Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций в 2020 году. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.
Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.
Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.
Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.
Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
• накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
• акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
• требование (по отпуску материалов, платежные требования);
• ордер (ПКО, РКО);
• поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
• счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
• отчет (авансовые и пр.).
Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.
Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.
В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ № 1 «Об электронной цифровой подписи»).
Если законодательством РФ или договором предусматривается представление первичного учетного документа другому лицу или в государственное учреждение в бумажном виде, то предприятие обязано по их требованию и за свой счет подготовить на бумажном носителе копию первичного учетного документа, которые формируется в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 ФЗ № 402). В качестве лиц выступают: клиенты, партнеры организации, налоговые агенты и др. Помимо этого, контролирующие и правоохранительные органы в ходе ведения различных типов проверок имеют право затребовать документацию, подготовленную на бумажном носителе.
Существует несколько основных требований, которые предъявляются к первичным учетным документам:
• наличие всех обязательных реквизитов;
• составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;
• подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы (в этом случае должна быть указана дата внесения исправлений);
• обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве.
Внесение правок, которые не подтверждены участниками хозяйственных операций, в первичные документы недопустимо. Денежные (банковские и кассовые) документы не должны включать никаких исправлений.
При формировании унифицированных форм документов происходит разработка формуляра-образца в виде общей модели построения всех системных документов в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003.
Реквизиты (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) включают информацию о хозяйственной (финансовой) операции, которая указана в бухгалтерской документации.
В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);
• дата формирования документа;
• наименование предприятия, создавшего документ;
• содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;
• величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;
• наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.
Если возникает необходимость, то в структуру документа может быть включен дополнительный реквизит, в том числе адрес организации, основание для проведения хозяйственной операции, которая фиксируется в документе, печать, эмблема предприятия, визы, отметка о контроле и прочие реквизиты, которые могут быть определены характером документируемых хозяйственных операций.
Первичный документ по учету денежных средств может быть подписан только руководителем предприятия или главным бухгалтером. Также это могут осуществлять лица, которым по приказу предоставлены эти полномочия.
Исправления первичных документов должно включать дату исправления, а также подписи лиц, которые занимались составлением документа, в котором осуществлено исправление. При этом необходимо указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402). Исправления могут быть произведены в случае согласования с участниками хозяйственных операций.
Нельзя производить исправления в следующих видах документов:
• кассовые документы (ПКО, РКО, кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
• банковские документы (платежное поручение и требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).
В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 регистры бухгалтерского учета используются с целью регистрации, систематизации и накопления сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Они предназначены для того, чтобы отражать информацию на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведут с помощью специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях.
Не допустимо при регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).
Форма счетоводства или бухгалтерского учета характеризуется порядком сочетания учетных регистров, их внешним видом, последовательностью записей в них, использованием счетной техники, построением документации и схемой документооборота. В соответствии с ч. 6 ст. 10 ФЗ № 402 формы регистров бухучета подлежат утверждению руководителем предприятия или учреждения. Это осуществляется по представлению должностных лиц, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета. Бюджетное законодательство Российской Федерации устанавливает и регулирует формы регистров для предприятий и учреждений государственного сектора.
Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами (на базе документов 2 указанных разновидностей).
Бухгалтерская финансовая отчетность включает сведения и показатели финансового положения предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. Вся информация систематизируется и должна соответствовать законодательству о бухгалтерском учете.
Бухгалтерская отчетность в качестве системы показателей может разделяться на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период.
Если принять во внимание ФЗ № 208 «О консолидированной финансовой отчетности», то вместе с формированием бухгалтерской отчетности предприятия, необходимо составление и консолидированной отчетности.
Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия. Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года.
По отношению к бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя установить режим коммерческой тайны. Это прописано в ч. 11 ст. 13 Федерального Закона № 402 и обусловлено тем, что она не обладает коммерческой ценностью и при этом может быть известна третьим лицам после ее опубликования. Вместе с этим в зависимости от указанных положений законодательства о бухучете экономический субъект не предпринимает мер по охране ее конфиденциальности.
Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году
В 2020 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2020 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.
Любое юрлицо, будь это компания или частный бизнесмен по закону не имеют права сразу избавляться от ненужных документов. Для каждого из них предусмотрен свой срок хранения. Если его не соблюсти, то организацию или ИП оштрафуют на большую сумму.
Время хранения документации регулируется:
• перечнем Росархива (перечень типовых управленческих архивных документов);
• Закон о бухучете №402-ФЗ, НК РФ;
• Закон об архивном деле в РФ №125-ФЗ.
С 1 января 2020 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.
Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в прошлом году.
Архивация бухгалтерских документов подчиняется двум простым правилам:
1. Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
2. Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.
Время содержания в архиве налоговых бумаг регулируется ст.23 НК РФ. Из нее следует, что в общем случае такая документация не уничтожается в течение 48 месяцев.
