Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.
Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.
Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Первичный бухгалтерский документ должен иметь:
• наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
• название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
• дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
• содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
• измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
• подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.
Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.
Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.
Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.
Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).
В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.
В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.
На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.
Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.
Внутренние документы составляются непосредственно в организации:
Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.
Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.
Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.
Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.
Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.
Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.
В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.
Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• предварительная работа перед составлением первичных документов;
• составление первичных документов;
• утверждение первичных документов;
• работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.
Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.
Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.
Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.
После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.
Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.
Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.
Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.
Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.
В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.
Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.
Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.
Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах: корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.
Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.
Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".
На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.
Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.
Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.
Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.
Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.
При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.
Первичный бухгалтерский учет
Первичный документ бухгалтерского учета — это документы, которые оформляются для любой хозяйственной операции. Они служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Посмотрим, какие реквизиты обязательно должны содержать первичные документы бухгалтерского учета.
Первичка является свидетельством совершения хозопераций компании. Первичные документы бухгалтерского учета, которые применяются при той или иной сделке, различаются в зависимости от особенностей каждой. Как правило, набор документов, сопровождающих сделку, готовит продавец.
Первичные документы бухгалтерского учета готовятся для каждой сделки, в том числе, чтобы подтвердить ее реальность.
Сначала необходимо заключить договор с покупателем. Компания вправе составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества (порядок расчетов, отпуска товаров, выполнения работ и условия оказания услуг). Затем продавец выставляет покупателю счёт на оплату. Покупатель должен этот счет оплатить.
Перед тем, как заключать сделку, обязательно проверьте компанию на налоговые риски. Иначе налоговики могут признать сделку нереально и доначислить налоги.
Если покупатель оплачивает счет наличными, то продавец обязан ему выдать кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. При оплате товара за безналичный расчет у покупателя остается платежный документ, который заверен банком и подтверждает оплату.
Если товар отгружается, то продавец выставляет клиенту товарную накладную, счет-фактуру. Если продавец оказывает услугу, то по ее завершении он выдает покупателю акт оказания услуг / выполненных работ и счет-фактуру (при наличии).
Перечень первичных документов бухгалтерского учета не ограничен. Компания может самостоятельно разработать те формы первичных документов, которые она собирается применять. Единственный момент, их нужно закрепить в учетной политике.
Ниже мы привели стандартный перечень первичные документы бухгалтерского учета, которые применяют компании на практике:
1. Договор. Он регламентирует права и обязанности субъектов сделки. Нужно стараться делать так, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/займа/возмездного оказания услуг и т д. Гражданским Кодексом разрешается заключение договора в устной форме. Однако заключение письменного договора надежно защитит как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий и т.д. Кроме того на основании письменного договора намного проще доказать свою правоту, в том числе, в суде. Но для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключенным в надлежащем порядке уже с момента выдачи покупателю или заказчику кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты товара/услуги. Обратите внимание, что если Вы хотите обговорить какие-либо особенности продажи товаров или дополнительные условия, то вы вправе прописать их в письменной форме договора.
2. Счет. Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму счета на оплату. Кроме того, счет может содержать дополнительную информацию об условиях сделки. Например, сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д. Статья 9 Федерального Закона № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главного бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не являются обязательным реквизитом для данного документа. Кроме того, печать также не требуется.
3. Платежные документы. Они подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности). Платежное поручение покупатель получает в банке, производя оплату по безналу. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Обратите внимание, что бланки строгой отчетности можно применять не во всех случаях. Все поля заполняем по правилам, которые утверждены положением Банка России № 383-П. Но будьте внимательны: у налоговиков и банкиров появились новые требования к назначению платежа.
4.Товарная накладная. Она применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и позволяет зафиксировать отпуск товаров на сторону, а второй — передается покупателю и позволяет оприходовать полученные товарно-материальные ценности. Данные, которые зафиксированы в накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре. Уполномоченные лица, которые дают разрешение на отпуск товаров, должны собственноручно подписывать накладную. Подписи должны быть заверены печатью организации. Должностные лица, которые принимают товар, расписываются в товарной накладной, ставят печать.
5. Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг). Этот документ подтверждает факт, стоимость, а также сроки выполнения работ (оказания услуг). Акт необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.
6. Счет-фактура. Счет-фактура содержит информацию о сумме денежных средств, и фактурную часть (информацию бухгалтерского учета). Данный документ крайне важен, так как он является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Все компании, которые являются плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры. Счет-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается продавцом товара или услуги. Один экземпляр передается покупателю, другой остается у продавца.
Учет первичной документации
Бухучет основан на грамотном использовании данных первичных бухгалтерских документов. Правильно оформленная первичка исключает в дальнейшем проблемы с налоговыми и контролирующими органами.
Без первичных документов немыслим бухгалтерский учет. Первичная документация – регистры, в которых находят отражение совершенные хозяйственные операции. Документальное подтверждение этих фактов имеет юридическую силу, исполнитель того или иного действия в конечном итоге несет за него ответственность.
Первичные бухгалтерские документы имеют свою классификацию, позволяющую упорядочить учет и определить степень ответственности исполнителей.
Назначение первичной документации определяет ее классификацию по следующим типам:
• бухгалтерской (расчеты, справки) – составляет бухгалтер;
• комбинированной (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера) – составлением и оформлением документов занимается не 1 работник.
Отдельной группой среди всей первичной документации выделяются бланки строгой отчетности: квитанции, билеты, абонементы и т.д. Изготовление, учет и хранение этих бумаг осуществляется в строгом соответствии с требованиями законодательства о БСО.
Первичные документы могут содержать различный объем информации, быть разовыми или накопительными регистрами (пример последних – лимитно-заборные ведомости на топливо).
Относительно исполнителя первичка делится на 2 категории:
• внутренняя, составляемая внутри организации (акты, накладные, кассовые ордера и т.д.);
• внешняя (счета от поставщика, выписки из банка, счета-фактуры и т.д.).
Первичные учетные регистры могут оформляться на унифицированных или специализированных бланках, этот вопрос обязательно прописывается в Учетной политике хозяйствующего субъекта. Специализированные бланки – документы, форма которых разработана самой организацией для фиксирования узкоспециализированных операций.
Оформление первичных документов происходит по факту свершения хозяйственной операции. Вся представленная в этих регистрах информация обрабатывается и служит исходными данными для составления сводной отчетности.
Существует перечень первичных документов, обязательных к использованию в бухгалтерском учете:
Наименование первичного документа
Унифицированная форма
Доверенность
М2, М-2а
Акт приемка материалов
М-7
Лимитно-заборная карта
М-8
Требование-накладная
М-11
Накладная на отпуск материалов на сторону
М-15
Приходный кассовый ордер
КО-1
Расходный кассовый ордер
КО-2
Кассовая книга
КО-4
Табель учета рабочего времени
Т-12
Платежная ведомость
Т-53
Перечисленные в таблице документы первичного учета – лишь краткий обзор всех применяющихся в организации.
Большинство первичных регистров оформляется на унифицированных бланках, которые утверждены следующими нормативно-правовыми актами:
• Постановление Госкомстата РФ №1 (учет операций по оплате труда);
• Постановление Госкомстата РФ № 7 (учет основных производственных фондов);
• Постановление Госкомстата России № 88 (кассовые операции);
• Постановление Госкомстата РФ № 132 (проведение финансовых расчетов с применением ККМ);
• Постановление Госкомстата № 71-а (учет труда) и т.д.
Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательность ведения всех первичных учетных регистров в организации. Экономический субъект вправе определять самостоятельно перечень «Обязательные первичные документы», закрепив его в своей Учетной политике.
При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом.
В первичке важно отразить следующие моменты:
• наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
• дата составления;
• все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
• расчетные данные прописью и цифрами и др.
Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.
Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.
Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части).
Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:
• акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
• товарные накладные на передачу продукции.
Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке.
При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:
• приходный кассовый ордер;
• Z-отчет (при использовании ККТ).
Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР.
Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:
• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• акты списания материалов;
• товарные чеки о приобретении ТМЦ;
• платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
• прочие документы.
В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.
Индивидуальному предпринимателю, который является налогоплательщиком единого налога на вмененный доход, необходимо вести учет тех физических показателей, которые определяют размер налогооблагаемой базы. Это могут быть наемные работники, квадратные метры площади и т.д. (в зависимости от выбранного вида деятельности). Причем вести учет этих физических показателей надо в течение всего времени, чтобы в случае их корректировки доказать налоговым органам правильность своих расчетов.
Если ИП уменьшает налогооблагаемую базу на сумму страховых взносов с фонда оплаты труда наемного персонала, необходимо вести первичный учет начисления и выплаты заработной платы этим сотрудникам.
