Документы, образующиеся в процессе деятельности любой организации, с точки зрения значимости для человека, государства, общества подразделяются на документы постоянного срока хранения и документы временных сроков хранения. Сроки хранения документов указаны в перечнях документов со сроками хранения. Данные перечни используются в делопроизводстве организаций (при подготовке номенклатур дел, при формировании дел, при подготовке документов для передачи в архив организации), в архиве организации (при подготовке и передаче документов организаций – источников комплектования в государственный, муниципальный архив).
Указанный Перечень является основой определения сроков хранения управленческих документов любой организации независимо от сферы деятельности и формы собственности.
Рассмотрим структуру Перечня и его применение при подготовке номенклатур дел организаций.
Структура перечня:
• Общие положения.
• Перечень документов.
• Список сокращений.
• Указатель видов документов.
Общие положения предельно кратко характеризуют Перечень, состав документов, которые включены в него, структуру разделов и граф перечня, сообщают о наличии указателя и списка сокращений.
Законы и иные нормативные правовые акты, опыт практической работы организаций и архивов, специальное исследование ВНИИДАД стали базой подготовки Перечня и позволили включить в него большой круг документов, образующихся при документировании типовых (общих для всех или большинства организаций) функций управления.
Перечень состоит из 12 разделов (групп функций), включающих следующие подразделы:
1. Организация системы управления.
1.1. Руководство.
1.2. Организационные основы управления.
1.3. Контроль.
1.4. Правовое обеспечение деятельности.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.
2. Планирование деятельности.
2.1. Прогнозирование.
2.2. Текущее планирование.
2.3. Ценообразование.
3. Финансирование деятельности.
3.1. Финансирование, кредитование.
4. Учет и отчетность.
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.
4.2. Статистический учет и отчетность.
5. Экономические, научные, культурные и иные связи.
12. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
12.1. Организация деятельности.
12.2. Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
При составлении номенклатуры дел организации данные функции сопоставляются с функциями организации, изложенными в ее уставе, приказах, положениях, штатном расписании, для определения конкретного наполнения соответствующих разделов номенклатуры дел.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• номер по порядку (номер статьи);
• вид документа;
• срок хранения документа;
• примечания.
Сведения всех четырех граф составляют статью Перечня.
Номер статьи. Статьи в Перечне имеют валовую нумерацию по всем разделам и подразделам.
В номенклатуре дел организации статьи Перечня указываются к сроку хранения соответствующего дела, документа со ссылкой на сам Перечень.
Вид документа. Перечень не содержит конкретных наименований документов, а дает их в обобщенном виде.
В Перечне применяется обобщающее слово “документы”, когда в статье объединены несколько видов документов по одному вопросу и одного срока хранения. В скобках приводятся виды документов.
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений.
В номенклатуре дел организации наименование вида документа может быть приведено полностью из Перечня или же дополнено сведениями: об авторе, адресате, вопросе документа.
Срок хранения документа. Срок хранения, указанный в Перечне для определенных видов документов, переносится в номенклатуру дел организации. Снижение сроков хранения запрещено. Повышение сроков хранения возможно при обосновании его необходимости практикой работы организации.
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива (не передает туда свои документы постоянного срока хранения), то указанный в Перечне срок хранения “постоянно” не может быть менее десяти лет.
Срок хранения “До минования надобности”, указанный в Перечне, не может быть менее одного года. Предельный же срок хранения документов определяет сама организация.
Срок хранения ряда видов документов в Перечне разбит на две позиции:
• по месту разработки и утверждения;
• в других организациях.
В номенклатуре дел организации, как правило, приводится соответствующая позиция.
Отметка “ЭПК” (“ЦЭК”, “ЭК”), проставленная к сроку хранения, означает, что часть документов после проведения экспертизы их ценности может быть оставлена на постоянное хранение.
Примечания. Примечания в Перечне содержат сведения, уточняющие сроки хранения документов.
“После замены новыми”, “После истечения срока действия договора”, “После утверждения” и др.
Список сокращений, приложенный к Перечню, содержит только общепринятые в делопроизводстве и архивном деле сокращения. В номенклатуре дел организации он может быть дополнен.
Рекомендуем избегать увеличения списка сокращений таким образом: при первом употреблении в тексте применять полное словосочетание, а в скобках приводить его сокращение, что позволит употреблять далее в тексте только сокращение.
Указатель в Перечне приводит в алфавитном порядке виды документов и ссылки на соответствующие статьи Перечня, где данные виды документов указаны.
При подготовке номенклатуры дел организации указатель видов документов является справочником, позволяющим ускорить поиск нужных документов.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
