии решений нацелено па координацию деятельности фирмы в центом. Планирование является тем важным видом управленческой деятельности, на который руководители тратят значительную часть своего времени. В ходе составления планов осуществляется процесс сочетания интересов и целей между различными уровнями управления. Системы контроля и бухгалтерского учета приспособлены в американских фирмах к решению управленческих задач, и на их основе ведется разработка планов. Менеджеры постоянно следят за выполнением плановых показателей и имеют возможность их корректировать при соответствующем обосновании такой необходимости перед высшим руководителями фирмы или руководителями производственных отделений.
Для американского менеджера характерен более индивидуализм, чем коллективизм в принятии решений. Это отличает американский тип управления от японского и в определенной степени от западноевропейского. Индивидуализм проявляется в единоначалии в процессе принятия решений, индивидуальной предприимчивости в достижении лидерства, индивидуализации в оплате руководителей.
Американский стиль менеджмента - это не настоящее для будущего, а будущее для настоящего. Отсюда-планирование па перспективу, прогнозирование, маркетинг, преследующий цели - лучше попять потребителя и приспособиться к его требованиям, предвидеть изменения рынка и своевременно принимать необходимые меры в сфере производства. Организация фирмы и процесс управления в американских фирмах ориентированы па потребителя, па его запросы и вкусы.
Важной чертой американского менеджмента является индивидуальный подход к работнику с целью стимулирования выполнения порученной работы с максимальной ответственность. Отсюда большая роль отводится воспитанию и обучению работников, повышению их профессионального уровня и инициативы в работе. Философия управления в американских фирмах строится на том, что цели работника совпадают с целями фирмы. Такой подход обусловил принцип "управляющий должен знать каждого работника в лицо", а это, в свою очередь, выдвинуло задачу постоянного изучения персонала и выдвижение кадров по профессиональным навыкам и инициативности.
Важнейшими областями принятия решений являются определение политики капиталовложений и внедрения новой продукции. Принятие решений в области капиталовложений в США предполагает проведение предварительных расчетов их окупаемости и эффективности. Если окупаемость или эффективность предполагаемых капиталовложений выше нуля, то инвестиции целесообразны, так как увеличивают капитал фирмы. При этом необходимо учитывать результаты анализа окупаемости и эффективности других, альтернативных вариантов инвестирования, выбирая из них высший показатель.
Формулы для расчета таких показателей очень громоздкие. В них предусматривается расчет всех возможных денежных поступлений и затрат на всем протяжении существования объекта капиталовложений. В результате эти денежные поступления или прибыль выражается в ценах текущего времени за вычетом будущих поступлений так, будто бы они могли быть получены как прирост на вложенный капитал в какой-либо другой равнорисковой области.
На практике существуют и другие способы определения целесообразности капиталовложений. К ним, в частности, относятся расчеты: по срокам окупаемости; по влиянию инвестиций на дивиденды; по акциям текущего года; по сравнению данной нормы окупаемости с общей нормой по фирме в целом.
Независимо от того, какой метод для выработки решения используется фирмой, каждое решение о капиталовложениях должно следовать общей системе планирования и утверждение капиталовложений. Большинство фирм США разрабатывают годовые финансовые планы) которые содержат перечень уже принятых проектов или ожидаемых к финансированию в будущем году. Этот план подготавливается высшим руководством фирмы на основе предложений, разработанных на низовых уровнях.
На основе финансового плана принимаются решения с распределении ресурсов с учетом их сбалансированности.
Значительно более гибкая система принятия решений применяется к специальным проектам и уточнению ранее принятых проектов.
Процесс принятия решений о внедрении новой продукции в американских компаниях можно разбить на четыре последовательные стадии.
На первой стадии разрабатывается идея или концепция нового товара. Идеи для новых товаров и новых сфер предпринимательской деятельности стекаются от всех подразделений фирмы, а также от покупателей (заказчиков) в отдел новых товаров (или отдел маркетинга), где специалисты проводят оценку спроса на рынке и технических и экономических возможностей фирмы. При положительной оценке перспектив нового товара специалисты подготавливают предложение, которое, наряду с предложениями по другим товарам для изучения и определения приоритетности. Такой комитет обычно создается на уровне высшего руководства фирмы и обеспечивает общее руководство всем процессом инновации по новым товарам.
На второй стадии, если предложение получило одобрение комитета по новым товарам, ведется разработка изделия силами специалистов - маркетологов и технологических специалистов. Предварительная конструкция изделия изучается инженерами по производству по таким показателям, как стоимость, качество, долговечность, и при необходимости в конструкцию вносятся изменения. Окончательный вариант изделия анализируется для оценки стоимости единицы изделия, продажной цены, прибыли, объема продаж и потенциальной чистой окупаемости (рентабельности) на несколько лет вперед. Затем вариант изделия и план практической реализации идеи вновь поступают в комитет по новой продукции для окончательного утверждения.
На третьей стадии проводятся испытания нового изделия, как лабораторные, так и "полевые" (на рынке). По результатам испытаний вносятся необходимые изменения в изделие и разрабатывается подробный план внедрения его на рынок. Одновременно решается вопрос, следует ли финансировать массовое производство изделия исходя из объемов рынка.
На четвертой стадии осуществляется переход к полномасштабному производству изделия на регулярной основе. На этой стадии особое внимание уделяется следующим вопросам: координации контроля качества; созданию запасов сырья, материалов и комплектующих частей; рекламе и продвижению изделия на рынке; созданию системы оптового распределения; стимулированию продаж.
Многие крупные американские фирмы имеют специальные отделы или службы по разработке образцов изделий и проведению их испытаний. В этих отделах работают инженеры и техники-специалисты по производству и технологии. Часто на инженера по производству возлагается общее руководство всем процессом производства нового изделия с подчинением ему функциональных специалистов, которые связаны с этим процессом. Под его руководством может также создаваться управленческая группа из числа специалистов, которая впоследствии может получить статус постоянного подразделения (производственного отделения).
Функция НИОКР в американских фирмах обычно централизована на высшем уровне управления, где распоряжаются фондами, средствами и специальными исследовательскими подразделениями, которые занимаются развитием нового продукта. Поэтому решения о размерах капиталовложений и сроках разработки и внедрения новой продукции принимаются на высшем уровне управления. Производственные отделения и предприятия активно участвуют в разработке нового продукта, но им отводится важная роль на этапах проверки технологичности конструкторских идей, освоения нового продукта и запуска его в производство.
Внедрение новой продукции является одной из наиболее трудных задач, решаемых в производственных отделениях, Ее выполнение требует координации усилий работников различных подразделений: по конструированию, технологичности, производству и сбыту. Нередко в группу разработчиков новой продукции входят и представители заказчика. Члены группы по разработке новой продукции могут иметь различную заинтересованность. Так, обычно инженеры-конструкторы заинтересованы в создании технически передового продукта; производственники стремятся снизить себестоимость продукции в рамках используемой технологии; заказчики заинтересованы в низкой себестоимости нового изделия и в том, чтобы оно отвечало их требованиям.
Привлечение заказчика к разработке нового изделия часто оказывается решающим для его успеха на рынке. Новая продукция, выпускаемая всего одной фирмой-монополистом на рынке, позволяет ей увеличить объемы продаж за счет привлечения новых покупателей, поставок новой продукции своим старым клиентам, переманивая покупателей от других фирм, выпускающих аналогичную продукцию, но старых образцов. Поскольку инновации и новая продукция резко повышает конкурентоспособность фирмы, они являются предметом коммерческой тайны, и фирмы стремятся как можно быстрее их запатентовать.
Технология менеджмента имеет следующий механизм:
1. Общее руководство принятия решений.
2. Правила принятия решений.
3. Планы в принятии решений.
4. Принятие двусторонних решений руководителями одного уровня на основе индивидуального взаимодействия.
5. Целевые группы и их роль в принятии решений (групповое взаимодействие на равных уровнях).
6. Матричный тип взаимодействия. Первые три составляющие обеспечивают вертикальную взаимосвязь между уровнями управления, последние три - горизонтальную связь в координации принимаемых решений.
Фирма может использовать как простой, так и сложный механизм взаимодействия в менеджменте, что зависит от сложности принимаемых решений и возможностей их реализации:
1) Общее руководство принятием решений предполагает, что процесс принятия решений находится в руках одного линейного (общего) руководителя, который подчинен в свою очередь вышестоящему руководителю. Здесь создается иерархия в принятии решений по линейным должностям. Каждый руководитель решает свои проблемы со своим непосредственным руководителем, а не с вышестоящим руководителями, минуя своего непосредственного руководителя. Такой механизм характерен для американского менеджмента. В американских фирмах линейные руководители несут персональную ответственность за свою работу, получая право распоряжаться материальными и трудовыми ресурсами, необходимыми для получения намечаемых результатов. Здесь права и ответственности должны быть равны. Руководители функциональных подразделений оказывают помощь линейным руководителям в качестве экспертов и отчитываются перед ними, по не наделяются правами и ответственность, которые имеет линейный руководитель. Общий руководитель до принятия решения обычно принимает предложения и выслушивает мнение не только непосредственных подчиненных, но и отдельных работников, которые обычно высказывают его при заключении коллективных договоров, в которых интересы работников представляют профсоюзы.
2) Правила принятия решений или нормативы, обычно разрабатываются и издаются самими фирмами. В них формулируются действия, необходимые для реализации принятых решений в определенных условиях. Эти правила имеют целью осуществление координации между различными подразделениями и делятся на оперативные, стратегические, организационные. Оперативные правила обычно формируются в среднем управляющем звене в виде различных инструкций. Стратегические правила, или деловая политика включает такие виды решений, как определение типа выпускаемых изделий и услуг, вида заказчиков, организация сбытовой сети, способов установления цен, условий и гарантий при продаже изделий фирмы и др. Стратегические правила обычно формируются на высшем уровне управления при участии среднего звена управления и не имеют временных ограничений. Организационные правила основываются на местном или государственном законодательстве. Они касаются таких вопросов, как определение цели и характера деятельности фирмы, ее отношений с государственными учреждениями, правовой формы и устава фирмы. Эти правила устанавливают владельцев фирмы, их права и ответственность, а также размер дивидендов, оплату высших управляющих и премиальные выплаты, схемы должностных окладов, лимиты капиталовложений, в пределах которых руководители могут распоряжаться финансовыми средствами фирмы.
3) Планы являются средством координации деятельности различных подразделений при принятии управленческих решений. В планах определяются имеющиеся ресурсы, необходимые для достижения намеченных целей в рамках конкретного периода. Планы охватывают деятельность производственных отделений, поэтому принятие управленческих решений осуществляется в рамках своих планов. Преимущество планов перед правилами состоит в том, что они являются более гибкими и их легче приспособить к изменившимися условиям. В американских компаниях планы являются важнейшим инструментом координации деятельности на крупных предприятиях в целях увязки стратегического и оперативного управления. Обычный годовой плановый цикл в крупных фирмах США начинается с определения высшим руководством ориентиров плана для производственного отделения или стратегического центра хозяйствования, являющегося центром прибыли. Производственное отделение или СЦХ-это низовой уровень ответственности в фирме за законченный цикл хозяйственной деятельности, т.е. за разработку, производство, сбыт соответствующей продукции и услуг. Плановыми показателями для них являются объем продажи, прибыль, капиталовложения. Каждое производственное отделение или СЦХ после этого готовит детальный годовой план, который содержит прогноз по таким показателям, как объем реализации каждого вида изделия, доходы от новых изделий, издержки производства, прибыль, уровень занятости, капиталовложения. Вариант плана обсуждается руководителем производственного отделения с вышестоящим руководителем (вице-президентом), после чего по окончательному варианту принимаются решение, которое становится обязательным к исполнению. Результаты выполнения плана периодически оцениваются руководителем производственного отделения. По итогам оценки принимаются решения о необходимости внесения корректив в плановые показатели или применения конкретных мер. О любых существенных отклонениях от плана руководство производственного отделения обязано информировать высшее руководство фирмы, которое может принять собственные решения, обязательные для выполнения.
4) Принятие двусторонних решений руководителями одного уровня на основе индивидуального взаимодействия осуществляется без согласования со своими общими руководителями. Здесь реализуется горизонтальный способ координации в принятии решений в рамках утвержденных правил и планов. Для целей координации довольно часто выделяются специальные лица в находящихся на одном уровне управленческой структуры производственных отделениях. В некоторых фирмах функции координатора выполняет руководитель проекта, отвечающий за осуществление конкретного комплекса работ и получающий полномочия принятия соответствующих решений. Довольно часто в производственных отделениях в качестве координаторов для принятия решений назначаются руководители, отвечающие за выпуск конкретного изделия. Чаще всего это относится к разработке новых изделий или разработке и выпуску изделий, части и компоненты которых, изготавливаются в разных производственных отделениях. В таких случаях координатор выполняет функции руководителя, отвечающего за выпуск конечного продукта, и имеет право принимать решения по вопросам технологии, организации производства и сбыта. Координатор-руководитель имеет право обсуждать проекты принимаемых решений с руководителями других производственных отделений и функциональных подразделений, но он не имеет административной власти, какую получают линейные руководители.
5) Целевые группы действуют на основе группового взаимодействия и принимают решения, касающиеся конкретных вопросов совместной деятельности для достижения установленных целей. Целевые группы могут создаваться на временной или на постоянной основе и иметь в своем составе представителей разных функциональных подразделений и специализированных производственных отделений. Во главе группы, создаваемой иногда в форме комитета или комиссии, назначается руководитель (председатель), который наделяется правом принимать решения без согласования с высшим руководством фирмы или общим руководителем. Вместе с тем члены группы продолжают находиться в подчинении у своего руководителя.
6) В матричных структурах, в отличие от двух предыдущих горизонтальных механизмов, руководителю проекта предоставляются линейные права, аналогичные тем, которые даются руководителям функциональных подразделений. Возникает сетевая структура, позволяющая принимать решения во все более усложняющихся условиях, касающихся все более сложных проблем.
Виды управленческой деятельности
На сегодня управленческая деятельность является основополагающей в системе менеджмента организаций. Ее основная задача – обеспечение работы фирмы с помощью постоянного роста производительности труда и оптимизация направлений деятельности в соответствии с потребностями рынка.
Данная система требует постоянной модернизации, поскольку со временем происходит устаревание методов влияния на персонал под воздействием перемен в обществе и введения новых ценностей. Если еще 10 лет назад основной задачей управления персоналом была своевременная благодарность в виде вывешивания фото на доске почета, то сегодня лучший способ поощрения – материальное премирование.
Чтобы система управления не переходила определенные нормы морали или права, существуют точные стандарты и границы. К правовым формам относятся все возможные рычаги воздействия на персонал с целью улучшения результатов труда. Конечно, влияние менеджеров происходит строго в рамках Конституции, Трудового кодекса и юридического права.
