Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
• автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля исполнения документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день).
В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен.
За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц.
В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца.
Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.
Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения.
Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п.
Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа).
Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль исполнения документов, который ведется с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
