Согласно ст. 128 ТК РФ отпуск данного вида может предоставляться:
1. По решению работодателя (но он, рассмотрев причину, по которой работник просит неоплачиваемый отпуск, и свои производственные возможности, может принять решение об отказе в предоставлении такого отпуска).
2. В силу законодательства (когда работодатель не может отказать сотруднику в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы).
Поэтому прежде, чем принимать решение об отказе в предоставлении отпуска сотруднику, нужно не только учитывать производственные моменты, но и проверять, не относится ли он к категории работников, которым не может быть отказано в отпуске.
Несколько слов скажем о неоплачиваемом отпуске по решению работодателя. Частью 1 ст. 128 ТК РФ установлено, что по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Из данной нормы можно сделать вывод, что обязательными условиями предоставления такого отпуска являются соответствующие обстоятельства, письменное заявление работника и согласие работодателя.
Отметим, что работодатель, принимая решение о предоставлении отпуска, на свое усмотрение оценивает причины, по которым отпуск требуется сотруднику, и если сочтет их незначительными или неуважительными, вправе отказать. Рекомендуем объективно подходить к этому вопросу, поскольку в случае спора суд или контролирующий орган может встать на сторону работника. Например, Пермским краевым судом рассматривалось дело о признании приказа о применении мер дисциплинарной ответственности незаконным. Б. обратилась к работодателю с заявлением о предоставлении неоплачиваемого отпуска на день, не указав причину, по которой он требуется. Соответственно работодатель отказал в предоставлении отпуска, однако Б. на работу не вышла. За это ей объявили выговор. Суд, исследовав материалы дела, выяснил причину отсутствия – необходимость явки в прокуратуру и суд (вызов оформлен соответствующими документами) – и признал приказ о применении дисциплинарного взыскания незаконным (Апелляционное определение Пермского краевого суда по делу № 33 7452).
Не всегда, конечно, суд встает на сторону работника. Если тот не явится на работу после того, как работодатель откажет в предоставлении неоплачиваемого отпуска, применение мер дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул суд может признать законным и обоснованным (см., например, Определение Московского городского суда № 4г/8 8669, Апелляционное определение Омского областного суда по делу № 33 6239).
Как мы выяснили, в некоторых случаях работодатель обязан удовлетворить заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.
В частности, согласно ч. 2 ст. 128 ТК РФ работодатель должен предоставить такой отпуск:
• участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), – до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до 5 календарных дней.
С отпуском по последнему основанию нередки проблемы. В частности, работодатель не всегда верно определяет близких родственников. (Например, необходимо ли предоставить неоплачиваемый отпуск работнику в связи с похоронами дяди?) Точного толкования названного понятия ни в одном российском законе нет. Так, согласно ст. 2 СК РФ членами семьи являются супруги, родители и дети, а в силу ст. 14 СК РФ близкими родственниками считаются родители и дети, дедушки, бабушки, внуки, полнородные и неполнородные братья и сестры. Как видим, категории «члены семьи» и «близкие родственники» пересекаются. Считаем, что предоставление неоплачиваемого отпуска в связи, например, со смертью дяди остается на усмотрение работодателя, а вот отказ в предоставлении такого отпуска в связи со смертью бабушки будет незаконным.
Приведенный в ст. 128 ТК РФ перечень оснований, когда работодатель не вправе отказать в отпуске, далеко не исчерпывающий: соответствующие случаи могут быть установлены ТК РФ или другими федеральными законами.
Например, согласно ст. 173 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы сотрудникам, допущенным к вступительным испытаниям при поступлении в высшее учебное заведение, а также слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней. Чуть меньше – 10 календарных дней неоплачиваемого отпуска – обязан предоставить работодатель сотрудникам, совмещающим работу с получением среднего профессионального образования (ст. 174 ТК РФ).
Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет, отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней (ст. 263 ТК РФ).
В некоторых случаях неоплачиваемый отпуск полагается совместителям. Так, в силу ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе сотрудника должен предоставить ему отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.
Но не только Трудовой кодекс определяет случаи, когда работодатель не может отказать в неоплачиваемом отпуске: такие случаи могут быть установлены и иными федеральными законами.
В силу ст. 43 Закона № 67 ФЗ на период полномочий доверенного лица работодатель обязан дать доверенным лицам по их просьбе неоплачиваемый отпуск. Поскольку такой отпуск З. предоставлен не был, даже при том, что она не писала заявления, а поставила в известность руководство о необходимости отсутствия по телефону, увольнение признали незаконным: для убытия с работы имелась уважительная причина – осуществление деятельности, связанной с выборами, о чем З. в последующем предоставила справку (Апелляционное определение Московского областного суда по делу № 33 5980).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Случаи предоставления неоплачиваемых отпусков могут быть установлены коллективным договором или отраслевыми соглашениями. Например, Отраслевым соглашением по организациям Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии женщине, имеющей ребенка в возрасте до 16 лет, предоставляется право на один дополнительный выходной день в месяц без сохранения заработной платы.
Подводя итог раздела, скажем, что если работодатель предоставил определенное законом, коллективным договором или соглашением количество дней неоплачиваемого отпуска в полном объеме, то при новой просьбе в течение этого же года работодатель вправе отказать работнику льготной категории в таком отпуске. Например, работник-инвалид в апреле и августе получил неоплачиваемые отпуска по 30 дней (всего согласно ст. 128 ТК РФ инвалид вправе рассчитывать на 60 дней в год). Если о неоплачиваемом отпуске он попросит еще, например, в ноябре – работодатель вправе отказать в предоставлении такого отпуска и это не будет нарушением закона.
На какой срок может быть предоставлен неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам? Трудовой кодекс не дает четкого ответа на этот вопрос и не устанавливает ограничений. Следовательно, по общему правилу такой отпуск может длиться день, неделю, несколько месяцев и любой другой период, о котором будет достигнуто соглашение между работником и работодателем.
Однако некоторыми нормативными актами предусмотрен предельный срок нахождения в неоплачиваемом отпуске. Например, на основании п. 15 ст. 46 Федерального закона № 79 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» продолжительность отпуска без сохранения денежного содержания, предоставляемого по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам государственным служащим, не может составлять более года. Аналогичный срок установлен для неоплачиваемых отпусков муниципальных служащих.
Как быть, когда у работника несколько оснований для отпуска без сохранения зарплаты, например, работник – пенсионер и инвалид, соответственно имеет право на 14 и 60 календарных дней отпуска? Трудовое законодательство не содержит ответа. Полагаем, что в таком случае работник вправе рассчитывать лишь на отпуск большей продолжительности.
Отметим, что вести учет отпусков без сохранения заработной платы необходимо по нескольким причинам:
• Во-первых, как мы уже говорили, это поможет работодателю обосновать отказ в предоставлении отпуска сотрудникам, которым по общему правилу работодатель обязан его предоставить (Апелляционное определение Алтайского краевого суда по делу № 33 502).
• Во-вторых, количество дней неоплачиваемого отпуска важно для подсчета стажа для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Напомним, что согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней, включению в указанный стаж не подлежит.
Невключение такого времени отражается увеличением рабочего года на соответствующее количество дней, что в кадровом делопроизводстве означает смещение начала либо окончания рабочего года, в котором использовался отпуск без сохранения заработной платы (Апелляционное определение Красноярского краевого суда по делу № 33 2432).
Неоплачиваемый отпуск предоставляется только по инициативе работника (предоставление такого отпуска по инициативе работодателя – например, в случае снижения объема работ – является нарушением трудового законодательства), то есть работодателю необходимо заявление работника. В заявлении должны быть указаны причины, по которым отпуск необходим, чтобы работодатель мог принять обоснованное решение, ну и, конечно же, желаемые даты.
Согласие (несогласие) с заявлением работодатель может выразить, сделав на нем соответствующую запись, например, «Не возражаю», «Согласовано». На основании такого завизированного заявления издается приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Для этого применяется унифицированная форма Т-6 (Т-6а) или форма, утвержденная учреждением. В приказе необходимо указать вид отпуска, количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
Некоторые работники уходят в отпуск, не дождавшись приказа. В таком случае, если они не относятся к льготным категориям, которым отпуск необходимо предоставлять, работодатель может зафиксировать прогул и применить меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения. Например, Ленинградский областной суд в Определении № 33 3394 указал, что наличие резолюции руководителя на заявлении с просьбой о предоставлении дополнительного неоплачиваемого отпуска не свидетельствует о достижении работником соглашения с работодателем по данному вопросу, так как предоставление отпуска должно оформляться приказом.