Начало действия системы управления на предприятии происходит с момента принятия сотрудника на постоянную работу и заключения соответствующего трудового договора.
В соответствии с возможностями найма существуют две формы предприятий, которые необходимо зарегистрировать непосредственно руководителями:
• Первый вариант состоит в возможности создания и регистрации юридического лица для соискания коммерческой выгоды посредством того, что основной целью деятельности будет систематическое получение прибыли. К учреждениям, где управленческая деятельность налажена таким образом, относятся такие объекты:
1. общества, у которых основная задача – производство для обеспечения максимальных продаж;
2. кооперативы, занимающиеся производственной деятельностью;
3. товарищества, целью которых является выгода от создания и распространения определенной продукции;
4. унитарные предприятия как государственного, так и муниципального порядка.
• Вторым вариантом выступает организация некоммерческого образца, которая не ставит перед собой задачу систематически получать прибыль и не занимается распределением полученного дохода между членами предприятия. В данную область деятельности входят все объединения религиозного характера, а также организации, занимающиеся интересами общественности: кооперативы потребителей, фондовые организации и т.д. Данные предприятия могут заниматься коммерческой деятельностью, но только в строгих рамках, где она служит интересам целей, для которых создана. Предпринимательская деятельность должна соответствовать целям создания организации.
Согласно выбранному профилю предприятия или фирмы, создается программа и внутренний распорядок, учитываются основные цели и задачи организации, что позволяет в дальнейшем работать в соответствии с разработанным и утвержденным уставом данного предприятия. Это позволяет разработать программы и структуру организации. Таким образом проводится регламентация управленческой деятельности.
В некоторых случаях правовым аспектом допускается объединение как коммерческих, так и некоммерческих предприятий в союзы и ассоциации. При этом следует учесть, что они в процессе объединения утрачивают право заниматься непосредственно коммерцией. Такие объединения чаще бывают среди некоммерческих учреждений, поскольку коммерческие организации создаются с целью получения прибыли, которой не захотят пренебречь в пользу получения важных связей.
Управленческая деятельность направлена на получение высоких показателей труда в целях процветания организации. Поэтому все коммерческие организации по своей природе имеют более отлаженную систему подчинения и управления, чем некоммерческие.
Все предприятия, целью которых является получение выгоды в виде материальных благ и финансового роста, ставят перед собой основную цель – ведение и развитие бизнеса.
Все коммерческие фирмы могут осуществлять свою деятельность строго в рамках ГК РФ в таких организационно-правовых формах:
• товарищество на вере;
• полное товарищество;
• общество с ограниченной ответственностью;
• акционерное общество;
• общество с дополнительной ответственностью;
• государственные унитарные предприятия;
• производственные кооперативы;
• муниципальные унитарные организации.
Данный перечень коммерческих организаций, чья управленческая деятельность предусмотрена государством, является исчерпывающим. Законодательством РФ не предусмотрены другие формы коммерческих предприятий. Любые попытки создания других видов предприятий считаются аферами и преследуются законом. Согласно нормативно-правовой базе, все перечисленные организации считаются правомерными.
В отличие от организаций, заинтересованных в прибыли, некоммерческие предприятия являются открытыми. Как отмечает ГК России, некоммерческие организации могут переходить в групповые кооперативы и объединения, которые подлежат финансированию только со стороны собственника и благотворительных фондов, а также по добровольным пожертвованиям. Закон не запрещает создание некоммерческих предприятий в форме кооперативов потребительского характера, а также религиозных объединений, которые финансируются с фондов собственника или других мест, предусмотренных в ГК РФ.
В любой организации основную деятельность выполняют коллективы работников, управляемые менеджерами. Человеческий ресурс является основой любого предприятия, поскольку люди собираются в учреждения и организации для осуществления трудовой деятельности. Это позволяет добиться весомых преимуществ перед индивидуальной работой, поскольку обеспечивает большую продуктивность и эффективность выполняемого труда. При современных методиках управления личность является организационной единицей, поскольку именно такой подход обеспечивает высокую производительность.
Трудовой коллектив предприятия состоит из квалифицированных кадров, объединенных общей идеей. Ему присущи такие качества:
• Его рассматривают как социальную организацию, поскольку, по сути, это разновидность общественного учреждения, которая управляется в соответствии с иерархией (начальник отдела – менеджер – трудовой коллектив).
• В виде социальной общности трудовой коллектив выступает элементом структуры общества.
Управленческая деятельность как результат общественного разделения труда подразумевает выполнение таких функций:
• Целевая. Данная функция является основополагающей, поскольку именно для ее реализации и создаются трудовые коллективы. Ни одна фирма не может организовать свою деятельность, пока не определится с ее направлением и не поставит перед собой определенные цели. Благодаря целям достигается результативность организации и ее конкурентоспособность в условиях рынка. Целевая функция осуществляется на всех уровнях производства: каждый коллектив имеет свою цель, которая подчиняется задачам отдела. В каждом отделе поставлены свои цели и задачи, которые подчиняются всеобщей цели организации, обеспечивая ее эффективность и высокую производительность труда.
• Социально-интегративная функция организации осуществляется за счет реализации высокой эффективности труда, что достигается посредством сплочения коллектива в целях достижения установленных задач и их решения.
Управленческая деятельность в области социальных процессов состоит из двух подклассов:
• индивидуальная деятельность человека в условиях работы организации;
• управление коллективом для обеспечения контроля деятельности работников.
В обоих случаях люди выступают в качестве производительной силы. В пределах управления различными социальными процессами и трудовой деятельностью выделяют два направления управления: человеческими ресурсами и материальными ресурсами.
Исходя из этого, объектом управленческой деятельности являются социальные системы и стоящие над ними управленческие системы. Управленческая деятельность основана на принципе администрирования, что позволяет определить политику каждой системы в условиях коллективного делопроизводства. К ней относятся понятия менеджмента и руководства, поскольку именно эти два аспекта позволяют добиться высокого качества работы фирмы и обеспечить ей процветание.
Чтобы уметь управлять всеми процессами организации, следует правильно создать иерархическую пирамиду из сотрудников, где каждый может выступать в роли подчиняющегося и подчиненного, кроме начальника и низшего звена в пирамиде. При этом следует учесть, что основной объект управления – человек, который является личностью, а не элементом конструкции. Поэтому важную роль в управлении играет знание психологии, позволяющее начальнику без труда влиять на подчиненных таким образом, чтобы максимально повысить уровень производства, достичь целей и задач, поставленных перед фирмой, и при этом чтобы работники чувствовали свою значимость и были готовы к дальнейшему сотрудничеству. Все виды управленческой деятельности должны подчиняться знанию психологических приемов и применению их на практике.
Для осуществления такого сценария в условиях крупной фирмы с многоуровневой пирамидой управления, где каждый нижестоящий круг подчиняется расположенному выше, необходимо подготовить квалифицированных менеджеров на каждом уровне. Если менеджеру необходимо добиться от сотрудников подходящей формы восприятия, при которой его идеи и цели воспринимались бы как собственные мысли работников, ему следует приобрести знания в области психологии, чтобы повысить свои возможности управления.
Кризисные ситуации в организации всегда сопровождаются напряженностью среди работников. Это чувствуется в коллективе и порой мешает сосредоточиться на работе, что в целом только еще больше усугубляет положение предприятия. Если фирма не выдерживает условий рыночной конкуренции, остро встает вопрос о ее модернизации. Пока еще предприятие остается платежеспособным, необходимо принимать меры и разработать программу оптимизации, провести улучшение качества выпускаемой продукции или услуг.
Управленческая деятельность в условиях кризиса должна быть направлена на устранение недовольства среди работников и умение настроить их на рабочий процесс. При этом следует как можно быстрее решить все вопросы в области выбора новых направлений деятельности организации, чтобы в результате затянувшегося кризиса не усугубить свое положение. Это связано с тем, что в случае отсутствия выплат заработных плат возрастает риск забастовок и митингов среди работников, что делает невозможным рабочий процесс и еще больше усугубит положение текущих дел. При этом следует учесть, что появление внешнего управляющего может привести к еще большей социальной напряженности.
Чтобы затормозить процесс кризиса и воспрепятствовать краху организации, необходимо направить деятельность персонала на благо фирмы.
Для этого следует устранить причины, вызывающие социальную напряженность:
• плохая информированность работников и неопределенность в задачах, целях и направлениях деятельности организации;
• незнание сотрудниками своих прав и боязнь социальной незащищенности;
• страх перемен, который вызван риском потерять рабочее место, заработную плату, должность.
В таком случае руководитель должен развернуть деятельность по управлению персоналом, направленную на снятие социальной напряженности.
Для этого необходимо решить ряд задач:
1. Обеспечение социальной защиты сотрудников, что позволит им быть уверенными в сохранении рабочего места.
2. Снизить психологическую напряженность в коллективе за счет устранения недомолвок. Если работники будут вовремя информированы, это повысит уровень доверия в системе управления и позволит обеспечить нормальный рабочий процесс.
На разных стадиях развития в каждой стране остро ставал вопрос модернизации системы управления предприятий за счет улучшения функций менеджмента. Сегодня в России данный вопрос стоит достаточно остро. Основу концепции системы управления предприятия составляют только производственные мотивы, которые не учитывают личностных особенностей человека, считая каждого работника механизмом, наделенным определенными функциями для обеспечения рабочего процесса, направленного на получение прибыли.
Таким образом, не зная правил мотивационных установок и не имея элементарных знаний психологии, наладить качественный рабочий процесс практически невозможно. Это приводит к невыполнению плана, что, как правило, списывается на самые разные причины, только не на плохую систему управления. Исправить этот факт удалось только некоторым организациям. В РФ на сегодняшний день примерно у четверти предприятий установлена эффективная управленческая деятельность, которая позволила вывести компании на мировой рынок и привлечь инвесторов.
Если данная концепция распространится на остальные организации, то спустя несколько лет произойдет массовая модернизация систем управления, что благотворно отразится на экономике государства и позволит повысить конкурентоспособность отечественных товаров в условиях международного рынка. Данный процесс невозможен без внедрения современных подходов и пересмотра способов влияния на сотрудников. Только в случае целенаправленного отлаженного процесса преобразования организаций можно говорить о благоприятных прогнозах для экономики страны.
Организационно-управленческая деятельность
Организационно-управленческая деятельность – это особый вид деятельности, который начал изучаться, описываться и нормироваться только во второй половине XX века. До этого времени управление существовало как «искусное действие» – индивидуальное мастерство человека или группы лиц.
Существенно, что выделение организационно-управленческой деятельности, как самостоятельного вида, становится необходимым и возможным в условиях усложнения организационной системы хозяйствования, особое значение в которой приобретает соблюдение определенного порядка, скорее упорядоченности, при одновременном динамичном изменении внутренних и внешних условий профессиональной деятельности. Следовательно, функции организатора и управляющего ложатся на руководителя–профессионала, и объединяются в некую организационно-управленческую подструктуру профессиональной деятельности. Основными элементами такой подструктуры являются взаимодополняющие аспекты профессиональной деятельности, моделирующие процесс ее функционирования и развития.
В частности, можно выделить такие аспекты как:
- предметно-структурный, характеризующий поэлементно виды деятельности организации и соответствующие им предметные области управления (что?);
- организационно-методический аспект, характеризующий порядок выполнения заданий по видам деятельности (кто? где? как?);
- функционально-временной, характеризующий состояние протекающих процессов (какие? когда?);
- ресурсно-технологический аспект, характеризующий ресурсы и инструменты, используемые в процессе профессиональной деятельности (что? как? с помощью чего? в какой последовательности?).
Упорядоченность хозяйственной практики предполагает, что основополагающие характеристики организационно-управленческой деятельности в разных профессиональных сферах едины. Поэтому для лучшего понимания особенностей рассматриваемого вида деятельности в юридической практике, необходимо уточнить именно общие ее основания. Для понимания сущности управленческой деятельности необходимо ответить на ряд вопросов: В чем специфика объекта управления? Что отличает управленческую деятельность от других видов деятельности? Что составляет продукт управленческой деятельности?
Сформулируем ответы на поставленные вопросы, опираясь на основные положения системо мыследеятельностного (далее - СМД) подхода, разработанного для сферы управления Г.П. Щедровицким и другими авторами.
Прежде всего, управленческая деятельность должна отвечать всем требованиям деятельности, включая наличие: целей и объекта управления; субъекта управления; знаний и технологий управленческой деятельности; конечного продукта деятельности и самих управленческих действий.
Что касается целей и объекта управления, то именно они являются основой формирования той социально-экономической системы, в которой соединятся условия достижения поставленной цели профессиональной деятельности. В рамках СМД методологии были разработаны схемы описания таких сложных объектов - схема многоплоскостного представления и схема конфигурирования разнородных систем знаний в отношении «объекта управления». Данные схемы позволяют особым образом организовать управленческую деятельность - в виде трехплоскостного представления управленческой деятельности.
В схеме трехплоскостного представления управленческой деятельности выделяются три плоскости, на которых располагаются три различных типа знания - «знание об объекте управления», «знание об управленческой деятельности» и «знание об инструментах деятельности и мышления».
Следует заметить, что управленческая деятельность отличается от материально-преобразующих типов деятельности, например, выработка бензина или строительство домов, где предмет преобразования «нефть» или «строительные материалы». Управленческая деятельность осуществляется в отношении деятельности других людей, управленческая деятельность - это «деятельность над деятельностью». Действительно, в результате управленческой деятельности может измениться организационная и процессуальная структура профессиональной деятельности; могут измениться цели и рамки деятельности; могут преобразоваться (прирасти или обновиться) знания, совершенствоваться инструменты и средства деятельности.
Рассмотрение процессов функционирования и развития позволяет определить «продукты управленческой деятельности». Так, в отношении процессов функционирования продуктом управленческой деятельности могут быть стандарты и нормы деятельности.
В отношении процессов развития управленческая деятельность ориентируется на продукты, обеспечивающие прогрессивное изменение (развитие) деятельности. В случае профессиональной деятельности в области юридических услуг это может быть, например, стратегия развития организации или новые условия организации деятельности или последовательность развития содержательной (продуктовой) линейки, или это будет новая система управления, включающая не только порядок взаимодействия подразделений (отдельных работников), но качество реализации экономических и социальных задач.
Высказанные в теории Г.П. Щедровицкого подходы к методологии управления как вида деятельности позволяют, в частности, выделить «три модальности» или три способа ее существования (протекания):
- управление, как деятельность, направлено на изменение протекающих социально-экономических процессов и фокусируется на изменении векторов активности определенных социальных групп;
- организация, как деятельность, которая фокусируется на создании организационной структуры (организации). Способна осуществить необходимую деятельность, приводящую к определенным результатам;
- руководство, как деятельность, направлено непосредственно на «деятельность людей», регулирование, анализ, коррекцию человеческих действий, позволяющих добиться определенных результатов.
