Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающей возможность реализации управленческой деятельности.
Документы необходимы:
– для осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
– формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
– обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
– обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
– соблюдения требований нормативных правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
– обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
– защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;
– обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
– документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
– формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы.
Сохранять созданные документы необходимо в следующих целях:
1. Для обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценки их будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:
– сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;
– сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности.
2. Для соответствия требованиям нормативных правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения нормативной базы, применимой к управлению документами с учетом особенностей деятельности организации.
3. Для соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:
– идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);
– идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
– соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.
Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативных правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Документ является аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин "аутентичный документ" равнозначен термину "подлинный документ".
Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который, как следствие, безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Содержание (контент) – это фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.
Структура – это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).
Контекст (внешняя среда) – это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также включают в себя и данные, связанные с управлением документами.
Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа. Метаданные включают также данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).
Различаются метаданные о самом документе, о принципах и правилах управленческой деятельности, о лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления, об управленческой деятельности и ее процессах, о процессах документационного обеспечения управления.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