Приказ о предоставлении отпуска подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ). С приказом обязательно ознакомьте сотрудника под роспись.
Если в учреждении работают дистанционные сотрудники, оформление неоплачиваемого отпуска для них может происходить путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными подписями (ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Ну и конечно, сведения о неоплачиваемом отпуске нужно внести в разд. VIII личной карточки.
Дни в счет отпуска
Если вам требуется получить день в счет отпуска, обратитесь к руководителю вашего предприятия. Подайте письменное заявление не позднее, чем за три дня до предполагаемого отдыха. Если случилось так, что у вас неотложные дела, а заранее день отдыха в счет отпуска вы не согласовали, то отпуск предоставляется по усмотрению руководства. Например, если на предприятии есть неотложная работа или случилось чрезвычайная ситуация, а заменить вас на рабочем месте некому, то заявление о предоставление выходного дня в счет отпуска могут и не подписать.
Кроме дней отдыха в счет очередного оплачиваемого отпуска, вы можете получить до 30 дней отпуска без содержания, то есть за свой счет, если все дни очередного отпуска уже использованы.
Чтобы оформить отпуск за свой счет, подайте заявление за три дня до предполагаемых дней отдыха руководителю предприятия. Если у вас случились непредвиденные ситуации, которые не терпят отлагательств, то предупредить работодателя вы можете накануне отпуска.
Если вам подписали заявление о предоставление дней отдыха в счет очередного отпуска или отпуска за свой счет, то работодатель обязан выпустить приказ формы Т-6, в котором указать количество дней предоставленного отпуска.
В случае, если работодатель вам отказал в предоставление дней отдыха по причине того, что на предприятии чрезвычайные или экстренные ситуации, а заменить вас на рабочем месте некому, то вы не имеете право уходить в отпуск, так как все дни будут считаться прогулами и работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке, составив акт нарушения, письменного наказания и потребовав с вас объяснительную записку. Объяснение в форме поданного, но неподписанного заявления в данной ситуации не является уважительной причиной, поэтому трудовая инспекция и суд не признают увольнение незаконным.
Заявление на отпуск за свой счет
У любого работающего гражданина могут возникнуть жизненные ситуации, требующие временного прекращения выполнения трудовых обязанностей. Ситуации могут возникнуть внезапно и не совпасть с наступлением официального ежегодного отпуска. Длительность требуемых отгулов может составлять от пару дней до целого месяца или неопределенный срок. Во всех случаях, требуется обязательное письменное уведомление работодателя, путем подачи соответствующего заявления.
Отпускать в отпуск за свой счет работника или нет, это, как правило, право, а не обязанность работодателя. Имеются исключения, когда по нормам трудового законодательства, руководитель учреждения обязан предоставить отпуск без содержания.
В зависимости от того, по каким причинам работник желает отправиться в отпуск без сохранения заработанной платы, будет зависеть расчет его трудового стажа.
На что стоит обратить внимание:
• если отпуск предоставляется по семейным или иным уважительным причинам, то его длительность согласовывается между сторонами;
• рассматривая заявление, работодатель учитывает конкретные причины и обстоятельства, в результате которых возникла необходимость в таком отпуске;
• согласно нормам ТК РФ, статья 128, предоставление отдыха без содержания, это не обязанность, а право работодателя;
• руководитель должен брать во внимание уважительность причин, указываемых работником в заявлении, возможность предоставления отпуска без потерь для учреждения.
Важно учитывать, что отправить работника в такой вид отпуска, по собственной инициативе, работодатель не имеет права.
По нормам права, каждый субъект, трудящийся в одной организации более полугода и более, имеет право на уход в отпуск, предоставляемый в соответствии с графиком и имеющим общую продолжительность 28 дней.
По-иному обстоит дело с отпуск без сохранения зарплатных выплат. Необходимость в таком виде отдыха может возникнуть неожиданно, в силу различных обстоятельств.
Иными словами, отпуск без содержания – это отпуск, для которого не предусмотрено начисление никаких выплат, положенных при ежегодном оплачиваемом отпуске.
Чаще всего, работники берут его по семейным обстоятельствам или иным обстоятельствам, под которыми принято понимать определенного рода события и нужды, возникающие в личной жизни сотрудника.
Согласно статье 128 трудового законодательства, начальник не имеет пава отказать своему подчиненному в предоставлении отпуска за свой счет.
Статья 173 содержит перечень категорий, которым запрещается отказывать в предоставлении такого вида отпуска.
Помимо указанных норм, отгул без содержания регулируется следующими норами трудового права:
• статья 286 – касается совместителя;
• 173, 174 – совмещение учебы и работы;
• 263 – относится к сотрудницам, имеющим детей.
Для оформления отдыха без выплаты заработной платы, работник должен иметь конкретную причину.
К наиболее популярным причинам, по которым работникам может заявить об уходе в неоплачиваемый отпуск, относятся:
• семейные причины;
• смерть близкого родственника;
• появление на свет малыша;
• уход за больным родственником;
• в семье произошла чрезвычайная ситуация;
• в связи со свадьбой;
• в связи с сессией.
Предоставляется рассматриваемый вид отпуска:
• по желанию работника или в результате достижения согласия с работодателем;
• без учета рабочего стажа;
• вне зависимости от иных отпусков.
Работодатель имеет право отказать, если причина ухода не предусмотрена законодательными актами или внутренними локальными документами.
Форма заявления на отпуск без содержания выглядит таким же образом, как стандартное заявление на ежегодный отпуск. Со стороны законодателя, никаких особых требований к данному виду документа не предъявляется.
Подается заявление руководителю в простом письменном виде:
• заполняется на официальном бланке учреждения;
• текст пишется от руки или печатается на компьютере.
Отдается готовое заявление в отдел кадров, где его регистрируют и передают на ознакомление руководителю.
Стандартный образец заявления на отпуск за свой счет состоит из трех разделов:
• «шапка» — прописывается в верхнем правом углу и содержит сведения о работодателе, наименовании учреждения, должности заявителя и его ФИО;
• заглавие – пишется строкой ниже в центре, с большой буквы, в конце точка не ставится;
• основная часть – указывается прошение о предоставлении отпуска без сохранения заработка, с уточнением причин и планируемого периода;
• дата и подпись – ставится сотрудником собственноручно.
Длительность отгула по данным обстоятельствам, будет зависеть о его причин и от того, сможет ли работодатель обойтись в этот период без работника.
Предоставляется такой вид отпуска всем без исключения работникам.
Законодательство выделяет ряд субъектов, которым согласование заявление является обаятельным, независимо от причин отпуска:
• работник участвовал в ВОВ;
• пенсионеры в силу возраста, продолжающие трудиться;
• родственники сотрудников, погибших при исполнении обязанностей;
• лица со статусом инвалида.
Отказ также не допускается в предоставлении отпуска в силу планируемой свадьбы, рождения малыша или кончины родственника. В заявлении не обязательно указывать уточнение, по каким обстоятельствам требуется уход в отпуск по семейным обстоятельствам.
• справка из медицинского учреждения;
• бумаги о появлении малыша на свет;
• копия заявления поданного в органы ЗАГСа;
• документальное подтверждение смерти близкого родственника и пр.
Могут возникнуть ситуации, когда работнику нужно уйти в отгул на один или несколько дней. Работодатель отказывает, и тога работник имеет право написать заявление о предоставлении выходного дня за свой счет.
Работник должен заранее написать заявление на имя работодателя, с указанием причин. Если заявление пройдет согласование, на основании него оформляется приказ.
При таком отпуске, работник отсутствует на работе определенное время и у него права получать за данный период денежные выплаты.
У административного отпуска имеются ограничения по срокам.
Алгоритм получения рассматриваемого вида отдыха будет следующим:
• составляется заявление в произвольной форме, с указанием обстоятельств и периода отгула;
• прикладываются справки, служащие в качестве оснований для отпуска;
• со стороны руководства принимается решение, о котором уведомляется работник;
• при положительном решении, издается приказ, после ознакомления с которым, работник ставит свою визу.