Это самостоятельные виды деятельности, которые имеют дело с различными объектами, используют различные инструменты и средства, и, соответственно, применяются в различных ситуациях. В частности, автором уточняется: организация (представлена категорией структуры), руководство (представлено категорией деятельности) и управление (представлено категорией процесса). Вместе с этим, Г.П. Щедровицкий указывает на четкую взаимосвязь указанных трех способов существования организационно-управленческой деятельности. В частности, он указывает, что «Руководство включено в Организацию, а Организация, в свою очередь, включена в Управление. Эта включенность означает, что смыслы и цели Организационной деятельности определяются Управленческой деятельностью. А смыслы и цели деятельности Руководства определяются Организационной деятельностью».
Управленческая деятельность руководителя
Одним из главных механизмов социальной поддержки и обеспечения населения является социальная работа. В современных условиях социальные службы являются конечным звеном в системе социального обеспечения, и именно они взаимодействуют с людьми, а также предоставляют социальные услуги. В связи с этим проблема повышения эффективности работы социальных учреждений имеет огромное значение. Важнейшим фактором в работе социальной службы является деятельность ее руководителя, так как именно он определяет эффективность социальной службы по оказанию услуг определенным категориям клиентов. Следовательно, исследование особенностей содержания управленческой деятельности руководителя социальной службы является актуальной проблемой.
Необходимо уточнить, какой смысл мы вкладываем в понятие «управленческая деятельность руководителя социальной службы», определить понятия субъекта и объекта, предмета, средств и условий его управленческой деятельности.
Анализ научной литературы показал, что термин «управленческая деятельность» в общекультурном своем значении определяется следующим образом: «Управленческая деятельность — это тип профессиональной деятельности, специфика которого определена её основной и наиболее общей задачей — необходимостью «организации деятельности других людей в направлении достижения общих целей, а также опорой при этом на принцип иерархии». Соответственно, понятие «управленческая деятельность руководителя» можно рассмотреть как «совокупность действий руководителя или работников аппарата управления по отношению к человеку или коллективу, являющемуся объектом управления, которая включает в себя постановку цели управления, сбор и переработку информации, подготовку, принятие и реализацию управленческого решения». В социальных службах цель управления, сбор и переработка информации, подготовка, принятие и реализация управленческого решения вытекают из специфики профессиональной социальной работы, основной миссией которой является общественное благо, достигаемое через квалифицированное оказание социальных услуг клиентам, находящимся в трудной ситуации жизнедеятельности.
Объектом управленческой деятельности руководителя социальной службы являются люди, которые в свою очередь являются субъектами. Соответственно, предмет управленческой деятельности характеризуется другим уровнем сложности, по сравнению с другими видами деятельности, имеющими дело с «неодушевленными» объектами. Особенность управленческой деятельности в том, что субъект и объект деятельности являются не только одинаково сложными по своей организации, но и идентичными по своим психологическим, особенностям. В связи с вышеизложеным управленческую деятельность относят к субъект-субъектному классу, более сложному, нежели класс субъект-объектных деятельностей, что обуславливает наличие определенных личностных и профессиональных требований к руководителю.
Личностные качества необходимые для руководителя можно разделить на три группы: общечеловеческие, психофизиологические и коммуникативные. В первую группу можно включить качества, основанные на общечеловеческих, моральных ценностях, такие как: трудолюбие; принципиальность, честность; обязательность, верность слову; самокритичность; гуманность; тактичность; справедливость; целеустремленность; альтруизм; высокая культура, энергичность; работоспособность; выдержанность; любовь к своему делу; оптимистичность; требовательность к себе и другим; чувство юмора.
К группе психофизиологических качеств можно отнести: когнитивные и интеллектуальные свойства личности (наблюдательность, аналитичность мышления, устойчивость и распределенность внимания, оперативность и логичность памяти, способность к прогнозированию ситуаций и результатов деятельности), стрессоустойчивость, индивидуально-психологические свойства (темперамент, направленность личности), эмоциональную стабильность.
В группу коммуникативных качеств включаются умение руководителя устанавливать коммуникацию с подчиненными, вышестоящим и смежными руководителями, умение поддерживать здоровый психологический климат в рабочем коллективе, умение общаться (культура речи, умение слушать и т. д.), навыки публичных выступлений.
Личностные качества, перечисленные выше, тесно переплетаются с профессиональными, и являются основой для эффективного осуществления управленческих функций.
Управленческая деятельность руководителя социальной службы включает в себя четыре основных функции: планирование, организация, формирование мотивации у подчиненных, контроль за выполнением заданий. Эти функции связаны процессами общения, обмена информацией, а также принятием решений.
Общение руководителя, обусловленное необходимостью выполнения функций управления с учетом обратной связи, называется управленческим. Его цель состоит в изменении деятельности людей в определенном направлении.
Руководитель социальной службы использует управленческое общение, во-первых, для передачи распорядительной информации в виде распоряжений, указаний, рекомендаций, во вторых, для получения от подчиненных сведений о выполнении работы и, в-третьих, для контроля и оценки качества её выполнения.
Принято выделять несколько форм управленческого общения. Субординационная форма — это общение между руководителями и подчиненными, в основу которого положены административно-правовые нормы. Такой вид общения складывается между руководителями и исполнителями либо между руководителями разных уровней. Служебно-товарищеская форма общения — общение между коллегами, в основу которого положены административные уложения и моральные нормы. Дружеской формой общения является общение между руководителями, в отдельных случаях возможно между руководителями и подчиненными. В основе такого общения лежат социально-психологические нормы взаимодействия. Выбор руководителем той или иной формы управленческого общения зависит от условий работы учреждения, индивидуально-психологических качеств подчиненных, уровня управления организацией. На уровне управления организацией целесообразна субординационная форма, тогда как в рабочей подгруппе она малоэффективна и более приемлемой может быть дружеская форма общения.
Основные проблемы в управленческой деятельности руководителей в том, что, отдавая распоряжения, они не контролируют процесс исполнения и не дают оценку выполненному, в результате управленческая деятельность сводится лишь к выдаче распорядительной информации — распоряжений, указаний, приказов. Причем и в этом случае руководитель может совершать ошибки, выдавая необдуманные, поспешные, невозможные противоположенные по смыслу распоряжения, таким образом, парализуя работу всего учреждения.
Руководитель в процессе управленческой деятельности должен учитывать коммуникативную сторону общения, которая сводится не только к обмену информацией, но и должна быть правильно понята и интерпретирована. В науке широко известен феномен личного смысла, благодаря которому в процессе общения, каждый из партнеров, основываясь на своих знаниях, по-своему воспринимает и интерпретирует сообщения. Очевидно, что эти расхождения в смысловой стороне информационных сообщений и порождают конфликты между партнерами. Расхождения в тезаурусе являются частой причиной неверного понимания информации, что, в конечном счете, может приводить к существенным сбоям в работе коллектива.
В процессе коммуникации между людьми периодически появляются так называемые коммуникативные барьеры, которые имеют социальный и психологический характер. Данные барьеры могут быть обусловлены различиями в мировоззрении, а также психологическими особенностями партнеров по общению. В случае возникновения подобных коммуникативных барьеров, информация может искажаться или терять первоначальный смысл, а в иных случаях вообще не поступает к собеседнику. Последствием коммуникационных барьеров может стать возникновение чувства недоверия к коммуникатору, которое распространяется и на передаваемую им информацию.
В качестве наиболее распространенных форм коммуникативных барьеров рассматриваются:
1. информационно-дефицитный барьер, возникает в случае, когда коммуникативная помеха — это механический обрыв или неясность передаваемой информации;
2. замещающее — искажающий барьер возникает в случае, если собеседник ясно придает получаемой информации другое значение;
3. фонетическое непонимание может быть обусловлено общением на разных языках и диалектах или существенных дефектов речи и дикции, искаженного грамматического строя речи. Этот барьер также порождается невыразительной и быстрой речью, речью-скороговоркой и речью с большим количеством звуков-паразитов;
4. стилистический барьер возникает при несоответствии стиля речи коммуникатора и ситуации общения или несоответствии стиля речи и психологического состояния собеседника. Например, подчиненный серьезно не воспримет критическое замечание со стороны руководителя, если оно сделано в неадекватной панибратской манере;
5. логический барьер формируется, если логика рассуждений, предлагаемая коммуникатором, либо слишком сложна для собеседника, либо кажется ему неверной. Например, для одних людей логично и доказательно то, что не противоречит разуму, а для других — то, что соответствует долгу и морали.
Значение коммуникации в управленческой деятельности переоценить сложно, на эффективность управленческого общения влияют множество факторов, как субъективных, зависящих от личностных качеств личности, так и объективных, которые зависят от профессиональной компетенции руководителя. В процессе управленческого общения, руководитель должен помнить о необходимости исполнения всех управленческий функций. Планирование деятельности позволяет руководителю формировать адекватные распоряжения, правильно организованный рабочий процесс и мотивированные сотрудники обеспечат бесперебойную работу учреждения и контроль, как завершающий этап управленческого цикла выявляет возможные ошибки. Сформированные личностные качества и профессиональные навыки в коммуникационной сфере позволит наладить процесс передачи информации между объектом и субъектом управленческой деятельности.
Документы управленческой деятельности
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, топографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» № 24 - ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.
Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».
Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».
Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1. информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
2. функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
3. функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
Фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования составляют основное содержание информационной функции.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенным информационным потенциалом, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационный потенциал документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.
Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.). Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т.п.).
В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.
Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности предприятия. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.
Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение путем составление статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов. Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии преобразования и использования информации.
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.
Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.).
Документ также выполняет функцию исторического свидетельства. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.
Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.
На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:
• по грифу, т.е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера;
• по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы;
• по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы;
• по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты;
• по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы;
• по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино- и фотодокументы;
• по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.
Так как само управление можно представить как процесс документирования, получения и обработки информации, в составе управленческих документов организации всегда существуют внутренние комплексы форм документов, имеющие некоторую специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных форм документов в любой организации, безусловно, необходимо, так как общеотраслевые и локальные унифицированные системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов. Но введение любой формы документов должно пройти определенные процедуры до придания им юридического статуса: на необходимость, на понятность заполнения и оформления, на отсутствие дублирования информации с уже применяемыми формами документов, на необходимость именно документированного решения конкретной управленческой ситуации.
Государственная управленческая деятельность
Государственно – управленческая деятельность – это есть функционирование субъектов исполнительной власти и иных звеньев государственного управления по реализации их задач и функций.
Сейчас происходят процессы, свидетельствующие об известном уменьшении веса государственного управления в некоторых областях жизни, в первую очередь это наблюдается в экономике. И исполнительная власть в ее государственно-управленческом понимании в некоторых позициях отказывается от функции непосредственного управления. На данной основе появляется совершенно другая функция – функция государственного регулирования, что особенно заметно в экономике. Если государственное управление есть постоянное, непосредственное вмешательство органов управления в жизнь объектов, то сейчас основным направлением является предоставление относительной самостоятельности (в известных пределах).
Однако между государственным управлением и государственным регулированием нет принципиальных различий по целевому назначению. По своей сути регулирование непременный элемент государственно – управленческой деятельности, одна из ее функций. В данном случае речь идет о различном, большем или меньшем участии государства в экономических и иных процессах. Тем не менее, все это является условным так как «управляя, государство регулирует, а, регулируя, – управляет». По существу государственное управление - понятие более широкое по сравнению с государственным регулированием. Но в то – же время, государственное регулирование в значительной мере связано с использованием косвенных средств управляющего воздействия, т.е. налоговых, льготных и т.п., так называемых «экономических методов управления».
Регулирование экономики является важнейшей функцией государства в условиях рыночного хозяйствования. «Государство обеспечивает правовую основу экономических решений, защищает национальные экономические интересы, формирует инфраструктуру, контролирует базовые параметры денежного обращения, развивает секторы которые обществу выгодно иметь в государственной собственности или которые не затрагивают частный бизнес». Государственное регулирование используется в интересах всего общества как для активизации нужных обществу форм деятельности, так и для ограничения и подавления нежелательных форм хозяйствования. Государство выступает гарантом равных условий хозяйствования.
Анализ управленческой деятельности
Центральным звеном процесса управления любой сложноорганизованной социальной системой становится способность во время уловить и правильно отреагировать на те внутренне стихийные организационные процессы, которые являются определяющими в строении социальной системы и ее жизнеспособности.
Социальное управление можно представить в качестве запрограммированного комплекса воздействий на управляемую подсистему.
С точки зрения объективных характеристик систем возможны три типа воздействий:
а) воздействия на структуру;
б) воздействия на поведение (т.е. воздействие на различные типы отношений, взаимодействий, определяющие внутреннюю структуру системы);
в) воздействие на динамику (учет основных принципов и свойств процесса самоорганизации системы).
В связи с этим основная проблема оптимальной организации механизма функционирования и развития социальной системы заключается в максимальном "раскрепощении" внутренней энергии саморазвития, а прямым назначением самого процесса управления является обеспечение оптимальных условий, способствующих нормальному и бесперебойному ходу самоорганизационных процессов. Это и составляет основное содержание управленческой деятельности.
Управленческая деятельность – это вид деятельности, направленный на упорядочение и согласование действий элементов определенной системы для достижения намеченных целей, изменения состояния этой системы или придания ей новых свойств. Основу этой деятельности составляют управленческие отношения. Субъектом управленческой деятельности являются руководители, объектом – подчиненные и управляемая система в целом.
Управленческая деятельность – это профессиональная деятельность. Профессионализм управления означает отделение функции управления от функций исполнения, разделяет людей в процессе социального управления на носителей общественного интереса (объект управления) и выразителей (субъект управления). Субъект управления (руководитель) выступает как выразитель общих и носитель своих специфических интересов.
Выделяют два основных типа руководителей: руководители, ориентированные на дело и
руководители, ориентированные на межличностные отношения.
Эта типология проводится в зависимости от отношения руководителей к наименее ценному сотруднику организации. Если руководитель проявляет высокую требовательность по отношению к нему, это означает, что он ориентирован на дело, а если закрывает глаза на промахи и недостатки этого работника, то на межличностные отношения. Кроме того, каждая деятельность может быть классифицирована по степени контроля: одни виды деятельности приводят к нужному результату при высоком контроле, другие – при среднем, третьи – при низком. Примером последнего может быть преподавательская деятельность, которая будет неэффективной при высоком и среднем уровнях контроля.
Руководители, ориентированные на дело, наиболее эффективны в деятельности, требующей высокого и низкого контроля, а на межличностные отношения – в видах деятельности, требующих среднего уровня контроля.
