На протяжении долгих лет в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России № 03-03-06/1/6700).
Например, это:
• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10, письмо Минфина России № 03-03-06/1/5971).
• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ № 272 (это следует из писем Минфина России № 03-03-06/1/52112, № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ № АС-4-15/8657@).
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:
• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ № 1.
Условно их можно разделить на 2 группы:
1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
• приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• личная карточка работника;
• штатное расписание;
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• график отпусков;
• приказ об увольнении и др.
2. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:
• табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;
• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;
• лицевой счет и др.
Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 88.
Это всем известные:
• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• кассовая книга и т. п.
У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по-прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