Запись об отпуске вносится специалистом кадров в личное дело сотрудника.
Законодатель предусматривает такой вариант ухода в отпуск, после которого следует увольнение.
В такой ситуации, работник должен подать два заявления:
• на предоставление отпуска;
• на увольнение.
Первым подписывается заявление на увольнение, а следом – на отдых. Датой увольнения будет считаться последний день отпуска работника.
Алгоритм действий будет следующим:
• пишется заявление, к которому прикладываются требуемые документы;
• поступивший от работника документ регистрируется в отделе кадров;
• издается и регистрируется приказ;
• работник знакомиться с распоряжением под роспись;
• отсутствие работника на рабочем месте отмечается специальном табеле;
• сведения заносятся в личную карточку сотрудника.
Если работник заболел во время неоплачиваемого отпуска, то работодатель вправе отказать в положенных выплатах по временной нетрудоспособности, так как данные выплаты положены в качестве компенсации заработка, теряемого на период болезни. Если речь идет об отпуске за свой счет, то и ни о каких компенсациях речь идти не может.
Сроки подачи заявления на законодательном уровне не установлены. Работодатель имеет право прописать их во внутренних локальных актах. Как правило, такое заявление подается за 5-7 дней, для того, чтобы работодатель смог принять решение, распределить трудовую нагрузку на остальных рабочих, успеть подготовить приказ и ознакомить с ним сотрудника.
Относительно продолжительности такого вида отпуск, законодатель также не делает никаких акцентов. Все должно согласовываться между работником и работодателем. Нужно понимать, что длительное отсутствие может расцениваться как уход по собственному желанию или прогулом.
Таким образом, право на неоплачиваемый отпуск предоставляется работнику по нормам закона. Причина для этого должна быть уважительной и подтверждаться документально. Решение о предоставлении отпуска без содержания принимает работодатель самостоятельно. Время нахождения в отпуске засчитывается в общий трудовой стаж работника, если его продолжительность за год составила не более 14 дней. Более указанного срока, период в стаж засчитываться не будет.
Заявление на дни в счет отпуска
Работодатель имеет право предоставить выходной в счет отпуска, только при условии, что просьба была зафиксирована документально.
Устные договоренности с начальством не имеют юридической силы. Именно по этой причине, если нужно брать отпуск, то труженику необходимо написать заявление на 1 день.
Если компания является крупной, то в ней должен существовать образец заявления на отгул в счет отпуска, который потребуется попросить в качестве примера для заполнения бланка.
Только после подписания заявления на отгул в счет отпуска на 1 день руководителем происходит оформление приказа. Именно этот документ позволит отсутствовать на рабочем месте в установленный день.
Заявление на отпуск на 1 день в счет отпуска, образец которого должен быть разработан у самой компании, пишется самим сотрудником. При этом, его можно, как распечатать, так и полностью написать от руки.
Заявление на один день в счет отпуска, образец которого будет приложен ниже, обязательно должно включать в себя:
• должность, а также ФИО руководителя, который должен иметь право на подписание данного документа;
• должность, а также ФИО работающего. При желании можно указать структурное подразделение, особенно это актуально, если компания является крупной;
• саму просьбу, в которой должна быть указана дата отгула, а также его продолжительность. При необходимости есть возможность взять отгул на 2 дня и более. При этом в самом прошении следует использовать фразу «выходной день»;
• дату, когда прошение было подано и роспись.
При необходимости работник должен указать причину, по которой ему необходим выходной день. При этом данная причина должна быть документально подтверждена. Например, если отгул требуется из-за срочной поездки, то необходимо предоставить копию билета. Если же имеются семейные обстоятельства в виде бракосочетания, рождения ребенка и другие, то следует предоставить справки, подтверждающие данный факт.
В правом углу заполняется шапка. Она необходима в стандартной форме. Сама форма начинается со слов «прошу предоставить». Далее перечисляется количество календарных дней и датировка. Обязательно имеется подпись и дата написания.
Заявление на один день в счет отпуска должно быть передано руководителю на личное ознакомление и подпись. Только после этого у документа есть юридическая сила.
Стоит учитывать, что только работодатель имеет право предоставить выходной или же отказать. Нередко отказ на получение отпускного дня может быть вызван большим объемом работ на самом предприятии или же некачественной работой и нарушениями со стороны самого сотрудника.
В данной ситуации, в первую очередь, необходимо попросить предоставить один или несколько дней, при этом, они не будут оплачиваемыми. Прошение также пишется по образцу, который может быть у самой организации или же пишется в произвольном порядке. При этом в данном виде обязательно должна быть указана причина, по которой требуется временное отсутствие.
Если требуется отлучиться всего на несколько часов, то об этом стоит уведомить руководство в устной форме. Если же необходима половина дня, то в данном случае необходима оформленная просьба.
В самом низу документа должна быть проставлена датировка написанного, а также собственноручная роспись.
Если одному сотруднику днем нужно будет отлучиться на довольно продолжительный срок по определенным обстоятельствам, то он может попросить своего работодателя назначить пару дней в качестве внеочередного отпуска. Законодательно установлено, что каждый работник может получить отпуск, если отработал 6 месяцев. При договоренности с работодателем он может быть предоставлен раньше срока.
Ежегодный отдых может предоставляться в любое время, если сотрудник работает в организации два года и более.
Взять день, который будет оплачиваться, может любой человек, официально трудоустроенный и проработавший больше шести месяцев на предприятии.
По закону, раньше срока неиспользованные ранее дни могут получить:
• женщины при беременности или же при скором выходе в декрет;
• лица, не достригшие 18-летнего возраста;
• лица, ставшие опекунами или усыновителями детей, чей возраст меньше 3 месяцев.
Кроме этого, законодательно указаны сотрудники, которые могут взять до 5 выходных оплачиваемых или не оплачиваемых дней:
• лицо, у которого состоится собственная свадьба;
• при рождении ребенка;
• при смерти близкого родственника.
Также есть лица, которые имеют право брать выходной, не указывая причину:
• лица, участвовавшие в боевых действиях. Предоставляется до 35 дней за год;
• люди пенсионного возраста. Предоставляется до 14 дней за год;
• работающие инвалиды. Предоставляется до 60 дней за год;
• лица, которые указаны в Федеральных Законах и местных актах.
При этом сам документ о предоставлении выходного дня может быть передан, как лично в руки руководителю фирмы, так и через ответственное лицо. Подпись руководителя разрешает работнику отсутствовать на рабочем месте в указанный срок.
Если документ оставляется у ответственного лица, то следует сделать 2 экземпляра, при этом один стоит оставить себе, а другой – предать на подпись.
Отпуск за свой счет трудовой кодекс
Частью 1 ст. 128 ТК РФ определены общие условия предоставления отпуска без сохранения заработной платы, или отпуска за свой счет, как называют его в обиходе. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Это общее положение и, как мы видим, общие случаи предоставления такого отпуска требуют согласования и факта самого отпуска, и его продолжительности с работодателем. Таким образом, в каждом конкретном случае продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется соглашением сторон в зависимости от обстоятельств, по которым возникла необходимость в таком отпуске. Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен только при наличии уважительной причины, поэтому в заявлении работник обязан ее указать. И если работодатель посчитает названную причину для предоставления отпуска недостаточно уважительной, то работник вынужден будет пересматривать свои планы.
Иначе дело обстоит в случаях, перечисленных в ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Предоставление отпуска за свой счет в этих случаях уже является не правом, а обязанностью работодателя. При этом ст. 128 ТК РФ не содержит права работодателя определять период времени и продолжительность данного отпуска, а говорит лишь об обязанности его предоставить по заявлению работника.
Так, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
• участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Таким образом, отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренные ст. 128 ТК РФ, подразделяются на две группы: те которые даются по усмотрению работодателя (т. е. работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска) (ч. 1 ст. 128 ТК РФ), и те, которые работодатель обязан предоставить по заявлению работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Рассмотрим подробнее, о каких случаях идет речь в последнем пункте ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Прежде всего, статья 173 ТК РФ закрепляет гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, и работникам, поступающим на обучение по указанным образовательным программам.