Можно выделить ряд специфических черт управленческой деятельности:
- Во-первых, этот вид деятельности большим разнообразием принципиально отличающихся друг от друга видов деятельности, затрагивающих все стороны функционирования организации. Нередко совокупность требований, идущих от управленческой деятельности, превышает реальные возможности организма, ведет интенсификации и усложнению психических процессов. Администраторы и менеджеры должны контролировать деятельность тысяч, даже десятков тысяч работников. При расширении организации управленцы испытывают напряжение, поскольку им приходится брать на себя много новых обязанностей. Все эти обязанности можно условно разделить на две категории: сбор, анализ, передача информации и улаживание конфликтных ситуаций. Руководители имеют дело с огромным потоком информации. Помимо этого они должны уметь делегировать обязанности соответствующим людям и следить за соблюдением сроков исполнения распоряжений. Когда возникают проблемы, они вынуждены разбираться в них и принимать решения. Также нужно рассматривать жалобы и принимать меры. Руководящим работникам частных предприятий приходится еще и конкурировать с другими фирмами. Они должны иметь дело с потребителями, акционерами, банкирами и руководителями профсоюзов.
- Во-вторых, управленческая деятельность носит вынужденно творческий характер. В качестве условий, побуждающих человека к творчеству, можно назвать: дефицит времени, информации, средств, жесткость требований высших инстанций.
- В-третьих, эта деятельность отличается высокой степенью ответственности за ее результаты. Ее значимость и ответственность в сочетании с наличием необходимого объема прав создают высокий психологический тонус у руководителей. Баланс прав и обязанностей является важным условием эффективной управленческой деятельности. Дисбаланс между правами и обязанностями, часто имеющий место в практике руководства, когда все возрастающая ответственность не сопровождается усилением рычагов и средств управления, приводит к развалу работы, создает неблагоприятную психологическую атмосферу. К тому же, в силу действия механизмов психической регуляции руководители умело приспосабливаются к отсутствию реальных рычагов управления и берут на себя ровно столько ответственности, сколько позволяют им их права.
- В-четвертых, это практическая работа с людьми и требует от руководителей значительных затрат на коммуникацию, способностей к деловому общению. Исследование показывают, что с общением у большинства руководителей возникает немало проблем. Вопреки достаточно распространенному мнению, будто бы возрастание общительности ведет к повышению эффективности руководства, реальная действительность более сложна и такой простой картины не дает.
Высокая и низкая общительность руководителей ведут к одним и тем же результатам. Низкие результаты у высокообщительных руководителей объясняются, прежде всего, тем, что исполнители быстро устают от них. Когда контакты становятся частыми и неизбежными, наступает взаимное отторжение. Если от высокообщительных руководителей исполнители убегают, то низкообщительные руководители сами стараются избегать встреч с исполнителями. Статистические данные, дополненные результатами психологических обследований, показывают, что здесь происходит своеобразный естественный отбор: замкнутых руководителей значительно больше, чем общительных.
В ходе исследований удалось установить, что общительные и замкнутые руководители достигают эффекта в управленческой деятельности совершенно разными путями.
Высокообщительные руководители – за счет постоянной коррекции принятых решений, зачастую и вследствие личного вмешательства в те или иные звенья системы управления.
Низкообщительные руководители достигают эффективности управления за счет качественной отработки управленческих решений и внесения незначительных корректив в ходе их реализации.
В-пятых, управленческая деятельность характеризуется высокой степенью нервно-психической напряженности. Для здоровья людей, не имеющих психофизиологической предрасположенности к данному виду деятельности, возможны крайне негативные последствия.
Социологи выявили три причины психического напряжения, обычно сопровождающие управленческую деятельность:
- Во-первых, руководитель сталкивается с противоречивыми требованиями и не в силах их удовлетворить.
- Во-вторых, ему приходится принимать решения в сжатые сроки, часто не располагая достаточной информацией.
- В-третьих, роль руководителя предусматривает беспристрастное отношение к подчиненным.
Предполагается, что администраторы практичны, иногда безжалостны и даже бесчеловечны. Им приходится в интересах дела увольнять даже работников, внушающих симпатию. Это не может не вызвать огромного психического напряжения.
Каким образом управленцы выдерживают такие нагрузки? Здесь многое решают опыт и практика руководства. Многие из них постепенно обретают невероятную веру в свои силы, которая позволяет им уверенно действовать даже в самых сложных ситуациях. Например, некоторые руководители начинают считать себя людьми действия, обладающими практическим умом, отвергающими абстрактные и бесполезные теории. Такое самовнушение помогает руководителям выдерживать большие психические нагрузки, придает им силу, когда подчиненные ведут себя вызывающе. Некоторые реакции, вызванные напряжением, объясняются необходимостью принимать решения, не заботясь об их гуманности. Считается, что человечность – слишком большая роскошь, которую не может позволить себе администратор. Вместе с тем, сложились и некоторые приемы смягчения “бесчеловечности” руководящих работников. Например, когда некомпетентного руководителя “выталкивают наверх” и переводят на более высокую должность, других смещают “в сторону”, что означает понижение в должности.
В психологии принято считать, что развитые процессы торможения – признак более высокого уровня развития личности, поскольку человеку с неразвитыми процессами торможения легче стать агрессивным. При этом нередко отмечается, что у мужчин более развиты процессы возбуждения, а у женщин – торможения. Однако исследования показывают, что наиболее сложными и конфликтами являются женские коллективы, возглавляемые женщиной. Высокостабильные в психическом отношении руководители наименее эффективны. И, прежде всего потому, что их высокая психическая уравновешенность нередко ведет к нарушению контактов с подчиненными. Подчиненные обычно высказываются о таких руководителях так: “Он толстокожий, его ничем не проймешь”. У этой категории людей обычно очень слабо развито чувство сопереживания и они, как правило, эгоцентристы.
Руководитель любого уровня должен осознавать, что необходимо побуждать людей работать на организацию. Применительно к социальному управлению мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. В соответствии с теорией мотивации достижения успехов в различных видах деятельности у человека есть два разных мотива. Это мотив достижения успеха и мотив избегания неудачи.
Люди, мотивированные на успех, обычно ставят перед собой в деятельности положительную цель, достижение которой может быть расценено как успех. Они проявляют стремление добиваться только успеха, уверены в успехе. Для них характерна полная мобилизация всех ресурсов и сосредоточенность внимания на достижении поставленной цели.
Совершенно иначе ведут себя люди, мотивированные на избегание неудачи. Их цель не в том, чтобы добиться успеха, а в том, чтобы избежать неудачи. Они проявляют неуверенность в себе, не верят в возможность успеха, боятся критики. С работой у них связаны отрицательные эмоции. Они не испытывают удовольствия от деятельности и тяготятся ею. В результате часто оказываются побежденными, а в целом – жизненными неудачниками.
Система управленческой деятельности
Одно из наиболее значимых течений реформ, осуществляемых сегодня в России, считается модификация концепций управления предприятием. Важную роль данная проблема оказывает на те предприятия, чья позиция в экономике изменяется главным образом. Будучи предметом товарно-денежных отношений, владеющим экономической самостоятельностью, а также полностью берущим на себя ответственность за итоги хозяйственной деятельности, компания обязана создать у себя концепцию управления, гарантирующую значительную эффективность деятельности, стабильное место на рынке, а также конкурентоспособность.
Согласно сопоставлению с прежней концепцией управления, вплоть до этих пор, функционирующей на многочисленных предприятиях, в новейших обстоятельствах возникают функции иного вида, раньше не использующиеся. В экономике предприятие берет на себя принятие всех решений, создает стратегию своего формирования, ищет нужные для их осуществления ресурсы, набирает сотрудников, закупает специальное оборудование, включая материалы, решает большое число задач по формированию, объединению, устранению, распределению, преобразованию и перемены структуры управления. Предприятия обретают признаки самодостаточности, отличительные в условиях рынка.
Данный фактор требует существенного расширения области управления, повышение объема и усложнения основ, производимых управленцами трудов. Помимо этого, увеличилась и ответственность за качество и оперативность принятия разного рода решений. При этом большая роль отводится маркетинговым исследованиям, позволяющим изучить динамику потребностей. Разделяя мнение множества авторов о важности реализации маркетингового подхода в обеспечении конкурентоспособности предприятия, следует указать на его недостаточность, поскольку конкурентоспособность является результативным показателем от взаимодействия системы факторов ресурсного потенциала, прежде всего, его инновационной, кадровой и финансовой составляющих.
Также, научно-технический прогресс является очень сильным инструментом управленческих нововведений, нацеленных на формирование условий с целью результативной деятельности. Поэтому менеджмент предъявляет высочайшие запросы к мастерству работников, от которых зависит высокоэффективность управленческой деятельности, а, значит, и высокоэффективность работы всего предприятия. Руководство на предприятии организует процесс, на базе которого осуществляется воздействие на объект управления — предприятие и все без исключения стороны его работы с извлечением наилучших результатов. Подобное влияние на любом предприятии и организации осуществляют управленческие кадры. Поэтому, чем успешнее процедура управления в компании, тем выше эффективность работы целого предприятия. Тем не менее, эту процедуру реализовывают люди. Из этого следует, что эффективность управления пребывает в зависимости от эффективности работы персонала компании, и, следовательно, формируется из эффективной работы отдельных сотрудников и групп рабочих, обладающих разной степенью образованности, квалифицированности и т. д.
Управленческая деятельность — трудоемкая интеллектуальная работа человека, требующая специализированных познаний и навыка. Эта деятельность одна из наиважнейших причин функционирования и формирования промышленных конфигураций экономики. Такая работа регулярно улучшается в согласование с аспектами изготовления и сбыта товара, затруднением хозяйственных взаимосвязей, увеличением значимости покупателя в создании технико-экономических и других характеристик продукта. Руководство предприятия или организации специально формирует требования для исполнителей, для того чтобы они видели каких итогов ждут от их работы, а также создают заинтересованность в итогах работы, чтобы исполнители чувствовали удовлетворенность от результативной деятельности. Контроль завершает данный цикл, соизмеряя практические итоги работы с задуманными и приобретая данные, в которых отображено, добивается ли компания установленных задач. Надзор дает возможность отметить трудности и выполнить мероприятия по совершенствованию, иначе компании будет причинен значительный вред. Напрямую надзор делает руководство восприимчивым к переменам.
Цели любого предприятия обязаны быть выполненными (с учетом возможностей предприятия) и реализуемыми. На практике, как принято, используют разнообразные способы управления, неотъемлемо дополняющие друг друга, они присутствуют в непрерывном динамическом балансе. Направленность методов управления постоянно одна и та же. Следует отталкиваться от того, что в определенном способе управления определенным образом сочетаются сущность, нацеленность и организационная форма. Управленческая деятельность считается весьма непростой умственной работой и требует от сотрудников управленческого аппарата специализированных познаний и навыков. Стоит упомянуть, что сегодня изменился менеджмент компаний — за эти годы воспитано новое поколение менеджеров, которые знают западные современные технологии менеджмента промышленного предприятия: это и технологии реинжиниринга бизнес-процессов, реструктуризации активов и вывод непрофильных активов за баланс, и т. п. Кроме всего прочего, идея передачи в управление некоторых функций сторонним организациям, получила в последние годы значительное развитие. Строительство как сфера экономики в этих процессах занимает одно из лидирующих мест. Широкому развитию аутсорсинга в России мешает несовершенство законодательства в этой сфере. Однако есть и достоинства, которые даже в условиях ограниченных стимулов, заставляют строительные компании стремиться к аутсорсингу. Главное из них — дополнительные возможности по росту финансовой устойчивости, которые в условиях кризиса важнее низкой цены и себестоимости, а создавая благоприятный имидж — финансовая устойчивость становится залогом высокой конкурентоспособности. Практика ведения деятельности успешных организаций подтверждает, что достижение успеха в агрессивной конкурентной среде возможно при условии формирования и внедрения модели управления конкурентоспособностью организации на инновационных принципах. Такое видение проблемы требует особого внимания к формированию инноваций в сфере управления, которые имеют самостоятельное значение, а также формируют базис, в т. ч. и мотивационную среду для создания всех остальных типов инноваций.
В заключение отметим, что концепция управления порождена беспристрастной потребностью и закономерностями рыночной концепции хозяйствования, связана с осуществлением, в первую очередь, личных нужд, предоставлением интереса сотрудников в наивысших окончательных эффектах, возрастающими доходами жителей, регулированием товарно-денежных взаимоотношений, свободным применением достижений научно-технической революции. Это все, требует от предприятия приспособления к новейшим рыночным условиям, преодоления образующихся противоречий в экономическом и научно-техническом прогрессе. В этих условиях применение социально-экономического подхода к управлению предприятием с позиций выражаемой концепции позволяет рассматривать и обеспечивать управление предприятием как целостной сложной и развивающейся социально-экономической системой, применяющей методы комплексного решения организационных, экономических, социальных и экологических проблем менеджмента. Концептуально основанием для выделения социально-экономического подхода к обеспечению эффективности управления предприятием является проявление факта того, что: по своей природе экономической деятельности предприятия является локальными социально-экономическими системами; успешное управление деятельностью организаций определяется преимущественно качеством человеческого капитала, как важнейшего фактора, определяющего эффективность управления предприятием; будущее видится за менеджментом, стремящимся видеть свое предприятие социально ответственным перед обществом, своими работниками и потребителями своей продукции. В этой связи концепция социально-экономического подхода к управлению строительным предприятием отражает подход к менеджменту, стремящемуся к реализации базовой целевой установки — обеспечения устойчивого функционирования и социально-экономического развития предприятия и своих работников, следуя принципу социальной ответственности организации и реализуя экономический механизм социальной ответственности в своей управленческой деятельности.
Управленческая деятельность предприятия
Предприятия в рыночной среде несут полную материальную ответственность за проводимую ими экономическую политику своими доходами и имуществом. Это положение определяет необходимость эффективного управления ресурсами предприятия в рамках финансового менеджмента, реализуемого через эффективную структуру управления.
Построение (создание) управленческой структуры — одна из функций менеджмента, так как любая организованная деятельность выдвигает два фундаментальных, но противоположных требования: разделение труда на отдельные задачи и координация действий по выполнению этих задач в единой деятельности.
Организационный процесс складывается из двух аспектов управленческой деятельности:
• деление организации на подразделения соответственно целям и задачам (создание структуры управления);
• налаживание взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшим уровнем управления.
Организационный процесс предполагает использование совокупности способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению этих задач.
С организационным процессом связаны такие понятия, как делегирование, полномочия и ответственность.
Делегирование — передача прав и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Это средство, с помощью которого устанавливается связь уровней управления.
