Контроль первичных документов обеспечивает полный цикл контроля качества отражения первичной документации в системах учета, а также реализует полноценное отслеживание выполнения процедур связанных с исправлениями и заменой документов, с персонификацией зоны ответственности.
В рамках процесса предусматривается возможность сплошного штрих-кодирования документов, что существенно упрощает процедуры их поиска и, соответственно, реально уменьшает трудозатраты.
На различных стадиях жизненного цикла первичных документов могут возникать различные проблемы, связанные с расхождениями цен, количества, а также с оформлением. Все проблемы регистрируются в системе и для ответственных лиц создаются соответствующие задания: на контроль цены, контроль замены и прочие.
При продвижении документов (изменении статусов) учитывается наличие незавершенных заданий.
Контроль первичных документов позволяет достаточно просто отслеживать проблемные документы, предоставлять заинтересованным лицам полную информацию по проблемам, срокам их разрешения. Его применение крайне актуально при построении взаимоотношений с поставщиками, а также для системы внутреннего контроля первичного учета и построения системы мотивации персонала.
Своевременное закрытие взаиморасчетов с контрагентами – один из самых наболевших вопросов, который стоит в настоящее время перед руководителями предприятий и финансовыми службами. Вовремя поступившие и отраженные в учетной системе документы от контрагентов оказывают существенное влияние на финансовое состояние компании и оптимизацию бизнес-процессов.
К тому же, эти данные отражаются в бухгалтерской отчетности, предоставляемой внутренним и внешним потребителям информации, а также влияют на показатели налоговой отчетности.
В случае несвоевременного поступления или отсутствия правильно оформленных первичных документов становится невозможным:
• подтвердить обоснованность принятия к вычету сумм НДС;
• признать коммерческие и управленческие расходы для определения налоговой базы по налогу на прибыль;
• выполнять требования российского законодательства.
В связи с этим контролирующие органы могут начислить штрафные санкции за недостоверность данных учета и отчетности. Одним из наиболее оптимальных решений данной проблемы является создание на предприятии службы контроля первичных учетных документов.
Благодаря отлаженной системе внутреннего контроля можно избежать возникновения ошибок в учете и даже снизить риск принятия неэффективных решений в менеджменте, которые в свою очередь могут привести к убыткам и даже гибели предприятия.
Что же необходимо сделать в первую очередь для формирования системы внутреннего контроля?
Главное - определить цели и провести мероприятия, которые принесут максимально эффективный результат.
К основным целям относятся:
• соответствие ведения бухгалтерского и налогового учета утвержденной учетной политики в компании;
• обеспечение бизнеса достоверной информацией;
• гарантированная сохранность и защита информации;
• результативность хозяйственной деятельности;
• соблюдение правил составления и предоставления бухгалтерской и налоговой отчетности.
Наиболее эффективную реализацию этих целей можно осуществить с помощью средств автоматизации, то есть организовать на предприятии системный контроль наличия первичных учетных документов с детализацией по контрагентам, договорам, статусу документа, ответственному исполнителю и т. д.
Необходимо также предусмотреть возможность автоматического формирования отчетов о недостающих документах для оперативного взаимодействия с финансовыми службами контрагентов по сбору исходящей и входящей документации.
Таким образом, с помощью автоматизации контроля документооборота можно оптимизировать бизнес-процессы, свести к минимуму "человеческий фактор", обеспечить оперативный учет фактов финансово-хозяйственной деятельности в компании, а также исключить ошибки при подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
