Управление финансами Получите консультацию:
8 (800) 600-76-83

Бесплатный звонок по России

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
2. Как использовать материнский капитал на инвестиции
3. Налоговый вычет по НДФЛ онлайн с 2021 года
4. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
5. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
6. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
7. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
8. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
9. Банкротство пенсионной системы неизбежно
10. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
11. Семейный бюджет россиян в 2021 году

О проекте О проекте    Контакты Контакты    Загадки Загадки    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Предпринимателю » Организация контроля документации

Организация контроля документации

Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. Связаться с автором

Контроль документов

Вернуться назад на Контроль документов
Не забываем поделиться:


Организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Система контроля нужна для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Контроль исполнения документов (поручений) в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.

Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, поскольку для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учетные данные о документах, которые вводятся в систему (в электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации.

Инструкция должна определять:

- кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- типовые сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД);

- ведение (основные этапы) контроля исполнения документов;

- порядок работы исполнителя с документами;

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).

На контроль ставятся документы, требующие исполнения, то есть содержащие просьбы, запросы, поручения вышестоящих органов и руководства организации и др. Как правило, это поступившие в организацию (входящие) документы и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.).

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Перечень типовых сроков исполнения документов включается в Инструкцию по делопроизводству организации. Типовой срок исполнения документа может быть изменен руководителем организации только в сторону его уменьшения.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Продление срока исполнения документа должно быть серьезно обосновано, что входит в обязанности ответственного исполнителя.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях (исключая нерабочие праздничные дни): внутренних - с даты подписания (утверждения) или регистрации документа, поступивших из других организаций - с даты их поступления, обращений граждан – с даты их регистрации в организации, на которую законом отведено три дня с момента поступления обращения.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его исполнение имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Служба контроля периодически обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации.

Данные контроля исполнения должны содержать сведения ходе и сроках выполнения документов и быть средством обратной связи (исполнитель - руководитель) в управлении. Эти данные необходимы для повышения исполнительской дисциплины, для принятия решений руководством о поощрении работников, не допускающих неисполнения документов в установленные сроки, и, в свою очередь, для принятия мер по наказанию работников, систематически допускающих такие нарушения.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в несколько этапов:
Самое читаемое за неделю

документ Введение ковидных паспортов в 2021 году
документ Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
документ Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
документ Доллар по 100 рублей в 2021 году
документ Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
документ Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
документ 35 банков обанкротятся в 2021 году


Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

• постановка документов на контроль;

• проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• снятие документа с контроля;

• направление исполненного документа в дело;

• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

На контроль поступают только зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль, поэтому служба делопроизводства должна, прежде всего, обеспечить доведение документа до исполнителя, что осуществляется под роспись работника, а также в электронном виде - по системе электронного документооборота. Если у документа несколько исполнителей, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии документа.

Как правило, за 3-5 дней до срока исполнения служба делопроизводства напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа, для этого исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документа (документов).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до окончания этого срока направляет руководителю обоснование в форме докладной или служебной записки о необходимости продления срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ считается неисполненным. Решение руководителя о продлении срока исполнения сообщается в службу делопроизводства.

После исполнения документы снимаются с контроля. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.

Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело и составляют единый комплекс документов.

Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года).

Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и др.

Данные о результатах контроля используются руководством для принятия решений, направленных на совершенствование деятельности организации.

тема

документ Контроль в организации
документ Контроль решений
документ Управленческие документы
документ Управленческая деятельность
документ Управленческий персонал

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Не забываем поделиться:


Загадки

Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?

посмотреть ответ


назад Назад | форум | вверх Вверх

Загадки

Какое растение все знает?

посмотреть ответ
важное

Новая помощь малому бизнесу
Изменения по вопросам ИП

Новое в расчетах с персоналом в 2023 г.
Отчет по сотрудникам в 2023 г.
НДФЛ в 2023 г
Увеличение вычетов по НДФЛ
Что нового в патентной системе налогообложения в 2023
Что важно учесть предпринимателям при проведении сделок в иностранной валюте в 2023 году
Особенности работы бухгалтера на маркетплейсах в 2023 году
Риски бизнеса при работе с самозанятыми в 2023 году
Что ждет бухгалтера в работе в будущем 2024 году
Как компаниям МСП работать с китайскими контрагентами в 2023 г
Как выгодно продавать бухгалтерские услуги в 2023 году
Индексация заработной платы работодателями в РФ в 2024 г.
Правила работы компаний с сотрудниками с инвалидностью в 2024 году
Оплата и стимулирование труда директора в компаниях малого и среднего бизнеса в 2024 году
Правила увольнения сотрудников коммерческих компаний в 2024 г
Планирование отпусков сотрудников в небольших компаниях в 2024 году
Как уменьшить налоги при работе с маркетплейсами
Как защитить свой товар от потерь на маркетплейсах
Аудит отчетности за 2023 год
За что и как можно лишить работника премии
Как правильно переводить и перемещать работников компании в 2024 году
Размещение рекламы в интернете в 2024 году
Компенсации удаленным сотрудникам и налоги с их доходов в 2024 году
Переход бизнеса из онлайн в офлайн в 2024 г
Что должен знать бухгалтер о сдельной заработной плате в 2024 году
Как рассчитать и выплатить аванс в 2024 г
Как правильно использовать наличные в бизнесе в 2024 г.
Сложные вопросы работы с удаленными сотрудниками
Анализ денежных потоков в бизнесе в 2024 г
Что будет с налогом на прибыль в 2025 году
Как бизнесу правильно нанимать иностранцев в 2024 г
Можно ли устанавливать разную заработную плату сотрудникам на одной должности
Как укрепить трудовую дисциплину в компании в 2024 г



©2009-2023 Центр управления финансами.