Полномочия — ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач (например, подписывать платежные поручения, направлять рабочих на определенный участок и т.д.). Полномочия делегируются должности, которую занимает работник в данный момент. Полномочия делегирует, как правило, вышестоящий начальник. Они определяются процедурами, правилами, должностными инструкциями, изложенными в письменном виде, или передаются устно.
Ответственность — это обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. За выполняемые задачи в рамках должности индивид получает вознаграждение.
Построение структуры организации означает определение организационных размеров подразделений, их прав и обязанностей. Цель такого построения — обеспечить достижение стоящих перед организацией задач. Структура разрабатывается сверху вниз. Сначала осуществляется разделение организации на широкие сферы деятельности, затем устанавливаются конкретные задачи.
Выделяют следующую последовательность действий при создании структуры управления:
• деление организации по горизонтали, т.е. по важнейшим направлениям деятельности;
• установление соотношения полномочий различных должностей. Здесь же возможно дополнительное деление на более мелкие подразделения;
• определение должностных обязанностей как совокупности определенных задач и функций и поручение их конкретным лицам.
Структура управления предполагает:
• определение центров учета — структурных подразделений либо видов деятельности предприятия, являющихся объектами финансового управления;
• формирование регламента управления и механизма контроля;
• распределение функций в аппарате управления (между функциональными службами и структурными подразделениями различных уровней);
• создание системы внутренних нормативных документов (положений, должностных инструкций и т.д.);
• создание информационной инфраструктуры;
• создание системы мотивации.
В систему управления включают:
• квалифицированный персонал;
• систему ответственности;
• регламент взаимоотношений;
• функции подразделений.
Результаты управленческой деятельности
Управленческая деятельность, как один из видов профессиональной практической деятельности, обладает общими особенностями, свойственными последней. Среди них: уникальность и непредсказуемость человеческой деятельности в конкретных условиях (в том числе, с учетом ограниченных возможностей и ресурсов), способность адаптироваться к изменяющимся условиям, способность к целеполаганию, способность к самоорганизации и развитию.
Помимо этого, управленческая деятельность характеризуется рядом присущих ей особенностей, к краткому рассмотрению которых мы и переходим:
1. Субъектность управленческой деятельности. Управленческая деятельность принципиально субъектна. Конечно, по определению, субъектна любая деятельность, так ее всегда осуществляет некоторый субъект, но в случае управленческой деятельности личные качества субъектов управления, их профессиональный опыт и этическая позиция играют существенную роль.
2. Самостоятельное целеполагание, осуществляемое субъектом управленческой деятельности (субъектом управления), является ее неотъемлемой чертой. Как правило, он самостоятельно формулирует не только цель своей деятельности, но и цель деятельности управляемой системы, декомпозирует их на задачи, формулирует способы достижения цели. В некоторых случаях (например, при тоталитарном режиме), правда, субъект управления лишь транслирует цели, сформулированные метасистемой.
3. Опосредованность результата управленческой деятельности заключается в том, что непосредственным результатом управленческой деятельности является управляющее воздействие, оказываемое на управляемую систему. Но осуществляется это воздействие не само по себе, а с целью обеспечить требуемое поведение управляемой системы. Предметом управленческой деятельности является деятельность управляемой системы. То есть конечным (опосредованным) результатом управленческой деятельности является состояние (результат деятельности) управляемой системы. И именно по этому результату оценивается эффективность управления, эффективность управленческой деятельности. Действительно, бессмысленно оценивать эффективность деятельности директора предприятия по числу приказов, которые он подписал, или инструкций и положений, которые он утвердил. Эффективность деятельности директора характеризуется эффективность функционирования, возглавляемого им предприятия или организации (какие критерии — экономические, социальные, экологические и др.). Хотя, к сожалению, приходится признать, что иногда, особенно в сильно бюрократизированных структурах, «эффективность» управления оценивается числом обработанных «бумажек», проведенных проверок и других «мероприятий».
4. Творческий характер управленческой деятельности. По сути, управление — это принятие решений. А процесс принятия решений невозможно полностью формализовать, в нем всегда присутствуют как неопределенные факторы, так и элементы творчества. В то же время, творчество во многом регламентировано существующими правовыми, этическими и другими нормами, «зажато» ресурсными и другими ограничениями. Примером может служить различие социокультурных управленческих традиций России и Запада — в России управленец во многом свободен, на Западе — почти полностью зажат существующими рамками.
5. Необходимость моделирования (предвидения, прогнозирования поведения управляемой системы в зависимости от управляющих воздействий) проиллюстрируем на примере организационного управления.
Процесс принятия руководителем (субъектом управления) управленческих решений заключается в том, чтобы в каждой конкретной ситуации выработать некоторое решение.
Конечно, желательно, чтобы это решение было «хорошим», научно говоря — оптимальным. Но что имеет руководитель для того, чтобы принять оптимальное решение? Современный менеджмент предлагает руководителю комплект лучших практик (best practices) — решений, принятых другими руководителями в некоторых стандартных ситуациях и оказавшихся эффективными (в этих ситуациях!). Но для конкретного руководителя вероятность встретить в своей практике ситуацию, точно совпадающую с описанной в учебнике по менеджменту, крайне мала. Выход — проанализировать возможные варианты и их последствия, после чего выбрать наилучшее.
Для того чтобы руководитель мог предсказать последствия принимаемых решений, ему нужно знать реакцию на них его подчиненных. «Подчиненный» (управляемая система — человек, группа, коллектив), точно так же, как и руководитель, обладает свойством активности — имеет свои предпочтения и интересы, то есть тоже принимает решения о выбираемом действии. Для него элементом «ситуации» являются решения руководителя.
Следовательно, руководитель должен прогнозировать поведение подчиненных как реакцию на то ли иное управленческое решение. Следует отметить, что в случае, когда подчиненный более дальновиден, чем руководитель, может иметь место эффект обмена ролями, при котором участники «меняются местами» и подчиненный начинает навязывать руководителю выгодные для себя решения.
Искусство управления, условно говоря, заключается в том, чтобы добиться от подчиненных требуемых действий. Значит, необходимо выбрать такой механизм управления, при котором подчиненные выбирают требуемые для руководителя действия. Сделать это можно, сначала решив задачу анализа: имея модель поведения подчиненного, найти, какие действия он будет выбирать при том или ином механизме управления. А затем, имея решение задачи анализа, решить задачу синтеза — поиска механизма, приводящего к нужным действиям подчиненных. Более того, руководитель должен прогнозировать не только действия подчиненных, но и всю ситуацию. Ведь существует расхожее выражение: «руководить — значит предвидеть».
Подобным образом дело обстоит и при управлении техническими системами (за исключением того, что техническая система не обладает свойством активности): на этапе анализа на основании модели управляемой системы прогнозируется его поведение в зависимости от управляющих воздействий, а затем на этапе синтеза выбирается управляющее воздействие, обеспечивающее требуемое поведение управляемой системы.
6. Ответственность субъекта управления за процесс и результаты своей деятельности и деятельности управляемых им субъектов и/или объектов. Действительно, субъект управления несет ответственность не только за непосредственные результаты своей собственной деятельности, но и за ее опосредованный результат — за состояние управляемой системы и результаты ее деятельности.
Причем эту ответственность (во всех ее аспектах — социальном, экономическом, экологическом и др.) он несет и перед управляемой системой, и перед метасистемой, и перед внешней средой. То есть спецификой управленческой деятельности является «социальный» характер ее процесса и результатов. «Руководитель отвечает за все!».
7. Развитие и адаптация. Особенностью управленческой деятельности является необходимость развития как субъекта управления, так и управляемой системы, а также их адаптация к изменяющимся внешним и внутренним условиям. Развитие субъекта управления, осуществляемое им самим, может рассматриваться как саморазвитие, в то время как объект/субъект управления может как осуществлять саморазвитие, так и быть объектом управляемого развития.
Успех в любой сфере деятельности зависит именно от особенностей управленческого, руководящего состава, который может наилучшим образом реализовывать потенциал и способности подчиненных.
Обеспечение управленческой деятельности
Информационное обеспечение управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Информационное обеспечение функции планирования состоит реализации следующих процедур:
• сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;
• документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;
• получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
• сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
• сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
• доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
• документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
• сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
• сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
• сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
• организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
• доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
• сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
• сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;
• доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
• документационное оформление принятых руководителем, на основании полученной информации решений;
• доведение данных решений до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.
Учетную систему организации целесообразно представить как определенным образом упорядоченную и подчиненную внутреннему регламенту систему процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.
Об эффективности учетной системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации:
1. наличие: отражены действительно существующие операции;
2. полнота: отражены все реальные операции;
- арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны;
- разноска по счетам: все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;
- формальная разреженность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;
- временная определенность: все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;
- представление и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.
Кроме того, при формировании системы учета должно быть учтено следующее:
1. Организационная структура учетных подразделений. Вопросы оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.
2. Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности. Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их сохранности и осуществление их инвентаризации.
Формально установленные процедуры санкционирования хозяйственных операций. Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение либо относительно общего типа хозяйственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так и ошибок.
Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции; порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, подготовки периодической бухгалтерской отчетности.
Качественное информационное обеспечение.
Таким образом, качественное информационное обеспечение одна из главных задач управленческой деятельности предприятия. Точная и своевременная информация позволяет предприятию увеличить объем прибыли, быть конкурентоспособным, принять решение в максимально короткие сроки, быстрее выполнять свои обязанности.
Эффективность управленческой деятельности
Эффективность (результативность) – это отношение результата (эффекта) и затрат. Эффект – это положительный или отрицательный результат деятельности, выраженный в условных (или, например, денежных) единицах и полученный за определенный период от реализации определенной деятельности.
Эффективность управления – это относительная характеристика результативности деятельности конкретной управляющей системы, отражающаяся в различных показателях как объекта управления, так и собственно управленческой деятельности.
Основные понятия эффективности управления:
– эффективность труда управленцев;
– эффективность принятия решений;
– эффективность системы управления и коммуникаций;
– эффективность механизма (метода) управления (маркетингом, финансами и т.д.).
Основной частью затрат являются организационно-управленческий затраты, которые делятся на явные и опосредованные (которые сложно выявить и отнести на конкретный вид деятельности). Опосредованные затраты могут быть не только экономическими, но и политическими, социальными, психологическими и т.д.
Виды эффективности:
1) По субъекту: индивидуальная, групповая и организационная;
2) По сфере:
– экономическая (соотношение доходов и затрат по управленческому решению);
– социальная (факт достижение социальных целей для большого количества человек или общества за более короткое время, с меньшим числом работников и наименьшими затратами);
– технологическая (факт достижения определенного запланированного уровня производства за более короткое время или с наименьшими затратами);
– правовая;
– экологическая;
– этическая;
– политическая и т.д.
При организации эффективного управления необходимо выбрать показатели, наиболее точно характеризующие состояние организации и отражающие релевантную информацию для принятия управленческих решений. Выбранные единичные показатели объединяются в частные (интегральные, рассчитанные на основании единичных), а интегральные – в общие. Таким образом, совокупность показателей складывается в систему.
Управленческая деятельность государственных органов
Методы управления (гp. methodos) - это способы и приемы целенаправленного воздействия на участников управленческих отношений с целью реализации функций управления и решения поставленных задач. Речь идет о тех способах и приемах, которые используются субъектами управляющего воздействия в процессе анализа и оценки управленческой ситуации, поиска и использования различных правовых и организационных форм воздействия на сознание и поведение людей, отношения и связи, в которые они вступают в рамках своей повседневной жизни. Говоря же о методах государственно-управленческой деятельности, мы имеем в виду способы и приемы властно-управленческого воздействия на социум и его отдельные сегменты в процессе реализации полномочий государства по упорядочению общественных отношений.
Выбор того или иного метода управления находится в прямой зависимости как от особенностей правового статуса субъекта управления, так и от специфики управляемого объекта. Существенное влияние оказывают социально-политические, экономические и иные условия, характерные для государства и общества на разных этапах их развития. Речь, в том числе, идет о целях и функциях государства, о режиме властвования. Так, становление рыночных отношений, процессы демократизации, расширение рамок самостоятельности хозяйствующих субъектов предопределяют возрастающую значимость экономических методов управляющего воздействия, повышение роли методов компромисса, поиска консенсуса, установления договорных отношений и т.д.
Однако какой-то абсолютной детерминированности (предопределенности) выбора методов управления нет и быть не может. Для успешной реализации даже одних и тех же полномочий, но в разной обстановке, как правило, приходится использовать разные методы, искать наиболее подходящие в данный момент средства. В одних случаях достаточно критического замечания и рекомендации, а в других даже наказания мало. Все решает целесообразность, правовые возможности, профессионализм управленцев, их готовность к решению поставленных задач и даже психологический настрой управляемого объекта.
Главной отличительной чертой указанных методов и средств является то, что они используются от имени государства, носят официальный характер, применяются в строго установленном процессуальном порядке.
В зависимости от того, на кого направлено и кому адресовано то или иное управленческое действие, различаются две основные группы методов:
а) методы, обеспечивающие организацию работы аппарата управления;
б) методы, обеспечивающие управляющее воздействия на внешние объекты управления.
Методы первой группы в основном сводятся к приемам и способам подготовки и принятия управленческих решений (способы изучения конкретной управленческой ситуации, сбор и анализ статистических, социологических и иных данных, использование приемов научного исследования обстановки и т.п.). К этой же группе могут быть отнесены методы материального и морального стимулирования персонала, воспитательные методы, методы контроля и применения санкций.
Содержание методов второй группы определяется правовым статусом объекта управляющего воздействия.
Соответственно этому управление осуществляется путем:
а) непосредственного воздействия на подчиненный (подведомственный) объект;
б) координации деятельности различных участников управленческих отношений;
в) взаимодействия различных субъектов в процессе реализации договоров и соглашений или на основе установления общего порядка деятельности;
г) согласования, консультирования и т.п.
Различают также методы централизованного, децентрализованного и субсидиарного управляющего воздействия:
1. Метод централизованного (субординационного) воздействия. Он используется органами государственной власти на властно-императивных началах по кругу объектов их юрисдикции и в объемах соответствующей компетенции. Например, в сфере управления государственным имуществом, защиты государственной безопасности и национальных интересов, при определении предметов ведения Российской Федерации и ее субъектов. К этому классу методов следует отнести методы дозволения, запрета, принуждения, возложения ответственности.
2. Метод децентрализованного (диспозитивного) взаимодействия (метод координации и согласованных действий). Этот метод позволяет осуществлять управление посредством согласования (в форме, например, заключения договоров, принятия совместных актов и т.п.), поддержки органами государственной власти инициативы снизу. При этом имеется три возможных варианта регулирования общественных отношений: а) дозволение совершать известные действия правового характера; б) наделение определенными правами участников общественных отношений, урегулированных нормами права; в) предоставление лицам, участвующим в определенных взаимоотношениях, возможности выбора варианта своего поведения по своему усмотрению.
