Управление финансами Получите консультацию:
8 (800) 600-76-83

Бесплатный звонок по России

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
2. Как использовать материнский капитал на инвестиции
3. Налоговый вычет по НДФЛ онлайн с 2021 года
4. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
5. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
6. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
7. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
8. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
9. Банкротство пенсионной системы неизбежно
10. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
11. Семейный бюджет россиян в 2021 году

О проекте О проекте    Контакты Контакты    Загадки Загадки    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Предпринимателю » Регистрация и контроль документов

Регистрация и контроль документов

Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. Связаться с автором

Контроль документов

Вернуться назад на Контроль документов
Не забываем поделиться:


Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой или тире.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц. Этот порядок распространяется как на традиционные бумажные документы, так и на создаваемые компьютерными средствами (электронные).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, планы работы подведомственных организаций и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, как правило, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в отделе снабжения, бухгалтерская — в бухгалтерии. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или в приказе руководителя.

Документы регистрируются в регистрационных журналах или других регистрационных формах (например, карточках).

На выбор формы регистрации оказывают влияние:

- количество входящих, исходящих и внутренних документов;

- наличие документов, требующих строгого учета;

- принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

- возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.

Журнальная форма регистрации используется, когда необходимо регистрировать документы строгого учета (например, конфиденциальные), документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, удостоверяющие что-либо, и т.п. Такая форма регистрации обеспечивает условия для лучшей защиты сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять при небольшом объеме документооборота. Входящие, исходящие, внутренние документы, а также документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельных журналах.

Карточная форма регистрации позволяет сделать процесс регистрации документов более быстрым и удобным, поэтому она широко применяется в самых различных организациях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — для исходящих и внутренних. Так, при регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией самостоятельно в зависимости от централизации ведения делопроизводства, количества справочных картотек, исполнителей документа и т.д. Обычно требуется три экземпляра карточек: один помещается в контрольную картотеку, второй — в справочную, а третий передается исполнителю вместе с документом.

В последнее время все большее распространение получают автоматизированные системы регистрации, которые позволяют заполнять регистрационные формы на компьютере и создавать при этом базу данных по документам организации.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
Самое читаемое за неделю

документ Введение ковидных паспортов в 2021 году
документ Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
документ Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
документ Доллар по 100 рублей в 2021 году
документ Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
документ Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
документ 35 банков обанкротятся в 2021 году


Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

— автор (корреспондент);

— название вида документа;

— дата документа;

— индекс документа (дата и индекс поступления документа) — для поступающих в организацию документов;

— заголовок документа или его краткое содержание;

— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

— срок исполнения;

— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса но существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);

— номер дела.

В случае необходимости состав реквизитов может быть дополнен следующими данными: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля их исполнения. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации.

Предположим, руководитель организации дает поручение секретарю поставить на контроль исполнение отдельных документов. Получив соответствующие указания, секретарь проставляет красным маркером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок".

Затем в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Эти данные берутся из резолюции руководителя на документе. В некоторых организациях на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека.

Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь делает необходимое количество копий и передает их всем исполнителям (оригинал — ответственному исполнителю).

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. В течение этого периода секретарю надлежит отметить промежуточные сроки проверки исполнения документа. В результате предварительных проверок секретарь получает информацию о ходе исполнения документа.

В случае существенной задержки исполнения необходимо доложить об этом руководителю организации для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Для регистрации и контроля исполнения документов могут использоваться средства оргтехники.

тема

документ Контроль в организации
документ Контроль решений
документ Управленческие документы
документ Управленческая деятельность
документ Управленческий персонал

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Не забываем поделиться:


Загадки

Слово из трех букв, которого боится любой мужчина?

посмотреть ответ


назад Назад | форум | вверх Вверх

Загадки

В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?

посмотреть ответ
важное

Бесплатная консультация
по телефону ГОРЯЧЕЙ ЛИНИИ:
8 (800) 600-76-83

ежедневно с 6.00 до 21.00
Звонок по России бесплатный!



Как открыть расчетный счет для ООО или ИП
Как ускорить реакцию на изменение предпочтений потребителей и повысить гибкость производства в 2021 г.
Налоговая реформа для малого и среднего бизнеса
Обязательная индексация заработной платы
Как с ИП на УСН перейти на самозанятость в 2021 г.
Новая помощь малому бизнесу
Что будет, если МРОТ повысят до 20 тысяч рублей?
Когда и как правильно масштабировать бизнес в пандемию
Проверки трудовой инспекции в 2021 г
Новые изменения в кредитовании малого бизнеса
Что изменится в охране труда с 1 марта 2022 года
Как эффективно мотивировать сотрудников в малом бизнесе в 2021-2022 гг.
Стратегия развития компании в 2021 г.
Как искать и нанимать работников в компанию в пандемию
Куда уходят деньги в бизнесе и как ими правильно управлять?



©2009-2021 Центр управления финансами.