Такого определения, как административный отпуск (второе название – отпуск по семейным обстоятельствам), отечественный ТК РФ не содержит даже несмотря на его повсеместное употребление в локальных нормативных актах. Речь идет об отпуске без сохранения заработной платы, регламентируемом ст. 128 ТК.
Нормативными регуляторами также являются ст. 173 и 263 ТК, ФЗ № 76, ФЗ № 173, ФЗ № 79, ФЗ № 255, ФЗ № 25.
В него могут уйти работники, имеющие уважительные причины для этого (наступление определенных семейных или жизненных обстоятельств, подтверждаемых соответствующими документами). Длительность подобного отсутствия на рабочем месте должна оговариваться с работодателем.
Отправка сотрудника в административный отпуск – право, а не обязанность управленца.
Впрочем, данное утверждение не актуально, если к работодателю обращаются подчиненные, относящиеся к одной их следующих групп:
1. участники ВОВ;
2. пенсионеры, продолжающие трудиться;
3. трудящиеся инвалиды (в том числе инвалиды с детства);
4. граждане, чей сын или супруг, являвшийся военнослужащим, работавший в органах внутренних дел, уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службе, погиб, исполняя свои служебные обязанности, либо скончался от заболевания, возникшего вследствие прохождения службы;
5. работники, ставшие родителями, супругами либо потерявшие близкого родственника;
6. герои социалистического труда, СССР, РФ, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
7. лица, посещающие подготовительные курсы в ВУЗах или допущенные к сдаче в них экзаменов;
8. лица, поступающие в учреждения среднего профильного образования;
9. многодетные родители, родители-одиночки, на чьем попечении находится ребенок, не достигший 14 лет, либо несовершеннолетний ребенок с инвалидностью.
Практика показывается, что рождение отпрыска, свадьба или смерть близкого являются наиболее частыми причинами обращения к администрации за отпуском без сохранения зарплаты.
В этом случае он обязан удовлетворить их просьбу, а максимальный срок административного отпуска по инициативе работника составляет (ст. 128 и 173 ТК РФ):
• 5 календарных дней за год – актуально для последней категории штатных единиц;
• 10 дней – актуально для работников из п.7;
• 14 дней – актуально для работающих пенсионеров и домочадцев военнослужащего;
• 15 дней – выделяются для поступающих в ВУЗы;
• 21 день – положены работникам из п.6;
• 35 дней – полагаются первой категории;
• 60 дней – выделяются инвалидам.
Наибольшая максимальная длительность неоплачиваемого отпуска – у государственных служащих и работников муниципальных органов власти. Исходя из ч. 15 ст. 46 ФЗ №79 и ч. 6 ст. 21 ФЗ № 25, она составляет один год.
Неиспользованные дни административного отпуска на следующий отчетный период не переносятся.
Поэтапная процедура оформление отгула без сохранения зарплаты выглядит следующим образом:
1. Сотрудником в письменном или печатном виде в свободной форме составляется заявление, адресатом которого является руководитель. К нему прилагаются документы, подтверждающие уважительность причины ухода в отпуск.
2. Руководитель изучает документ, ставит на нем свою резолюцию и извещает о ней подчиненного.
3. Если принятое администрацией решение положительное, публикуется приказ об отправке работника в отпуск за его счет.
4. Работник ознакомляется с приказом под роспись.
5. Ответственный за ведение личной карточки сотрудника делает в ней соответствующую отметку.
6. Отсутствие работника отмечается ответственным лицом в табеле учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13).
Что касается документов, которые могут служить для руководителя доказательством уважительности ухода сотрудника в отпуск, под ними, чаще всего, подразумеваются справки, выданные органом записи актов гражданского состояния (оригиналы или копии) – о заключении брака, о рождении ребенка, свидетельство о смерти.
Приказ управленца, в идеале, составляется по унифицированной форме №Т-6, но может использоваться и разработанный в компании бланк. Независимо от этого, в документе должна стоять виза первого лица хозсубъекта, а также подпись подчиненного об ознакомлении.
Приказ в обязательном порядке содержит:
• номер и дату составления;
• наименование;
• данные и наименование должности сотрудника;
• длительность его отпуска, а также даты начала и завершения;
• указание предпосылок и основания причины и основания (заявление) предоставления.
Уход штатной единицы в административный отпуск подразумевает проставление отметки в 8 разделе ее личной карточки, содержащей:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• длительность отпуска;
• основание (ссылку на приказ).
Отражение отпуска в формах Т-12 или Т-13 происходит посредством таких кодировок:
• ДО – длительный неоплачиваемый отпуск;
• УД – административный отпуск, обусловленный необходимостью посетить учебное заведение;
• ОЗ – административный отпуск, обусловленный иными законодательно предусмотренными причинами.
Длительный отпуск без компенсации руководителем оказывает влияние на следующие показатели:
• стаж, требуемый для ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск. Он будет увеличен на то количество дней, которое превышает две недели пребывания сотрудника в административном отпуске (если он считается длительным). Праздничные даты, попавшие в этот временной отрезок, при вычислениях не учитываются;
• пособие по временной нетрудоспособности. Сотрудник, заболевший в административном отпуске, не может претендовать на получение больничных. Больничный лист может быть открыт не раньше дня, следующего за днем окончания такого отпуска (ст. 9 ФЗ № 255);
• средний дневной заработок. Из расчетного периода вычитаются все дни административного отпуска;
• страховой стаж для выхода на пенсию. В него включаются только те временные промежутки работы лица, за которые в ПФР поступали социальные взносы. Дни нахождения в административном отпуске работнику не оплачиваются, следовательно, расчетная база для отчисления взносов отсутствует, поэтому они не учитываются в страховом стаже.
В целом, принуждение сотрудника взять отпуск за свой счет считается нарушением руководителем законодательства и поводом для привлечения к рассмотрению вопроса трудовой инспекцией. Оно чревато вменением ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, заключающейся в уплате штрафов от 1.000 до 5.000 руб. (грозит должностным лицам и ИП) и от 30.000 до 50.000 руб. (грозит организации).
Однако, в случае простоя из-за отсутствия у компании средств на выплату сотрудникам зарплаты и на обеспечение их работой управленец освобождается от ответственности, но обязан выплатить работникам не менее 2/3 от оклада за дни нахождения в административном отпуске (ст. 157 ТК).
Резюмируя вышеизложенное, можно сказать, что административный отпуск, в целом, регламентируется законодательством, но существуют моменты, которые требуют согласования с руководителем. Именно поэтому обе стороны трудовых взаимоотношений должны хорошо разбираться в этом вопросе.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