Формы первички в этом случае будут следующие:
• табеля учета рабочего времени;
• заказы-наряды при сдельной оплате труда;
• платежные ведомости;
• листы нетрудоспособности и т.д.
Многие ИП на ЕНВД сохраняют договора с контрагентами на случай встречной налоговой проверки, но эти документы не относятся к разряду первичной документации и носят скорее справочный характер.
Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ. Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности.
Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:
Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе. Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме. Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.
Журнал первичного учета
Организации и предприятия, которые имеют источники вредных выбросов, обязательно должны вести учет количества выбрасываемых веществ в атмосферу. Для этого существуют специальные регистрационные журналы, которые являются первичными документами. Необходимость такого учета определена 30 статьей ФЗ «Об охране атмосферного воздуха».
Предусмотрены следующие формы журналов:
- ПОД-1 (Журнал учета стационарных источников выбросов и их характеристик) — данная форма является документом учета характеристик источника загрязнения. Регистрация замеров и данные лабораторных анализов из загрязняющих источников вносятся в журнал, при этом учитываются все поступающие в атмосферу выбросы газа — из воздуховодов, газопроводов и в виде направленных потоков. Расчет ведется по специальной формуле.
- ПОД-2 (Журнал учета выполнения мероприятий по охране атмосферного воздуха) — для сокращения количества вредных веществ, выбрасываемых в атмосферу, проводятся специальные мероприятия, которые и регистрирует журнал формы ПОД-2. Он также необходим для составления отчетности государственного статистического контроля за воздухом (2-ТП).
- ПОД-3 (Журнал учета работы газоочистных и пылеулавливающих установок) — ведется для учёта рабочего времени газовых приборов; информация также используется при составлении формы 2-ТП.
Ранее учет выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух, их источников осуществлялся в соответствии с формами первичного учета, установленными Приказом Центрального статистического управления СССР № 329 «Об утверждении форм первичной учетной документации по охране воздушного бассейна», более известными как формы ПОД-1, ПОД-2, ПОД-3.
Обязательность применения указанных форм неоднократно была подтверждена судебной арбитражной практикой с указанием арбитражными судами в качестве обоснования на отсутствие в российском законодательстве аналогичных форм и непротиворечие советских форм действующим природоохранным требованиям. При этом Приказ Центрального статистического управления № 329 «Об утверждении форм первичной учетной документации по охране воздушного бассейна», которым были утверждены формы первичного учета ПОД-1, ПОД-2, ПОД-3, признан недействующим Приказом Росстата № 430.
В настоящее время отсутствуют формы первичного учета в области охраны атмосферного воздуха. Однако природопользователь в связи с указанным не освобождается от обязанности вести первичный учет в области охраны атмосферного воздуха, возложенной на него абзацем 7 п. 1 ст. 30 ФЗ «Об охране атмосферного воздуха», но вправе осуществлять его в любой форме, в том числе продолжать фиксацию результатов учета в области охраны атмосферного воздуха по формам ПОД-1, ПОД-2, ПОД-3.
При этом государственный инспектор в области охраны окружающей среды вправе запрашивать у природопользователя (в предусмотренных законом случаях и в установленном порядке) представления данных, свидетельствующих о ведении первичного учета, но не вправе требовать представления таких данных, оформленных в соответствии с формами ПОД-1, ПОД-2, ПОД-3.
Организация первичного учета
В соответствии с нормами бухгалтерского законодательства любое предприятие, независимо от формы собственности обязано вести бухгалтерский учёт.
Бухгалтерский учёт ведется на основании первичных учётных документов. Документы служат гарантией достоверности бухгалтерских данных. Каждая хозяйственная операция находит свое отражение в регистрах бухгалтерского учета только на основе её регистрации в соответствующем документе.
Это позволяет осуществлять один из основных принципов бухгалтерского учета — сплошное и непрерывное наблюдение хозяйственного процесса.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятия заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия руководства и персонала. Например, отражается отпуск материальных ценностей со склада в производство, осуществляется выплата из кассы наличных денег, производится перечисление денежных средств с расчётных счетов и др.
Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции.
В первичных учётных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядившихся произвести хозяйственную операцию, а также подписи лиц, ее выполнивших.
Такой порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должных лиц по всем хозяйственным операциям, и использовать эти сведения для оценки эффективности их работы.
Первичные учётные документы, составленные правильно и без ошибок, используются как доказательная база в разрешении споров, которые могут возникнуть между предприятиями, между предприятиями и физическими лицами.
Первичные документы признаются документами, имеющими юридическую силу, и используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая может быть назначена судом при рассмотрении дел.
Контрольно-аналитическое значение документов состоит в том, что они являются источником контрольных данных при проведении внутреннего и внешнего аудита, для осуществления экономического анализа работы предприятия.
Анализируя данные первичных документов можно выявить резервы улучшения имущественного и финансового состояния предприятия, разработать мероприятия по оптимизации функционирования предприятия.
Также при осуществлении анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, опираясь на первичные документы можно выявить причины и найти виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, выявить скрытые резервы в производстве.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем использования информации, представленной в документах, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления, (включая учёт, планирование, прогнозирование, контроль, анализ, регулирование) для достижения запланированных экономических показателей и получить максимальную прибыль.
В оперативном управлении также используются данные первичного учета. Правильно составленные информационные сводки за короткие временные периоды (день, сутки, смену, пятидневку и др.), помогут руководству предприятия принимать оперативные и своевременные управленческие решения, это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности работы предприятия.
Экономическое значение документов заключается в том, что они позволяют укрепить хозяйственный расчет на предприятии, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования.
На основе данных, представленных в первичных учётных документах, определяются такие показатели как производительность труда, фондоотдача, фондоёмкость, материалоотдача и др.
Первичные документы используются для формирования регистров аналитического и синтетического учетов, отчетных форм. Правильность и своевременность их составления определяет состояние бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности предприятия.
К первичным документам бухгалтерского учета предъявляются достаточно жесткие требования, так как достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. В связи с этим к составлению первичных учётных документов установлены определенные правила и требования.
Первичный учётный документ согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте должен содержать перечень обязательных реквизитов.
В число таких реквизитов входят следующие:
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
– подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, или сразу после ее совершения.
Должностные лица, подписавшие первичных документы, несут ответственность за достоверность сведений, отраженных в этих документах.
Движение первичных документов как внешних, так и внутренних в процессе их формирования, оперативного использования, бухгалтерской подготовки и обработки от составления или получения от других организаций до передачи в архив после использования для формирования учетных регистров называется документооборотом.
Правила документооборота утверждаются учётной политикой по бухгалтерскому учёту предприятия. Важно, чтобы документооборот был четко спланирован.
Оптимальный график документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчетности.
График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Первичные учётные документы вместе с регистрами бухгалтерского учета и формами отчетности должны быть обязательно сданы в архив. Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учётному регистру, комплектуются в хронологическом порядке в пачки и оформляются справкой для архива.
До сдачи в архив документы должны хранится в специально отведённых помещениях или в закрывающихся шкафах в бухгалтерии. Лиц, ответственных за их хранение, назначает главный бухгалтер.
Совершенствование организации первичного учета важно для предприятия.
Для этого необходимо создать единую систему документации, при которой все формы первичной учётной документации можно обрабатывать как вручную, так и в автоматизированном режиме. Максимально сократив и упростив количество вариантов одних и тех же форм, можно повысить степень их универсальности и экономичности.
Таким образом, разработка рациональных мероприятий, способствующих сокращению количества дублетных документов, повлечет за собой уменьшение работ по их оформлению.
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ формы первичных учётных документов, применяемых на предприятии, определяет руководитель предприятия.
Разрабатывая собственные формы первичных учётных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Используемые первичные документы должны содержать оптимально необходимую информацию и в то же время были понятны всем потребителям данной информации.
Другим предложением по совершенствованию первичного учёта на предприятии является упорядочение документооборота и автоматизация процессов управления.
Таким образом, совокупность первичных учетных документов в бухгалтерском учете представляет основной способ наблюдения, измерения и регистрации хозяйственной деятельности предприятия.
Каждая хозяйственная операция, которая возникает в ходе деятельности предприятия и представляется в денежной форме независимо от ее содержания и объема, оформляется соответствующими первичными учетными документами.
На основании данных, содержащихся в таких документах, возникает возможность реализовать основные требования к бухгалтерскому учёту, которые включают полноту формирования учётных сведений, их достоверность, своевременность и др.
Соблюдение требований, предъявляемых к оформлению хозяйственных операций, строгий порядок документооборота, а также персональная ответственность каждого работника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов способствуют достоверности бухгалтерских данных. Это отражается на сохранности имущества предприятия, и определяет эффективность управленческой деятельности.
