Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Различают:
• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
В ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы делопроизводства. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационно-учетной форме.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Контроль исполнения документов
Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов, позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.
Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Контроль можно разделить на два вида:
• контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
• контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:
• фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
• проверка доведения документа до исполнителя в срок;
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
• внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
• внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
• составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.
В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.
Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.
Документы валютного контроля
Банковский валютный контроль — неотъемлемая часть внешнеэкономической деятельности. Если вы заключили, например, внешнеторговый контракт с иностранной организацией, подписали с нерезидентом договор на оказание услуг, аренды (лизинга), то вам не избежать общения с банком в рамках валютного контроля. Но вот насколько оно будет тесным, зависит от целого ряда факторов. Эта статья поможет вам разобраться, какие документы и в какие сроки нужно будет подать в банк в отношении контракта с нерезидентом.
Нерезиденты для целей валютного контроля — это, в частности п. 7 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ (далее — Закон № 173-ФЗ):
• организации, созданные в соответствии с законодательством иностранных государств и находящиеся за пределами нашей страны;
• филиалы (постоянные представительства) этих организаций, находящиеся на территории России;
• физические лица, не являющиеся гражданами нашей страны (за исключением постоянно проживающих у нас иностранных граждан (лиц без гражданства), имеющих вид на жительство);
• граждане России, которые в иностранном государстве не менее 1 года:
• постоянно проживают;
• временно пребывают на основании как минимум годовой рабочей или учебной визы (их совокупности с общим сроком действия не менее 1 года).
Как только вы заключили контракт с нерезидентом, первое, что вам нужно сделать в рамках банковского валютного контроля, — определить, надо оформлять паспорт сделки или нет.
Если сумма вашего контракта с нерезидентом равна в эквиваленте 50 тыс. долл. США по курсу, установленному ЦБ РФ на дату заключения контракта, или превышает эту величину, вам необходимо оформить паспорт сделки в уполномоченном банке, через который будут проходить расчеты по контракту пп. 5.2, 6.1 Инструкции ЦБ № 138-И (далее — Инструкция № 138-И). А в ситуации, когда все расчеты пойдут через счета в зарубежных банках, оформлять паспорт сделки вам придется в территориальном отделении Центробанка по вашему юридическому адресу п. 11.1 Инструкции № 138-И. Забегая вперед, скажем, что в последующем туда же необходимо будет подавать и справки валютного контроля п. 11.5 Инструкции № 138-И. Если же расчеты лишь частично пойдут через зарубежные счета, то паспорт сделки нужно открывать в уполномоченном банке и отчитываться перед ним же пп. 11.2, 11.10 Инструкции № 138-И.
Случается, что на дату заключения контракта паспорт сделки не требуется, поскольку сумма обязательств меньше 50 тыс. долл. США в эквиваленте. Однако в дальнейшем обязательства увеличиваются (их общая сумма становится равна 50 тыс. долл. в эквиваленте или больше). И вам уже нужно оформить паспорт сделки. Сделать это необходимо не позднее даты, когда сумма обязательств по контракту превысит указанную выше сумму п. 6.5.3 Инструкции № 138-И. Поэтому если вы предполагаете такое развитие событий, то можете подать в банк документы, необходимые для оформления паспорта сделки, заранее п. 1 Информационного письма ЦБ № 44.
Предельный срок, в который должен быть оформлен паспорт сделки, зависит от того, какая операция будет первой по контракту.
В общих случаях оформить паспорт сделки нужно в сроки, указанные в таблице:
Первая операция по контракту с нерезидентом
Крайний срок подачи документов для оформления паспорта сделки
Зачисление на счет иностранной валюты (рублей) п. 6.5.1 Инструкции № 138-И
Не позднее 15 рабочих дней со дня поступления денег на счет пп. 2.3, 3.8 Инструкции № 138-И
Списание со счета иностранной валюты (рублей) п. 6.5.2 Инструкции № 138-И
Одновременно с распоряжением на перевод валюты или расчетным документом пп. 2.3, 3.8 Инструкции № 138-И
Ввоз в Россию (вывоз из России) декларируемых товаров п. 6.5.4 Инструкции № 138-И
Не позднее даты подачи декларации на товары (документов, используемых в качестве декларации)
Ввоз в Россию (вывоз из России) недекларируемых товаров пп. 6.5.5, 9.1.2 Инструкции № 138-И
Не позднее 15 рабочих дней после месяца оформления товаросопроводительных и коммерческих документов пп. 9.1.2, 9.2.2, 9.3 Инструкции № 138-И
Выполнение работ, оказание услуг, передача информации и результатов интеллектуальной деятельности п. 6.5.6 Инструкции № 138-И
Не позднее 15 рабочих дней после месяца оформления подтверждающих документов пп. 9.1.3, 9.2.2, 9.3 Инструкции № 138-И
Для оформления паспорта сделки вам необходимо представить в банк договор или выписку из него п. 6.6.2 Инструкции № 138-И. Но далеко не всегда заключение договора предполагает составление одного документа, подписанного сторонами. Вы могли заключить внешнеэкономический контракт, обменявшись, скажем, телефаксами или электронными документами (позволяющими достоверно установить, что документ исходит от контрагента) п. 1 ст. 160, ст. 434 ГК РФ. Также договор будет считаться заключенным (в письменной форме), если, получив от контрагента письменное предложение, вы соглашаетесь и, скажем, отгружаете товар или переводите деньги п. 3 ст. 438 ГК РФ. Как разъяснил Центробанк, в таком случае вам нужно представить в уполномоченный банк те документы, которыми вы обменивались со своим зарубежным партнером Методические рекомендации ЦБ № 14-МР. Например, полученное по факсу от иностранного контрагента письмо с просьбой о поставке и оригинал вашего ответного счета, направленного партнеру по факсу. Либо при акцепте действием — накладную на отгрузку товара. Главное — чтобы документы, которыми вы обменялись с контрагентом, содержали все существенные условия договора, необходимые для валютного контроля. В частности, предмет договора (наименование поставляемых товаров, описание оказываемых услуг и т. п.), цену контракта, сроки исполнения сторонами своих обязательств.
На рассмотрение поданных документов и принятие решения у банка есть 3 рабочих дня. Если банк обнаружит какие-то ошибки в заполненной вами форме паспорта сделки, несоответствия с данными представленных документов или же отсутствие каких-то необходимых бумаг, он вернет вам поданные документы для устранения недочетов пп. 6.9, 6.10 Инструкции № 138-И. Вместе с тем документы для оформления паспорта сделки считаются поданными с соблюдением срока, только если банк в этот установленный срок принял их и оформил паспорт сделки — подписал заполненную вами форму, присвоил номер и проставил дату оформления п. 6.7 Инструкции № 138-И.
Обращаться в банк за оформлением паспорта сделки нужно заблаговременно. В идеале — сразу после заключения контракта.
Одним лишь оформлением паспорта сделки «валютно-контрольное» общение с банком не ограничивается. За дальнейшие операции по контракту вы должны будете отчитываться перед банком.
Перед банком нужно отчитываться не только за операции, связанные с расчетами по контракту с нерезидентом. Необходимость представить документы в банк может возникнуть, скажем, при ввозе/вывозе товаров, при оказании (выполнении работ). Для вашего удобства всю информацию о том, в каких случаях, какие документы и в какие сроки нужно подавать в банк, мы привели в таблице.