При этом в соответствии с ч. 2 указанной статьи работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
• работникам, допущенным к вступительным испытаниям, — 15 календарных дней;
• работникам-слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации — 15 календарных дней;
• работникам, обучающимся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — 4 месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.
Далее, частью 2 ст. 174 определены случаи, когда отпуск за свой счет предоставляется работникам, совмещающим работу с получением среднего профессионального образования, и работникам, поступающим на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования. Так, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по очной форме обучения и совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году, для прохождения государственной итоговой аттестации — до 2 месяцев.
Кроме того, положениями ТК РФ предусмотрено предоставление отпуска за свой счет лицам, работающим по совместительству. При превышении продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы над продолжительностью такого отпуска на работе по совместительству предоставляется отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ). А статьей 263 ТК РФ определены случаи, когда предоставление отпуска за свой счет обязательно, но только если соответствующие положения отражены в коллективном договоре.
Так, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное время продолжительностью до 14 календарных дней:
• работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет;
• работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;
• одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет;
• отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до четырнадцати лет без матери.
Указанный отпуск по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается. Коллективным договором могут быть определены и иные основания предоставления рассматриваемого вида отпусков. Право работников на отпуск за свой счет закреплено и в ряде иных федеральных законов.
Так, например, такой отпуск предоставляется:
• доверенным лицам кандидатов, выдвинутых по одномандатным избирательным округам, на период осуществления ими своих полномочий (п. 4 ст. 55 Федерального закона № 20-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»);
• добровольным пожарным территориальных подразделений добровольной пожарной охраны до 10 календарных дней в году (п. 7 ст. 18 Федерального закона № 100-ФЗ «О добровольной пожарной охране»);
• народным дружинникам и внештатным сотрудникам полиции до 10 календарных дней в году (ч. 3 ст. 26 Федерального закона № 44-ФЗ «Об участии граждан в охране общественного порядка»);
• инвалидам войны до 60 календарных дней в году (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• ветеранам боевых действий до 35 календарных дней в году (пп. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• лицам, награжденным знаком «Жителю блокадного Ленинграда» до 35 календарных дней в году (пп. 9 п. 1 ст. 18 Закона № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• Героям и полным кавалерам ордена Славы до трех недель в году (ст. 8 Закона РФ № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
• супругам военнослужащих на часть отпуска супругов военнослужащих, превышающую продолжительность ежегодного отпуска по основному месту их работы (п. 11 ст. 11 Федерального закона № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).
Отпуск за свой счет пенсионерам
В настоящее время многие люди, вышедшие на пенсию, продолжают трудиться, чтобы обеспечивать себя финансово самостоятельно. Как правило, на любом предприятии работникам предоставляется отпуск, оплачивающийся в соответствии с рабочим окладом. Но часто работающие ветераны труда не в курсе того, что помимо обязательных дней можно оформить дополнительные дни для отдыха в счет отпуска, написав заявление. Отпуск без финансовых выплат трудящимся пенсионерам является приятным дополнением, отказать в получении которого не может ни один начальник. Свободным временем пенсионеры вправе распоряжаться по своему усмотрению.
Люди, по наступлении пенсионного возраста, обязаны оформить соответствующее удостоверение. Гражданам с таким удостоверением, продолжающим работать, положено две полных недели дополнительного отдыха ежегодно.
Для этого работающие пенсионеры, а также ветераны труда, должны написать заявление о предоставлении отпуска за свой счет:
1. Ветераны войны, не расторгнувшие трудовой договор и имеющие знаки отличия, получат как минимум 35 дней ежегодно.
2. Пенсионеры на инвалидности — 2 месяца.
3. Лица, трудящиеся в пожарной службе — 10 дней.
4. Герои СССР, РФ, ветераны труда могут отдыхать 21 день в году.
5. Дополнительные дни для отсутствия на работе можно оформить всем желающим из льготной категории. Они берутся как отдельно, так и сразу после обязательного отпуска, либо дробятся на периоды в течение года.
Рабочим временем (по статье 121 ТК) считаются только две полных недели данного вида отдыха.
Статья 128 ТК РФ несет информацию о правовом регулировании отпусков без выплаты зарплаты. Продолжительность отсутствия на рабочем месте обговаривается сотрудником и администрацией в трудовом соглашении. Время данного отдыха не вносится в рабочий период и не прописывается в трудовой книжке. Работники не теряют свое рабочее положение и место труда.
Не одобренным не может быть отпуск для:
1. Участников военных действий — до 35 дней.
2. Работающих пенсионеров — до 14.
3. Работающих инвалидов — до 2 месяцев.
4. Близких родственников и спутников жизни служащих, павших на службе — до 2 недель.
5. Другие группы работников, претендующие на данное право.
Проявить инициативу и отправиться в неоплачиваемый отдых имеет право только трудящийся гражданин. Чтобы работающему пенсионеру взять отпуск за свой счет нужно написать заявление (заполнить бланк) на имя директора предприятия. Писать заявление заранее не обязательно, так как люди на пенсии обладают правом срочного оформления таких бумаг. Документы проходят регистрацию и подписываются уполномоченными лицами. Отделом кадров подготавливается соответствующий приказ, также передающийся на подпись начальству, далее он отдается на ознакомление и обязательную подпись работнику. О количестве свободных дней ставится пометка в карту фиксирования трудового времени и в карту работника с индексом Т-2. Эти действия применимы только к лицам, прошедшим официальное трудоустройство.
Форма для заполнения заявления не ограничена строгими рамками, но должна иметь определенные правила написания:
• документ пишется на листе бумаги А4 от руки или на компьютере;
• обязательно указание должностного лица, на ФИО которого подается заявление;
• название предприятия;
• ФИО и занимаемая должность работника;
• пишется подзаголовок «заявление»;
• излагается коротко причина;
• указываются даты желаемого периода;
• после всего ставится дата написания и личный автограф.
В соответствии со статьей 136 ТК РФ начисление заработной платы за текущий период производится за три рабочих дня до выхода в желаемый отгул. Данное требование обязательно к исполнению работодателем и не может быть изменено по договоренности сторон. Расчет отпускных после ухода в отпуск недопустим по трудовому законодательству.
Отпускные дни по заявлению работника за свой счет не оплачиваются.
По ТК РФ работодатель полностью ответственен за нарушение указанного срока оплаты отпуска. А также он может быть привлечен и к административной ответственности.
Вместо предоставленного отпуска без сохранения содержания работающим пенсионерам могут быть произведены финансовые выплаты, если после сложения неотгуленных выходных насчитывается срок свыше 28 дней. Остальное тарифицируется в соответствии с трудовым договором.
Отпуск за счет резерва
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
Например:
• будущим отпускам работников;
• планируемым начислениям налогов;
• затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов.
Ответственность за это наступает по двум основаниям:
• за грубое нарушение учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ в размере 10 000-30 000 руб.;
• административная ответственность, применяемая к должностным лицам по ст. 15.11 КоАП.
Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Как видно, начисление резерва всегда производится на те же счета, что и зарплата сотрудников. Страховые взносы начисляются по такому же принципу, но — в корреспонденции со счетом резерва, а не со счетами для расчетов с внебюджетными фондами.
Сальдо по счету 96 при формировании периодичной отчетности отражается в пассиве баланса. Для этого предназначена строка 1540 «Оценочные обязательства».
Если резервы в организации создаются только в бухгалтерском учете, то база для расчета налога на прибыль не снижается, и возникают временные налоговые разницы, в соответствии с ПБУ 18/02. Если же в учетной политике для налогового учета указано, что данный резерв учитывается при исчислении налога на прибыль, появляется право создать его в порядке, определенном ст. 324.1 НК РФ.
Создание резерва для налоговых целей — дело добровольное, зависящее только от решения хозяйствующего субъекта.
Так как законодательно формула, которая используется для расчета величины резерва, не определена, каждая компания определяет ее самостоятельно. При этом разработанный способ следует закрепить в учетной политике.
Любое оценочное обязательство должно быть максимально приближено к достоверной денежной оценке будущих расходов. Резерв должен определяться на основе существующих фактов хоздеятельности организации, а расчет должен опираться на накопленный опыт работы и, возможно, некие экспертные мнения. То есть расчеты должны подкрепляться документально и быть предельно обоснованными.
Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо иметь:
1. Закрепленный в учетной политике способ расчета резерва, который бы обеспечивал достоверную оценку расходов по этой статье.