3. Метод субсидиарного (вспомогательного, косвенного) воздействия применяется как дополняющий к традиционно принятым формам управления. Например, государственная служба Российской Федерации регулируется в основном императивными методами публичного права - конституционного и административного. А вот по целому ряду позиций она субсидиарно регулируется с помощью диспозитивного метода, который присущ, например, трудовому и гражданскому праву. Для достижения необходимых результатов в экономической сфере государство прибегает как к методам прямого императивно-административного воздействия (например, квотирования и лицензирования), так и методам косвенного (субсидиарного) воздействия. Чаше всего они носят экономический, бюджетно-налоговый, финансово-валютный характер.
В качестве субсидиарных методов можно рассматривать также прогнозирование, программирование, консультирование, моральное и материальное стимулирование, убеждение и воспитание.
При подготовке и реализации управленческих решений используются свои методы:
а) метод изучения конкретной управленческой ситуации на месте; теоретическое исследование существа возникшей проблемы; ознакомление с опытом решения подобных управленческих задач в своей стране и за рубежом; составление необходимых информационно-аналитических материалов (записок, докладных, справок); анализ статистических материалов; разработка проектов альтернативных решений и другие;
б) методы математического программирования, системного, функционального и сравнительного анализа; социологического и ретроспективного исследования; метод деловых игр; экономико-статистического моделирования; социального экспериментирования и многие другие;
в) методы финансового и кадрового контроля, сплошных и выборочных проверок, документационных ревизий.
В научной литературе существуют и другие подходы к классификации методов государственного управления. Нередко говорят о политических, административных, экономических, морально-этических и социально-психологических методах управления.
Политические методы - это методы вовлечения в государственно-управленческую деятельность населения путем всеобщих или региональных выборов, референдумов, досрочного прекращения полномочий органов государственного управления, отдельных политиков и должностных лиц, обращений к народу, поддержки гражданских инициатив, проведения пропагандистских мероприятий. С помощью этих методов формируются социально-политические установки и ценностные ориентации людей. Правда, следует иметь в виду, что управление в результате его политизации, приобретает ценностно-ориентированный характер и даже персонифицируется, а значит, становится восприимчивым к популизму, манипулированию общественным настроением, интригам, «грязным политическим технологиям» и т.д.
Административные методы. Под административными методами понимается прямое воздействие на поведение управляемых объектов методами прямых односторонних юридически-властных предписаний или косвенного регулирующего воздействия на соответствующие объекты управления независимо от конкретной области общественной жизни. Это методы властной мотивации, контроля и принуждения.
Перечень такого рода методов довольно широк. Это методы:
а) кадрового, таможенного, экологического, санитарного, торгового, противопожарного контроля;
б) нормирования, регистрации, лицензирования, регламентации, стандартизации и сертификации;
в) выдачи предписаний, введения запретов, проведения процедур банкротства;
г) разгосударствления, приватизации и национализации;
д) наложения штрафов, административного ареста, выдворения иностранцев за пределы страны и т.д.
К административным методам следует также отнести методы контроля. Такой контроль организуется в самых различных фор мах, в том числе посредством запроса различного рода отчетов и информации, проведения фронтальных и выборочных проверок, документальных и фактических ревизий. Хорошо отлаженный контроль позволяет превратить управление в позитивную высокоэффективную деятельность.
Контроль и его виды бывают самые разные:
- предварительный или текущий начинается задолго до начала конкретной управленческой деятельности, его задача - выяснение целесообразности тех или иных действий в целях предупреждения неверных или необоснованных решений;
- направляющий контроль применяется от начала процесса управления и до достижения запланированного результата. Суть его заключается в постоянном сопровождении, слежении и управлении ходом совершаемых целенаправленных действий;
- фильтрующий. Такой контроль не сопровождает управленческий процесс от начала до конца. Он подобен фильтру, проходя через который процесс может быть остановлен или продолжен. Если ход реализации управленческого решения не соответствует намеченному, то «фильтр» приостанавливает процесс. Причем до тех пор, пока он не будет приведен в соответствие с установленными требованиями;
- итоговый контроль организуется после завершения полного управленческого цикла. Это контроль по результатам.
Административная управленческая вертикаль предполагает четкую субординацию и обязательность исполнения распоряжений вышестоящей инстанции. Недооценка административных методов «ведет к активизации сил, заинтересованных в неправовом государстве, хаосе, бюрократизации аппарата управления».
Экономические методы. Их арсенал также достаточно обширен. Это методы финансового и денежно-кредитного регулирования, проведения приватизации, налоговой, бюджетной и финансовой реформ, осуществления материального стимулирования, предоставления субвенций и дотаций, поддержки депрессивных территорий, применения материальных санкций и стимулирования исполнителей к качественному и своевременному решению поставленных перед ним задач путем материального поощрения, предоставления налоговых и имущественных льгот, снижения пошлин, оптимизации тарифных ставок и т.п.
В основе указанных методов лежат два основных фактора - заинтересованность и инициатива. Исполнителю должно быть выгодно качественно и эффективно работать, «действовать так, как этого желает государство». Государство же в свою очередь должно проводить финансово-бюджетную политику, стимулирующую хорошую работу. При этом, постоянно совершенствуя межбюджетные отношения, снижая объемы неэффективных расходов, реструктуризируя государственные обязательства и увеличивая государственные инвестиции в перспективные и жизненно важные проекты. Мощными управленческими рычагами являются методы государственного заказа, гибкого налогового обложения, экспортно-импортного регулирования, поддержки малого и среднего предпринимательства, ограничения всевластия естественных монополий.
При грамотном использовании перечисленных методов управление становится гибким, адаптивным и эффективным. Пропадает необходимость в тотальном, часто мелочном административном контроле, в принуждении и постоянном преодолении инертности исполнителей.
Примером экономического стимулирования рыночных отношений может служить переход к плоской шкале налогообложения, который позволил вывести многие хозяйствующие субъекты «из тени», резко увеличив при этом налоговые поступления. Или другой пример: устанавливая финансирование школ по количеству обучающихся и государственные премии лучшим школам, выделяя гранты под качество учебного процесса, государство на деле заботится о качестве воспитания детей и подготовки их к жизни в новых условиях. Усиление государственного контроля ипотечного кредитования, расширение инвестиций в ЖКХ также нацелены на успешную реализацию крайне актуальной для нашей страны жилищной проблемы.
Идеологические методы - это методы воздействия на сознание и поведение людей с помощью различных форм пропаганды и агитации, в том числе публичных выступлений на митингах, съездах, собраниях и по телевидению, в Интернете и печатных средствах информирования населения, проведения пресс-конференций, предвыборных кампаний, организации рекламы и т.д.
Немаловажное значение принадлежит социально-психологическим методам, например, таким, как разъяснение, внушение, убеждение, личный пример, моральное стимулирование и волевое принуждение, социально-психологическое управление конфликтами. Их суть состоит в активном воздействии не только на сознание, но и чувства людей на подсознательном уровне, в использовании специальных методов коммуникации.
Разъяснение и убеждение состоит в том, что государство разъясняет законодательство, принятые управленческие и судебные решения, убеждает людей в целесообразности и необходимости принятых решений. Метод стимулирования (мотивации) заключается в том, что добросовестные граждане, хорошие исполнители поощряются материально и морально. Для таких людей вводятся налоговые льготы, снижаются страховые взносы, выдаются государственные награды и премии. Метод принуждения - это привлечение к юридической и моральной ответственности нарушителей законов и моральных норм с целью восстановления нарушенных прав граждан и организаций, принятых в обществе правил достойного и уважительного поведения.
Научно-обоснованные методы мотивации формируют атмосферу открытости, доверия, соучастия, коллективности, поддержки и взаимовыручки, нетерпимости к бюрократизму и коррупции.
К сожалению, в реальной практике управления нередко используется так называемый «административный ресурс» - метод властного манипулирования общественным сознанием ради корыстных интересов, метод административно-волевого и экономического подавления, метод создания экономически и социально невыгодных условий жизнедеятельности для одних и льготно-благоприятных для других, метод психологического давления путем морально-психологического давления, шантажа и даже угроз.
В последние годы в государственном управлении все более широкое применение находят социологические методы. Это совокупность способов не только изучения общественного мнения, получения нужной экспертно-научной управленческой информации, но и эффективное средство воздействия на сознание и поведение людей, формирования общественного мнения в поддержку принятых решений.
Социологический анализ - достаточно сложный, трудоемкий и многоступенчатый процесс познания.
В самом общем виде он включает три главных этапа:
1) формирование исследовательской группы, определение объекта и предмета исследования, разработка его программы;
2) сбор первичной социологической информации;
3) обработка и анализ полученных данных, формулировка выводов, прогнозов и управленческих рекомендаций.
Номенклатура социологических методов достаточно обширна, в неё входят методы включенного наблюдения, экспертных оценок, социологического анкетного опроса, опроса фокус-групп, контент-анализа, ситуационного анализа, социального моделирования, «метод Делфи». Нередко используются методы, заимствованные из сферы точных наук - математического программирования; системного, функционального и сравнительного анализа; экономико-статистического моделирования и другие.
Остановимся на некоторых из них.
Метод включенного наблюдения - это метод сбора первичных эмпирических данных, связанный с целенаправленным и непосредственным восприятием изучаемого социального объекта. Главная особенность состоит в том, что наблюдатель находится «внутри» объекта исследования (социальной группы, трудового коллектива, схода граждан, предвыборного собрания и др.) и ведет наблюдение за ним. Метод включенного наблюдения позволяет фиксировать состояние объекта, определить его отличительные свойства и особенности, получить максимально достоверные сведения о социальных фактах. В то же время нельзя не видеть и ограниченность этого метода, связанную с тем, что на наблюдении сказываются субъективные моменты, что не все в общественной жизни доступно наблюдению и т.д. Поэтому наблюдение рекомендуется использовать в комплексе с другими методами социологического анализа.
Метод экспертных оценок - это способ получения информации об объекте управления с помощью знаний признанных специалистов-экспертов в определенной области. Экспертные оценки широко используют в прогнозировании, при определении целей социально-экономического развития и принятии управленческих решений. Высокая объективность результатов экспертных оценок и выводов достигается целым рядом логических и статистических процедур, грамотного подбора специалистов, умелой организации их деятельности и обработки результатов экспертизы.
Анкетирование - метод сбора первичной политической, социально-экономической, социально-психологической и другой информации посредством массового (по специальной выборке) анкетного опроса населения. Это самый распространенный способ получения первичной социологической информации путем постановки в письменной форме вопросов, обращенных к отдельному человеку (или более или менее широкой группе людей) и получения ответов на них. Анкетирование проводится в целях выявления мнений, оценок, предпочтений и ценностных ориентации, мотивационной направленности людей и др.
Анкетирование может быть индивидуальным или коллективным, очным или заочным (например, через почту, газету или журнал, электронные средства связи). Надежность информации и эффективность опросов находятся в прямой зависимости от качества их подготовки и проведения социологом, прежде всего от качества предварительно составленной анкеты. Важно при проведении опросов также обеспечить обстановку вежливости, дружелюбия, беспристрастности и т.д.
Документальный метод - способ изучения документов и получения соответствующей социологической информации. Речь идет о документах органов государственной власти и местного самоуправления, управленческих структур хозяйствующих и других субъектов, публикациях СМИ, фото- или кино документах, аудио- и видеозаписях и др. Этот метод особенно важен тогда, когда единственным или главным источником необходимой информации является документ. Он предполагает выяснение достоверности и надежности содержащейся в документе информации, обстоятельств его появления, отношения общества к содержащейся в нем информации. Этот метод связан с использованием двух приемов анализа: а) традиционного, в рамках которого достигается качественное определение, понимание и адекватное толкование документа, и б) формализованного, связанного с переводом документальной информации на язык количественных показателей. Последний получил название «контент-анализ». Он достаточно широко используется в управленческой и научно-исследовательской практике, особенно при изучении больших массивов документов, например, прессы, записей радио и телепередач и др.
Социологический опрос (интервьюирование) - наиболее распространенный метод сбора первичной социологической информации на основе вербальной коммуникации. Интервьюирование может быть прямым, т.е. «лицом к лицу», и опосредованным (например, по телефону); формализованным (стандартизированным), проводимым по заранее разработанному плану, и открытым, неформализованным (не-стандартизированным) - в виде непринужденной беседы по избранной теме.
Опросы проводятся с целью получения максимально полной информации об объективных или субъективных фактах со слов определенной группы лиц, достаточно долго и предметно занимающихся данной проблематикой. В государственно-управленческой практике чаше всего применяют опрос с последующим статистическим анализом свойств исследуемых объектов и субъектов, проводимый на основе изучения информации, полученной от репрезентативной части респондентов.
Метод фокус-групп - это совокупность способов проведения дискуссии и рассмотрения ряда вопросов в рамках неформализованных групп, состоящих из типичных представителей определенной социальной прослойки. Ведущий дискуссию социолог в ходе обсуждений проблемы строго придерживается заранее подготовленного сценария и перечня вопросов, требующих изучения. Работа с фокус-группами способствует более или менее полному раскрытию мнений и возможностей всех участвующих в дискуссии лиц. Основное достоинство указанного метода - динамическое обсуждение вопроса в режиме свободного столкновения взглядов, возникновения интеллектуальных конфликтов и пр.
Метод Делфи - метод многократных индивидуальных анкетных опросов одной и той же группы экспертов с применением шкалированных оценок.
Метод Делфи характеризуется:
а) анонимностью экспертов;
б) тесной, регулярной и регулируемой обратной связью, которая осуществляется за счет проведения нескольких туров опроса;
в) групповым ответом, который получают с помощью статистической обработки полученной информации и отражает обобщенное мнение участников экспертизы. Метод требует значительных затрат времени и серьезных усилий организаторов исследования.
Ситуационный подход - система анализа неопределенных условий и событий в контексте сложившихся обстоятельств. Ситуационный подход позволяет руководителю выбрать оптимальное решение в нестандартной ситуации, формирует умение контролировать процессы, сопутствующие их возникновению.
Социологический эксперимент - это метод получения научно-обоснованной информации, при котором искусственно создается определенная ситуация воздействия какого-либо фактора на исследуемый объект и осуществляется наблюдение за его поведением в новых условиях. Примером может служить эксперимент, связанный с изучением воздействия морального (или материального) поощрения на эффективность и качество труда. Задача социолога состоит в том, чтобы зафиксировать изменения зависимых переменных, проанализировать их и сделать соответствующие выводы. С помощью эксперимента нередко добываются специфические сведения, которые трудно получить другими методами.