В случаях, когда в расчетах по контракту с нерезидентом участвует третье лицо — резидент (либо если третье лицо исполняет обязательства по контракту иным способом), отчитываться по валютным операциям нужно в особом порядке гл. 12 Инструкции № 138-И.
Получив справку о валютных операциях (справку о подтверждающих документах), банк проверит, правильно ли она оформлена и соответствует ли указанная в ней информация (включая код вида валютной операции и код вида подтверждающего документа) данным приложенных документов и сведениям, переданным в банк таможней п. 18.1 Инструкции № 138-И.
Справку о валютных операциях банк должен проверить п. 18.2 Инструкции № 138-И:
• при списании денег с расчетного счета — не позднее рабочего дня после подачи справки;
• при зачислении денег — не позднее 3 рабочих дней со дня представления справки.
А для проверки справки о подтверждающих документах банку отведены следующие сроки п. 18.2 Инструкции № 138-И:
• если справка оформляется в отношении задекларированного ввезенного товара, оплаченного авансом, или вывезенного товара, на который предоставлена отсрочка оплаты, — не позднее 10 рабочих дней с даты подачи справки;
• в остальных случаях — не позднее 3 рабочих дней со дня представления справки.
Банк не примет справку, если обнаружит какие-либо ошибки и несоответствия. Вы получите неправильную справку назад с указанием даты и причины возврата пп. 18.5, 18.6 Инструкции № 138-И.
В срок, установленный банком, вы должны будете подать новую справку о валютных операциях (о подтверждающих документах), устранив все замечания п. 18.7 Инструкции № 138-И.
Справки о валютных операциях и о подтверждающих документах считаются поданными в срок, если п. 18.9 Инструкции № 138-И:
• вы своевременно направили их в банк;
• банк проверил их и принял.
Поэтому чем раньше вы представите в банк «валютные» справки, тем лучше.
Есть разъяснения Росфиннадзора, где указано: когда в банк подаются справки о валютных операциях, справки о подтверждающих документах и сами подтверждающие документы, «в срок исполнения обязанности резидентом срок их проверки уполномоченным банком не включается» Письмо Росфиннадзора № 43-01-06-25/4133.
Но судебная практика показывает, что вам все-таки может грозить штраф, если новую, правильную справку о валютных операциях (о подтверждающих документах) взамен своевременно представленной, но ошибочной вы подадите в банк уже по истечении срока, отведенного на представление справки Постановление 1 ААС № А43-21628.
Возвращая вам справку, банк устанавливает срок для исправления недочетов и подачи новой справки. Но, по мнению некоторых судов, указания банка никак не влияют на предельный срок, установленный для представления справок Постановление 1 ААС № А43-21628.
В отношении представленных справок о валютных операциях, о подтверждающих документах нельзя руководствоваться принципом «подал — и забыл».
Ведь если сведения, приведенные в этих справках, изменятся (за исключением изменения данных о резиденте или уполномоченном банке), вам нужно будет подать корректирующую справку. Сделать это необходимо не позднее 15 рабочих дней после даты оформления документов, подтверждающих изменения. Эти документы нужно будет подать в банк вместе со справкой пп. 2.9, 3.15, 9.7 Инструкции № 138-И.
Вы можете договориться с банком, что на основании представленных вами документов банк сам будет оформлять пп. 2.4, 3.9, 6.3, 9.4 Инструкции № 138-И:
• паспорт сделки;
• справки о валютных операциях;
• справки о подтверждающих документах.
Услуги эти, конечно, платные. Узнайте расценки в своем банке. Возможно, вы предпочтете заплатить сумму в пределах 5000 руб. за оформление паспорта сделки (в пределах 1500 руб. — за оформление справок), чем делать это самостоятельно.
Но имейте в виду, что разбираться с правилами оформления паспортов сделок и справок вам все равно будет нужно. Ведь составление банком этих документов не снимает с вас ответственности за их правильное содержание и соблюдение сроков оформления!
Если вы не подадите в банк нужные документы вовремя, то банк никак не сможет своевременно оформить паспорт сделки или справки.
После же заполнения банком паспорта сделки (или справки) вам нужно будет проверить этот документ. И если обнаружите ошибки и неточности, надо в течение 15 рабочих дней после даты получения паспорта сделки (справки) подать в банк заявление на его переоформление (или корректирующую справку)пп. 2.10, 3.9, 6.11, 9.4 Инструкции № 138-И.
Организация контроля документов
Организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Система контроля нужна для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Контроль исполнения документов (поручений) в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.
Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, поскольку для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учетные данные о документах, которые вводятся в систему (в электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. Инструкция должна определять: кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях; какие документы ставятся на контроль; этапы контроля исполнения документов; типовые сроки исполнения документов; формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД); ведение (основные этапы) контроля исполнения документов; порядок работы исполнителя с документами; обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).
На контроль ставятся документы, требующие исполнения, то есть содержащие просьбы, запросы, поручения вышестоящих органов и руководства организации и др. Как правило, это поступившие в организацию (входящие) документы и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.).
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Перечень типовых сроков исполнения документов включается в Инструкцию по делопроизводству организации. Типовой срок исполнения документа может быть изменен руководителем организации только в сторону его уменьшения.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Продление срока исполнения документа должно быть серьезно обосновано, что входит в обязанности ответственного исполнителя.
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях (исключая нерабочие праздничные дни): внутренних - с даты подписания (утверждения) или регистрации документа, поступивших из других организаций - с даты их поступления, обращений граждан – с даты их регистрации в организации, на которую законом отведено три дня с момента поступления обращения.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его исполнение имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
Служба контроля периодически обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации.
Данные контроля исполнения должны содержать сведения ходе и сроках выполнения документов и быть средством обратной связи (исполнитель - руководитель) в управлении. Эти данные необходимы для повышения исполнительской дисциплины, для принятия решений руководством о поощрении работников, не допускающих неисполнения документов в установленные сроки, и, в свою очередь, для принятия мер по наказанию работников, систематически допускающих такие нарушения.
Контроль сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в несколько этапов:
• постановка документов на контроль;
• проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;
• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
• снятие документа с контроля;
• направление исполненного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
На контроль поступают только зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль, поэтому служба делопроизводства должна, прежде всего, обеспечить доведение документа до исполнителя, что осуществляется под роспись работника, а также в электронном виде - по системе электронного документооборота. Если у документа несколько исполнителей, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии документа.
Как правило, за 3-5 дней до срока исполнения служба делопроизводства напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа, для этого исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документа (документов).
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до окончания этого срока направляет руководителю обоснование в форме докладной или служебной записки о необходимости продления срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ считается неисполненным. Решение руководителя о продлении срока исполнения сообщается в службу делопроизводства.
После исполнения документы снимаются с контроля. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело и составляют единый комплекс документов.
Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года). Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и др.
Данные о результатах контроля используются руководством для принятия решений, направленных на совершенствование деятельности организации.
Система контроля документов
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
• постановка документов на контроль;
• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
• снятие документа с контроля;
• направление исполненного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы:
a. Идентифицировать невыполнение требуемых действий;
b. Обеспечить поиск документов;
c. Предотвратить утрату документов;
d. Исследовать использование системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);
e. Сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций (объединении или миграции систем) возникли отдельные документы.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям. Это процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.
Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Как установлено в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле («К» или штамп «Контроль»). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Документы производственного контроля
Производственный контроль – это контроль за соблюдением санитарных норм и правил, гигиенических нормативов и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий.
