Чтобы в 2017 году в расчетах с подотчетными все было идеально, мы вывели основные правила выдачи в подотчет. Они помогут сделать все без нарушений и избежать штрафов.
Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы - в этих и других случаях надо выдать работнику деньги под отчет. Но здесь возникают вопросы: можно ли выдать деньги подрядчику, как оформить перевод подотчетных на личную карту работника и другие.
Разберемся в правилах выдачи в подотчет в 2017 году.
Сумма, которую можно выдать под отчет в 2017 году
Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году - 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени - на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.
В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение лимита предусмотрен штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.
Выдача подотчетных на карту. Компания вправе не только выдать в подотчет наличные, но и перевести на карту, в том числе и на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России № 03-11-11/42288).
Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политики компании. Например, можно записать:
"Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников".
Перед перечислением денег на карту сотрудник пишет заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. К авансовому отчету он должен приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все надо в том же порядке, как если бы работник получил под отчет наличные.
Заявления на выдачу в подотчет в 2017 году
Для выдачи подотчетных надо получить от работника письменное заявление. Компания может разработать типовой бланк заявления, в котором записать реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.
Заявление на подотчет необходимо брать со всех работников. При этом директор не исключение. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ).
Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги в подотчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки "Прошу выдать" записать "Необходимо выдать".
В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.
Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).
Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда № А03-14372/2013).
Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что.
Выдача в подотчет в 2017 году. Особенности
Подотчетные подрядчикам. Компания вправе выдавать деньги в подотчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ № 3073-У).
Можно выдать деньги в подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например, что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.
За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. В случае, если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.
Выдача в подотчет после отчетов за прошлые покупки. Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу. Причем не имеет значения, кто берет деньги из кассы – обычный работник или сам руководитель.
Если сотрудник не отчитался, а компания снова выдала деньги есть риск, что инспекторы оштрафуют компанию до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
В то же время компания сама устанавливает срок, на который работник получает наличные и возвращает перерасход. Если срок еще не наступил, то и задолженности у работника нет. Поэтому можно выдать под отчет во второй раз. Оштрафовать за это проверяющие не вправе (постановление ВС РФ № 307-АД15-11670).
Чтобы избежать споров, безопаснее сначала оформить документы на возврат долга.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Для этого надо составить приходный кассовый ордер. Сотрудник в свою очередь должен представить заявление, в котором попросить увеличить сумму, подотчетных, на задолженность по предыдущему подотчету. В этом случае, за работником так и останется долг, но компания ничего не нарушит.
Возврат неизрасходованных подотчетных. Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы - перечислить с личной карты на счет компании.
Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.
Передача подотчетных другим сотрудникам. В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.
Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.
Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.
Авансовый отчет, если компания выдавала деньги. Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.
В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.
Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо, подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату - кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа № А35-2638/2013).
Выдача в подотчет при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.
Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.
Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Пример:
Сотрудник получил подотчетные — 12 000 руб., в том числе 6000 руб. — на карту и 6000 руб. — наличными. В поездке он 15 декабря оплатил с карты за гостиницу 100 евро, банк снял их по курсу 60,8079 руб. Также работник купил 100 евро, чтобы приобрести на них товар, но чек об обмене валюты не сохранил. Авансовый отчет сотрудника утвержден 23 декабря 2016 года. Курс евро на эту дату — 63,82 руб. Командировочные расходы работника составят 12 462,79 руб. (60,81руб. x 100 евро + 63,82 руб. x 100 евро). А долг — 462,79 руб. (12 000 – 12 462,79).
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