Общим требованием к методам и средствам, которые использует субъект государственного управления в демократическом, правовом социальном государстве, выступает их соответствие целям этого государства, следовательно, они должны быть законными и высоконравственными. И это, несмотря на то, что в различных сферах используются разные методы и приемы государственно-управляющего воздействия: в отношении уголовных преступлений используются методы уголовных наказаний и запретов; сфере гражданских правоотношений - методы дозволения, согласования и договора; в сфере администрирования - методы организации, предписаний, штрафных санкций, убеждения и т.д.
В заключение рекомендуется рассмотреть средства государственно-управленческой деятельности, т.е. те предметы, которые используются в качестве технологического инструментария и гарантированно обеспечивают успех управленческого процесса. К средствам государственного управления мы относим арсенал всех тех инструментов и рычагов, с помощью которых государство и его структуры реализуют свои управленческие функции. Арсенал этих средств постоянно пополняется и совершенствуется. Все зависит от складывающейся ситуации, тех целей, которые ставит государство перед собой, той модели исторического развития, которую избирает общество.
Средства бывают техническими - оргтехника, письменные и канцелярские принадлежности, телефон, телеграф, факс, внутренние и межведомственные информационные сети, транспортные средства; специальными - вооруженные силы, спецслужбы, правоохранительные структуры, средства таможенного и пограничного контроля, дипломатические каналы; информационно-коммуникационными - обеспечивающие получение, обработку и распространение управленческой информации: различного рода отчетность, данные статистических служб, информационные записки спецслужб и правоохранительных органов, публикации СМИ и научных центров.
В последние годы все большую популярность набирают идеи электронного правительства, позволяющие внедрить в практику государственного управления самые современные компьютерные технологии, обеспечить информатизацию практически всех его ключевых процедур и функции. В том числе путем размещения официальной информации на веб-сайтах соответствующих государственных органов, внедрения электронного документооборота и практики «единого окна», проведения экспертных форумов, видеоконференций, электронных голосований и интерактивных опросов, создания виртуальных сообществ (политических партий, клубов по интересам, электронных общественных приемных), проведения референдумов и электронных городских собраний.
А за этим - повышение эффективности государственного управления; увеличение степени прозрачности государственных органов и приближение власти к общественным нуждам; увеличение объемов информации, сокращение сроков и затрат на ее получение и обработку; интенсификация прямых и обратных связей субъектов управления и их контрагентов; снижение значимости пространственных факторов; улучшение качества предоставляемых государственных услуг. И самое главное - расширение доступа граждан к управлению делами общества и государства. В условиях электронного правительства граждане смогут не только своевременно из первых рук получать достоверную ин формацию о деятельности государственных структур, но и реально участвовать в обсуждении и принятии важнейших государственных решений.
И еще: следует помнить, что в реальной действительности формы, методы и средства управления используются комплексно, а не изолированно друг от друга. Более того, все они должны быть внутренне согласованными и органически взаимосвязанными по целям, принципам и организационно-правовым основам реализации.
После лекционного рассмотрения данной проблематики следует провести семинар и письменную контрольную работу промежуточного контроля знаний.
Принятие управленческой деятельности
Принятие решений — это функция руководителя любого уровня, в его подготовке принимают участие сотрудники данной и смежных организаций, возможно, специалисты консультационных организаций. Свою управленческую деятельность руководитель реализует через решения, поэтому они являются его основной «продукцией». Продуктом непосредственной деятельности руководителя является принятие грамотных решений. Выпуском же конкретной продукции занимаются те или иные исполнители на определенных рабочих местах.
Принятие решений — это задача для руководителя, решаемая в процессе управления. Процесс принятия решений состоит из последовательности этапов и процедур и направлен на разрешение проблемной ситуации. Этапы и процедуры имеют между собой прямые и обратные связи. Обратные связи отражают итеративный циклический характер зависимости между этапами и процедурами. Итерации в процессе принятия решений обусловлены необходимостью уточнения и корректировки данных после выполнения определенных процедур и возврата к работам на любой предшествующий этап.
В процессе подготовки и принятия решения участвуют три основных типа работников: системные аналитики, руководители и эксперты, привлекаемые для решения отдельных вопросов по определенным проблемам. Безусловно, что в принятии решений руководитель выполняет основную роль. Он принимает решения на основе своих предпочтений и несет за них ответственность.
Принятие решений, так же как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности и является ее квинтэссенцией. Поэтому так важно понять природу и сущность решений.
Что же такое решение? Попытаемся дать сначала самую общую характеристику. Обычно в процессе какой-либо деятельности возникают ситуации, когда человек или группа людей сталкивается с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действия. Результат этого выбора и будет являться решением. Таким образом, решение — это выбор альтернативы.
Каждому из нас ежедневно приходится десятки раз что-то выбирать (не всегда, правда, задумываясь об этом), на собственном опыте развивая способности и приобретая навыки принятия решений. Примеров можно привести множество: выбор одежды из имеющегося гардероба, выбор блюд из предложенного меню, выбор наиболее удобного транспортного маршрута, выбор места проведения отдыха, выбор специальности при получении профессионального образования, выбор вида банковского вклада и т. д.
Любому поступку индивида или действию коллектива предшествует принятое решение. Решения являются универсальной формой поведения, как отдельной личности, так и социальных групп. Эта универсальность объясняется сознательным и целенаправленным характером человеческой деятельности. Однако, несмотря на универсальность решений, их принятие в процессе управления организацией существенно отличается от решений, принимаемых в частной жизни.
Отличия управленческих решений:
• Цели. Субъект управления принимает решение исходя не из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации.
• Последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и ее работников, и его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей. Если организация
велика и влиятельна, решения ее руководителей могут серьезно отразиться на социально — экономической ситуации целых регионов. Например, решение закрыть нерентабельное предприятие компании может существенно повысить уровень безработицы.
• Разделение труда. Если в частной жизни человек, принимая решение, как правило, сам его и выполняет, то в организации существует определенное разделение труда; одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих проблем и принятием решений, а другие (исполнители) — реализацией уже принятых решений.
• Профессионализм. В частной жизни каждый человек самостоятельно принимает решения в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решений — гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Далеко не каждый сотрудник организации, а только обладающий определенными профессиональными знаниями и навыками наделяется полномочиями самостоятельно принимать определенные решения.
В теории принятия решения широко используется термин «лицо, принимающее решение» (ЛПР). Понятие ЛПР является собирательным. Это может быть одно лицо — индивидуальное ЛПР — или группа лиц, вырабатывающих коллективное решение, — групповое ЛПР. Поскольку в управленческой практике чаще используется термин «руководитель», то далее этот термин будет использоваться чаще, чем более научный термин «лицо, принимающее решение». Индивидуальное ЛПР и руководитель в управлении, по сути дела, являются однотипными понятиями. В роли ЛПР человек в процессе управления может принимать решения, последствия которых затрагивают интересы и влияют на жизнь многих других людей. Поэтому ошибки в принятии решений могут привести к большим негативным последствиям. В связи с этим закономерным является требование повышения эффективности управленческих решений на основе научного подхода к их формированию и выбору. Поэтому вполне обоснованно можно говорить, что повышение качества решений, принимаемых руководителями и сотрудниками, является важнейшим резервом улучшения всей управленческой деятельности.
Можно понятие «принятие решения» трактовать в узком и широком смысле. В узком смысле — это заключительный акт деятельности по выявлению, анализу различных вариантов решения, направленный на выбор и утверждение лучшего варианта решения. В данном случае решение рассматривается как акт выбора, осуществляемый индивидуальным или групповым ЛПР с помощью определенных правил. В этой связи, например, говорят: «Руководитель принял решение». В узком плане решение можно также трактовать как результат выбора, тогда оно представляет собой предписание к действию (план работы, вариант проекта и т. п.).
В широком смысле принятие решения — это процесс, протекающий во времени, осуществляемый в несколько этапов. Другими словами, это совокупность всех этапов и стадий по подготовке (выработке) решения, включая заключительный этап непосредственного принятия решения. После принятия решения осуществляется деятельность по реализации принятого решения. Иногда этот этап также включается в понятие «принятие решения».
Вопросами подготовки и принятия решений занимаются многие науки. Представители каждого научного направления, исходя из специфики рассматриваемых задачи и используемых методов, дают различные определения понятию «принятие решения». Математики рассматривают принятие решения с позиций рекомендуемых ими методов и алгоритмов; социологи — с точки зрения процессов, протекающих в обществе; психологи пытаются «заглянуть в душу человека», определяя мотивы принятия того или иного решения. Экономическая составляющая присутствует практически в любом комплексном решении и касается прежде всего вопросов рационального распределения и использования ресурсов, определения рациональных объемов производства, повышения экономической эффективности отдельных направлений производственно — хозяйственной деятельности и др. Юристы рассматривают принятие решения с точки зрения права.
Характерной особенностью любой ситуации, связанной с принятием решения, является наличие нескольких альтернативных вариантов действий, из которых надо выбрать наилучший. Выбор одного из вариантов действий и представляет собой решение ЛПР. Причем варианты действий направлены как на проведение определенных изменений, так и на сохранение существующего положения, например высокой рыночной доли, производительности труда. Наиболее сложные решения связаны с проведением различных изменений, прежде всего стратегического характера.
Формы управленческой деятельности
Формы управленческой деятельности - наиболее важный элемент управленческого процесса. Посредством этих форм на практике опредмечивается управленческая компетенция государства, его органов и должностных лиц.
Форма управленческой деятельности - это внешнее, постоянное, типизированное выражение практической активности государственных органов по формированию и реализации управленческих целей и функций. Это также способ внешнего выражения всей совокупности способов, приемов и методов работы, применяемых субъектом управления для достижения поставленных целей. По формам можно судить о том, как и с помощью каких инструментов государство реализует свою управленческую компетенцию.
Можно говорить о нескольких формах государственно-управленческой деятельности - правовых, организационно-правовых и организационных.
Правовые - это формы, посредством которых реализуются конституционные полномочия государства, фиксируются и реализуются его управленческие решения.
Правовые формы представляют собой:
- законодательствование - установление в законодательном порядке принципов и правил, определяющих технологии управленческой деятельности, поведение и деятельность физических и юридических лиц, организаций, учреждений и предприятий, общества и всех его подсистем. Реализуется законодательствование путем проведения общенациональных и региональных референдумов, принятия федеральных законов и законов субъектов федерации, общеобязательных решений представительных органов местного самоуправления;
- организационно-распорядительная деятельность в правовых формах - управленческая, исполнительно-распорядительная деятельность органов государственного управления, предполагающая издание официальных управленческих решений в форме указов, постановлений, приказов, решений, директив, распоряжений, предписаний, инструкций и т.д.;
- правосудие - судебное рассмотрение и разрешение в соответствующих процессуальных формах споров и конфликтов, возникающих между гражданами, органами государства, социальными структурами, физическими и юридическими лицами в процессе реализации управленческих решений. Решения судов (постановления, определения, решения, приговоры после вступления их в юридическую силу) должны исполняться всеми субъектами общественных отношений, независимо от их статуса, места нахождения, финансового положения и т.д.;
- контроль, который осуществляется в форме инспектирования, оперативных и плановых ревизий, комиссионного изучения положения дел на местах и т.д. Контрольной деятельностью занимаются органы исполнительной власти, прокурорские структуры, судебные органы, аудиторы счетных палат, специальные инспекции. Контрольные органы, как правило, не принимают каких-то окончательных решений. Они устанавливают факт нарушения принятого решения, на основе чего составляются соответствующие акты и протоколы. Затем следует обращение к президенту страны либо парламенту, правительству, министру или иным вышестоящим (по отношению к проверяемому объекту) органам. Нередко итоговые материалы контрольных проверок направляются в органы прокуратуры и МВД.
Все перечисленные формы имеют вполне определенный юридический смысл, предусматривают юридически значимые действия и влекут соответствующие юридические последствия. Для того чтобы управленческие решения носили официальный характер, они должны приниматься в установленном порядке и оформляться в виде соответствующих правовых актов. В них должны быть указаны все необходимые реквизиты (название и содержание документа, название органа, принявшего документ, регистрационный номер, место и дата принятия, подпись). Только такие документы подлежат обязательному, своевременному и качественному исполнению. Кстати, экспертные заключения, прогнозные оценки, статистические обобщения, социологические данные также должны быть соответствующим образом оформлены и зарегистрированы. А значит, разрабатываться и использоваться в режиме строгой законности и подконтрольности, исключая рискованные импровизации, ненужную самодеятельность.
Организационно-правовые формы. Все правовые формы государственно-управленческой деятельности являются юридически корректными в том и только в том случае, если они разработаны и реализуются в рамках утвержденных организационно-процессуальных процедур.
Такими формами являются:
- организационные действия - реорганизация, реструктуризация и диверсификация, национализация и разгосударствление, приватизация и процедуры банкротства;
- организационные структуры - комитеты, комиссии, рабочие группы, советы.
Процессуальные процедуры закрепляются в кодексах, уставах, положениях, регламентах и инструкциях, которые предусматривают буквально все «мелочи».
Даже такие, как порядок разработки, обсуждения, согласования, визирования и утверждения документа, его регистрацию и обнародование, рассылку и доведение до сведения исполнителей. Выход за пределы этих процедур недопустим. Нарушение процессуальных норм равносильно неправомерности самого управленческого решения и влечет неблагоприятные (негативные) последствия для нарушителя.
Организационные (иной раз их называют неправовыми) формы управления связаны с осуществлением определенных коллективных и индивидуальных оперативно-организационных и материально-технических действий и операций. В отличие от правовых форм, в которых выражено одностороннее волеизъявление уполномоченного на реализацию управленческой компетенции государственного органа, организационные формы такой официальностью не обладают. Они практически не влекут юридических последствий. На какие юридические последствия можно рассчитывать, если договоренность достигнута на совещании или планерке, в рамках «круглого стола», собеседования, оперативного инструктажа и не носит официального характера?
Тем не менее, значимость организационных форм в управленческой деятельности трудно переоценить. Без них нет и быть не может никакого управления. Они позволяют учесть различные точки зрения и подходы, организовать обсуждение проблемы, достичь компромиссного соглашения.
В государственно-управленческой практике используется немало различных организационных форм:
- мероприятия научного и научно-практического характера - саммиты, конференции, симпозиумы, семинары, «круглые столы», парламентские слушания;
- мероприятия оперативного характера - совещания, заседания, заслушивание отчетов, «правительственные часы», консультации, оперативки, инструктажи, пресс-конференции, брифинги;
- операции по материально-техническому и финансовому обеспечению управленческой деятельности;
- получение, регистрация и распространение управленческой информации (учет и статистика, делопроизводство, бухгалтерский учет и др.);
- пропагандистские мероприятия, направленные на разъяснение принятых управленческих решений и формирование нужного общественного мнения.
