Бухучет основан на грамотном использовании данных первичных бухгалтерских документов. Правильно оформленная первичка исключает в дальнейшем проблемы с налоговыми и контролирующими органами.
Без первичных документов немыслим бухгалтерский учет. Первичная документация – регистры, в которых находят отражение совершенные хозяйственные операции. Документальное подтверждение этих фактов имеет юридическую силу, исполнитель того или иного действия в конечном итоге несет за него ответственность.
Первичные бухгалтерские документы имеют свою классификацию, позволяющую упорядочить учет и определить степень ответственности исполнителей.
Назначение первичной документации определяет ее классификацию по следующим типам:
• исполнительная или оправдательная (акты, ведомости выплаты зарплаты).
По типу оформления первичка может быть:
• бухгалтерской (расчеты, справки) – составляет бухгалтер;
• комбинированной (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера) – составлением и оформлением документов занимается не 1 работник.
Отдельной группой среди всей первичной документации выделяются бланки строгой отчетности: квитанции, билеты, абонементы и т.д. Изготовление, учет и хранение этих бумаг осуществляется в строгом соответствии с требованиями законодательства о БСО.
Первичные документы могут содержать различный объем информации, быть разовыми или накопительными регистрами (пример последних – лимитно-заборные ведомости на топливо).
Относительно исполнителя первичка делится на 2 категории:
• внутренняя, составляемая внутри организации (акты, накладные, кассовые ордера и т.д.);
• внешняя (счета от поставщика, выписки из банка, счета-фактуры и т.д.).
Первичные учетные регистры могут оформляться на унифицированных или специализированных бланках, этот вопрос обязательно прописывается в Учетной политике хозяйствующего субъекта. Специализированные бланки – документы, форма которых разработана самой организацией для фиксирования узкоспециализированных операций.
Оформление первичных документов происходит по факту свершения хозяйственной операции. Вся представленная в этих регистрах информация обрабатывается и служит исходными данными для составления сводной отчетности.
Существует перечень первичных документов, обязательных к использованию в бухгалтерском учете:
Наименование первичного документа
Унифицированная форма
Доверенность
М2, М-2а
Акт приемка материалов
М-7
Лимитно-заборная карта
М-8
Требование-накладная
М-11
Накладная на отпуск материалов на сторону
М-15
Приходный кассовый ордер
КО-1
Расходный кассовый ордер
КО-2
Кассовая книга
КО-4
Табель учета рабочего времени
Т-12
Платежная ведомость
Т-53
Перечисленные в таблице документы первичного учета – лишь краткий обзор всех применяющихся в организации.
Большинство первичных регистров оформляется на унифицированных бланках, которые утверждены следующими нормативно-правовыми актами:
• Постановление Госкомстата РФ №1 (учет операций по оплате труда);
• Постановление Госкомстата РФ № 7 (учет основных производственных фондов);
• Постановление Госкомстата России № 88 (кассовые операции);
• Постановление Госкомстата РФ № 132 (проведение финансовых расчетов с применением ККМ);
• Постановление Госкомстата № 71-а (учет труда) и т.д.
Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательность ведения всех первичных учетных регистров в организации. Экономический субъект вправе определять самостоятельно перечень «Обязательные первичные документы», закрепив его в своей Учетной политике.
При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом.
В первичке важно отразить следующие моменты:
• наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
• дата составления;
• все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
• расчетные данные прописью и цифрами и др.
Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.
Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.
Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части).
Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:
• акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
• товарные накладные на передачу продукции.
Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке.
При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:
• приходный кассовый ордер;
• Z-отчет (при использовании ККТ).
Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР.
Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• акты списания материалов;
• товарные чеки о приобретении ТМЦ;
• платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
• прочие документы.
В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.
Индивидуальному предпринимателю, который является налогоплательщиком единого налога на вмененный доход, необходимо вести учет тех физических показателей, которые определяют размер налогооблагаемой базы.
Это могут быть наемные работники, квадратные метры площади и т.д. (в зависимости от выбранного вида деятельности). Причем вести учет этих физических показателей надо в течение всего времени, чтобы в случае их корректировки доказать налоговым органам правильность своих расчетов.
Если ИП уменьшает налогооблагаемую базу на сумму страховых взносов с фонда оплаты труда наемного персонала, необходимо вести первичный учет начисления и выплаты заработной платы этим сотрудникам.
Формы первички в этом случае будут следующие:
• табеля учета рабочего времени;
• заказы-наряды при сдельной оплате труда;
• платежные ведомости;
• листы нетрудоспособности и т.д.
Многие ИП на ЕНВД сохраняют договора с контрагентами на случай встречной налоговой проверки, но эти документы не относятся к разряду первичной документации и носят скорее справочный характер.
Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ. Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности.
Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:
• акты оказанных услуг;
• накладные на продукцию;
• расходные кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• платежные поручения;
• ведомости и т.д.
Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе. Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме. Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