2. Разработанный первичный документ для отражения рассчитанного резерва (справку, например). К нему стоит приложить первичку, информация по которой была использована при расчете (табель учета рабочего времени, расчетную ведомость и т. д.).
Есть несколько способов расчета резерва на оплату отпусков. Для начала рассмотрим один из них, в достаточной мере точный, — он опирается на фактическое количество неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка сотрудников:
1. Сначала следует разбить всех сотрудников по подразделениям для определения используемых счетов начисления затрат (20–26, 44 и т. д.).
2. Необходимо иметь информацию по количеству дней отпуска, положенного каждому сотруднику. При наличии автоматизированного учета сбор данной информации не представляет затруднений. Суммировать эти дни следует по каждой из групп сотрудников.
3. Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) работников по каждой группе. Для этого необходимо всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) сначала разделить на количество календарных дней в этом периоде, а затем — на количество работников в группе.
Наглядно данная формула выглядит так:
СДЗ работника = ЗП / ДН / К, где:
• ЗП — зарплата за период,
• ДН — календарные дни периода,
• К — количество работников в группе (или фирме в целом).
Не следует путать календарные и рабочие дни, так как количество дней отпуска всегда считается в календарных днях — следовательно, заработок для подсчета отпускных также следует считать по календарным дням.
4. Финальный момент — расчет суммы самого резерва (не забывайте посчитать страховые взносы с данного резерва).
Конечная величина резерва будет рассчитана по такой формуле:
Резерв = (СДЗ работника х К х ДНО) + (СДЗ работника х К х ДНО) х Сст, где:
• ДНО — дни неиспользованного отпуска,
• Сст — суммарная ставка страховых взносов в %.
Наиболее точным способом расчета резерва будет подсчет, произведенный индивидуально по каждому сотруднику. В таком случае сумма резерва будет состоять из суммы обязательств перед каждым сотрудником. Правда, если численность работников в компании велика, данный процесс будет достаточно трудоемким.
Выходной в счет отпуска
Взять отдельный выходной в счет отпуска можно двумя способами:
1. Заранее предупредив руководство еще до составления графика отпусков. В таком случае один или несколько дней отгула будут сразу внесены в график в качестве частей будущего отпуска. Начальство не имеет права противодействовать такому решению работника. Однако данный вариант подходит только в том случае, если сотрудник заранее знает, когда именно ему потребуется выходной.
2. По факту возникновения непредвиденных причин или обстоятельств согласовать с руководством необходимость отсутствия на работе в конкретный день. В таком случае сотруднику потребуется написать заявление, на котором начальство поставит свою резолюцию.
В обязательном порядке внеплановый отпуск в любое время может предоставляться только двум категориям граждан:
• беременным женщинам;
• мужьям, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.
Если сотрудник берет день отгула не за свой счет, а как часть будущего отпуска, то порядок его оформления и оплаты будет аналогичен отпускным дням.
Для того чтобы ему оформили оплачиваемый выходной день, сотруднику потребуется:
• устно согласовать данную возможность с руководством;
• в случае получения предварительного одобрения начальства подготовить заявление, согласно существующему образцу;
• передать заявление руководству для официального согласования дня отдыха.
После того как документ будет принят и завизирован начальством, далее следует официальное оформление выходного дня, предоставленного сотруднику:
1. Издается приказ о предоставлении выходных дней.
2. Сотрудники бухгалтерии осуществляют расчет отпускной выплаты. Она рассчитывается по такому же принципу, как и оплата основного отпуска: размер среднего ежедневного заработка умножается на количество предоставленных выходных дней. Из данной суммы вычитается НДФЛ. Оплата выходного дня в счет будущего отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отгула.
3. Отделом кадров вносятся необходимые коррективы в утвержденный график отпусков, информация о предоставлении выходных дней записывается в личную карточку сотрудника.
Так как процедура предоставления отгула требует соответствующего оформления со стороны бухгалтерии и отдела кадров, сотруднику необходимо передать заявление руководителю не позднее 5 дней до желаемой даты начала отдыха.
Заявление, написанное работником, обязательно должно содержать в себе следующую информацию:
• в правом верхнем углу – полное название организации, должность и ФИО руководителя, а также должность и ФИО сотрудника, претендующего на получение отгула;
• далее по центру – надпись “Заявление”;
• в основной части документа требуется изложить просьбу о предоставлении одного или нескольких дней в счет будущего отпуска, а также указать точную дату или период желаемого отгула;
• в завершении заявления необходимо указать дату, поставить личную подпись и ее расшифровку (фамилию и инициалы).
Сотруднику, претендующему на предоставление выходного дня в счет предстоящего отпуска, важно знать, что работодатель вправе ответить на заявление отказом. Ведь, по сути, оформляя отгул, работник нарушает составленный заранее график отпусков. К тому же нередки случаи, когда сотрудник в указанный день бывает особенно необходим на своем рабочем месте.
Если руководство не предоставляет отгул в счет отпуска, а выходной день действительно необходим сотруднику, ему рекомендуется:
• предоставить документы, подтверждающие уважительные причины отгула и обратиться к начальству с повторной просьбой;
• если сотрудник работает посменно, попробовать договориться с коллегами об обмене рабочими днями;
• попросить работодателя предоставить выходной день за свой счет.
Порядок предоставления отгула за свой счет не регламентируется законом, однако, на многих предприятиях такая форма предоставления дополнительного отдыха существует.
Прося об отгуле без оплаты, сотрудник также пишет заявление, но дальнейшее оформление приказа в данном случае уже не требуется.
Сколько можно брать отпуск за свой счет
Для начала рассмотрим несколько важных вопросов, касающихся того, сколько можно брать дней в счет отпуска без оплаты. Общие правила прописаны в ст. 128 ТК РФ, где указано, что конкретные периоды устанавливаются для определенных групп граждан, с учетом их социального статуса и занимаемой должности.
Многое будет зависеть от причины, по которой гражданин желает оформить такой отпуск. Даже если представленное гражданином основание не отражено в ТК РФ, гражданин все равно может получить отпускной период в заявительном порядке и по согласованию с руководством.
Согласно ТК указанные лица вправе взять отпуск без сохранения заработной платы, без указания причин и оснований. Данные граждане наделены таким правом на льготных основаниях.
Существует несколько обстоятельств, когда длительность отпускного периода рассчитывается в индивидуальном порядке.
Речь идет о следующих причинах:
• лица, работающие в качестве совместителей, могут рассчитывать на дополнительные дни отдыха;
• учащиеся ВУЗов и профучреждений могут обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении отпускного периода без сохранения заработка. Продолжительность будет определяться от статуса студента и от уровня его аттестации;
• лица, выполняющие трудовые обязанности в северных регионах страны могут рассчитывать на дополнительные дни;
• многодетные родители вправе получить 14-ть суток отдыха без содержания, если это правило отражено во внутренней документации компании.
Следует учесть, что перерыв в работе может быть представлен лишь в том случае, когда заведение, где обучается сотрудник, имеет госакккредетацию.
Максимальная продолжительность такого отдыха не оговорена в трудовом законодательстве, однако, там отражено, что расчет осуществляет работодатель с учетом внутреннего регламента компании. Как правило, такой вариант выбирается руководством, когда необходимо на время отстранить сотрудников от работы в связи с тяжелым финансовым положением фирмы.
В обычной ситуации такой период будет называться временным простоем, и работодатель обязан будет оплачивать 2/3 от фиксированного заработка работника. Если работник не дает своего согласия на такой отпуск, то оформить его руководитель не имеет никакого законного права.
Подробно, процедура предоставления такого отдыха оговорена в трудовом кодексе.
Каждому сотруднику желательно ознакомиться с содержанием этих статей, поскольку оформление отпуска без оплаты имеет несколько особенностей:
1. Продолжительность периода должна быть зафиксирована документально. Иными словами, при выпадании отдыха на выходные или праздники, отпуск не увеличивается. Больничный тоже будет включен в этот срок.
2. На следующий год предоставленные дни перенести нельзя.
3. Минимальный срок отсутствует.
4. Досрочно возвратиться на рабочее место сотрудник может в любое время.
Оформление начинается с подачи стандартного заявления, где указываются причины и основания для получения дополнительных дней отдыха. Все указанные данные должны быть подкреплены документально. Например, приложена копия свидетельства о браке или о рождении ребенка.