Унифицированные формы первичной учет
На протяжении долгих лет в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России № 03-03-06/1/6700).
Например, это:
• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10, письмо Минфина России № 03-03-06/1/5971).
• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ № 272 (это следует из писем Минфина России № 03-03-06/1/52112, № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ № АС-4-15/8657@).
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:
• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ № 1.
Условно их можно разделить на 2 группы:
1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
• приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• личная карточка работника;
• штатное расписание;
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• график отпусков;
• приказ об увольнении и др.
2. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:
• табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;
• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;
• лицевой счет и др.
Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 88.
Это всем известные:
• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• кассовая книга и т. п.
У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по-прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).
Регистры первичного учета
В бухгалтерском учете основанием для принятия к учету хозяйственных операций являются первичные документы. Первичный документ - это документ, в котором зафиксирован факт хозяйственной операции. Первичный документ должен быть составлен во время проведения хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.
Для контроля и упорядочения обработки первичных документов составляются своды учетных операций - учетные регистры. Для упрощения учета о сложных или массовых хозяйственных операциях могут составляться сводные учетные документы.
Законом определяется, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и иметь следующие обязательные реквизиты:
• Название документа;
• Дату;
• Место составления;
• Название предприятия, от имени которого составлен документ;
• Содержание и объем хозяйственной операции, единицы ее измерения;
• Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформление;
• Личная подпись (подписи) лиц, или иные данные, которые дают возможность идентифицировать личность, которая брала участие в ее оформлении.
Информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в регистрах учета путем "двойной записи". Если операция проводится в иностранной валюте, то в учетных регистрах отражают также и сумму в иностранной валюте.
Проще говоря, это означает, что на каждое первое число месяца все остатки по счетам должны быть сведены и операции по ним должны быть отражены в полном объеме. Данное требование не касается составления непосредственно бухгалтерского баланса как формы отчетности. Периодичность составления баланса устанавливается другими нормами.
Закон не дает прямой и конкретной формулировки понятия "учетный регистр", но описывает требования к ним. Поэтому формулировка, изложенная ниже, является авторской.
Учетный регистр - это специальным образом сгруппированная и систематизированная информация о хозяйственных операциях, которую в бумажном или электронном виде создает и накапливает предприятие на основании первичных документов бухгалтерского учета с целью составления в дальнейшем финансовой отчетности.
Учетные регистры в процессе ведения учета должны иметь:
• Название.
• Период регистрации хозяйственных операций (т.е. к какому учетному периоду они относятся).
• Фамилии и подписи или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лиц, принимавших участие в их составлении.
Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.
Если предприятие ведет учет на машинных носителях информации, то оно обязано за свой счет изготовить их копии по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов, если это находится в пределах их компетенции и предусмотрено законодательством.
Регистры бухгалтерского учета (учетные регистры) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
По содержанию учетные регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.
Аналитические регистры учета помимо общих итогов по регистру обеспечивают хранение и систематизацию информации в аналитическом разрезе, установленном для данного регистра бухгалтерского учета. Например, учет расчетов по дебиторской задолженности с контрагентами обеспечивает не только хранение и учет общей суммы дебиторской задолженности, но и дает информацию о задолженности по каждому конкретному контрагенту.
Синтетические регистры учета хранят общую, итоговую информацию о хозяйственных операциях - итоги (начальное и конечное сальдо), обороты.
Закон также обязывает предприятие применять все необходимые меры для предотвращения несанкционированному изменению сведений в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение на протяжении установленного срока.
Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, за недостоверность отраженных в них данных, несут лица, которые составили и подписали эти документы.
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только по решению соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных Законами. Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие документов, снять копии с документов, которые изымаются. Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются.
Первичный учет труда
Согласно ст.91 и ст.99 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, а так же обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а так же Указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России №1. «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты». Это Постановление издано в целях реализации требований ТК РФ.
При приеме работника на работу по трудовому договору составляется приказ о приеме работника на работу по форме № Т-1. В том случае, если в организацию принимается одновременно несколько работников, то на всех может быть оформлен один приказ по форме № Т-1а. При оформлении приказа о приеме на работу указываются следующие сведения: наименование структурного подразделения, профессия, испытательный срок (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), условия приема на работу (в том числе указывается оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку. На основании приказа о приеме на работу заполняются следующие документы: трудовая книжка работника, личная карточка работника (форма № Т-2), лицевой счет работника (форма № Т-54 или Т-54а).
Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником отдела кадров в одном экземпляре. Лицо, принимаемое на работу, подписывает личную карточку с указанием даты ее заполнения.
Прием на работу осуществляется согласно утвержденному генеральным директором штатному расписанию. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом выше названных лиц.
Переводы работников на другую работу оформляются приказом (распоряжением) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5), который заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляется работнику под расписку.
В данном приказе указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы. Одновременный перевод нескольких работников на другую работу может быть оформлен одним приказом по форме №Т-5а. На основании приказа о переводе делаются отметки в следующих формах: в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке.
Предоставление отпуска работнику оформляется приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ составляется по форме №Т-6а. Отпуск работникам полагается в соответствии с составленным графиком отпусков (форма №Т-7). Расчет оплаты за дни отпуска производится по форме №Т-60 «Записка расчет о предоставлении отпуска работнику».
При увольнении работника составляется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8), который заполняется работником кадровой службы. Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
На основании первичных документов о приеме на работу на работника открывается лицевой счет (форма №Т-54 или №Т-54а). Лицевой счет заполняется в течение года. В нем справочно отражается следующая информация: год рождения работника, количество иждивенцев, паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, адрес места жительства.
В лицевом счете в течение года проставляются отметки о приеме на работу и переводах с указанием отдела, должности и оклада. Кроме того, приводятся помесячно все виды произведенных начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д. Исходя из них, начисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д.
Для учета рабочего времени, фактически отработанного сотрудниками используется унифицированная форма №Т-13 «Табель учета рабочего времени». Он применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, расчета оплаты труда работникам оплачиваемым по повременной системе, составления статистической отчетности по труду.
Эта форма составляется в одном экземпляре руководителями подразделений, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
В условиях сдельной оплаты труда учет выработки рабочих осуществляют мастера, руководители подразделений и другие лица на кого возложены эти обязанности. В этих целях используется различные виды первичных документов: наряды на сдельную работу (индивидуальные или на бригаду), ведомости учета выполненных работ, различные листы учета руда и выполненных работ, аккордные задания, цеховые наряды на выполнение задания цехом, путевые листы грузовых автомобилей и т.д. В первичных документах по учету выработки обычно указывается наименование подразделения, дата, количество и качество выполненной работы, объем изготовленной продукции, фамилия работников их табельные номера, норма выработки, расценки, суммы начисленной заработной платы, надбавки и другие показатели.
По мере поступления первичных документов по учету использования рабочего времени или по учету выработки и заработной платы бухгалтерия проверяет правильность их оформления и производит их счетную обработку, группировку с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по организации.
Если сотрудники получают заработную плату в кассе предприятия, то для ее выдачи используют платежную ведомость (форма Т-53). На титульном листе платежной ведомости (форма Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Для выдачи заработной платы из кассы установлены сроки - пять дней с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости (форма Т-53) напротив ФИО работника делается отметка «депонировано», а не выданные суммы называются депонентскими. На депонентские суммы составляется реестр не выданной заработной платы.
Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром бухгалтеру-расчетчику. После их проверки бухгалтер печатает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.
Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется также платежной ведомостью.
Первичный учет операций
Прием и выдача наличных средств и безналичные перечисления производятся на основании документов специальной формы. Наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, денежный чек, платежное поручение, платежное требование-поручение.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денежных средств на расчетный счет. Оно состоит из трех частей: объявления, талона к объявлению и квитанции. Первые две части остаются в обслуживающем банке, квитанция является оправдательным документом организации о внесении денег на расчетный счет.
Денежный чек является приказом организации банку о выдаче с ее расчетного счета указанной в нем денежной суммы наличными. На оборотной стороне чека указывается, на какие цели расходуются наличные денежные средства.
Платежное поручение - поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик представляет в банк поручение на бланке установленной формы (код по ОКУД 0401060). Поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается).
Для расчетов между организациями могут применяться платежные требования-поручения в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности:
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• методы оценки активов и обязательств;
•правила документооборота и технология обработки учетной информации; порядок контроля за хозяйственными операциями; другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику приказом (распоряжением) до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации). Принятая такой организацией учетная политика считается применяемой со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).
Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов, стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг.