Обязанность по организации и осуществлению производственного контроля лежит на всех без исключения работодателях, в соответствии со статьей 11 Федерального закона № 52-ФЗ.
Производственный контроль на предприятии проводится независимо от результатов специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест, наличия или отсутствия превышений допустимого уровня воздействия соответствующих вредных и опасных факторов.
В настоящее время порядок выполнения производственного контроля установлен СП №1.1.1058-1.
Целью производственного контроля является обеспечение безопасности для человека и среды его обитания, путем выполнения санитарных норм и правил, санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий, а также организации и осуществления контроля за их соблюдением.
Объектами производственного контроля являются:
• производственные и общественные помещения, здания, сооружения;
• санитарно-защитные зоны и зоны санитарной охраны;
• транспорт;
• технологическое оборудование и технологические процессы;
• рабочие места, используемые для выполнения работ, оказания услуг (в том числе на выделенных участках работ на территории заказчика);
• сырье, полуфабрикаты, готовая продукция, отходы производства и потребления.
Производственный контроль на предприятии включает мероприятия, направленные на поддержание и обеспечение безопасного уровня производственного воздействия на человека и его среду обитания, а также на предупреждение возможного негативного воздействия. Полный перечень мероприятий производственного контроля указан в п. 2.4 СП № 1.1.1058-01.
Все необходимые лабораторные исследования и испытания выполняются лабораторией, аккредитованной в установленном порядке.
Объем и периодичность лабораторных исследований и испытаний определяются с учетом наличия вредных производственных факторов, степени их влияния на здоровье человека и среду его обитания.
Согласно указаниям санитарных норм и правил, а также общепринятой практике, периодичность производственного контроля физических факторов проводится один раз в год, но может быть установлен иной срок, в соответствии с вашей программой производственного контроля.
В типовых программах производственного контроля на предприятиях рекомендуется проводить указанные замеры:
• от 1 раза в квартал для некоторых химических веществ;
• 2 раз в год для микроклимата;
• 1 раз в год для освещённости и ряда других факторов включая химические, ЭМИ, шум, вибрацию. Последние могут проводится 1 раз в 3 года, но не реже 1 раз в 5 лет.
Ранее ППК утверждалась в Роспотребнадзоре. Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ № 13, внесены изменения в СП 1.1.1058-01 и такая необходимость отменена. Программа производственного контроля утверждается руководителем организации. Проверка правильности разработки ППК проверяется инспектирующими специалистами Роспотребнадзора во время соответствующих проверок. При выполнении измерений, специалисты лаборатории нашего Центра могут проконсультировать о правильности указания периодичности проведения измерений.
Не проведение производственного контроля является нарушением законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения.
Сроки контроля документов
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.
Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации № 452, определены следующие типовые сроки:
• поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
• поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
• если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
• запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;
• обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
• типовые сроки – принятием нового акта;
• индивидуальные – руководителями, которые их установили.
Контроль оформления документов
Требования по оформлению первичных документов:
1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записи простой карандаш.
2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.
4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.
6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.
7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.
Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:
• по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
• по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
• использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
• отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
• исправления в кассовых документах;
• записи простым карандашом;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• арифметические ошибки при таксировке документов.
Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.
Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.
Исправление ошибок в первичных документах:
1. Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера). Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России N 40). При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.
2. Остальные первичные документы. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):
• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
• над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
• на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
• если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.
Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.
Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22.
Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.
Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов.
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.
Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:
• не оформлена документами вообще;
• оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).
Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.
Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовым потерями.
Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовым потерями:
1. Штрафы. В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:
• если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс. руб.;
• если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс. руб.;
• если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:
• отсутствие первичных документов;
• отсутствие счетов — фактур;
• отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
• систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.
2. Переплата или недоплата налогов.
Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.
Например:
Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.
Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.
Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.
В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.
В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.
Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.
Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.
Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.
Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.
Будет также взыскана и сама сумма недоимки.
Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.
Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:
• искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
• искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
Документы таможенного контроля
Лица, перемещающие товары и транспортные средства через таможенную границу РФ либо осуществляющие деятельность, подконтрольную таможенным органам, обязаны представлять последним документы и сведения, необходимые для таможенного контроля.
Сведения, необходимые для таможенного контроля, таможенные органы могут получать от налоговых и иных контролирующих органов. Законодатель наделяет таможенные органы правом получать от банков и иных кредитных учреждений сведения и справки об операциях и состоянии счетов лиц, перемещающих товары и транспортные средства через российскую таможенную границу, таможенных брокеров либо иных лиц, осуществляющих деятельность, контроль за которой возложен на таможенные органы.
Документы, необходимые для таможенного контроля, по своему назначению могут быть классифицированы в следующие группы:
1. Торговые документы. К ним относятся контракты, счета, фактуры, спецификации, инвойсы, упаковочные документы и др. О них уже шла речь при комментировании ст. 174 ТК. В соответствии с письмом ГТК №01-13/14450 "О местах таможенного оформления и документах, используемых в таможенных целях" для проведения таможенного контроля могут приниматься любые, в том числе факсимильные копии контрактов, а также выписки из таких контрактов. Копии контрактов и выписки из них должны быть заверены подписью руководителя организации, заключившей контракт, а также печатью этой организации. Однако при наличии оснований полагать, что представленные документы содержат недостоверные сведения, должностные лица таможенных органов вправе потребовать оригиналы контрактов. Для подтверждения сведений о контрактодержателях могут приниматься подготовленные ими письма-заявления с указанием регистрационных и банковских реквизитов, подписанные руководителем и главным бухгалтером и заверенные печатью организации.
2. Транспортные документы. По транспортным документам товары перемещаются через таможенную границу: коносаменты, накладные, применительно к железнодорожному транспорту - дорожные ведомости, вагонные листы, передаточные ведомости, багажные квитанции.
3. Таможенные документы. Такие документы выдаются и удостоверяются должностными лицами таможенных органов. Таможенными документами являются таможенные декларации, другие документы на товары, подлежащие вручению таможенному органу назначения (документы контроля доставки), свидетельства о допущении транспортных средств (контейнеров) для перевозки товаров под таможенными печатями и пломбами, различные лицензии и квалификационные аттестаты, выдаваемые таможенными органами (лицензии на осуществление деятельности в качестве таможенного брокера, таможенного перевозчика, квалификационный аттестат специалиста по таможенному оформлению и т.д.), а также другие документы.
4. Иные документы, необходимые для таможенного контроля. К таким документам могут быть отнесены учредительные документы, подтверждающие право занятия внешнеэкономической деятельностью; сертификаты качества, соответствия; карантинные, разрешительные документы, выдаваемые иными государственными органами; воинские пропуска и др.
Перечисленные виды документов внимательно проверяются должностными лицами таможенных органов до принятия решения о выпуске и использовании товаров и транспортных средств в соответствии с избранным таможенным режимом.
Проверка документов заключается в их изучении с точки зрения соответствия действующим правилам таможенного законодательства и полноты их оформления.
Должностное лицо таможенного органа вправе потребовать от декларанта предоставления дополнительных документов, необходимых для таможенных целей. Перечень таких документов устанавливается таможенными органами исходя из целей таможенного контроля товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу России, и доводится до декларантов иных заинтересованных лиц в письменном виде.
