В 2020 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2020 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.
Любое юрлицо, будь это компания или частный бизнесмен по закону не имеют права сразу избавляться от ненужных документов. Для каждого из них предусмотрен свой срок хранения. Если его не соблюсти, то организацию или ИП оштрафуют на большую сумму.
С 1 января 2020 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.
Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в прошлом году.
Архивация бухгалтерских документов подчиняется двум простым правилам:
1. Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
2. Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.
Время содержания в архиве налоговых бумаг регулируется ст.23 НК РФ. Из нее следует, что в общем случае такая документация не уничтожается в течение 48 месяцев.
Закон диктует единый принцип для всех компаний, независимо от того на какой они форме налогообложения, какую деятельность осуществляют и кто ее владелец. Регулируются сроки все той же ст.23 НК РФ.
В стандартном случае документация по взносам лежит в архиве 6 лет.
Кадровая документация имеет самые продолжительное время хранения. Это связано с тем, что даже если человек уволился из фирмы, ему на протяжении жизни может потребоваться те или иные данные. Особенно это касается стажа работы, справок о доходах и т.д.
В обычном порядке кадровые бумаги, карточки и прочее сохраняются 50 лет.
Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.
Конкретные цифры таковы:
• 10 000рублей – за не сохранение бумаг налогового или бухгалтерского характера одного отчетного периода;
• 30 000 - если за несколько.
Если преждевременное избавление от отчетов привело к тому, что размер базы под налог уменьшен, то придется раскошелиться минимум еще на 40 000руб. А максимум – это 20% от недоимки.
Наказываются и лица, ответственные за сохранение документов. Личный штраф будет от двух до трех тысяч рублей.
Уничтожать персональные данные нужно будет с соблюдением требований, которые установит Роскомнадзор. Такое дополнение появится в статье 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