Первичные документы налогового учета
Законодательство о налогах и сборах предусматривает оформление следующих первичных документов налогового учета:
- счета фактуры – для плательщиков налога на добавленную стоимость и акцизов;
- налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц – для налоговых агентов на доходы физических лиц;
- карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) – для налогоплательщиков единого социального налога и плательщиков страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Обязанность по выставлению счетов фактур возложена на налогоплательщиков налога на добавленную стоимость. Согласно статье 168 главы 2 части второй НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) выставляются соответствующие счета фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). При реализации товаров (работ, услуг), операции по которым не подлежат налогообложению, а также при освобождении налогоплательщика от исполнения обязанностей налогоплательщика расчетные и первичные учетные документы оформляются и счета фактуры выставляются без выделения соответствующих сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)». В случае реализации товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания (или предоставляющими платные услуги непосредственно населению) требования по оформлению документов и выставлению счетов фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или другой документ установленной формы.
В соответствии со статьей 169 НК РФ счет фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени), сумм НДС к вычету в порядке, который предусмотрен главой 21 НК РФ.
Налогоплательщик должен составить счет фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов фактур, книги покупок и продаж, если иное не предусмотрено:
- при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения);
- в иных случаях, определенных в установленном порядке.
Счета фактуры не составляются налогоплательщиками по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению.
В счете фактуре должны быть указаны (пункт 5 статьи 169 НК РФ):
- порядковый номер и дата выписки счета фактуры;
- наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
- номер платежно расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
- наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
- количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
- цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, – с учетом сумм налога;
- стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
- сумма акциза по подакцизным товарам;
- налоговая ставка;
- сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
- стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации.
Сведения по пунктам 13 и 14 указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий такие товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах фактурах сведениям, которые содержатся в полученных им счетах фактурах и товаросопроводительных документах.
Первичный учет материалов
Целью учета материалов и конструкций при строительстве является контроль сохранности и использования материальных ресурсов, оптимизация запасов, выявление и реализация излишков, документальное отражение хозяйственных операций. Первичный учет материалов производится материально ответственными лицами в местах получения, хранения и использования материалов.
Согласно ТК РФ материальная ответственность в полном объеме возлагается на материально ответственных лиц, а также на работников, причинивших ущерб умышленно, в состоянии опьянения, в результате административного проступка или преступления. В остальных случаях работник может отвечать за нанесенный им ущерб только в пределах своего среднего месячного заработка.
Материально ответственное лицо заключает с администрацией строительной организации договор о полной материальной ответственности, как правило, по типовой форме. Перечень таких лиц ограничен. Так, ими могут быть руководители строительных участков и иных подразделений, производители работ, мастера, руководители складов, кладовщики, экспедиторы по перевозке. Для улучшения сохранности материальных ценностей должны быть оборудованы склады, кладовые, охраняемые площадки, участки централизованного раскроя материалов и др. Должна быть внедрена автоматизированная система учета и документооборота.
При бригадной организации труда может быть заключен договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба. Договор подписывают работодатель и все члены бригады. Степень вины каждого члена бригады в случае ущерба определяется соглашением или судом.
Ранее в строительных организациях повсеместно использовались унифицированные формы для подробного учета строительных материалов. К ним относились материальный отчет М-19, отчет о расходовании материалов в сравнении с производственными нормами М-29 и др. В настоящее время эти формы применяются в добровольном порядке, а процедуры внутренней поставки и учета оставлены на усмотрение руководства строительных организаций. В некоторых организациях документооборот но учету материалов сведен к минимуму, а анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия проводится только по финансовым показателям. Это может привести к снижению эффективности использования ресурсов и повышению себестоимости строительства. Поэтому следует рекомендовать организовать первичный учет материалов по формам, имеющим многолетний стаж применения в строительных организациях.
Как правило, материальный отчет ведется отдельно по каждому объекту. При ведении отчета подотчетное лицо (обычно мастер участка, прораб) на основании инвентаризации определяет фактические остатки материалов на начало месяца (сальдо) и заносит в таблицу. В конце месяца (т.е. в начале следующего) опять проверяют фактические остатки материалов.
При поступлении материалов на объект (приобъектный склад) соответствующие графы заполняются на основании накладных, лимитно-заборных карт, заявок и других документов. Расход материалов может определяться непосредственными замерами (без документов), если руководитель работ является материально ответственным лицом.
Если равенство не удовлетворяется, отрицательную разницу (фактические остатки меньше расчетных) относят на потери, положительную разницу — на экономию при производстве работ. Фактические остатки недорогих материалов (песок, щебень, гравий) обычно определяют приблизительно, дорогих материалов (сантехника, плитка) — поштучно.
Материальный отчет, поступивший в бухгалтерию, является основанием для списания материалов по различным статьям: на производство, убытки и т.д. Однако предварительно необходимо определить, является ли расход материала обоснованным. Для этого используется расчет, проводимый по форме М-29 в сопоставлении с производственными нормами расхода. Как правило, в качестве таких норм применяют сметные нормы, используемые в расценках.
При составлении отчета в первый раздел записываются виды строительно-монтажных работ и конструктивных элементов, единицы измерения этих работ, а также ссылки на номера расценок или производственных норм. Удельные нормы расхода материалов на единицу работ указываются в следующей графе.
В графе "Объем работ..." в строках конструктивных элементов или видов работ показывается проектный объем работ в натуральных измерителях, а в строках материалов — произведение нормы расхода на объем работ. Если стройка ведется не первый год, по фактически выполненным объемам заполняется также графа "В том числе... на начало года".
Следующие графы заполняются ежемесячно. В них отражается выполненный объем работ (по данным журнала учета выполненных работ по форме КС-6) и нормативный расход материалов (произведение данного объема па норму расхода). Далее строки с однородными материалами суммируются и переносятся во второй раздел формы, в графу "расход по производственным нормам". Рядом показывается фактический расход каждого материала за месяц на основании отчета по форме М-19 или первичных расходных документов.
Таким образом, в таблице сопоставляются фактический и нормативный расход материалов. Их разность определяет экономию (со знаком "минус") или перерасход (со знаком "плюс"). При перерасходе материалов производитель работ представляет объяснение его причин.
Отчет проверяется производственно-техническим отделом и бухгалтерией стройки. Руководитель организации разрешает списать на себестоимость работ фактический расход, если он меньше нормативного или если перерасход технически обоснован. Если перерасход вызван бесхозяйственностью исполнителей работ, принимается решение о взыскании недостачи с виновных лиц. Несмотря на то, что формы М-19 и М-29 уже более 20 лет не входят в перечень унифицированных, они весьма популярны в ряде строительных организаций. И по сей день они могут помочь руководителю, старающемуся навести порядок в деле расходования строительных материалов.
При заполнении отчета с помощью компьютерных сметных программ форма часто заполняется только на один месяц из-за недостаточной ширины принтера.
Первичный учет расчетов
Основная задача организации зарплаты состоит в том, чтобы поставить оплату труда в зависимость от его коллектива и качества трудового вклада каждого работника и тем самым повысить стимулирующую функцию вклада каждого.
Организация оплаты труда предполагает:
1. Определение форм и систем оплаты труда работников предприятия;
2. Разработку критериев и определение размеров доплат за отдельные достижения работников и специалистов предприятия;
3. Разработку системы должностных окладов служащих и специалистов;
4. Обоснование показателей и системы премирования сотрудников.
Согласно коллективному договору в СПК РАО «Алеевское» оплата труда работников данного хозяйства производится на основании сдельной и повременной форм оплаты труда.
Оплата труда работников определяется его личным вкладом с учётом конечных результатов работ и максимальным размером не ограничивается. В течение года коллективам выплачивается сдельный аванс.
В целях дальнейшего стимулирования труда работников хозяйства в увеличении производства продукции, были определены следующие условия труда:
1. В растениеводстве и животноводстве оплата производится по сдельным расценкам и в натуральной форме (конкретные условия оговариваются в договорах, заключённых между администрацией и конкретным коллективом).
2. В подсобных и вспомогательных производствах оплата труда производится на основании норм и расценок, существующих в хозяйстве. Действует единая шестиразрядная тарифная сетка. Тарифные ставки рассчитаны на восьмичасовой рабочий день. По этим тарифным ставкам оплачивается труд рабочих сдельщиков и повременщиков.
Заработная плата работников определяется на основе финансовых возможностей предприятия. При этом, при определении размеров заработной платы работников различных профессий учитывается как их конкретный вклад в выполнении работ, связанных с основной деятельностью, так и условия труда и выполняемых работ.
Для учёта затрат труда, выполненных работ и начисления заработной платы используются следующие первичные документы.
Табель учёта рабочего времени используется для учета отработанного времени работниками хозяйства. По этому документу начисляют оплату труда работникам, находящимся на окладе, а для всех остальных категорий работников кроме табеля составляются другие документы, в которых отражаются объем выполненных работ, количество и качество полученной продукции.