Например, в соответствии с Инструкцией об особенностях таможенного оформления товаров, происходящих из государств-участников СНГ и ввозимых из этих государств в Российскую Федерацию в соответствии с таможенным режимом выпуска для свободного обращения (утверждена приказом ГТК № 174), для проверки сведений, заявленных в ГТД, таможенным органом может быть затребована копия грузовой таможенной декларации, оформленной таможенным органом государства отправления, содержащая обязательные сведения, как это определено в Соглашении об упрощении и унификации процедур таможенного оформления на таможенных границах, подписанном в г. Москве (указание ГТК №01-12/1302).
Для документального контроля нефти, экспортируемой из России трубопроводным транспортом, используются ГТД, оперативные коммерческие и транспортные документы (отгрузочные телексы, телексы-инвойсы и т.п.), а также акты приема-передачи, подтверждающие количество и качество отгруженной нефти, которые составляются в пунктах ее сдачи иностранному заказчику.
Особые требования предъявляются к документам, необходимым для производства таможенного контроля морских и речных судов. Капитан прибывшего из-за границы судна дает "Письменное показание капитана". В этом документе указываются наименование судна, его флаг, название порта, дата прихода, фамилия капитана, количество членов экипажа, число пассажиров и мест багажа, порт отправления, имеющаяся валюта, наименование и количество грузов, коносаменты и манифесты.
В дополнение к "Письменному показанию капитана" таможенным органам представляются следующие документы: судовое удостоверение, список экипажа (судовая роль), список находящихся на борту пассажиров и их багажа (фамилия, имя, отчество пассажира, наименование и номер его документа, гражданство, откуда следует, количество мест ручного багажа), список судовой провизии и документы, относящиеся к перевозимому грузу.
Порядок таможенного контроля воздушных судов регламентируется Чикагской конвенцией о международной гражданской авиации. Россия как правопреемница СССР является участницей этого международно-правового договора.
В соответствии со ст. 16 Конвенции компетентные власти каждого договаривающегося государства имеют право без необоснованной задержки производить досмотр воздушных судов других договаривающихся государств по их прибытии или убытии и проверять удостоверения и другие документы, предусмотренные настоящей Конвенцией. К таким документам согласно ст. 29 Конвенции, относятся свидетельства на каждого члена экипажа, список фамилий пассажиров с указанием пунктов отправления и назначения, манифест и подробные декларации на груз, бортовой журнал, разрешение на бортовую радиостанцию.
Вместе с тем Конвенция предусматривает пути более детальной международно-правовой регламентации таможенного контроля воздушных судов. Статьи 23, 37 и 38 этого акта обязывают каждое договаривающееся государство, насколько оно считает возможным, устанавливать таможенные процедуры в соответствии с принимаемыми Международной организацией гражданской авиации (ИКАО) международными стандартами и рекомендуемой практикой.
Впервые международные стандарты и рекомендуемая практика, касающаяся таможенных и иных процедур контроля воздушных судов, занятых в международных перевозках, были одобрены Советом ИКАО и утверждены в виде приложения № 9 "Упрощение формальностей при международных воздушных перевозках" к Конвенции. Данный документ, который систематически дополняется и совершенствуется периодически проводимыми в рамках ИКАО специализированными совещаниями по упрощению формальностей, содержит ряд положений, относящихся к организации таможенного контроля воздушного судна и требуемым для этого документам.
Во-первых, рекомендуется, чтобы внутригосударственные правила и процедуры, применяемые при контроле воздушных судов, были не менее благоприятными, чем те, которые применяются к другим видам транспорта. Во-вторых, предусматривается, что договаривающиеся государства создают условия для того, чтобы процедуры оформления воздушных судов применялись и осуществлялись путем, при котором воздушный транспорт сохранял присущее ему преимущество в скорости.
В-третьих, устанавливаются единые формы:
• генеральной декларации, в которой в числе прочего указываются эксплуатант воздушного судна, знаки его национальной принадлежности, регистрационные знаки, номер рейса, дата, пункт вылета, пункт прибытия, маршрут полета, общее количество членов экипажа, количество пассажиров на данном этапе полета;
• грузовой ведомости, в которой указываются эксплуатант воздушного судна, знаки его национальной принадлежности и регистрационные знаки, номер рейса, дата, пункт загрузки, пункт выгрузки, номер накладной, количество мест, род груза;
• карточки посадки (высадки) пассажира;
• свидетельства члена экипажа.
Международные стандарты предусматривают, что договаривающиеся государства не требуют предоставления генеральной декларации, когда информация легко может быть получена иным приемлемым способом, а также письменной декларации на бортприпасы, остающиеся на борту воздушного судна. Относительно погруженных на воздушное судно или выгруженных с него бортприпасов договаривающиеся государства, требующие предоставления на них письменной декларации, ограничивают свои требования в отношении необходимых сведений минимумом и в наиболее возможной степени упрощают оформление бортприпасов.
При этом по прибытии воздушного судна договаривающиеся государства не требуют от уполномоченного агента или командира воздушного судна предоставления соответствующим компетентным государственным органам более:
• трех экземпляров генеральной декларации;
• трех экземпляров грузовой ведомости;
• двух экземпляров простого перечня бортприпасов, а перед вылетом воздушного судна - более;
• двух экземпляров генеральной декларации;
• двух экземпляров грузовой ведомости;
• двух экземпляров простого перечня бортприпасов.
При осуществлении таможенного контроля автотранспортных средств, перевозящих пассажиров, их водители обязаны предъявлять таможенным органам разрешение на перевозку, содержащее:
• наименование и местонахождение перевозчика;
• наименование автобусной линии;
• указание трассы автобусной линии на территории государства, выдающего разрешение;
• наименование остановок, предназначенных для посадки и высадки пассажиров на территории государства, предоставляющего разрешение;
• срок (сроки) выполнения перевозки и расписание движения автобусов;
• тарифную плату за перевозку пассажиров и их багажа в случае, если на территории государства, предоставляющего разрешение, предусмотрены остановки, на которых может быть произведена посадка и высадка пассажиров;
• обязанность перевозчика выполнять перевозки согласно общим условиям и особым условиям, указанным в разрешении;
• срок действия разрешения;
• дату начала эксплуатации автобусной линии.
Указанное разрешение представляется таможенным служащим по их требованию. Кроме того, при выполнении пассажирских автоперевозок у водителя должен быть список пассажиров.
Грузовые автоперевозки сопровождаются представлением таможенным органам накладной, в которой указываются:
• место и дата ее составления;
• наименование и адрес отправителя;
• наименование и адрес перевозчика;
• место и дата принятия груза к перевозке и предусмотренное место его сдачи;
• наименование и адрес получателя;
• принятое обозначение характера груза и способ его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов - их обычно признанное обозначение;
• число грузовых мест, их маркировка и номера;
• вес груза брутто или выраженное в других единицах измерения количество груза;
• связанные с перевозкой расходы.
В случае необходимости в накладную включаются:
• указание на запрещение перегрузки;
• расходы, которые получатель принимает на свой счет;
• сумма наложенного платежа, подлежащего возмещению при сдаче груза;
• объявленная стоимость груза;
• инструкция по страхованию груза;
• договорной срок выполнения перевозки;
• перечень документов, переданных перевозчику;
• пограничные переходные пункты.
Кроме того, водитель автотранспортного средства должен иметь заполненный путевой лист (или другой путевой документ) и предъявлять его по требованию таможенных органов.
При осуществлении международных перевозок с применением книжки МДП таможенным органам представляется эта книжка.
