В библиотеках бюджетных учреждений учет должен быть организован в соответствии с Приказом Минкульта года № 1077.
Документы классифицируются по видам носителей:
• печатные (книги, брошюры, ноты, атласы и т.д.);
• аудиовизуальные (фотографии, кинофильмы, фонограммы на кассетах, дисках, катушках);
• микрофильмы или микрофиши (покадровые изображения, воспроизводятся на диапроекторах);
• электронные (файлы).
Учет этих документов ведется в подразделениях, которые комплектуют, хранят и используют библиотечные фонды.
На основании п.4.3 приказа 1077 документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету. Учитываются издания партиями по одному сопроводительному документу: товарная накладная, счет-фактура, реестр и т.д. Если сопроводительных бумаг нет, составляется акт приема. Формы регистров суммарного учета в приказе 1077 не утверждены.
В п.4.3.1 приводятся обязательные реквизиты, которые они должны содержать:
1. Наименование организации, подразделения.
2. Дата записи.
3. Порядковый номер (ежегодно нумерация начинается заново).
4. Источник поступления.
5. Реквизиты (дата и номер) приходного первичного документа.
6. Количество экземпляров.
7. Стоимость.
Регистры следует утвердить самостоятельно, в качестве образца удобно использовать приложение 1а к утратившему силу приказу Минкульта 590. Это бланк листа книги суммарного учета, который можно изменить с учетом особенностей конкретного учреждения.
Индивидуальный учет ведется на основании п.4.4 приказа 1077. Каждому документу присваивается регистрационный номер, который закрепляется за ним на весь период нахождения в организации и не используется в дальнейшем для других изданий. Формами учета могут быть регистрационные книги, карточки, каталоги, электронные файлы с возможностью распечатки выходных форм.
Помимо заголовочных данных с наименованием организации и подразделения, учетная форма должна содержать следующие реквизиты:
1. Дата записи.
2. Регистрационный номер.
3. Библиографическое описание (ФИО автора, название, год издания, издательство, номер тома или части).
4. Цена экземпляра.
Для образца при разработке формы регистра можно использовать приложение 2 к отмененному приказу Минкульта 590.
Существует несколько основных источников появления новых экземпляров в библиотечном фонде, каждому из которых соответствует вид первичного документа:
• покупка или подписка – товарная накладная, накладная, акт приема-передачи;
• получение в дар от физлиц или юрлиц – договор пожертвования;
• получение от клиента в качестве возмещения утерянного экземпляра – акт об исключении из фонда утерянных документов и приеме равноценных;
• поступление безвозмездно без приходных документов – акт приемки МЦ ф.0504220, утвержденный в приказе Минфина 52н.
На поступивших экземплярах нужно проставить регистрационные номера (штрих-коды), данные внести в регистры суммарного и индивидуального учета, на первичных документах сделать отметку, если полученные книги являются особо ценными, и передать их в бухгалтерию.
В соответствии с п. 5.1 приказа 1077 причинами исключения книг из библиотечного фонда могу быть:
• ветхость;
• наличие серьезных дефектов;
• утрата;
• устарелость по содержанию;
• не соответствие профилю библиотеки или учреждения.
Единственные экземпляры, подлежащие постоянному или бессрочному хранению, а также книжные памятники (содержатся в специальном реестре) из-за непрофильности или устарелости не списываются.
Номера, проставленные на изданиях, при списании погашаются специальным штампом. Списываются документы актом ф. 0504144 с приложением списка исключаемых объектов и подтверждающих документов (актов, пояснительных, справок о возмещении ущерба и пр.). Форму списка нужно утвердить приказом по учреждению. После подписания акта ф.0504144 членами комиссии и утверждения руководителем нужно сделать отметки в регистрах суммового и индивидуального учета. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию.
В отношении списанного имущества библиотека вправе принять решение:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• о передаче в обменный фонд;
• о передаче юрлицам и физлицам на безвозмездной основе;
• о реализации;
• об уничтожении или сдаче на пункты вторсырья в качестве макулатуры.
В настоящее время значительную часть библиотечного фонда бюджетных учреждений составляют электронные издания, размещенные:
• на CD-дисках и флэшках;
• на жестком диске ПК библиотеки;
• на внешних технических средствах.
Порядок учета таких изданий описан в п.3.4 приказа 1077. Единицами учета являются экземпляр и название. Для дисков это может быть каждый отдельный носитель или комплект, объединенный общим названием. Для флэшек экземпляр – это одно записанное целостное произведение. Суммовой и индивидуальный учет загруженных в библиотеку электронных документов ведется в электронных реестрах.