В дальнейшем, руководитель подписывает это заявление и составляется приказ о назначении отпуска. После этого, сотрудник может отправляться в отпуск и выходить на работу по завершении этого периода.
Если отказали в отпуске за свой счет
Для начала следует правильно растолковать это понятие. Истинное название закреплено в законодательных актах (ст. 128 ТК РФ) и звучит как отпуск без сохранения заработной платы, а предоставляют его на необходимый временной промежуток.
Относится он к категории социальных видов отпусков, не связан с трудовой деятельностью и денежной выплатой. Его можно оформить без учета трудового стажа на конкретном предприятии. Это означает, что по согласию гендиректора его можно получить в первый же трудовой день.
Ведь он может понадобиться человеку по разным причинам, так как жизнь не ограничивается лишь осуществлением должностных обязанностей в процессе трудовой деятельности, есть и свободное время, а также личные проблемы, требующие немедленного решения.
Урегулировав вопрос с начальником, работник может выйти на отдых, но выплаты за этот период ему не будут начислены. Он получит зарплату в конце месяца уменьшенную пропорционально дням бесплатного отдыха. Исключением является сдельная оплата труда, где количество пропущенных дней, никак не влияют на месячный заработок.
Если отдых приходится на выходные или праздничные дни, естественно, на зарплату он никак не влияет, поскольку выходов за месяц будет положенное количество.
Такой вид отдыха не является обязательным, сотрудник может им не пользоваться в процессе профессиональной деятельности.
На случай возникновения форс-мажорных ситуаций, которые считаются уважительными, трудящийся вправе обратиться с заявлением о предоставлении отпуска до 5 дней за свой счет к нанимателю. Именно он решает вопрос, отпустить работника или нет.
Директор не вправе отправить сотрудника в бесплатный отпуск без его письменного согласия, это противозаконно.
ТК РФ предусматривает конкретные случаи и ситуации, при которых наниматель обязан предоставить члену коллектива отпуск без содержания на основе письменного заявления.
Его продолжительность в году также регламентируется нормами закона, трудовым соглашением или коллективным договором организации.
Люди пожилого возраста задаются вопросом, могут ли отказать в отпуске за свой счет пенсионеру? Вот перечень лиц, имеющих законное право использовать такой отдых:
• ветераны, участвовавшие в Великой Отечественной войне (до 35 календарных дней в году);
• работающие пенсионеры по возрасту (до 2 недель);
• инвалиды всех групп (до двух месяцев);
• Герои Труда, РФ и СССР, кавалеры ордена Славы (до 21 дня);
• члены семей погибших или травмированных военнослужащих при исполнении своих обязанностей (до 2 недель);
• супруги военнослужащих могут отдыхать столько, сколько находится жена (муж) в отпуске;
• обучающиеся сотрудники без отрыва от производства, если они не могут взять оплачиваемый учебный отпуск (до 15 дней);
• иные категории работников, права которых закреплены в федеральных законах и других нормативных актах.
Последний пункт подразумевает другие случаи, прописанные в коллективном договоре либо в отраслевом соглашении.
Уважительными ситуациями считаются:
• рождение малыша (до 5 дней);
• регистрация брака (до 5 дней);
• гибель ближайших родственников (до 5 дней);
• призыв сына в армию (до 5 дней);
• сборы дочери (сына) в детский оздоровительный лагерь (до 5 дней);
• прочие.
В подобных случаях отказ в отпуске без сохранения заработной платы считается незаконным, за что ответственное лицо могут привлечь к ответственности.
Российское законодательство четко не оговаривает список уважительных оснований, непосредственно работодатели имеют право определять их внутренними локальными актами, приказами.
В таких договорах зачастую также можно встретить ситуации, при которых руководство обязано предоставить выходные дни без содержания:
• многодетным матерям, отцам или сотрудникам, имеющих двух детей в возрасте до 14 лет;
• родителям одиночкам с детьми до 14 лет;
• гражданам, имеющих детей-инвалидов до 18 лет.
Если у работника сложилась ситуация, попадающая под вышеперечисленный перечень, тогда руководство не имеет права отказать в предоставлении отдыха за свой счет.
Бывает, когда сотрудник вправе взять отпуск по двум основаниям. В этом случае, он может выбрать только один наибольшей продолжительностью. Отпуска без содержания не подлежат суммированию.
Каждому гражданину обязательно знать, имеет ли право работодатель отказать в отпуске без содержания?
Начальник имеет право проигнорировать письменную просьбу подчиненного при таких обстоятельствах:
• причина признана уважительной, но к заявлению не приложены подтверждающие документы;
• работник не входит в льготный перечень лиц;
• уход в отпуск может негативно повлиять на работу всей организации.
При не удовлетворении просьбы об отдыхе необходимо требовать письменного оформления отказа. Это поможет оспорить решение работодателя в случае необходимости и добиться справедливости.
Отпуск гарантировано предоставляется всем членам коллектива не зависимо от занимаемой должности и статуса, для каждого действуют одинаковые правила.
Оформить его можно по такому алгоритму:
• написать и подать написанное от руки заявление с указанием даты начала и конца отпуска;
• приложить подтверждающие документы;
• направить заявление руководителю лично либо по почте;
• дождаться результата.
В случае удовлетворения заявления, наниматель издает соответствующий приказ не позднее той даты, с которой будет начинаться отсчет бесплатного отпуска. На его основании будут выполнены соответствующие пометки в табеле учета трудящихся.
Но если сотрудник получил отказ, то он не может уйти с рабочего места по собственному желанию. Его поступок будет расценен как прогул, и на него ждет:
• дисциплинарное взыскание;
• увольнение.
По инициативе заявителя можно вернуться на рабочее место раньше указанной даты, о чем гражданин должен письменно уведомить руководителя компании.
Начальник не имеет права вызывать из отпуска сотрудников без их личного согласия (ст. 125 ТК РФ).
Категорически запрещено прерывать отпуск таким категориям граждан:
Прерывание отпускных дней начальником считается незаконным.
Не нужно спорить с руководством, если работник получил отказ по заявлению, в котором указаны неуважительные причины. Но имея законные основания нужно выяснять, как взять отпуск за свой счет, если на работе не отпускают.
В этом случае рекомендуется сделать следующие шаги:
1. Попросить заверенную копию заявления с пометкой о принятии у секретаря или работника отдела кадров. Выдать ее должны в течение трех дней.
2. При неотложных обстоятельствах (похороны, свадьба, сессия) необходимо повторно написать и подать начальнику заявление с подтверждающими документами, указав дату предыдущей подачи.
3. Снять копию последнего заявления и зарегистрировать его. Обязательно на бумаге должен присутствовать номер входящей документации, штамп организации, личные данные и подпись принявшего лица.
После этих действий сотрудник может спокойно отправляться в выходные дни для решения семейных проблем.
По возвращении из отпуска, сотрудник может столкнуться с некоторыми проблемами:
• в отношении него наложены дисциплинарные взыскания за прогул;
• издан приказ о его увольнении.
Тогда работнику следует объяснить причину своего отсутствия письменно, подав заявление на имя директора компании с пакетом подтверждающих бумаг. Также оспорить неправомерное решение начальника можно в судовых органах, Прокуратуре, Госинспекции по труду.
За исключением финансовых потерь бесплатный отпуск таит в себе несколько важных нюансов:
• если общее количество бесплатного отпуска не превосходит двух недель в году, то этот период включается в трудовой стаж и будет учитываться при вычислении ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ);
• если член коллектива в дни отдыха отправился на больничный, то последний будет оплачен с того момента, когда работник должен приступить к трудовым обязанностям;
• если человек принят на испытательный срок, то дни неоплачиваемого отпуска в него не засчитываются.
Дни бесплатного отпуска целиком исключаются из расчетного периода при вычислении среднего заработка не зависимо от его длительности.
Таким образом, при предоставлении и оформлении выходных дней без сохранения зарплаты следует руководствоваться только нормами трудового законодательства, локальными нормативными актами. Может ли на законных основаниях начальник отказать в отпуске за свой счет? Безусловно, нет!