Таможенные органы наделены правом получать от банков и иных кредитных учреждений сведения и справки об операциях и состоянии счетов лиц, перемещающих товары и транспортные средства через таможенную границу РФ, таможенных брокеров либо иных лиц, осуществляющих деятельность, контроль за которой возложен на таможенные органы.
Источником сведений, необходимых для таможенного контроля, могут выступать также налоговые и иные контролирующие органы по собственной инициативе или по запросу таможенных органов.
Документы, используемые в процессе таможенного контроля, должны храниться не менее трех лет.
Формы контроля документов
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
• автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля исполнения документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль исполнения документов, который ведется с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.
Документы контроля и учета
Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.
Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).
Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.
Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения.
Различают два направления контрольной деятельности:
• контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
• контроль сроков исполнения документов.
Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).
В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.
В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.
В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).
Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.
Контроль исполнения документов включает:
• сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
• постановку документа на контроль;
• оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
• снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
• учет и обобщение результата контроля;
• информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
• поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
• запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
• предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
• письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций - к указанному сроку или в течение 10 дней;
• обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
• протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
• телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
• письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
• поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
• жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения:
1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.
Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.
Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.
Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.
На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Документы налогового контроля
Результаты отдельных процессуальных действий, проводимых при осуществлении налоговых проверок, должны быть зафиксированы в документальном виде. Только после фиксации соответствующих фактов и действий результаты налогового контроля приобретают доказательственное значение. Результаты отдельных процессуальных действий могут быть зафиксированы в различных документах: актах, протоколах, экспертных заключениях, фото- и кинодокументах и др.
Впервые на должном законодательном уровне устанавливаются требования к оформлению указанных документов.
Протоколы процессуальных действий составляются при проведении осмотра, выемки документов и предметов, получении показаний свидетелей.
В соответствии со ст. 99 НК РФ в протоколе, который составляется на русском языке, указываются: наименование протокола; место и дата производства конкретного дейст-вия; время начала и окончания действия; должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях — его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком; содержание действия, последовательность его проведения; выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.
Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или присутствовавшими при его проведении. Указанные лица вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу. К протоколу прилагаются фото- и киноматериалы, видеозаписи и другие материалы, выполненные при производстве того или иного действия.
Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или присутствовавшими при его проведении.
Однако Налоговый кодекс не устанавливает обязанности должностных лиц налоговых органов вручить копию протокола лицу, в отношении которого осуществляется данное действие. Налогоплательщику без наличия у него протокола значительно труднее обжаловать неправомерные действия должностных лиц налоговых органов, что снижает гарантии защиты прав налогоплательщиков.
Кроме протоколов в ходе налоговых проверок могут составляться акты, например акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц налоговых органов, а также заключение эксперта.
Нарушения требований и порядка составления указанных выше документов, предусмотренные Налоговым кодексом, могут привести к недопустимости использования данных документов в качестве судебных доказательств о совершении тех или иных дей-ствий или о наличии тех или иных фактов.
Результаты налоговых проверок, так же как и результаты процессуальных действий, должны быть зафиксированы, для того чтобы налоговые органы на основании выявленных фактов несоблюдения налогового законодательства могли осуществить взыскание неуплаченных сумм налогов, сборов, пеней и штрафов.
По результатам выездной налоговой проверки составляются:
— справка о проведении проверки, в которой фиксируются предмет проверки и сроки ее проведения. Справка призвана зафиксировать факт проведения выездной налоговой проверки в отношении данного налогоплательщика за определенные налоговые периоды;
— акт налоговой проверки.
Основным итоговым документом выездной налоговой проверки является акт установленной формы, который составляется уполномоченными должностными лицами налоговых органов не позднее 2 месяцев после составления справки о проведенной проверке.
В случае выявления нарушений законодательства о налогах и сборах в ходе проведения камеральной налоговой проверки должностными лицами налогового органа, проводящими указанную проверку, должен быть составлен акт налоговой проверки по установленной форме в течение 10 дней после окончания камеральной налоговой проверки.
В акте налоговой проверки должны быть обязательно указаны:
1) дата акта налоговой проверки. Под указанной датой понимается дата подписания акта лицами, проводившими эту проверку;
2) полное и сокращенное наименования либо фамилия, имя, отчество проверяемого лица. В случае проведения проверки организации по месту нахождения ее обособленного подразделения помимо наименования организации указываются полное и сокращенное наименования проверяемого обособленного подразделения и место его нахождения;
3) фамилии, имена, отчества лиц, проводивших проверку, их должности с указанием наименования налогового органа, который они представляют;
4) дата и номер решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа о проведении выездной налоговой проверки (для выездной налоговой проверки);
5) дата представления в налоговый орган налоговой декларации и иных документов (для камеральной налоговой проверки);
6) перечень документов, представленных проверяемым лицом в ходе налоговой проверки;
7) период, за который проведена проверка;
8) наименование налога, в отношении которого проводилась налоговая проверка;
9) даты начала и окончания налоговой проверки;
10) адрес места нахождения организации или места жительства физического лица;
11) сведения о мероприятиях налогового контроля, проведенных при осуществлении налоговой проверки;
12) документально подтвержденные факты нарушений законодательства о налогах и сборах, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых;
13) выводы и предложения проверяющих по устранению выявленных нарушений и ссылки на статьи настоящего Кодекса, в случае если настоящим Кодексом предусмотрена ответственность за данные нарушения законодательства о налогах и сборах.
К акту налоговой проверки прилагаются документы, подтверждающие факты нарушений законодательства о налогах и сборах, выявленных в ходе проверки. При этом документы, полученные от лица, в отношении которого проводилась проверка, к акту проверки не прилагаются.
Документы, содержащие не подлежащие разглашению налоговым органом сведения, составляющие банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну третьих лиц, а также персональные данные физических лиц, прилагаются в виде заверенных налоговым органом выписок.
Содержащиеся в акте налоговой проверки сведения, относящиеся к налоговой тайне, не подлежат разглашению налоговыми органами и их сотрудниками, а также передаче в другие органы.
Акт налоговой проверки составляется в двух экземплярах, один из которых остается на хранении в налоговом органе, другой вручается руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) проверяемой организации либо индивидуальному предпринимателю либо их представителям.
При выявлении налоговым органом обстоятельств, позволяющих предполагать совершение нарушения налогового законодательства, содержащего признаки преступления, акт проверки составляется в трех экземплярах. В указанном случае третий экземпляр акта приобщается к материалам, направляемым в 10-дневный срок в следственные органы дел для решения вопроса о возбуждении уголовного дела.
Акт налоговой проверки, составленный по установленной форме, должен быть подписан уполномоченными должностными лицами налогового органа и руководителем проверяемой организации либо индивидуальным предпринимателем, либо их представителями. При отказе руководителя (лица, исполняющего его обязанности) организации-налогоплательщика (индивидуального предпринимателя) от подписания акта должностным лицом налогового органа на последней странице акта производится запись: «Налогоплательщик от подписи отказался», заверенная подписью указанного должностного лица.
Подписанный уполномоченными должностными лицами налогового органа акт налоговой проверки со всеми приложениями к нему вручается:
1) в течении 5-ти дней со дня составления лично или иным способом, свидетельствующим о дате его получения руководителю организации-налогоплательщика либо индивидуальному предпринимателю (либо их представителям) под расписку;
2) в случае направления акта налоговой проверки по почте заказным письмом датой вручения акта считается 6-й день, начиная с даты его отправки. В этом случае к экземпляру акта, остающемуся на хранении в налоговом органе, прилагаются документы, подтверждающие факт почтового отправления.
