Информационное обеспечение управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Информационное обеспечение функции планирования состоит реализации следующих процедур:
• сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;
• документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;
• получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
• сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
• сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
• доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
• документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
• сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
• сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
• сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
• организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
• доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
• сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
• сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;
• доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
• документационное оформление принятых руководителем, на основании полученной информации решений;
• доведение данных решений до исполнителей;
• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.
Учетную систему организации целесообразно представить как определенным образом упорядоченную и подчиненную внутреннему регламенту систему процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.
Об эффективности учетной системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации:
1. наличие: отражены действительно существующие операции;
2. полнота: отражены все реальные операции;
- арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны;
- разноска по счетам: все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;
- формальная разреженность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;
- временная определенность: все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;
- представление и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.
Кроме того, при формировании системы учета должно быть учтено следующее:
1. Организационная структура учетных подразделений. Вопросы оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.
2. Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности. Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их сохранности и осуществление их инвентаризации.
Формально установленные процедуры санкционирования хозяйственных операций. Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий.
Формальное разрешение - это решение либо относительно общего типа хозяйственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так и ошибок.
Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции; порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, подготовки периодической бухгалтерской отчетности.
Качественное информационное обеспечение.
Таким образом, качественное информационное обеспечение одна из главных задач управленческой деятельности предприятия. Точная и своевременная информация позволяет предприятию увеличить объем прибыли, быть конкурентоспособным, принять решение в максимально короткие сроки, быстрее выполнять свои обязанности.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