Он обязан предоставить бесплатные дни в оговоренных законодательством ситуациях и в том количестве дней, которое указано для конкретной категории работников. В случае отказа работодателя гражданин вправе обратиться в надзорную службу по соблюдению трудового законодательства для восстановления нарушенных прав.
Расчет отпуска за свой счет
В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Оплачиваемый отпуск установленной продолжительности должен предоставляться сотруднику ежегодно, то есть за каждый рабочий год (ст. 122 ТК РФ, п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ N 169).
Первый рабочий год начинается в день приема работника на работу и заканчивается через 12 месяцев, включаемых в стаж, дающий право на отпуск. Следующий рабочий год начинается сразу после окончания предыдущего (смотрите также письмо Роструда N 2742-6-1). При этом время окончания (начала следующего) рабочего года может быть смещено в связи с тем, что некоторые периоды времени не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, в соответствии со ст. 121 ТК РФ.
В соответствии с частью первой ст. 121 ТК РФ время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года, включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Это означает, что если работник в течение рабочего года находился в отпуске (отпусках) без сохранения заработка более 14 календарных дней, то превышающие это число дни отпуска в "отпускной стаж" не включаются. Соответственно, дата окончания рабочего года смещается на количество дней отпуска, превышающее 14 (смотрите также апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа).
Допустим, что в течение рабочего года работнику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 25 календарных дней. В этом случае окончание рабочего года отодвигается на число дней, превышающее 14, то есть на 11 календарных дней; соответственно, днем окончания этого рабочего года будет не 02.06, а 13.06.
Отпуск за свой счет и стаж
По норме 121 статьи ТК отпуск за свой счёт входит в трудовой стаж, только если он длится не дольше двух недель в течение года. Соответственно, остальные дни «вылетают» из стажа, а рабочий год увеличивается на количество лишних дней. Поэтому работник теряет часть отпускных.
Отгулы предусматривались КЗоТом, в ТК нет такого понятия. Однако отгул за свой счёт вполне вписывается в современные трудовые отношения и даже закреплён в ТК. Отгул – это компенсация за работу в праздник или нерабочий день.
Об этом говорит ст. 153 ТК: работа в выходной оплачивается в двойном размере, но сотрудник, если желает, может письменно заявить права на отдых в любой другой день, тогда оплата за рабочий выходной будет одинарная.
В кризисное время из-за отсутствия заказов многие предприятия переходят на трёхдневку, а то и вовсе выпроваживают трудяг в неоплачиваемые отпуска. Делается это ради экономии, чтобы не платить за простой (по 157 статье ТК рабочим нужно платить не меньше 2/3 зарплаты, если простой случается не по вине работников).
Однако такое решение руководства – не совсем законное, ведь инициатором административного отпуска может быть только работник. Если случится судебная тяжба и будет установлены факты простоя и отсутствия заявления на отпуск (или написание его под давлением), суд имеет право привлечь работодателя к ответственности и обяжет заплатить работникам положенное.
Не все иски работников удовлетворяются в таких случаях, например:
• даже при массовости административных отпусков в этот период некоторые сотрудники работали, что подтверждается табелями;
• на фирме большой штат и в заявлениях на административный отпуск указываются разные причины;
• нет свидетелей того, что заявления на отпуск писались под давлением.
Из этого можно сделать вывод, как подстраховаться:
• оформляйте табеля ежедневно и правильно;
• в заявлениях желательно указывать разные причины;
• при написании заявлений не допускайте массовости.
Мало кто знает, что больничный в период бесплатного отпуска выписываться не должен. Работники подобными мелочами не интересуется, а докторам, по большому счёту, знать не обязательно – в отпуске больной или нет. ФСС же не обязан принимать больничный, ведь взносы-то за этот период не платятся!
Больничный – это подтверждение нетрудоспособности. Период болезни оплачивается, так как работник по состоянию здоровья не мог работать, это меры соцподдержки. Но если болезнь выпала на то время, когда человек находился в отпуске за свой счёт, то есть заработка у него не было, больничный не оплачивается. Это подтверждено ФЗ №255.
Определением Санкт-Петербургского суда работнице отказано в оплате больничного во время нахождения её в неоплачиваемом отпуске, так как оплата больничного – это компенсация за утраченный заработок.
Если же больничный захватил и часть времени, когда неоплачиваемый отпуск закончен, этот период оплачивается соцстрахом.
Процедура оформления административного состоит из двух шагов:
• регистрация заявления (образец заявления на отпуск за свой счёт);
• издание приказа.
Заявление на один день за свой счёт тоже должно быть оформлено, ведь процедура оформления не меняется в зависимости от продолжительности отпуска. Директор по соглашению может отпустить сотрудника хоть на год, хоть на день, оформляйте это грамотно!
К заявлению прикладываются подтверждающие документы, если отпуск предоставляется по закону. Если нет у сотрудника возможности приложить документы, в заявлении нужно отметить, что они будут приложены позже.
После того, как заявление согласовано и завизировано, готовьте приказ: можно по форме Т-6, а можно и по форме организации. После ознакомления с приказом работник может гулять.
Пока приказ не издан и не подписан директором и работником, административный отпуск не начнётся! Если трудяга уже покинул рабочее место – можно привлечь его за прогул.
После ознакомления с приказом в личную карточку нужно внести данные об отпуске, а в бухгалтерию предоставить записку-расчёт.
Отпуск за свой счет в табеле
Заполнять табель учета рабочего времени (далее — табель УРВ) — одна из обязанностей работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Бланки табелей УРВ (№ Т-12 и № Т-13) утверждены Госкомстатом России (постановление № 1). Для их заполнения используются условные обозначения, приведенные на титульном листе утвержденного бланка № Т-12: буквенные или цифровые шифры (на выбор).
Есть 2 шифра для обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле УРВ:
1. Если сотрудник ушел в отпуск без содержания, поскольку имеет безусловное право на это в соответствии с законом (ч. 2 ст. 128 ТК РФ), то в табеле ставится шифр «ОЗ» (или число 17).
2. Когда работнику предоставлен отпуск без содержания по договоренности с работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК), используется отметка «ДО» (или число 16).
Среди условных обозначений есть еще несколько, использующихся при отражении отпуска без сохранения в табеле. Их следует применять в строго определенных случаях, при этом нельзя путать с вышеперечисленными обозначениями.
Буквами «УД» (или числом 13) отражается нахождение сотрудника в учебном отпуске, не подлежащем оплате (ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК РФ).
Шифр «ДБ» (или же число 18) ставится, если работник ушел в дополнительный ежегодный неоплачиваемый отпуск. Его не следует путать с перечисленными в ч. 2 ст. 128 ТК РФ отпусками, на которые сотрудник вправе претендовать каждый год.
О таком виде отдыха законодательство упоминает:
• в ст. 263 ТК РФ (отпуск для работников, ухаживающих за детьми, если он установлен коллективным соглашением);
• п. 3 ст. 8 закона РФ «О статусе Героев…» № 4301-1 и ч. 2 ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий Героям…» № 5-ФЗ (для граждан, имеющих особые заслуги перед страной — героев труда, кавалеров орденов Славы и т. д.);
• ч. 7 ст. 18 закона «О добровольной пожарной охране» № 100-ФЗ (для добровольных пожарных).
Отдельное обозначение буквами «НВ» используют, если трудящийся предпочел дополнительные неоплачиваемые выходные вместо повышенной оплаты в случаях, когда такой выбор ему предоставлен законом (например, за сверхурочный труд — ст. 152 ТК РФ).
Для обозначения длительности «обязательного» отпуска за свой счет используются календарные дни (ч. 2 ст. 128 ТК). Но в случае с неоплачиваемым отдыхом по согласованию с работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК) указание на способ его исчисления отсутствует, а длина определяется соглашением сторон. Поэтому допустимо оформить сотруднику такой отпуск без сохранения зарплаты в часах.
Очень важно при этом правильно заполнить табель УРВ, иначе могут появиться трудности при переводе часов отпуска в календарные дни. В свою очередь, учет календарных дней отдыха за свой счет в пределах рабочего года важен при определении момента возникновения права на ежегодный отпуск, подлежащий оплате.
В графе табеля за соответствующий день нужно отразить сразу 2 факта:
• нахождение сотрудника на работе с помощью кода «Я» (или цифрами — 01) с указанием часов;
• нахождение его в отпуске без содержания с помощью кода «ДО».