Налогоплательщик вправе в случае несогласия с фактами, изложенными в акте проверки, а также с выводами и предложениями проверяющих в течении 1 месяца со дня получения акта проверки представить в соответствующий налоговый орган письменное объяснение мотивов отказа подписать акт или возражения по акту в целом иди по его отдельным положениям. При этом налогоплательщик вправе приложить к письменному объяснению (возражению) или в согласованный срок передать налоговому органу документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность возражений или мотивы не подписания акта проверки.
Документы технического контроля
Техническую документацию контроля разделяют на три вида:
Под технологической документацией понимают операционные карты и ведомости операций.
Операционные карты (ОК) и ведомости операций (ВОП) используют для описания технологических операций и технологических процессов технического контроля. В составе комплекса ЕСТД разработан ГОСТ 3.1502-85 « ЕСТД. Формы и правила оформления документов на технический контроль».
Выбор технологического документа определяет технолог производства, согласовывая его с ОТК и метрологической службы.
Операционные карты предназначены для описания технологических операций технического контроля с указанием содержания и последовательности переходов. Под переходом понимают элементарную часть технологической операции. Операционные карты, как правило, разрабатывают для сложных операций с большим числом переходов. Они используются в крупносерийном и массовом производстве. В их указывают контролируемые параметры, данные о применяемых средствах технологического оснащения и норм времени.
Ведомости операций предназначены для операционного описания технологических операций технического контроля в технологической последовательности с указанием переходов. Их разрабатывают в том случае, если технологический процесс содержит большое число операций технического контроля, а сами операции состоят из двух – трёх несложных переходов.
Ведомости операций и операционные карты должны применяться совместно с маршрутной картой (МК) или заменяющими ее картами технологического процесса (КТП) или картой типового (группового) технологического процесса (КТТП) в зависимости от того, разрабатывается комплект документов на единичный или типовой (групповой) технологический процесс.
В зависимости от сложности изделия и объема контролируемых параметров операции технического контроля могут входить в самостоятельный технологический процесс технического контроля, так и быть составными частями технологических процессов, специализированных по методам обработки, оформления и сборки.
Наименование операций технического контроля следует применять по классификатору технологических операций машиностроения и приборостроения.
Операции технического контроля могут быть описаны в маршрутном или маршрутно – операционном описании (в единичном и мелкосерийном производстве) либо в операционном описании (в крупносерийном и массовом производстве).
Для разработки технологической документации на испытания в составе ЕСТД разработан ГОСТ 3.1507- 84 «ЕСТД. Правила оформления документов на испытания». Их разрабатывают в форме маршрутных карт (МК).
Совместно с ОК, ВОП и МК могут применяться карты эскизов (КЭ), на которых помещаются графическое изображение зоны изделия, подлежащие контроля или испытаниям, таблицы контролируемых параметров, схемы и т.п.
При разработке технологических документов используют унифицированные и машинно – ориентированные формы, обеспечивающие возможность обработки содержащейся в них информации с применением средств вычислительной техники.
Сопроводительная документация сопровождает каждое изделие или партию изделий на протяжении всего технологического процесса. К сопроводительным документам относят технологический паспорт, технологическую бирку и сопроводительный ярлык.
Технологический паспорт предназначен для указания содержания выполняемых при изготовлении изделия операций и проставления подписей исполнителей и контролирующих лиц. Документ используется для учёта и анализа результатов контроля при изготовлении особо ответственных изделий.
Технологический паспорт оформляется также на специфические технологические процессы, например, когда время выполнения отдельных операций или между их выполнением регламентировано. Этот документ после приемки и сдачи изделия хранится в ОТК весь период, рассчитанный на эксплуатацию изделия. В технологический паспорт могут входить вспомогательные документы: карты измерений и испытаний. Их используют для регистрации результатов измерения контролируемых параметров при изготовлении изделий и регистрации условий, режимов и контролируемых параметров при проведении испытаний. На картах проставляются даты выполнения и подписи исполнителей.
Технологическая бирка является разновидностью паспорта и оформляется на несколько изделий одного типа.
Сопроводительный ярлык является разновидностью технологической бирки при изготовлении большой партии.
На ряде предприятий к сопроводительным документам относят рабочие карты (рабочие наряды, сменные задания). В этих документах оформляются сведения, указывающие общее количество контролируемых объектов и результаты проверки их качества.
Накопительные документы используются для дальнейшего анализа и обобщения результатов контроля и получения сводных карт (отчётов) по контролю. К таким документам относятся: акты (извещения) о браке, рекламационные карточки и журналы контроля технологического процесса и др.
Акты о браке оформляются контролерами БТК. Он является основным первичным документом для учета и анализа брака. Браком считается продукция, которая по своему качеству не соответствует НТД. На основании актов составляются сменные или ежедневные сводки по браку. Они позволяют более углубленно изучать причины брака с целью разработки эффективных мероприятий по его устранению.
Рекламационные карты заполняются после анализа причин отказов продукции. Она может быть полезной при последующем обобщении и сопоставлении с данными контроля по другим рекламациям. В журналы контроля заносится текущая информация о контроле качества материалов и полуфабрикатов, состоянии технологических операций и процессов и результатах приемочного контроля готовой продукции.
Накопительная документация позволяет получить историю качества по выпуску продукции данного типа с целью управления процессом изготовления продукции и прогнозирования её качества. Для систематизации сведений о браке продукции и автоматизации учёта результатов контроля вводятся классификаторы. Они представляют собой шифры из набора цифр и букв. С помощью шифра фиксируют виды и причины брака, а также их виновников.
При анализе причин брака принимают во внимание следующие принципы:
• Сначала формируются предположение (версия), которая затем уточняется путём проведения определённой исследовательской работы;
• Область поиска причин дефектности сужают, переходя от общего к частному;
• Устанавливаются отрицательно действующие на качество факторы и определяются характеризующие их параметры, которые нужно контролировать;
• Анализ причин дефектности должен быть направлен на выявление причинно-следственных связей;
• Определяют наиболее существенные причины брака или отказа и результаты исследования изображают в виде диаграмм или графиков;
• Если трудно выявить отдельные причины брака, которые могут быть зависимы от нескольких факторов, используют методы статистического анализа.
При изучении и анализе брака или отказов сварных изделий можно выявить три группы причин:
1. Конструктивные причины. Они являются следствием несовершенства методов расчёта, недостаточным учётом реальных условий эксплуатации и ошибками в проектировании изделия и технологической подготовке производства.
2. Производственные причины. Они являются следствием отклонений в производственных процессах изготовления изделий. Производственные причины, как и дефекты, можно разделить на металлургические и технологические причины.
Металлургические причины связаны с металлургическими факторами производства отливок и их последующей обработки для получения свариваемых деталей.
3. Эксплуатационные причины. Они связаны с нарушением условий эксплуатации изделий.
Регистрация и контроль документов
Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.
В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой или тире.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц. Этот порядок распространяется как на традиционные бумажные документы, так и на создаваемые компьютерными средствами (электронные).
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, планы работы подведомственных организаций и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, как правило, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в отделе снабжения, бухгалтерская — в бухгалтерии. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или в приказе руководителя.
