Первичный документ бухгалтерского учета — это документы, которые оформляются для любой хозяйственной операции. Они служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Посмотрим, какие реквизиты обязательно должны содержать первичные документы бухгалтерского учета.
Первичка является свидетельством совершения хозопераций компании. Первичные документы бухгалтерского учета, которые применяются при той или иной сделке, различаются в зависимости от особенностей каждой. Как правило, набор документов, сопровождающих сделку, готовит продавец.
Первичные документы бухгалтерского учета готовятся для каждой сделки, в том числе, чтобы подтвердить ее реальность.
Сначала необходимо заключить договор с покупателем. Компания вправе составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества (порядок расчетов, отпуска товаров, выполнения работ и условия оказания услуг). Затем продавец выставляет покупателю счёт на оплату. Покупатель должен этот счет оплатить.
Перед тем, как заключать сделку, обязательно проверьте компанию на налоговые риски. Иначе налоговики могут признать сделку нереально и доначислить налоги.
Если покупатель оплачивает счет наличными, то продавец обязан ему выдать кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. При оплате товара за безналичный расчет у покупателя остается платежный документ, который заверен банком и подтверждает оплату.
Если товар отгружается, то продавец выставляет клиенту товарную накладную, счет-фактуру. Если продавец оказывает услугу, то по ее завершении он выдает покупателю акт оказания услуг / выполненных работ и счет-фактуру (при наличии).
Перечень первичных документов бухгалтерского учета не ограничен. Компания может самостоятельно разработать те формы первичных документов, которые она собирается применять. Единственный момент, их нужно закрепить в учетной политике.
Ниже мы привели стандартный перечень первичные документы бухгалтерского учета, которые применяют компании на практике:
1. Договор. Он регламентирует права и обязанности субъектов сделки. Нужно стараться делать так, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/займа/возмездного оказания услуг и т д. Гражданским Кодексом разрешается заключение договора в устной форме. Однако заключение письменного договора надежно защитит как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий и т.д. Кроме того на основании письменного договора намного проще доказать свою правоту, в том числе, в суде. Но для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключенным в надлежащем порядке уже с момента выдачи покупателю или заказчику кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты товара/услуги. Обратите внимание, что если Вы хотите обговорить какие-либо особенности продажи товаров или дополнительные условия, то вы вправе прописать их в письменной форме договора.
2. Счет. Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму счета на оплату. Кроме того, счет может содержать дополнительную информацию об условиях сделки. Например, сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д. Статья 9 Федерального Закона № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главного бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не являются обязательным реквизитом для данного документа. Кроме того, печать также не требуется.
3. Платежные документы. Они подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности). Платежное поручение покупатель получает в банке, производя оплату по безналу. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Обратите внимание, что бланки строгой отчетности можно применять не во всех случаях. Все поля заполняем по правилам, которые утверждены положением Банка России № 383-П. Но будьте внимательны: у налоговиков и банкиров появились новые требования к назначению платежа.
4.Товарная накладная. Она применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и позволяет зафиксировать отпуск товаров на сторону, а второй — передается покупателю и позволяет оприходовать полученные товарно-материальные ценности. Данные, которые зафиксированы в накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре. Уполномоченные лица, которые дают разрешение на отпуск товаров, должны собственноручно подписывать накладную. Подписи должны быть заверены печатью организации. Должностные лица, которые принимают товар, расписываются в товарной накладной, ставят печать.
5. Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг). Этот документ подтверждает факт, стоимость, а также сроки выполнения работ (оказания услуг). Акт необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.
6. Счет-фактура. Счет-фактура содержит информацию о сумме денежных средств, и фактурную часть (информацию бухгалтерского учета). Данный документ крайне важен, так как он является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Все компании, которые являются плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры. Счет-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается продавцом товара или услуги. Один экземпляр передается покупателю, другой остается у продавца.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