Табель ведут в структурных подразделениях, куда записывают весь личный состав подразделения. В табеле ежедневно отмечают выход на работу, количество отработанных часов, а дни неявки на работу – условными обозначениями.
В конце месяца в табеле руководитель подразделения подводит итоги об отработанном времени. Затем табель учёта рабочего времени сдаётся в бухгалтерию для дальнейшей его обработки, то есть начисления оплаты труда.
В растениеводстве для учёта затраченного труда, объёма выполненных работ, начисления заработной платы используют следующие формы документов.
Для учёта полевых и станционных работ, выполненных тракторами и комбайнами, применяют учётный лист тракториста-машиниста. Учётный лист заполняют на каждого тракториста-машиниста отдельно.
При открытии учётного листа в хозяйстве указывают год, месяц, наименование предприятия, бригаду, а также фамилию, имя и отчество тракториста-машиниста.
Учёт ведут по мере выполнения работ по их видам с указанием, под какие культуры они выполнялись. На каждый вид работ и культур отводится одна строка, на которой записываются: единица измерения, количество отработанных часов, норма выработки, расценка, фактический объём выполненных работ в натуре.
В разделе о движении топлива отражают его остаток на дату выдачи и дату сдачи учётного листа, и количество выданного топлива во время работы.
Учётный лист тракториста-машиниста ведёт бригадир, подписывает тракторист, бригадир и утверждает агроном. По данным, отражённым в учётном листе, производят начисление оплаты труда трактористу-машинисту.
Для учёта ручных работ используют наряд на сдельные работы, который предназначен для учёта затрат труда и работ, выполненных отдельным членом бригады. Наряд на сдельные работы открывают на одного работника, в нём указывают наименование сельскохозяйственного предприятия, месяц, год, фамилию, имя и отчество работника, на которого открывается данная форма.
По мере выполнения работ ежедневно в заголовках отдельных граф этой формы указываются числа месяца, наименование культуры и вида выполненных работ, единица измерения, расценка, норма выработки. При приёмке работ против каждого работающего отмечают количество отработанных часов и фактический объём выполненных работ.
Если в течение одного дня работник был занят несколькими видами работ, то для каждой из них предназначается отдельная графа в учётном листе.
Расчёт начисления оплаты труда работникам животноводства применяют для начисления в хозяйстве заработной платы дояркам, телятницам, скотникам и другим, с учётом отработанного времени и объёма выполненных работ. В расчёте записывают фамилии, имена и отчества основных и подменных работников, количество отработанных дней каждым из них, расценки и объём выполненных работ.
Составляет расчёт начальник участка. В конце месяца его подписывает зоотехник, после чего данный документ сдают в бухгалтерию.
Для начисления заработной платы шоферам используют путевой лист грузового автомобиля, который выписывают на один день. В нем отражаются данные о количестве перевезенного груза, расстоянии, расходе топлива и другие показатели, необходимые для учета и анализа работы грузовых автомобилей.
Наряд выписывают сроком до одного месяца в одном экземпляре. В течение месяца в нем отмечают выполненные работы. На обратной стороне ведут табель, в котором ежедневно учитывают время, отработанное каждым работником ремонтной мастерской.
Для начисления отпускных используют расчёт по заработной плате. На обратной стороне расчёта записывают сумму начисленной заработной платы по месяцам для определения среднемесячной и среднедневной оплаты труда.
На основании первичных документов работники бухгалтерии начисляют основную и дополнительную заработную плату рабочим и служащим. При начислении заработной платы руководствуются Положением об оплате труда и премировании, нормами выработки, расценками, тарифными ставками, установленными должностными окладами и т.д.
Первичный учет требований
Основой развития и процветания в любой организации, независимо от ее формы собственности и структуры, является бухгалтерский учет. Основная цель бухгалтерского учета — обеспечить организацию информацией для принятия того или иного решения. Бухгалтерский учёт ведется на основании первичных учётных документов. Документы служат гарантией достоверности бухгалтерских данных.
Все процессы и операции, в соответствии с законодательством в области ведения бухгалтерского учета, должны отражаться в первичных документах. Таким образом, первичный документ — это документ, содержащий сведения о совершении хозяйственной операции. Данный документ имеет юридическую силу и не требует дальнейшей детализации.
Первичный учет в настоящее время можно охарактеризовать начальной стадией формирования и восприятия процесса регистрации хозяйственных операций в области бухгалтерского учета. Данный процесс позволяет осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за хозяйственными процессами организации. Значение первичного учета весьма велико и можно рассмотреть его с разных сторон.
С точки зрения практического значения, в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия руководства и сотрудников. Например, отражается поступление материальных ценностей от поставщика, осуществляется выплата из кассы наличных денег подотчетному лицу, производится перечисление денежных средств с расчётных счетов и другие.
Юридическое значение первичной документации заключается в правомерном обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, установлении ответственности исполнителей за произведенные хозяйственные операции.
Экономическое значение документов заключается в том, что они позволяют укрепить хозяйственный расчет на предприятии, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. По данным, представленным в первичных учётных документах, определяются такие показатели как производительность труда, фондоотдача, фондоёмкость, материалоотдача и другие показатели характеризующие экономическую эффективность деятельности любой организации.
Контрольно-аналитическое значение документов состоит в том, что они являются источником контрольных данных при проведении внутреннего и внешнего аудита, для осуществления экономического анализа работы предприятия. Анализируя данные первичных документов можно выявить резервы улучшения имущественного и финансового состояния предприятия, разработать мероприятия по оптимизации функционирования предприятия.
Еще одно не маловажное значение проявляется на организационно-управленческом уровне. Используя достоверную информацию с данных первичного учета, можно добиться максимального взаимодействия всех уровней управления и достигнуть запланированных показателей. На основании первичного учета можно определить финансовое состояние организации, провести прогнозирование и планирование ее деятельности.
Первичные документы признаются документами, имеющими юридическую силу, и используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, которая может быть назначена судом при рассмотрении дел, в случае возникновения споров и разногласий между предприятиями или между физическими и юридическими лицами.
Правильная организация документооборота является одним из условий правильной постановки бухгалтерского учета на предприятии. Первичная документация используется при формировании регистров синтетического и аналитического учета, достоверность таких документов определяет состояние бухгалтерского учета и предприятия в целом.
Первичный учётный документ согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте должен содержать перечень обязательных реквизитов.
В число таких реквизитов входят следующие:
• наименование документа. Документ, который не имеет наименования или документ с неясным, плохо читаемым наименованием не может считаться документом с точки зрения правовой составляющей;
• дата составления документа. Если в документе отсутствует дата составления он так же теряет свою юридическую силу, теряет привязку во времени;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни. Не раскрытие информации об объекте операции делает документ общий типовым бланком, который не имеет правовой основы;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичные документы должны составляться во время проведения финансово-хозяйственной операции или сразу после нее.
Оптимальный график документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Улучшение способов ведения первичного учета необходимо каждой организации. Для этого необходимо создать единую систему документации в автоматизированным виде, что повысит скорость продвижения документации между отделами. Необходимо максимально сократить и упростить количество вариантов подобных форм, что способствует экономичности и универсальности документации.
Другим способом усовершенствования является разработка собственных первичных документов на основе унифицированных форм.
От достоверности и четкости информации, представленной в первичных документах, зависит быстрота принятия решений, поэтому каждой организации необходимо уделить большое внимание, что в дальнейшем приведет к положительным экономическим показателям и повышению прибыли.
Таким образом, совокупность первичных учетных документов в бухгалтерском учете представляет основной способ наблюдения, измерения и регистрации хозяйственной деятельности предприятия. Любая хозяйственная операция, которая возникает в ходе деятельности организации, оформляется соответствующими первичными документами. На основании данных, содержащихся в таких документах, возникает возможность реализовать основные требования к бухгалтерскому учёту, которые включают полноту формирования учётных сведений, их достоверность, своевременность.
Соблюдение требований, предъявляемых к оформлению хозяйственных операций, строгий порядок документооборота, а также персональная ответственность каждого сотрудника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов способствуют достоверности бухгалтерских данных. Это отражается на прибыли предприятия, сохранности его имущества, и определяет эффективность управленческой деятельности.
Первичный учет кассовых операций
Денежное обращение - это движение денег в процессе производства и обращения товаров, оказания услуг и совершения различных платежей.
Виды расчетов, связанные с движением денежных средств в организации, складываются из расчетов в наличной и в безналичной форме. Безналичный оборот составляет значительную часть денежных потоков организации и предполагает разрыв во времени движения товара и денежных средств. Движение безналичных денежных средств осуществляется в виде записей по счетам плательщиков и получателей денежных средств в кредитных учреждениях, путем зачета взаимных требований и передачи оборотных документов (векселей, варрантов и т.п.).