Закон диктует единый принцип для всех компаний, независимо от того на какой они форме налогообложения, какую деятельность осуществляют и кто ее владелец. Регулируются сроки все той же ст.23 НК РФ.
В стандартном случае документация по взносам лежит в архиве 6 лет.
Кадровая документация имеет самые продолжительное время хранения. Это связано с тем, что даже если человек уволился из фирмы, ему на протяжении жизни может потребоваться те или иные данные. Особенно это касается стажа работы, справок о доходах и т.д.
В обычном порядке кадровые бумаги, карточки и прочее сохраняются 50 лет.
Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.
Конкретные цифры таковы:
• 10 000рублей – за не сохранение бумаг налогового или бухгалтерского характера одного отчетного периода;
• 30 000 - если за несколько.
Если преждевременное избавление от отчетов привело к тому, что размер базы под налог уменьшен, то придется раскошелиться минимум еще на 40 000руб. А максимум – это 20% от недоимки.
Наказываются и лица, ответственные за сохранение документов. Личный штраф будет от двух до трех тысяч рублей.
Уничтожать персональные данные нужно будет с соблюдением требований, которые установит Роскомнадзор. Такое дополнение появится в статье 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
Первичные бухгалтерские документы в 2020 году
Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета в 2020 году раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.
Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.
Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.
Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.
Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег, оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.
При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:
• название документа;
• дата заполнения документа;
• наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя);
• № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости);
• наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости;
• указание ФИО должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ;
• личная подпись каждого ответственного лица;
• оттиск печати или штампа.
Отсутствие записи одного из вышеперечисленных реквизитов на документе не дает право считать документ действительным.
Виды первичных документов:
• Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
• Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
• Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
• Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
• Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег. При заполнении отчета к нему прикладываются другие первичные документы: квитанции на оплату проживания в гостинице (для командировочных), проездные билеты, товарные чеки на приобретение малоценных быстро изнашиваемых предметов, канцтоваров.
• Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
• Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
• Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
• Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты. Является разовым документом, соответствующим одной определенной хозяйственной операции. К счету прикладывают первичные документы: смету на выполнение работ, договор подряда, калькуляцию затрат, накладную на товар.
• Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца.
• Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
• Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
• Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.
Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.
В списке типовых первичных документов указаны основные виды документов, которые применяются практически на всех предприятиях. Видов первичных документов много, к ним относятся различные карточки учета основных средств, оборудования, калькуляционные карточки и сметы, без которых общий учет просто невозможен.
Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.
Исправления в первичных документах:
1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.
2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.
3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.
4. Нельзя полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.
Срок хранения первичных документов:
• Все документы хранятся не менее 5 лет.
• Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
• Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.
Правильное и достоверное ведение первичной документации в бухгалтерии, соответствие документооборота, позволит обеспечить четкий бухгалтерский учет на предприятии.
Нормативные документы по бухгалтерскому учету в 2020 году
Основными нормативными документами, регулирующими порядок составления и представления бухгалтерской отчетности в России в настоящее время являются:
- ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ гл.3 ст.13-16;
- Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное Приказом МинФина № 34н;
- ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденное Приказом МФ № 43н;
- Приказ МФ № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организации»;
- Приказ МФ № 67н «Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности» и «Указания о порядке составления и предоставления бухгалтерской отчетности»;
- Приказ об учетной политике организации.
Бухгалтерская отчетность должна соответствовать следующим требованиям: достоверности, целостности, своевременности, простоте, проверяемости, сравнимости, экономичности, соблюдении строго установленных процедур оформления и публичности.
Достоверность базируется не только на информации бухгалтерского, но и других видов учета, в первую очередь статистического учета. Нарушение данного подхода делает не возможным составление бизнес-плана, а также оперативное управление имуществом на различных уровнях хозяйственной деятельности. Это условие требует сопоставимости отчетных и плановых показателей. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года. Достоверность бухгалтерской отчетности усиливается ее целостностью, т.е. она должна включать показатели финансово-хозяйственной деятельности как самого предприятия, так и его филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на самостоятельные балансы.
Целостность или полнота отчетности позволяет принимать более обоснованные управленческие решения. С этой целью данные синтетического и аналитического учета должны быть подтверждены результатами инвентаризации и заключением независимой аудиторской организации.
Своевременность предполагает представление соответствующей бухгалтерской отчетности в соответствующие адреса в установленный срок. Организации, независимо от организационно-правовых форм собственности (за исключением бюджетных), обязаны представлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании истекшего квартала. Годовая бухгалтерская отчетность представляется в течение 90 дней по окончании года, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Она должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами собственника. Отчетность, представленная с нарушением установленных сроков, теряет свое значение.
Простота бухгалтерской отчетности лежит в ее упрощении и доступности. Переход бухгалтерского учета к международным стандартам объективно способствует реализации данного требования.
Проверяемость отчетности предполагает возможность подтверждения представленной в ней информации в любое время. Косвенно данное условие предполагает нейтральность представленной в ней информации.
