Управление финансами

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году

2. Будут ли ещё разовые выплаты на детей в 2021 году
3. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
4. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
5. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
6. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
7. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
8. Банкротство пенсионной системы неизбежно
9. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после

О проекте О проекте   Контакты Контакты   Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Предпринимателю » Организация контроля документации

Организация контроля документации

Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. Связаться с автором

Контроль документов

Вернуться назад на Контроль документов

Не забываем поделиться:

Организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Система контроля нужна для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Контроль исполнения документов (поручений) в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.

Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, поскольку для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учетные данные о документах, которые вводятся в систему (в электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации.

Инструкция должна определять:

- кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- типовые сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД);

- ведение (основные этапы) контроля исполнения документов;

- порядок работы исполнителя с документами;

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).

На контроль ставятся документы, требующие исполнения, то есть содержащие просьбы, запросы, поручения вышестоящих органов и руководства организации и др. Как правило, это поступившие в организацию (входящие) документы и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.).

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Перечень типовых сроков исполнения документов включается в Инструкцию по делопроизводству организации. Типовой срок исполнения документа может быть изменен руководителем организации только в сторону его уменьшения.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Продление срока исполнения документа должно быть серьезно обосновано, что входит в обязанности ответственного исполнителя.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях (исключая нерабочие праздничные дни): внутренних - с даты подписания (утверждения) или регистрации документа, поступивших из других организаций - с даты их поступления, обращений граждан – с даты их регистрации в организации, на которую законом отведено три дня с момента поступления обращения.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его исполнение имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Служба контроля периодически обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации.

Данные контроля исполнения должны содержать сведения ходе и сроках выполнения документов и быть средством обратной связи (исполнитель - руководитель) в управлении. Эти данные необходимы для повышения исполнительской дисциплины, для принятия решений руководством о поощрении работников, не допускающих неисполнения документов в установленные сроки, и, в свою очередь, для принятия мер по наказанию работников, систематически допускающих такие нарушения.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в несколько этапов:
Самое читаемое за неделю

документ Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
документ Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
документ Доллар по 100 рублей в 2021 году
документ Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
документ Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
документ 35 банков обанкротятся в 2021 году
документ Новый акциз на газировку, чипсы, пельмени и консервы с 2021 года
документ 700% прибыли при безрисковых вложениях

• постановка документов на контроль;

• проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• снятие документа с контроля;

• направление исполненного документа в дело;

• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

На контроль поступают только зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль, поэтому служба делопроизводства должна, прежде всего, обеспечить доведение документа до исполнителя, что осуществляется под роспись работника, а также в электронном виде - по системе электронного документооборота. Если у документа несколько исполнителей, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии документа.

Как правило, за 3-5 дней до срока исполнения служба делопроизводства напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа, для этого исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документа (документов).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до окончания этого срока направляет руководителю обоснование в форме докладной или служебной записки о необходимости продления срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ считается неисполненным. Решение руководителя о продлении срока исполнения сообщается в службу делопроизводства.

После исполнения документы снимаются с контроля. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.

Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело и составляют единый комплекс документов.

Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года).

Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и др.

Данные о результатах контроля используются руководством для принятия решений, направленных на совершенствование деятельности организации.

тема

документ Контроль в организации
документ Контроль решений
документ Управленческие документы
документ Управленческая деятельность
документ Управленческий персонал
Не забываем поделиться:




назад Назад | форум | вверх Вверх

важное


Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
Новый акциз на газировку, чипсы, пельмени и консервы с 2021 года
Электронные кошельки стали прозрачны для ФНС, как обезопасить себя
Новые налоги с 2021 года
Рост процентов по вкладам в 2021 году
Прогноз курса доллара на 2021 год
35 банков обанкротятся в 2021 году
Кого следующего затронет прогрессивная шкала НДФЛ
Новые пенсионные удостоверения с 2021 года
Прогноз курса евро на 2021 год
Как получить квартиру от государства в 2021 году
Как жить после отмены ЕНВД в 2021
Изменения ПДД с 2021 года
700% прибыли при безрисковых вложениях
Изменения в 2021 году


©2009-2021 Центр управления финансами.