Сфера использования наличных денег в организации в основном связана с осуществлением расчетов со своими работниками и прочими физическими лицами:
• оплата физическими лицами за товары и услуги, оказанные организацией;
• оплата труда работников, выплата других денежных доходов;
• выдача подотчетных сумм своим работникам и пр. Установлен различный порядок расчетов с участием граждан в зависимости от связи этих платежей с предпринимательской деятельностью. С гражданами, не занимающимися предпринимательской деятельностью, расчеты разрешено осуществлять как наличными деньгами, так и в безналичной форме. Однако расчеты с гражданами, связанными с предпринимательской деятельностью, должны производиться, как правило, в безналичной форме.
Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем оценка платежеспособности базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, т.е. поступлении и расходовании денежных средств.
Управление денежными потоками особенно важно для организации с точки зрения необходимости:
• регулирования ликвидности баланса;
• управления оборотными активами;
• планирования временных параметров капитальных затрат и их финансирования;
• управления текущими издержками и их оптимизации для рационального использования ресурсов;
• прогнозирования экономического роста.
Эти факторы в совокупности обусловливают особую значимость в финансовом управлении организации учета денежных средств как важнейшего инструмента управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.
Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе организации.
Касса (итал. cassa от лат. capca - вместилище, ящик) - подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.
Хранение и расходование денежных средств в кассе установлены Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Центральным банком РФ за № 40.
Всю полноту ответственности за соблюдение установленного порядка, создание условий сохранности денег в помещении кассы, при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель организации. Кроме него, ответственность за соблюдение вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций возлагается на главного бухгалтера и кассиров организации.
Кассир - должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы. После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
В организациях, имеющих несколько касс, прежде всего на предприятиях торговли, транспорта, организуется главная касса, которую ведет главный кассир. Ему подчиняются и перед ним ежедневно отчитываются кассиры операционных касс.
В организациях, в которых имеется один кассир, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.
Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств и снабжено сигнализацией. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу на время совершения операции заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
В соответствии с действующим законодательством кассы организаций могут быть застрахованы.
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организаций, согласно п. 2.5 Положения Банка России № 14-П1 для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим предпринимательскую деятельность.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в обслуживающее учреждение банка «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».
При наличии нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита остатков наличных денег в кассе. По организации, не представившей данный расчет ни в одно из обслуживающих учреждений банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная денежная наличность - сверхлимитной.
Лимит остатка кассы устанавливается исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей. Этот лимит может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.д.).
Если в кассе накапливается сумма, превышающая установленный лимит, то деньги подлежат сдаче в банк (непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам) для зачисления на расчетный счет организации. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.
Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации № 14-П, утвержденное Советом директоров Банка России, протокол № 47.
Организации могут хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендии не более трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера - 5 дней). Они могут расходовать поступающую в кассу выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.
Кассовые операции в большинстве организаций носят ограниченный характер, и с ростом безналичных расчетов, прежде всего электронных, объем кассовых операций сокращается. Поскольку налично-денежный оборот, по сравнению с безналичным, сложнее контролировать, и он легко может явиться причиной налоговых правонарушений, государство стремится его контролировать. В этих целях юридические лица вправе рассчитываться между собой наличными деньгами, если суммы по одному платежу не превышают 100 тыс. руб. Платежи между ними сверх указанной суммы должны осуществляться в безналичном порядке.
Прием наличных денег организациями при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Министерством финансов РФ.
Кассовые операции проводятся в следующем порядке:
• оформление первичных документов по приходу и расходу;
• регистрация первичных документов в журнале регистрации;
• записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное выведение остатка по кассовой книге;
• сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров.
Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявление на выдачу денег, счета и т.п.
Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. На расходных кассовых ордерах должна присутствовать подпись руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченного лица. Подпись руководителя может быть необязательной, если имеется разрешительная подпись об оплате на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах. Выдача денег производится по документам, удостоверяющим личность получателя. Данные этих документов заносятся кассиром в расходный кассовый ордер.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. В ведомости данные, удостоверяющие личность, а также сумма прописью не указываются, поэтому она не может служить для выплат лицам, не состоящим в штате организации, расчеты с последними должны проводиться только по расходным кассовым ордерам. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда (и другие приравненные платежи), регистрируются после их выдачи.
К оформлению кассовых ордеров, как и прочих денежных документов, предъявляются особые требования. Кассовые документы должны быть заполнены чернилами, шариковой ручкой, с помощью пишущей машинки или средств компьютерной техники. В них не допускаются никакие исправления. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Во избежание повторного использования документов, послуживших основанием для составления кассовых ордеров, они немедленно после приема и выдачи средств погашаются кассиром наложением штампа «Погашено» или надписью «Оплачено» с указанием даты погашения.
Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег, а также оплаченных документов кассир ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
• в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилий лиц, которым не выплачены указанные суммы, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано» и составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Остатки денежных средств, превышающие установленный лимит, сдаются кассиром в банк, что оформляется объявлением на взнос наличными или на почту (квитанция для перевода в банк). Организации, получающие постоянную выручку наличными деньгами, передают их в банк через инкассаторов. Деньги инкассаторам передаются в специальных баулах, в которые вкладывается сопроводительная ведомость, служащая основанием для сдачи денег.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Подчистки и оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
В организации с согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Учет кассовых операций ведется на активном синтетическом счете 50 «Касса». По дебету счета отражается поступление денежных средств, по кредиту - расходование денег.
К счету 50 открываются субсчета:
• 50-1 «Касса организации» - учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, эти операции учитываются обособленно;
• 50-2 «Операционная касса» - открывается в случае необходимости; на данном субсчете отражаются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п.;
• 50-3 «Денежные документы» - учитываются путевки в дома отдыха и санатории, марки почтовые и государственной пошлины, вексельные и акцизные марки и т.п.;
• 50-4 «Касса в иностранной валюте».
Находящиеся в кассе организации денежные документы учитываются на субсчете 50-3 в сумме их фактических затрат на приобретение. Аналитический учет предусматривает ведение денежных документов по каждому их виду. В синтетическом учете они отражаются в журнале-ордере № 1 или в отдельной машинограмме.
Приобретение денежных документов и принятие их к учету отражаются по дебету счета 50-3 в корреспонденции с кредитом следующих счетов:
• 51 - на стоимость покупки денежных документов;
• 71 или 76 и других счетов расчетов - в той же ситуации, что и выше, но с отражением расчетов через физических или юридических лиц.
Использование (выдача, расход) денежных документов отражается по кредиту счета 50-3. Выдача подотчетным лицам оплаченных авиабилетов в учете отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50-3. Выдача работникам путевок с возмещением им полностью или частично их стоимости отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 50-3. Когда путевки выдаются бесплатно за счет соответствующих источников: дебет счета 91-2, кредит счета 50-3.
Для оплаты командировочных расходов работников организация может приобретать иностранную валюту на внутреннем валютном рынке страны в уполномоченных банках. Покупка валюты осуществляется на основании предоставляемых заявок, в которых указываются номера и даты приказов по организации о командировании ее работников за границу. По окончании служебной зарубежной командировки командированное лицо обязано представить авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания командировки. Для учета операций с наличной валютой к счету 50 открываются субсчета «Касса в иностранной валюте».
Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Аналитический учет кассовых операций ведется по каждой операционной кассе с открытием отдельной кассовой книги.
Порядок ведения кассовых операций периодически должен контролироваться обслуживающими организации банками. За несоблюдение утвержденного Порядка предусмотрены специальные меры финансовой ответственности для организации, а также и для ее руководителя.
В сроки, установленные руководителем организации (как правило, перед составлением годового отчета не ранее 31 декабря), а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт инвентаризации денежных средств в кассе. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.
Первичный учет затрат
Первичными объектами учета затрат на производство являются затраты трудовых и материальных ресурсов при выполнении различных производственных операций, затраты по содержанию и эксплуатации машин, механизмов, оборудования, зданий и сооружений, по управлению производством. Данные об этих первичных затратах при помощи методов и способов бухгалтерского учета и различных учетных процедур группируются и обобщаются по различным признакам, формируя необходимые для управления учетные показатели. Эти первичные учетные объекты, каждый в отдельности, относятся к определенным элементам производства. Поэтому первым признаком группировки затрат (или первым признаком объекта учета) следует назвать экономические элементы затрат.
Под объектом учета затрат на производство понимаются реально возникающие издержки (расходы) производства, сгруппированные по различным признакам с целью формирования информации, необходимой для исчисления себестоимости продукции.