Документы регистрируются в регистрационных журналах или других регистрационных формах (например, карточках).
На выбор формы регистрации оказывают влияние:
- количество входящих, исходящих и внутренних документов;
- наличие документов, требующих строгого учета;
- принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);
- возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.
Журнальная форма регистрации используется, когда необходимо регистрировать документы строгого учета (например, конфиденциальные), документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, удостоверяющие что-либо, и т.п. Такая форма регистрации обеспечивает условия для лучшей защиты сведений о документах.
В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять при небольшом объеме документооборота. Входящие, исходящие, внутренние документы, а также документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельных журналах.
Карточная форма регистрации позволяет сделать процесс регистрации документов более быстрым и удобным, поэтому она широко применяется в самых различных организациях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно.
Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — для исходящих и внутренних. Так, при регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией самостоятельно в зависимости от централизации ведения делопроизводства, количества справочных картотек, исполнителей документа и т.д. Обычно требуется три экземпляра карточек: один помещается в контрольную картотеку, второй — в справочную, а третий передается исполнителю вместе с документом.
В последнее время все большее распространение получают автоматизированные системы регистрации, которые позволяют заполнять регистрационные формы на компьютере и создавать при этом базу данных по документам организации.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
— автор (корреспондент);
— название вида документа;
— дата документа;
— индекс документа (дата и индекс поступления документа) — для поступающих в организацию документов;
— заголовок документа или его краткое содержание;
— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
— срок исполнения;
— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса но существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);
— номер дела.
В случае необходимости состав реквизитов может быть дополнен следующими данными: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля их исполнения. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации.
Предположим, руководитель организации дает поручение секретарю поставить на контроль исполнение отдельных документов. Получив соответствующие указания, секретарь проставляет красным маркером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок".
Затем в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Эти данные берутся из резолюции руководителя на документе. В некоторых организациях на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека.
Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь делает необходимое количество копий и передает их всем исполнителям (оригинал — ответственному исполнителю).
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. В течение этого периода секретарю надлежит отметить промежуточные сроки проверки исполнения документа. В результате предварительных проверок секретарь получает информацию о ходе исполнения документа.
В случае существенной задержки исполнения необходимо доложить об этом руководителю организации для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Для регистрации и контроля исполнения документов могут использоваться средства оргтехники.
Обеспечение контроля документов
Работа каждого руководителя заключается в постоянном поручении новых задач персоналу, которые оформляются в виде приказов, распоряжений или итогов совещаний. При этом в обязанности секретаря входит обеспечение контроля исполнения документов по соответствующим распоряжением начальства. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать контроль за исполнением документов.
Каждый приказ или распоряжение руководителя должно должным образом оформляться в виде документа, который передается исполнителю. В теории сразу после получения приказ должен быть исполнен, но на практике такое встречается довольно редко. Для этого может быть много причин: чрезмерная загруженность персонала, авральный режим работы, нерадивость исполнителя или большой объем поставленной задачи. В любом случае, каждый руководитель захочет отслеживать свои поручения и знать, на какой стадии они находятся. Именно для этого необходим контроль исполнения документов.
Контроль исполнения документов представляет собой целую систему, главной задачей которых является минимизация временных затрат на выполнение различных поручений руководства. Целью контроля является не столько достижение быстрого результата, сколько анализ всех действий по его достижению. Проще говоря, простое сообщение о выполнении задачи не будет являться примером контроля исполнения документов, а вот анализ затраченного времени, ресурсов, возникших проблем и предложения по их устранения как раз и представляют собой контроль исполнения на всех этапах. Первостепенной задачей контроля является налаживание механизма, позволяющего быстро и четко выполнять распоряжения.
Также контроль исполнения документов позволяет оценить эффективность организации документооборота в компании. Именно с помощью правильно организованного контроля можно обнаружить слабые места в работе структурных подразделений. Более того, именно с помощью контроля можно оценить необходимость перехода на электронный документооборот и сопоставить издержки перехода с упущенной выгодой при неэффективном документообороте.
Помимо всего сказанного, с помощью контроля можно заметно повысить мотивацию работников и отслеживать их личную эффективность. Это позволит не только поднять уровень дисциплины в организации, но и распределять задачи среди сотрудников на основе их личной успеваемости. Ведь вполне вероятно, что один сотрудник справится с конкретной задачей быстрее остальных. И именно правильное обеспечение контроля позволит выявить сильные и слабые стороны персонала.
Контроль исполнения, как правило, представляет собой целую систему, функционирующую на разных этапах.
Она представляет собой:
• контроль своевременного выполнения поручений и документов;
• контроль соответствия формы созданных документов их содержанию;
• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
• контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
• анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая система на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляется сотрудниками службы ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у работников, следящих за оформлением проектов документов.
Контроль содержания деловых бумаг входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом документообороте, специального подразделения в компании.
Контроль исполнения документов можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).
В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.
Контроль первичных документов
Контроль первичных документов обеспечивает полный цикл контроля качества отражения первичной документации в системах учета, а также реализует полноценное отслеживание выполнения процедур связанных с исправлениями и заменой документов, с персонификацией зоны ответственности.
В рамках процесса предусматривается возможность сплошного штрих-кодирования документов, что существенно упрощает процедуры их поиска и, соответственно, реально уменьшает трудозатраты.
На различных стадиях жизненного цикла первичных документов могут возникать различные проблемы, связанные с расхождениями цен, количества, а также с оформлением. Все проблемы регистрируются в системе и для ответственных лиц создаются соответствующие задания: на контроль цены, контроль замены и прочие.
При продвижении документов (изменении статусов) учитывается наличие незавершенных заданий.
Контроль первичных документов позволяет достаточно просто отслеживать проблемные документы, предоставлять заинтересованным лицам полную информацию по проблемам, срокам их разрешения. Его применение крайне актуально при построении взаимоотношений с поставщиками, а также для системы внутреннего контроля первичного учета и построения системы мотивации персонала.
Своевременное закрытие взаиморасчетов с контрагентами – один из самых наболевших вопросов, который стоит в настоящее время перед руководителями предприятий и финансовыми службами. Вовремя поступившие и отраженные в учетной системе документы от контрагентов оказывают существенное влияние на финансовое состояние компании и оптимизацию бизнес-процессов.
К тому же, эти данные отражаются в бухгалтерской отчетности, предоставляемой внутренним и внешним потребителям информации, а также влияют на показатели налоговой отчетности.
В случае несвоевременного поступления или отсутствия правильно оформленных первичных документов становится невозможным:
• подтвердить обоснованность принятия к вычету сумм НДС;
• признать коммерческие и управленческие расходы для определения налоговой базы по налогу на прибыль;
• выполнять требования российского законодательства.
В связи с этим контролирующие органы могут начислить штрафные санкции за недостоверность данных учета и отчетности. Одним из наиболее оптимальных решений данной проблемы является создание на предприятии службы контроля первичных учетных документов. Благодаря отлаженной системе внутреннего контроля можно избежать возникновения ошибок в учете и даже снизить риск принятия неэффективных решений в менеджменте, которые в свою очередь могут привести к убыткам и даже гибели предприятия.
Что же необходимо сделать в первую очередь для формирования системы внутреннего контроля?
Главное - определить цели и провести мероприятия, которые принесут максимально эффективный результат.