Если в библиотеку поступают документы в удаленном доступе, на использование которых приобретена лицензия или заключен договор на определенный срок, регистрационный номер не присваивается, а в учете указываются следующие данные:
• название базы данных, компания-производитель, адрес доступа, платформа;
• количество названий или пакетов, входящих в базу данных;
• срок действия договора или лицензии.
Все электронные документы при списании удаляются на основании акта ф.0504144 с указанием причин. Находящиеся в удаленном доступе по акту не списываются, доступ к ним автоматически прекратится по окончанию действия договора.
В разделе VII приказа 1077 определен порядок проверки наличия документов (инвентаризации) библиотечных фондов.
Для обязательной неотложной инвентаризации могут быть три причины:
1. Стихийное бедствие (пожар, наводнение и т.д.).
2. Хищение или порча.
3. Ликвидация либо реорганизация учреждения.
Срок плановых проверок для библиотек, содержащих редкие и ценные книги, – один раз в 5 лет, если в оформлении издания есть драгметаллы или камни, проверять нужно ежегодно. В остальных случаях все зависит от размера фонда: до 50 тыс. экземпляров – раз в 5 лет, от 50 тыс. до 200 тыс. – раз в 7 лет и т.д.
В результате проверки составляется акт, к которому прикладывается список отсутствующих по неизвестным причинам документов. Если виновных в утрате лиц не обнаружено, экземпляры списываются в установленном порядке. Для проверок электронных изданий используются программы, позволяющие обнаружить внесенные изменения.
Учет библиотечного фонда в бюджетных учреждениях в 2020 году ведется на основании следующих нормативных документов:
1. Инструкции 157н, 174н.
2. Федеральный стандарт «Основные средства», приказ Минфина 257н.
3. Приказ Минкульта 1077.
Учет библиотечного фонда в казенных учреждениях в 2020 году ведется на основании вышеперечисленных документов и Инструкции 162н.
Активы, составляющие библиотечный фонд, принимаются к учету в качестве ОС. К ним применяются критерии, определенные в СГС (федеральном стандарте) «основные средства». Если активы перспективны в части получения экономической выгоды или полезного потенциала, они учитываются на балансе, если нет – на забалансе. Объекты библиотечного фонда с несущественной стоимостью и одинаковым сроком полезного использования объединяются в один комплекс ОС, который учитывается, как инвентарный объект. Этот факт должен быть освещен в Учетной политике.
При формировании такого объекта открывается карточка группового учета ф. 0504032, которая ведется только в денежном выражении.
Бухучет библиотечного фонда имеет следующие особенности:
1. Инвентарные номера на объектах не проставляются (только регистрационные во внутрибиблиотечном учете).
2. Аналитика в разрезе отдельных наименований и инвентарные списки НФА не ведутся.
3. Объекты стоимостью до 10000 руб. не списываются при вводе в эксплуатацию.
4. На объекты до 10000 руб. начисляется амортизация в размере 100% так же, как и на объекты стоимостью от 10000 до 100000 руб.
Поступают объекты библиотечных фондов в результате обменных (покупка, подписка) и необменных (дарение, жертвование) операций. В первом случае – по цене приобретения, во втором – по справедливой цене на момент поступления. В балансовую стоимость включаются затраты на транспортировку, доставку и пр.
Амортизация на ОС библиотечный фонд начисляется по новым правилам: на объект стоимостью до 100000 руб., – 100 %, на остальные – одним из методов, описанных в СГС «Основные средства». Если на учете есть объекты библиотечного фонда от 40000 руб. до 100000 руб. на которые амортизация начисляется линейным способом, перерасчет делать не нужно.
Списание объектов библиотечного фонда производится по правилам, определенным федеральным стандартом. Финансовый результат формируется при списании объекта без полного износа.
Бюджетные и автономные учреждения принимают расходы:
• на приобретение книг и брошюр – в момент приобретения;
• на подписные издания – в момент получения каждого номера.
Обязательное условие: приобретение должно быть сделано за счет средств приносящей доход деятельности, в ней же издания должны использоваться.
В налоговом учете казенные учреждения не учитывают расходы на приобретение библиотечных фондов для формирования базы, облагаемой налогом на прибыль.
В бюджетных и автономных учреждениях НДС принимается к вычету и при использовании библиотечных документов при выполнении работ и оказании услуг. Если приобретенные фонды используются в операциях, облагаемых и необлагаемых НДС, входной налог нужно разделить в соответствии с НК РФ.
В казенном учреждении НДС облагаются только операции по реализации товаров. Если издания приобретаются для этой деятельности, следует принять входной НДС к вычету.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