Основой учета фактических (реальных) затрат на производство во всех отраслях народного хозяйства является надлежащим образом организованный первичный учет производственного потребления элементов производства.
В теории и на практике с исчерпывающей полнотой освоено первичное отражение затрат на производство при помощи бухгалтерских документов, имеющих юридическую доказательность и устойчивые организационные основы в виде налаженного документооборота. Каждый документ, свидетельствующий о первичных затратах ресурсов на той или иной производственной операции или стадии производственного процесса, должен содержать необходимые сведения для группировки затрат по всем объектам учета и калькулирования.
Данный шаг назван нами первичным учетом затрат по той причине, что в ходе его выполнения все затраты собираются на счетах учета затрат на основании первичных документов: требований, ведомостей, нарядов и т. п. Учет должен быть организован раздельно по местам возникновения затрат (центрам затрат), по характеру производства и по видам затрат.
По характеру производства затраты делятся на затраты основного, вспомогательного и обслуживающего производства. Соответственно их учет ведется на счетах 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
По видам затрат выделяются прямые и косвенные затраты. Если определить прямые затраты как затраты, про которые уже в момент их возникновения известно, к какому конкретно виду и объему продукции они относятся, то примером таких затрат являются сырье и материалы, заработная плата основных рабочих (то есть рабочих, непосредственно занятых изготовлением данной продукции), амортизация основных средств (как правило, их активной части) и др.
На данном шаге особенно важно организовать аналитический учет таким образом, чтобы обеспечить разделение прямых затрат по видам выпускаемой продукции. Это достигается двумя различными способами — позаказным и попередельным (попроцессным).
Продукцию могут выпускать как основные, так и вспомогательные производства (так называемый выпуск на сторону). Поэтому прямые затраты собираются как по основному производству, так и по вспомогательному, то есть на счетах 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства». Причем, на наш взгляд, нет жесткого требования, чтобы в обоих случаях использовался один и тот же способ учета. Иными словами, в случае необходимости по основному производству может использоваться попередельный (попроцессный) способ, а по вспомогательному - позаказный, и наоборот. Логика здесь простая: поскольку основное производство и вспомогательное могут относиться к различным отраслям (например, основное производство — машиностроение, вспомогательное - котельная), то и способ учета должен применяться тот, который наиболее удобен именно для данной отрасли.
На счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» собираются косвенные затраты. В отличие от прямых, косвенные затраты невозможно увязать с конкретным видом продукции в момент их возникновения, например амортизация зданий, затраты на повышение квалификации кадров. В связи с этим не может быть и речи об отнесении таких затрат к отдельным видам продукции уже в момент их возникновения, на основании первичных документов. На данном шаге косвенные затраты могут быть включены только в себестоимость всего объема выпущенной за период продукции.
Для включения косвенных затрат в себестоимость объема продукции конкретного вида или в себестоимость единицы продукции необходим особый механизм, работа которого осуществляется на следующем шаге. Однако это не означает, что на счетах 25 и 26 аналитический учет не ведется. Поскольку не по всем видам продукции требуются одни и те же косвенные затраты, необходимо заранее обеспечить включение таких затрат только в себестоимость той продукции, которая не может быть без них произведена. Например, расходы по ремонту металлорежущих станков должны быть отнесены только на стоимость изготовления деталей, но не будут включаться в стоимость сборки, гарантийного ремонта готовых изделий. Поэтому аналитика по косвенным затратам традиционно ведется по структурным подразделениям: ремонтный цех, транспортный цех, энергетический цех.
Первичный учет продукции
Все операции по движению (поступлению, перемещению, расходованию) запасов должны оформляться первичными учетными документами.
Готовая продукция поступает из производства на склад на основании приемосдаточных накладных, актов, спецификаций и других аналогичных документов, которые выписываются в двух экземплярах. Один экземпляр предназначен для сдатчика готовой продукции, другой является сопроводительным документом для хранения на складе.
Учет готовой продукции на складе осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к учету материально-производственных запасов.
Для хранения готовой продукции, выпущенной из производства, создаются отдельные склады, кроме крупногабаритных изделий и иной продукции, сдача которых на склад затруднена по техническим причинам. Они принимаются заказчиком на месте изготовления и отгружаются непосредственно с этих мест.
Учет готовой продукции на складах ведется по местам хранения и материально ответственным лицам. Особенностью учета готовой продукции является ведение количественно-стоимостного учета, при этом организацией самостоятельно определяются учетные единицы.
Готовая продукция учитывается по наименованиям, с раздельным учетом отличительных признаков (маркам, артикулам, типовым размерам, моделям, фасонам и т.д.). Кроме того, учет ведется по укрупненным группам продукции: изделия основного производства, товары народного потребления и др.
Отпуск готовой продукции покупателям оформляется, как правило, накладными. В качестве типовой формы накладной можно использовать форму № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону».
В зависимости от отраслевой специфики организации могут применять специализированные формы накладных и других первичных документов с указанием в них обязательных реквизитов.
Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного лица, а также договор с покупателем (заказчиком).
Методическими рекомендациями по учету материально-производственных запасов рекомендуется следующий порядок учета отпуска готовой продукции:
1. Накладные формы № М-15 выписываются на складе или в отделе сбыта в четырех экземплярах и передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.
2. Из бухгалтерии подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта (или другое аналогичное подразделение организации). Один экземпляр накладной передается кладовщику (или другому материально ответственному лицу), второй служит основанием для выписки счета-фактуры, третий и четвертый передаются получателю готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель обязан расписаться в получении.
3. При вывозе продукции через пропускной пункт один экземпляр накладной (четвертый) остается у службы охраны, а третий экземпляр передается получателю в качестве сопроводительного документа на груз.
4. Служба охраны записывает накладные в журнал регистрации грузов и затем передает их в бухгалтерию по описи, где делают отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции.
5. На отгруженную продукцию в обязательном порядке выписывается счет-фактура, в двух экземплярах. Первый экземпляр не позднее пяти дней с даты отгрузки продукции высылается или передается покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС.
Система первичного учета
Первичный учёт представляет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает "документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив". Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние.
Не вызывает сомнения тот факт, что первичный учёт действительно является "первичной стадией" бухгалтерского учёта, однако кроме того, - это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля.
По определению система – это совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое. Самые разные части могут быть объединены в "целое", но это "целое" - ещё не система, пока не сформирован некий механизм, который автоматически включается как подсистема в систему более высокого уровня. Для того, чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все элементы взаимосвязаны друг с другом и как все её элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей её внешнюю среду.
Кроме того, анализируя любую систему, необходимо определить, какие подсистемы ей принадлежат, так как именно анализ каждой подсистемы и её связей с другими подсистемами делает возможным анализ эффективности самой системы с точки зрения преследуемых ею целей. Всё это в равной степени относится и к системе первичного учёта. Нельзя, к примеру, за счёт только повышения качества оформления первичных учётных документов повысить эффективность системы первичного учёта, хотя, надо отметить, что ненадлежащее оформление документа грозит значительным увеличением риска неэффективности всей системы учёта (т.е. не только первичного учёта, но и финансового учёта вообще). Иными словами, улучшение качества документации в целом положительно повлияет на некоторые характеристики, определяющие эффективность функционирования системы первичного учёта в целом, однако велика вероятность того, что другие элементы системы могут отрицательно воздействовать на деятельность этой системы.
Исследуя систему, необходимо иметь чёткое представление о поставленных перед ней целях и задачах, а также о качественном уровне их достижения и выполнения. Не вызывает сомнения тот факт, что неправильный выбор целей при создании системы приводит к тому, что решаются не те проблемы, что должны решаться. Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.
Итак, напрашивается вывод о необходимости определения целей и подцелей системы первичного учёта, а также проведения тщательного анализа каждого элемента системы первичного учёта.
СОПУ включает следующие взаимодействующие и взаимозависимые элементы:
1. Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.
2. Массив первичной учётной документации.
3. Среда функционирования системы первичного учёта.
4. Организация работы с документацией.
Первые три элемента – наиболее статичны и представляют некую объективную данность для руководства предприятия (за исключением внутренних факторов среды функционирования СОПУ). Последний элемент – динамичная составляющая СОПУ, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.
Обозначив структуру системы первичного учёта, следует определиться с целями, которые должна преследовать система организации первичного учёта. Формулирование целей – процесс очень сложный. Целью называют идеальный результат деятельности в будущем. Цель определяет то, ради чего создают систему, при этом цель всегда лежит вне системы. Качество цели определяет успех или неудачу функционирования системы.
Для коммерческих организаций основной целью является максимизация прибыли. При этом могут формулироваться дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные, оперативные и операционные.