Главное, чтобы управленческая активность не сводилась к бюрократическим мероприятиям «для отчета» и созданию «видимости бурной деятельности». Ведь на подготовку и проведение формальных мероприятий затрачиваются огромные силы и средства, а общественная отдача от них, в лучшем случае, - мизерная. Результат чаше всего один - использование государственных ресурсов в бюрократических, а нередко и в личных интересах.
Множественность организационных форм, количество проводимых совещаний и заседаний - вовсе не признак демократизма и высокого профессионализма управления. Скорее, наоборот. Это свидетельство серьезных пробелов в функционировании управленческой системы, слабости правового регулирования управленческих отношений, непрофессионализма, неуверенности и безответственности тех, кто принимает и реализует решения.
Нередко также недооцениваются условия и факторы рациональности организационных форм. Отсюда массовость совещаний в ущерб качественному составу их участников; заданность состава выступающих и самих выступлений, при которой наиболее компетентные, принципиальные и заинтересованные специалисты лишаются возможности принять участие в обсуждении проблемы; бюрократическое затушевывание реальных проблем и подмена их второстепенными; отсутствие действенного контроля исполнения намеченного. Расчет один - убедить общественность в том, что проблемы находятся в поле зрения властей, создать впечатление, что их знают и пытаются решить, хотя на практике все остается по-прежнему.
Мировая наука, накопленный отечественный и зарубежный опыт предлагают немало интересного и полезного в плане повышения эффективности различных форм управленческой деятельности. При этом главным можно считать вывод о том, что организационные и правовые формы должны использоваться комплексно, с учетом их практической значимости. И еще: надо всегда помнить, что нет форм, годных на все случаи жизни. При их выборе необходим конкретный ситуационный подход.
Учет управленческой деятельности
Управленческий учет - это упорядоченная система по сбору, регистрации, обобщению и представлению информации о хозяйственной деятельности организации и ее внутренних структурных подразделений, необходимой для принятия управленческих решений.
К информации для внутреннего управления предъявляется ряд специфических требований. Она должна быть:
• оперативной, формируемой по принципу "чем быстрее, тем лучше". Минимальный срок бухгалтерской отчетности в один месяц для большинства управленческих задач неприемлем. Если есть выбор между точностью и быстротой получения данных для управления, менеджер, как правило, предпочтет второе;
• целевой, т.е. направленной на решение конкретных задач управления;
• адресной, имеющей ориентацию на конкретного потребителя - менеджера и решаемые им задачи. Адресность должна учитывать уровень служебной иерархии должностных лиц в аппарате управления организацией;
• достаточной. Информация управленческого учета не должна быть излишней, но вполне достаточной для принятия соответствующих решений. Ее достаточность во многом обеспечивается за счет аналитичности данных или возможностей их использования в экономическом анализе. Это позволяет при определенной ограниченности исходных показателей для управления широко использовать их производные, результаты аналитических расчетов, группировок, сопоставлений и т.п.;
• экономичной в получении и использовании;
• гибкой, приспособленной к возможностям изменений в бизнесе. Рыночную экономику отличают динамизм развития, неопределенность многих хозяйственных ситуаций, их многовариантность. Соответственно, система управленческого учета не должна быть стабильной, неизменной в течение многих лет. Наоборот, ее следует подвергать постоянным обновлению, совершенствованию и развитию по форме, масштабам и содержанию.
Грамотно построенный управленческий учет:
• способствует успешной деятельности предприятий;
• обеспечивает высокие темпы их стратегического развития;
• позволяет менеджменту оперативно получать необходимую учетную и аналитическую информацию;
• обеспечивает организацию конкурентными преимуществами посредством управления затратами, коммерческой деятельностью и организации общего управления;
• структурирует разные виды и направления деятельности предприятия;
• обеспечивает оценку вклада в итоговый результат различных структурных подразделений.
По целевому назначению системы управленческого учета можно подразделить на стратегический учет для высшего руководства предприятий, компаний, фирм и текущий учет для внутреннего менеджмента.
Основная цель управленческого учета - подготовка плановой, фактической и прогнозной информации о деятельности организации и ее внешней среды для принятия необходимых управленческих решений.
Основными пользователями информации управленческого учета являются руководители высшего звена, руководители структурных подразделений и специалисты.
Руководителям высшего звена, как правило, предоставляются:
• управленческая информация в виде отчетов о результатах производственной, финансовой и инвестиционной деятельности организации и ее структурных подразделений на конкретный период времени и за прошедший отчетный период;
• анализ влияния выявленных внутренних и внешних факторов на результаты деятельности организации и ее основных структурных подразделений;
• плановые и прогнозные показатели на будущие периоды.
• управленческие отчеты о деятельности подразделений на конкретный момент времени;
• плановая и прогнозная информацию о подразделениях, а также необходимая информация о контрагентах организации.
Специалисты получают необходимую информацию о деятельности организации и ее структурных подразделений, а также прогнозы влияния выявленных внутренних и внешних факторов на результаты хозяйственной деятельности предприятия.
К объектам управленческого учета относятся:
1. Издержки предприятия и его структурных подразделений.
2. Результаты хозяйственной деятельности.
3. Внутреннее ценообразование.
4. Прогнозирование будущих финансовых операций.
5. Внутренняя отчетность.
Главной задачей управленческого учета является составление внутренних отчетов, информация которых предназначена для собственников предприятия (организации) и управляющего аппарата.
Эти отчеты должны содержать информацию об общем финансовом положении предприятия, о состоянии дел в производственной деятельности.
Содержание отчетов может меняться в зависимости от их целевого назначения.
К информации, которая необходима для принятия управленческих решений, контроле и регулировании управленческой деятельности, можно отнести, например:
• продажные цены;
• затраты на производство;
• спрос, конкурентоспособность, рентабельность товаров, выпускаемых их предприятием.
Основными задачами управленческого учета являются:
• анализ состояния материальных, трудовых и финансовых ресурсов и составление информации по этим ресурсам;
• анализ затрат и доходов и отклонений по ним от установленных норм и смет;
• расчет различных показателей фактической себестоимости продукции (работ, услуг) и отклонений от нормативных и плановых показателей;
• расчет финансовых результатов деятельности отдельных структурных подразделений по центрам ответственности, реализованной продукции, выполненным работам и оказанным услугам;
• контроль и анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, ее структурных подразделений и других центров ответственности;
• планирование финансово-хозяйственной деятельности организации в целом, ее структурных подразделений и других центров ответственности;
• представление информации о воздействии ожидаемых в будущем событий, основанной на анализе прошедших событий;
• представление управленческой отчетности для принятия необходимых управленческих решений в будущем.
Информация, формируемая системой управленческого учета, должна отвечать следующим требованиям:
• достоверность. Под достоверностью понимается возможность для компетентного пользователя делать на основе данных учета и отчетности правильные выводы;
• полнота. Полнота управленческого учета означает достаточность информации для управления предприятием и его подразделениями, возможность обеспечить эту достаточность. Наиболее полными являются системы управленческого учета, включающие использование счетов и двойной записи, обеспечивающие контроль не только за затратами и результатами текущей деятельности, но и за производственными запасами, инвестициями, эффективностью функционального управления бизнесом;
• релевантность. Релевантными с позиций принятия управленческого решения являются данные и сведения, учитывающие условия, в которых принимается решение, его целевые критерии, имеющие набор возможных альтернатив и характеризующие последствия реализации каждой из них;
• целостность. Это означает, что управленческий учет должен быть системным даже в тех случаях, когда он ведется без использования первичной документации, счетов и двойной записи. Системность в этом случае означает единство принципов отражения учетной информации, взаимосвязь регистров учета и внутренней отчетности, обеспечение в необходимых случаях сопоставимости ее данных с показателями бухгалтерского учета и отчетности;
• понятность. Понятность информации управленческого учета обеспечивается за счет отражения в учетных регистрах результатов анализа полученных показателей, представления данных в виде аналитических таблиц, графиков, динамических рядов и т.п.;
• своевременность. Своевременность управленческого учета означает его возможность обеспечить менеджеров необходимой информацией к сроку принятия решений;
• регулярность. Важно также, чтобы внутренняя отчетность была регулярной, т.е. повторяемой во времени.
Таким образом, данные хорошо организованного управленческого учета позволяют выявить области наибольшего риска, узкие места в деятельности организации, малоэффективные или убыточные виды продукции и услуг, места и способы их реализации.
Они используются для определения наиболее выгодного для данных условий ассортимента продукции и работ, цен и тарифов их продажи, пределов скидок при разных условиях сбыта и платежа, для оценки эффективности дополнительных затрат и рациональности капитальных вложений.
Только по данным управленческого учета можно выбрать оптимальный вариант решения задач типа: "производить самим или покупать", "в каком количестве выгодно купить и продать", "на каком оборудовании следует разместить заказ", "в каких случаях ремонт оборудования лучше покупки новых машин" и др.
Управленческая деятельность органов местного самоуправления
Местное самоуправление имеет большое значение для поиска новых моделей управления обществом, формирования новой российской государственности, где пирамида формирования и удовлетворения потребностей принципиально перевернута: не государство определяет то, что нужно местному сообществу и в каком объеме, а само население посылает импульсы-требования к местной власти, а она, в свою очередь, - государству. Суть в том, что полномочия по определенным предметам ведения должны исполняться на максимально приближенном к населению уровне власти, где может быть достигнута относительная замкнутость цикла оказания услуг. Поэтому именно местное самоуправление, являясь властью местного сообщества, может реализовать эту идею, в силу знания местных условий, интересов совместного проживания и хозяйствования, а также подконтрольности его органов власти населению. Являясь властью специфической, производной от государственной, местное самоуправление имеет два вида полномочий: собственные и переданные государством. В то же время содержание управленческой деятельности органов местного самоуправления имеет двойственную природу. Она включает в себя как вопросы общего взаимодействия органов местного самоуправления с хозяйствующими субъектами разных форм собственности, действующими на территории муниципального образования, так и регулирование хозяйственных отношений для муниципальных предприятий, учреждений и организаций.
В основе управленческой деятельности органов местного самоуправления лежит удовлетворение или реализация общественных (коллективных) интересов и потребностей местного сообщества. Поэтому основным видом деятельности органов местного самоуправления является подчинение деятельности предприятий, организаций и учреждений муниципальной и иных форм собственности, расположенных на территории муниципального образования, удовлетворению общественных (всеобщих) интересов граждан. Чем богаче и благополучнее будут эти хозяйствующие субъекты, тем полнее будет местный бюджет, а отсюда - наиболее полно будут удовлетворяться нужды местного населения. При этом целью органов местного самоуправления является не только координация (регламентация) хозяйственной деятельности этих субъектов, но и создание благоприятных условий, в которых она протекает.
В настоящее время в связи развитием местного самоуправления все возрастает роль муниципального управления, как особого типа управленческой деятельности, основанного на муниципальном праве и, в то же время, научной дисциплины, носящей междисциплинарный характер.
Исходя из специфики управленческой деятельности органов местного самоуправления применительно к уровню муниципальных образований следует говорить о муниципальном управлении, которое включает в себя и менеджмент, и маркетинг территории, и стратегическое планирование и координацию деятельности всех субъектов, расположенных на территории муниципального образования с целью удовлетворения коллективных интересов и потребностей местного сообщества.
Социальная сфера воспроизводит и развивает главное богатство муниципального образования - его человеческий потенциал, человеческий капитал. Содержание и развитие социальной инфраструктуры муниципального образования поглощает значительную долю средств местных бюджетов. В отраслях социальной сферы работает основная часть так называемых бюджетников, т. е. работников, получающих заработную плату из бюджетных средств. Поэтому одной из главных задач органов местного самоуправления является формирование и реализация муниципальной социальной политики. Муниципальная социальная политика - это система целей, задач и механизмов их реализации, направленных на обеспечение населения социальными услугами, на содержание и развитие социальной сферы муниципального образования.
Муниципальная социальная политика строится в русле социальной политики государства и во взаимодействии с органами государственной власти, в первую очередь с органами власти субъектов РФ. Через муниципальную социальную политику реализуются как собственные полномочия местного самоуправления, так и переданные на муниципальный уровень государственные полномочия в социальной сфере. Социальная сфера и социальная политика (государственная и муниципальная) может рассматриваться в широком и в более узком смысле слова. В широком смысле к социальной сфере относят все, что обеспечивает жизнедеятельность человека. В этом понимании вся муниципальная политика является социальной. В более узком смысле под социальной сферой муниципального образования, как сказано, понимается сфера воспроизводства самого человека, его физических и духовных параметров, тогда как воспроизводство материально-вещественной среды обитания человека относится к градообслуживающей сфере.
К основным направлениям муниципальной социальной политики, фактически реализуемым органами местного самоуправления относятся:
- содействие занятости населения и обеспечению благоприятных условий труда на предприятиях, расположенных на территории муниципального образования;
- содействие обеспечению граждан жильем через создание условий для жилищного строительства и прямое обеспечение жилыми помещениями малоимущих граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий;
- участие в обеспечении социальной поддержки отдельных групп населения;
- организация муниципальной системы здравоохранения, обеспечение санитарного благополучия населения;
- организация предоставления образовательных услуг, содержание и развитие муниципальных учреждений дошкольного, основного общего и профессионального образования;
- создание условий для деятельности учреждений культуры и досуга в муниципальном образовании, содержание муниципальных учреждений культуры и мест массового отдыха, сохранение памятников истории и культуры, находящихся в муниципальной собственности;
- создание условий для развития физической культуры и спорта в муниципальном образовании, содержание муниципальных физкультурно-спортивных сооружений;
- реализация муниципальной молодежной политики.
Разработка конкретной системы мероприятий в рамках муниципальной социальной политики должна учитывать тип данного муниципального образования и специфику местного сообщества. Такая разработка осуществляется и реализуется органами местного самоуправления с привлечением широких слоев общественности.
В представительном органе муниципального образования, как правило, создаются комитеты и комиссии по социальной политике. В структуре местной администрации обычно есть заместитель главы по социальным вопросам и структурные подразделения, курирующие то или иное направление социальной политики (образование, здравоохранение, культуру, социальную защиту и т. д.). Данные структурные подразделения координируют свою деятельность с соответствующими государственными органами субъекта РФ.
Основы управленческой деятельности
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
• получение информации и ее обработка;
• анализ, подготовка и принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.
Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:
• организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
• организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
• координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
• передача документов внутри и между структурными подразделениями;
• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
• разработка и использование унифицированных форм документов;
• организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
• регистрация документов;
• организация хранения и использования документов;
• организация контроля исполнения документов;
• проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.
Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Система ОРД включает в себя три документационных массива:
1. Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).
2. Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).
3. Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