К основным целям относятся:
• соответствие ведения бухгалтерского и налогового учета утвержденной учетной политики в компании;
• обеспечение бизнеса достоверной информацией;
• гарантированная сохранность и защита информации;
• результативность хозяйственной деятельности;
• соблюдение правил составления и предоставления бухгалтерской и налоговой отчетности.
Наиболее эффективную реализацию этих целей можно осуществить с помощью средств автоматизации, то есть организовать на предприятии системный контроль наличия первичных учетных документов с детализацией по контрагентам, договорам, статусу документа, ответственному исполнителю и т. д. Необходимо также предусмотреть возможность автоматического формирования отчетов о недостающих документах для оперативного взаимодействия с финансовыми службами контрагентов по сбору исходящей и входящей документации.
Таким образом, с помощью автоматизации контроля документооборота можно оптимизировать бизнес-процессы, свести к минимуму "человеческий фактор", обеспечить оперативный учет фактов финансово-хозяйственной деятельности в компании, а также исключить ошибки при подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности.
Контроль платежного документа
После завершения ввода платежный документ попадает в систему. Далее платежный документ подвергается контролю (верификации). Наиболее проста и надежна технология "повторного ввода документов", при которой каждый документ вводится в систему дважды, причем, в идеале, эту работу должны выполнять разные люди, документ считается верифицированным только в случае полной идентичности введенных значений полей документа при начальном вводе и при вводе с целью контроля. Данный метод имеет тот существенный недостаток, что резко возрастают операционные издержки в связи с необходимостью использования больших трудовых ресурсов. Метод может использоваться и в сокращенном варианте, когда двойному вводу подлежит не вся информация, а только основная ее часть (корреспондирующие счета и сумма или только сумма). Также может использоваться система условий, например, если сумма документа выше заданной или в корреспонденции указан счет какого-либо особо уважаемого клиента, то документ подлежит двойному вводу частично или полностью.
Другой метод — "арифметического контроля". Он позволяет уменьшить вероятность совершаемых сотрудниками банка ошибок, и, следовательно, повысить надежность прохождения документов через банк за счет многократного контроля их сумм. При приеме документов сотрудники банка сортируют их в соответствии с некоторыми принципами, исходя из особенностей работы конкретного банка. Встречаются группировки по кодам БИК (с такими пачками работают Расчетно-Кассовые Центры ЦБ РФ, в обязанности которых входит распределение документов по БИК корреспондентов), пачки могут формироваться по ответственным исполнителям работникам, за которыми закреплен определенный участок работы или определенные клиенты. После того как пачка сформирована, рассчитывается общая сумма всех входящих в нее документов. Документы пачки вводятся в систему и затем передаются вместе рассчитанной суммой контролеру. Контролер рассчитывает сумму введенных документов и сверяет ее с суммой. Если суммы не сходятся, пачка передается на повторную обработку.
Отдельно стоит отметить необходимость правильного организационного построения работы по приему и обработке платежных документов. Речь идет о построении оптимальной схемы распределения обязанностей между операционистами, участвующими в обработке платежного оборота и обслуживании клиентов. Рассмотрим две схемы.
Первая схема, подразумевает распределение операционной работы по участкам, исходя из специализации большинства сотрудников на конкретных работах. При такой схеме один операционист осуществляет прием и обработку, например, кассовых документов, другой — прием платежных поручений на перечисление средств, третий оказывает консультационные услуги, четвертый принимает заявки на продажу или покупку иностранной валюты, на операции конвертации, отдельная группа работников осуществляет сортировку документов, оформляет необходимые формы внутрибанковской отчетности по операциям дня, а также выполняет все операции по контролю обработанных документов и т.д.
Такие схемы, сформированные почти стихийно, малоэффективны из-за неравномерного распределения обязанностей и потерь при взаимодействии между участками. Некоторые работники оказываются сильно перегружены, другие, наоборот, постоянно свободны. Много времени теряется на перемещение документов с участка на участок и разнообразные согласования. Снижается качество обслуживания клиентов, прежде всего за счет уменьшения конфиденциальности (в дела и проблемы клиента оказывается посвящено несколько работников банка), неудобства обслуживания (клиент вынужден терять время на "хождения" внутри банка по необходимым ему работникам, иногда по несколько раз отстаивать в очередях). Для банка такая организация работы опасна даже не столько возможным увеличением операционных издержек, сколько созданием благоприятной обстановки для злоупотреблений, потерей прозрачности в информационной среде банка и отсутствием ежеминутно-актуальной информации по остаткам и оборотам по различным счетам (велика вероятность того, что документы не сразу будут регистрироваться в системах автоматизации).
Сказанное выше относится к достаточно крупным банкам с документооборотом более тысячи документов в день, банков. Мелкие и средние банки, а также небольшие подразделения используют построение операционной работы по данной схеме, правда, после устранения ее главных недостатков — оптимизации распределения работ, уменьшением хождения внутрибанковских "бумажных" документов, построением адекватной конкретному банку системы контроля и предотвращения ошибок.
Вторая схема, которую обычно используют средние и крупные банки и которая, как показывает практика, более эффективна и удобна, прежде всего для клиентов, строится на универсальности операционных работников занимающихся непосредственно с клиентами, и максимальном увеличении спектров операций которые они могут обрабатывать сразу в одном месте.
При такой схеме увеличивается количество операционных работников, обслуживающих клиентов в одном месте (операционный зал), но в то же время уменьшается количество работников занятых операционной работой в других отделах (таких как вексельный отдел, валютный отдел, внутренняя бухгалтерия и прочие), сводятся до минимума "хождения" клиентов и сотрудников по банку с документами и циркуляция разнообразных внутренних бумажных документов. На все смежные подразделения при такой схеме удобнее возложить функции администрирования, улаживания нестандартных ситуаций, разработки новых операций и схем обслуживания, а также непосредственного осуществления операций (покупка ценных бумаг, конвертация валюты и прочее). В таком случае получится, что любой из операционистов может осуществить практически весь спектр необходимых клиенту услуг (оформление кассовых документов, обработка платежных документов, оформление заявок на конвертацию валют, работа с картотеками клиента и оказание консультационных услуг).
В отдельных ситуациях используется "привязка" клиентов к отдельным операционистам, т.е. всех клиентов, исходя из данных по их среднему документообороту, делят между операционными работниками, чтобы средняя нагрузка была у всех одинаковой. Это удобнее и клиенту, так как он будет общаться постоянно только с одним сотрудником банка. Индивидуальный подход уменьшает время обработки документов и способствует резкому увеличению качества обслуживания в целом.
Подобная организация работы естественно должна приводить к резкому увеличению полномочий операционных работников, обслуживающих клиентов. Для избежания негативных последствий этого в банках разрабатываются дополнительные правила и процедуры контроля. Например, проводится систематизация спектра услуг и разрабатываются единые тарифы и правила проведения операций для каждой группы клиентов. Данных групп может быть много. Главное, что по каждой группе должны быть сформированы четкие служебные инструкции и тарифы, которые разрешали бы операционному работнику без дополнительного согласования с заданным уровнем льгот и фиксированными тарифами осуществлять операции клиента. Чтобы идентифицировать клиента по принадлежности к той или иной группе, ему при открытии счета может присваиваться определенный цифровой код, который хранится в системе автоматизации, а также на всех карточках счетов клиента.
При недостаточности данного кода может применяться система дополнительных электронных признаков на разрешение тех или иных операций.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
