Утверждение документа регламентировано набором особых правил, которые включают в себя, прежде всего, указание всех необходимых атрибутов (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Стоит отметить, что правила написания отдельных реквизитов являются общими для разных видов координационно-распорядительных указаний.
Обозначение принадлежности является обязательным элементом оформления руководящих решений (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
При этом любой административный акт индивидуален по набору отраженных в нем признаков, и в то же самое время все отдельные составляющие обязательны для любого из них вне зависимости от типа. В случае отсутствия даже одного реквизита из перечня, приказ не может иметь юридической силы.
К обязательным атрибутам координационных бумаг относят:
• название организации (наименование);
• дата составления документа;
• регистрационный номер, который заносится в журнал записи исходящих данных;
• текстовая часть (содержание);
• подпись.
Иные реквизиты являются обязательными для определенных видов управленческих бумаг. Например, для правильного оформления письма необходимо указать справочные данные о фирме, обозначить адресата, поставить отметку об исполнителе, а в приказах нужно указывать наименование документа и место его издания.
Обязательные реквизиты подразделяются на:
• постоянные (заголовок) или неизменные на протяжении долгого времени (название компании и данные о ней);
• изменяемые (дата, содержательная часть, шапка и т. д.).
Структура руководящей документации включает в себя следующие части:
1. Заголовочная. Является началом текста и содержит сведения о фирме, то есть составителе, а также первичные данные о самом документе;
2. Содержательная. Это основная, в которой раскрывается его назначение и ключевой смысл;
3. Оформляющая. Содержит совокупность реквизитов, подтверждающие подлинность свидетельства. Также в ней располагают различные делопроизводственные отметки для более удобной работы.
Разумеется, главной считается содержательная, но и значением остальных пунктов пренебрегать не стоит. Особенно это касается третьего раздела, ведь именно благодаря правильному оформлению указание может иметь юридическую силу.
В качестве примера можно рассмотреть Положение о секретариате, оформленное согласно требованиям, в соответствии с которыми должен составляться управленческий документ этого вида (информация, которая вносится от руки, выделена с помощью использования другого шрифта).
ОРД очень важна и необходима для принятия руководящих решений. В связи с этим каждый сотрудник должен знать, как она оформляется, правила расположения реквизитов и даже верные размеры полей.
Однако современная практика показывает, что не любую бумагу с текстовой информацией можно считать документом. Это связано с погрешностями и ошибками, допускаемыми людьми, которые его составляют.
Верно оформленный координационно-управленческий акт обязательно содержит реквизиты (чаще на лицевой стороне, реже – на оборотной). Кроме того, он должна иметь грамотно составленную содержательную часть.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
