Для того чтобы понять принципы, по которым необходимо распределять и учитывать данные, необходимо определить для себя доступные средства организации информации.
В нашем случае мы будем рассматривать подручные средства, а именно программные продукты MS Office:
• Excel.
• OneNote.
• Word.
У вас, разумеется, может быть, свой набор инструментов, но мы решили рассмотреть самые популярные.
Но не будем больше вас томить и приступим к упорядочиванию.
Для начала давайте озвучим несколько важных правил:
1. Аккуратность – в вашем хранилище информации всегда должно быть все по полочкам, все записи должны быть четкими и грамотно составленными;
2. Обязательность – каждая единица информации должна быть учтена, обладать проставленными реквизитами;
3. Высокая самоорганизация – вы должны уделять время учету информации всегда — независимо от ее количества и качества.
Хранилище вашей информации может быть организовано разными способами, но мы хотим предложить самый простой и доступный. Вам нужно создать папку у себя на рабочем компьютере или на съемном носителе (2-й вариант предпочтительней). Внутри этой папки необходимо создать файл Excel, который вы можете назвать как угодно.
Далее, открываем наш файл и создаем в нем следующую таблицу:
1. № — порядковый номер для удобства.
2. Подразделение – указываете документы для этого раздела.
3. Тег – можно использовать общий вид документа (приказ, письмо и т. д.).
4. Название документа – можно использовать как оригинальное, так и свое название.
5. № документа — регистрационный номер, если он есть.
6. Дата последнего обновления/редакции.
7. Тип документа — указывается, какой документ.
8. Ссылка на расположение (папка, где лежит документ).
9. Ответственный – можно указать человека, который отвечает за этот документ.
Как видите, удобная структура и наглядное представление позволяет легко и в короткий срок найти любой рабочий документ. Можно сделать множество разделов, которые будут хранить все ваши данные.
Главное, необходимо помнить, что каждая папка должна быть внутри общей и хранить оригиналы документов, которыми вы пользуетесь. Это позволит не зависеть от общих сетевых папок и всегда носить необходимые данные с собой.
Статью подготовила доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Волгушева Алла Александровна. 