Официальные цели определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.
Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именно оперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамках предприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической) цели (в их числе и система организации первичного учёта).
Операционные цели ещё более конкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретных служб и работников организации и позволяют давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям.
Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта (см. структуру СОПУ), при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.
Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы.
Достижению поставленных целей будет служить правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структуры системы первичного учёта в целом.
Однако не все хозяйственные операции, отвечающие этим требованиям, должны быть зафиксированы на носителях информации. Из них должны быть исключены те, которые не изменяют качественного или количественного состояния объекта учёта. Иначе говоря, факты, не влекущие никаких последствий с точки зрения имущества, обязательств предприятия и их движения, не должны становиться объектами первичного учёта.
Отвечая на вопрос о том, в какое время надлежит регистрировать оперативный факт, надо отметить следующее: если совершаемая операция удовлетворяет всем требованиям и условиям, перечисленным выше, то она должна быть зарегистрирована в момент совершения, а при отсутствии такой возможности – сразу по её окончании.
Определение того, следует ли оперативный факт считать хозяйственной операцией и, соответственно, отражать в первичных документах, - не очень сложная задача. Гораздо сложнее определить, кто должен отвечать за наблюдение за данной операцией и её регистрацию. Вопрос не является актуальным, если операция типовая. Однако при возникновении ситуации, когда оперативный факт проявляет себя впервые, задача финансовой службы предприятия состоит в организации такой системы первичного учёта, при которой любая совершённая хозяйственная операция, меняющая суть объектов учёта, нашла своё место при регистрации учётной информации и была надлежащим образом доведена до выхода из системы первичного учёта.
Объекты первичного учета
Объектами первичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности организации.
Правильное построение первичного бухгалтерского учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы, т. е. первичный бухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Первичный учет являет собой полноценную составляющую бухгалтерского учета. В теории бухгалтерского учета традиционно первичный учет представлен как начальная стадия учетного процесса, которая включает в себя документирование операций... (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив. С другой стороны, многие специалисты определяют первичный учет как самостоятельную систему, которая требует надлежащей организации и имеет свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние. Например, казахстанский аудитор Нурсеитов Э.О. определяет первичный учет как единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи и первоначальной обработки.
Документирование выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Методологически и организационно оно является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета и выступает начальным этапом учетного процесса, что обуславливает его органическое единство с учетными регистрами и финансовой отчетностью на завершающем этапе учетного процесса.
Документ (от лат. - свидетельство, доказательство) в широком смысле – это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение и/или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация. Другими словами, по законодательству Республики Казахстан бухгалтерские записи должны производиться на основании первичных документов, которые фиксируют факт совершения операции или события.
Согласно Закону Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» № 234-111 (статья 7-1) бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.
По назначению документы подразделяют на:
- распорядительные – содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете;
- оправдательные (исполнительные) – удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;
- бухгалтерского оформления – составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;
- комбинированные – выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.
По способу составления документы подразделяют на:
- разовые – применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей;
- накопительные – применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.
По объему содержания документы подразделяют на:
- первичные – оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;
- сводные – составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.
По месту составления документы подразделяют на:
- внутренние – составленные на самом предприятии;
- внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. По способу заполнения документы подразделяют на:
- типовые – применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;
- специализированные – применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.
Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:
- проверяемость по форме, арифметически по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;
- наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.
От качества, оперативности и достоверности первичного бухгалтерского учета зависит очень много. Неверная информация приводит к принятию нерациональных решений, что отрицательно сказывается на работе организации в целом. Таким образом, достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.
Принятие к учету первичных документов
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте.
Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы: организационно-распорядительные; оправдательные; документы бухгалтерского оформления.
К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.
К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт совершения операции, и соответственно информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры. Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и др.
Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером: различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.
Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатываемых формах, если необходимые документы отсутствуют в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.
Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).
В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.
Документы, выполненные на машинных носителях, оформляются в соответствии с ГОСТ 6.10.4–84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".
Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке. В организациях с иностранными инвестициями они могут составляться и на иност-ранном языке (по требованию иностранного инвестора), но должны иметь построчный перевод.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.
Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплаче-но" с указанием даты.
Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изыматься могут все документы, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Изъятие документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица организации, которая производит изъятие. Изъятие документов происходит в присутствии должностных лиц организации. Должностным лицом изымающего органа при изъятии составляется специальная опись изъятых документов и фиксируется их содержание. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости при-глашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.
Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами следующий.
На выполнение хозяйственной операции должно быть получено разрешение соответствующей, имеющей на это право управляющей инстанции, т.е. составлен разрешительный документ. Например, для совершения операций по отгрузке продукции покупателям необходимо иметь договор на поставку, подписанный руководителями продавца и покупателя; для выдачи денег из кассы организации — разрешение ее руководителя и главного бухгалтера; для расчета отпускных — приказ руководителя орга-низации об отпуске работника; при отпуске материала со склада — разрешение начальника отдела снабжения и др.
При совершении разрешенной хозяйственной операции составляется оправдательный первичный документ. Форма оправдательного первичного документа зависит от вида хозяйственной операции. При оформлении первичного документа необходимо пользоваться унифицированными формами первичной учетной документации.
При отсутствии унифицированных форм по некоторым видам операций организация может разработать необходимые первичные документы при соблюдении требований к их оформлению.
Первичные документы составляются непосредственно в местах совершения хозяйственных операций: на складах, в цехах и т.п.
Хозяйственные операции, для оценки которых необходимо произвести специальные расчеты, оформляются первичными документами бухгалтерского оформления, которые составляются непосредственно в бухгалтерии. К таким документам, например, относятся расчеты по начислению заработной платы, износа основных средств, начислению налогов и т.п.
Первичный учет денежных средств
Учет денежных средств первичные документы — расходный и приходный кассовый ордер выписывает бухгалтер, но не в коем случае не кассир. Приходный и расходный ордера регистрируются в журнале регистрации кассовых документов.
Необходимыми реквизитами для расходного и приходного кассового документа являются:
• наименование предприятия, выписавшего документ,
• номер документа по журналу регистрации,
• дата составления документа,
• подписи лиц ответственных за прием и выдачу денег.
Поступление наличных средств в кассу предприятия фиксируется приходным ордером, в котором расписываются главный бухгалтер и кассир, принявший деньги. На квитанции к приходнику помимо подписей главбуха и кассира ставится печать.
Расход денег из кассы отражается в расходном кассовом ордере, который подписывается руководством организации, главбухом и кассиром. В расходном ордере получатель наличных своей рукой пишет прописью сумму полученных денег, ставит дату и подпись в получении.
Выдача из кассы заработной платы, премий и т.д. оформляется платежной ведомостью, в которой указанные в ней лица ставят свои подписи в получении наличных. Платежная ведомость подписывается руководством, гл. бухгалтером и кассиром. В платежной ведомости указывается дата составления, номер ведомости, срок для выплаты денег из кассы, номер и дата расходного ордера, к которому будет приложена ведомость.
Учет денежных средств первичные документы по операциям в кассе, при завершении рабочего дня, фиксируются в кассовой книге. Кассир подсчитывает обороты за день и выводит остаток наличных в кассе. Отражение операций в кассовой книге производится в 2 экземплярах. Один остается в кассовой книге, а второй — отчет кассира, с приложенными к нему кассовыми документами, сдается в бухгалтерию для проверки.
Подчистки в кассовых документах, журнале регистрации кассовых документов и кассовой книге запрещены.
Ответственным за учет наличных денежных средств в кассе является кассир, с которым при приеме на работу или возложении обязанностей по ведению кассы предприятия подписывается договор о полной единоличной финансовой ответственности.
Кассир при завершении рабочего дня обязан сверить остаток наличных средств в кассе с остатком по кассовой книге, который не должен быть больше установленного лимита.
В бухгалтерском учете информация об увеличении или уменьшении размера наличных в кассе предприятия отражается на счете 50.
По дебету этого счета учитывается поступление наличных в кассу, а по кредиту их расходование.
Для приема денег от населения или других юридических лиц и ИП должна использоваться ККМ (контрольно-кассовая машина). За игнорирование данного требования предусмотрены штрафные санкции.
В целях контроля за движением наличности установлен максимальный размер для расчетов наличными, который равен 100 тысяч рублей в рамках одного договора.
Синтетический учет наличия денег ведется в главной книге. Аналитический учет отражает сведения по каждому кассиру в отдельности. В конце месяца подсчитывается остаток — сальдо.
Ведение учета операций по кассе, работу с наличностью и контроль за приходом и расходом денег в кассе доверяйте проверенным специалистам.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