Сравнимость предусматривает наличие одинаковых показателей на протяжении различных отрезков времени с целью выявления различий и тенденций.
Экономичность достигается путем унификации и стандартизации соответствующих форм отчетности, сокращения от дельных показателей не в ущерб качеству отчетных данных. Это касается прежде всего показателей, носящих справочно-информационный характер.
Оформление - следующее требование, предъявляемое к бухгалтерской отчетности. Оно означает, что составление от четности, равно как и ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляется на русском языке, в валюте Российской Федерации - в рублях. Отчетность подписывается руководителем организации и специалистом, ведущим бухгалтерский учет (главным бухгалтером и т.п.).
Публичность бухгалтерской отчетности осуществляется организациями, перечень которых регламентирован действующим законодательством. К ним отнесены открытые акционерные общества, кредитные и страховые организации, биржи, инвестиционные и иные фонды, созданные за счет частных, общественных и государственных источников. Публичность предполагает публикацию годовой бухгалтерской отчетности в средствах массовой информации, доступных ее пользователям, либо распространение ее в соответствующих изданиях (брошюрах, буклетах и иных изданиях), а также передачу органам государственной статистики по месту регистрации для предоставления заинтересованным пользователям. Годовая бухгалтерская отчетность должна быть опубликована не позднее 1 июня года, следующего за отчетным годом. Внутренняя бухгалтерская отчетность не подлежит публикации, так как отнесена к коммерческой тайне. За незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, предусмотрена уголовная ответственность.
Международные стандарты финансовой отчётности (МСФО; IFRS) — набор документов (стандартов и интерпретаций), регламентирующих правила составления финансовой отчетности, необходимой внешним пользователям для принятия ими экономических решений в отношении предприятия.
МСФО, в отличие от некоторых национальных правил составления отчётности, представляют собой стандарты, основанные на принципах, а не на жестко прописанных правилах. Цель состоит в том, чтобы в любой практической ситуации составители могли следовать духу принципов, а не пытаться найти лазейки в чётко прописанных правилах, которые позволили бы обойти какие-либо базовые положения. Среди принципов: принцип начисления (accrual basis), принцип неприрывности деятельности (going concern), осторожности (prudence), уместности (relevance) и ряд других.
Международные стандарты финансовой отчётности приняты как обязательные в нескольких странах Европы. В большинстве стран Европы отчётность в соответствии с МСФО обязаны подготавливать компании, чьи ценные бумаги обращаются на бирже.
России принята и исполняется программа реформирования бухгалтерского учёта в соответствии с МСФО. В частности, все кредитные организации (банки) обязаны подготавливать отчётность в соответствии с нормами МСФО.
Национальный совет по стандартам финансовой отчетности (Фонд НСФО) ведет работу по созданию комплекта национальных стандартов финансовой отчетности (СФО).
Принят Федеральный закон № 208-ФЗ «О консолидированной финансовой отчетности», согласно которому МСФО обязательны для консолидированной отчетности всеми общественно значимыми компаниями.
Консолидированную отчетность в соответствии с МСФО должны публиковать:
- Кредитные организации;
- Страховые организации;
- Другие организации, чьи ценные бумаги допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг.
Принято Положение о признании МСФО и их разъяснений для применения на территории Российской Федерации (Постановление Правительства РФ № 107). Предполагается, что каждый документ МСФО будет проходить отдельную экспертизу на предмет применимости в России. Решение о вступлении документа МСФО в силу будет принимать Министерство Финансов. Тем не менее, в России не будут полностью отказываться от РСБУ (Российские стандарты бухгалтерского учета). МСФО станут применять для консолидированной отчетности, а федеральные стандарты — для отчетности юридических лиц.
Были признаны применимыми на территории РФ первые 63 стандарта и интерпретаций. Консолидированная финансовая отчетность должна предоставляться организациями, попавшими под действие Закона № 208-ФЗ, начиная с отчетности за год.
Министерство финансов утвердило приказ № 160н о введении МСФО в Российской Федерации.
Уничтожение бухгалтерских документов в 2020 году
Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.
В передвижении участвуют несколько видов документов:
1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.
Каждый документ в процессе работы предприятия в 2020 году подвергается ряду действий:
• Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
• Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
• Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
• Сдача на хранение.
Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.
В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.
На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:
1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ».
2. Решение Росархива, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
4. Приказ Министерства культуры РФ № 558.
Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:
• Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
• Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
• Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.
Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.
Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?
Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия. Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет. Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.
Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.
К ним можно отнести:
1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
2. Бухгалтерская отчетность.
3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.
Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.
Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.
Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.
Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.
Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.
На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.
В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.
Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.
В компетенцию экспертов входит:
1. Составление реестра всей документации архива.
2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
3. Составление акта на утилизацию.
4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.
С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?
Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.
Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.
Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.
Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.
При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.
Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.
Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.
Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.
Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.
Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:
1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппи-диски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.
Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.
Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.
Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.
Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.
Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:
• Пожар;
• Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
• Наводнение;
• Грабеж.
В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.
При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.
Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.
Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.
Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:
1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.
Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
