Управление финансами Получите консультацию:
8 (800) 600-76-83

Бесплатный звонок по России

документы

1. Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
2. Как использовать материнский капитал на инвестиции
3. Налоговый вычет по НДФЛ онлайн с 2021 года
4. Упрощенный порядок получения пособия на детей от 3 до 7 лет в 2021 году
5. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
6. Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
7. Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
8. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
9. Банкротство пенсионной системы неизбежно
10. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
11. Семейный бюджет россиян в 2021 году

О проекте О проекте    Контакты Контакты    Загадки Загадки    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Предпринимателю » Обеспечение контроля документов

Обеспечение контроля документов

Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. Связаться с автором

Контроль документов

Вернуться назад на Контроль документов
Не забываем поделиться:


Работа каждого руководителя заключается в постоянном поручении новых задач персоналу, которые оформляются в виде приказов, распоряжений или итогов совещаний. При этом в обязанности секретаря входит обеспечение контроля исполнения документов по соответствующим распоряжением начальства. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать контроль за исполнением документов.

Каждый приказ или распоряжение руководителя должно должным образом оформляться в виде документа, который передается исполнителю. В теории сразу после получения приказ должен быть исполнен, но на практике такое встречается довольно редко.

Для этого может быть много причин: чрезмерная загруженность персонала, авральный режим работы, нерадивость исполнителя или большой объем поставленной задачи. В любом случае, каждый руководитель захочет отслеживать свои поручения и знать, на какой стадии они находятся. Именно для этого необходим контроль исполнения документов.

Контроль исполнения документов представляет собой целую систему, главной задачей которых является минимизация временных затрат на выполнение различных поручений руководства. Целью контроля является не столько достижение быстрого результата, сколько анализ всех действий по его достижению.

Проще говоря, простое сообщение о выполнении задачи не будет являться примером контроля исполнения документов, а вот анализ затраченного времени, ресурсов, возникших проблем и предложения по их устранения как раз и представляют собой контроль исполнения на всех этапах. Первостепенной задачей контроля является налаживание механизма, позволяющего быстро и четко выполнять распоряжения.

Также контроль исполнения документов позволяет оценить эффективность организации документооборота в компании. Именно с помощью правильно организованного контроля можно обнаружить слабые места в работе структурных подразделений.

Более того, именно с помощью контроля можно оценить необходимость перехода на электронный документооборот и сопоставить издержки перехода с упущенной выгодой при неэффективном документообороте.

Помимо всего сказанного, с помощью контроля можно заметно повысить мотивацию работников и отслеживать их личную эффективность. Это позволит не только поднять уровень дисциплины в организации, но и распределять задачи среди сотрудников на основе их личной успеваемости. Ведь вполне вероятно, что один сотрудник справится с конкретной задачей быстрее остальных. И именно правильное обеспечение контроля позволит выявить сильные и слабые стороны персонала.

Контроль исполнения, как правило, представляет собой целую систему, функционирующую на разных этапах.

Она представляет собой:

• контроль своевременного выполнения поручений и документов;

• контроль соответствия формы созданных документов их содержанию;

• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

• контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

• анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая система на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляется сотрудниками службы ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у работников, следящих за оформлением проектов документов.

Контроль содержания деловых бумаг входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом документообороте, специального подразделения в компании.

Контроль исполнения документов можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).

В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.

тема

документ Контроль в организации
документ Контроль решений
документ Управленческие документы
документ Управленческая деятельность
документ Управленческий персонал

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Не забываем поделиться:


Загадки

Вы сидите в самолете, впереди Вас лошадь, сзади автомобиль. Где Вы находитесь?

посмотреть ответ


назад Назад | форум | вверх Вверх

Загадки

Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка:
- Почему ты плачешь?
Отвечает ему ребенок:
- Почему ты мне папа, а я не сын тебе?
Кто же это плакал?

посмотреть ответ
важное

Бесплатная консультация
по телефону ГОРЯЧЕЙ ЛИНИИ:
8 (800) 600-76-83

ежедневно с 6.00 до 21.00
Звонок по России бесплатный!



Новый порядок ведения кассовых операций с 2021 года
Прогноз курса евро на 2021 год
Как жить после отмены ЕНВД в 2021
Новая программа поддержки бизнеса
Субсидии за трудоустройство безработных
Новые антироссийские санкции
Как сменить юридический адрес в 2021 г
Как открыть расчетный счет для ООО или ИП
Налог на роскошь 2021
Страхование занятости в РФ
Пятнадцать советов по привлечению и удержанию новых клиентов в 2021 г.
Как возместить НДС в 2021г
Единый налоговый платеж для компаний и предпринимателей к концу 2022 г
Последствия повышения ключевой ставки ЦБ для бизнеса и населения
Закон о реформе аудиторской деятельности
Антимонопольный комплаенс для российского бизнеса в 2021 г.
Упрощение доступа к системе налогового мониторинга
Как ускорить реакцию на изменение предпочтений потребителей и повысить гибкость производства в 2021 г.
Новый налоговый режим для малого бизнеса
Как вакцинировать работников и подготовиться к проверке на соблюдение антиковидных требований
Налоговая реформа для малого и среднего бизнеса
Обязательная индексация заработной платы



©2009-2021 Центр управления финансами.