Таким образом, обозначение отпуска без содержания в табеле УРВ зависит от конкретной ситуации. Заполнять табель правильно очень важно, ведь в случае выявления нарушений работодателю и виновным сотрудникам грозят штрафы.
Больничный в отпуске за свой счет
В соответствии с трудовыми нормами и правами каждый человек, взявший на себя обязательства по выполнению какого-то объема работ, может рассчитывать на отдых. Это правило применяется к любому, заключившему трудовой договор с нанимателем.
ТК РФ оговаривает обязательность предоставления работникам отпусков. Делать это следует ежегодно в объеме, который положен сотруднику в соответствии с занимаемой должностью. Ежегодные отпускные периоды подразделяются на основные и дополнительные и должны быть оплачены нанимателем. Кроме оплачиваемых отпусков, наемные лица имеют право брать также и отпуска за свой счет. Как следует из названия, такой вид отдыха не оплачивается нанимателем, но сохраняет за работником его рабочее место.
В статье 128 ТК РФ указываются основания, на которых такой отдых может быть оформлен. Любой работающий человек имеет право написать заявление на выдачу ему дней без сохранения зарплаты. Такое решение требует согласования работодателя и может быть одобрено лишь при наличии производственной возможности. Отпуск без содержания может оформляться на любое количество дней, если руководство организации не против отсутствия сотрудника. Только 14 дней отсутствия в год не повлияет на страховой стаж и предоставление очередного отпуска. Все, что будет взято выше, приведет к перерасчету даты начала индивидуального рабочего года.
Однако существуют особые категории работников, которые могут претендовать на более длительные отпускные периоды без оплаты:
1. Участники ВОВ – 35 суток.
2. Сотрудники, имеющие инвалидность – до двух месяцев в год.
3. Достигшие пенсионного возраста работники, которые продолжают трудиться – до двух недель.
4. Мужья/жены и родители военнослужащих – до 14 календарных суток.
Примечательно, что этим категориям отказать работодатель в отпуске за свой счет не может.
Временная нетрудоспособность может настигнуть человека в любой момент.
Этот термин включает в себя:
1. Заболевания, не требующие госпитализации, которые лечатся в домашних условиях.
2. Болезни, для лечения которых необходимо наблюдаться в стационаре.
3. Операции и послеоперационные периоды.
4. Переломы и травмы.
5. Протезирование.
Временная нетрудоспособность определяется тем, что она имеет ограниченные сроки, и в результате человек все равно выздоравливает и возвращается на рабочее место. Если выздоровление не наступает, то больному устанавливается инвалидность.
Вне зависимости от продолжительности болезни и лечения, весь этот период за работником сохраняется его рабочее место. А время болезни оплачивается частично работодателем, а частично из средств социального фонда по принятым в законодательстве нормам. Для сохранения места и получения компенсационных выплат работник в день начала заболевания обязан обратиться к врачу и засвидетельствовать свое состояние. Впоследствии необходимо неукоснительно соблюдать предписания врача, а при выздоровлении получить на руки больничный лист. Именно этот документ позволяет работодателю засвидетельствовать, что причина отсутствия на рабочем месте обоснована и произвести оплату. Без листка нетрудоспособности оплата не будет произведена, а дни отсутствия на рабочем месте засчитают как прогулы.
Больничный во время отпуска без сохранения зарплаты или в иные трудовые и нетрудовые периоды должен оформляться по установленным нормам. Чтобы его получить следует обращаться в медицинские учрежденные государственной или негосударственной формы собственности, которые имеют лицензию на осуществление лечения, а соответственно имеют право на выдачу бюллетеней.
Бланк бюллетеня – это документ, который имеет уникальный штрих-код, номер и многочисленные степени защиты. Все эти меры позволяют избежать выдачи поддельных документов. Зачастую оформление больничных листов производится терапевтами, которые получают бланки под отчет.
Кроме строгой отчетности за листки нетрудоспособности, врач также должен уметь правильно его оформить и заполнить. Инструкция по оформлению напечатана на обратной стороне самого бланка.
При заполнении важно учитывать такие нюансы:
1. Писать следует печатными буквами.
2. Буквы не должны выходить за пределы клетки.
3. В одной клеточке может быть только одна буква или цифра.
4. Каждое поле имеет свое уникальное значение, и произвольно вносить в них несоответствующую информацию запрещается.
5. При отметках о начале болезни, днях посещения и закрытии бланка, врач должен ставить свою ФИО и подпись и скреплять все своей печатью.
6. После закрытия бюллетеня производится его регистрация в общей книге учета выдачи и ставится печать медицинского учреждения.
Допущение хотя бы одной ошибки или описки в бланке делает его недействительным и требует либо официального исправления, либо полной замены документа.
Оплачивается ли больничный в отпуске без сохранения заработной платы? Ответ однозначен – нет. Выплаты за время, проведенное вне рабочего места за свой счет, не подлежат иным компенсациям. Однако данный факт не отменяет необходимость оформления больничного во время отпуска без содержания.
Если работник ушел на отдых без оплаты, то в это время работодатель не несет за него материальную ответственность, а соответственно не обязан компенсировать расходы по его заболеваниям. Более того, дни больничного, которые припали на отпуск без сохранения не будут возвращены работнику для отгуливания. То есть отсутствовать компенсация будет сразу по двум факторам.
Оформлять листок нетрудоспособности рекомендуется, потому что процесс выздоровления занимает как минимум 5-7 дней, а вот отпуск без сохранения может быть довольно кратковременным. Дни без оплаты обычно берутся для решения личных проблем на один или больше дней и поэтому велика вероятность, что бюллетень выйдет за пределы этого отдыха. Все дни болезни, не выпадающие на отпуск за свой счет, будут оплачены в стандартном порядке и размере.
Приказ на отпуск за свой счет
Даже короткий срок пребывания на работе дает возможность сотруднику взять отпуск за свой счет. Такой вид каникул предоставляется в случае заболевания родственника, по причине свадьбы и других важных событий. Заявление о предоставлении временных каникул работодатель не имеет право не подписать без веских причин. Что касается платы за срок отсутствия работника на месте, оснований для произведения компенсации нет. Отдых за счет личных денег — возможность оформить документ в любое время по инициативе сотрудника.
Каждый работник вправе оформить отпуск за свой счет, основываясь на первой части статьи 128 ТК РФ. Каникулы по своей инициативе подразумевают отсутствие на рабочем месте сотрудника по случаю важного обстоятельства.
Рождение ребенка, свадьба, смерть родственника, болезнь — такие события считаются серьезным поводом для предоставления работодателем временного отдыха подчиненному.
Срок зависит от договоренностей между руководителем и сотрудником:
• Если работник инвалид, работодатель заключает документ о предоставлении ему каникул в любое время. Работники с инвалидностью в течение года могут оформить до 60 дней каникул;
• Военнослужащим и их близким родственникам в случае смерти или заболевания;
• Пенсионерам, которые работают, отдых предоставляется на основании их уважительного возраста. Работающие граждане, достигшие пенсионных лет, могут оформить выходные на две недели за один год;
• Прежде чем уйти на отдых за свой счет, нужно написать заявление. Если заявление принимается руководителем, он заполняет приказ об уходе на каникулы работника по его инициативе.
Как написать приказ на отпуск за свой счет:
• В верхней части документа указываются данные организации, ее полное наименование;
• В центре распоряжения руководитель пишет: «Предоставление отдыха» и указываются данные сотрудника: ФИО, идентификационный номер, период отсутствия и на каком основании работодатель должен подписывать постановление. Также вписывается тип отпуска: за счет личных денег или с учетом пособия;
• После заполнения приказа работодатель предоставляет документ работнику. Желающий уйти в отпуск ставит свою подпись. Подписывание документа свидетельствует о том, что приказ заполнен с учетом данных, которые предоставлены в заявлении.
После процедуры ознакомления руководитель подписывает правой акт и заполняет личное дело работника. В документации работодатель делает запись о том, что трудящийся отсутствовал на работе по причине отпуска. Выплата компенсирующих средств за внеочередные выходные сотруднику не предоставляется, а зачисление стажа для предоставления оплачиваемых каникул действует две недели в течение одного рабочего года.
На основании положений ТК взять отпускные можно в любом количестве, не превышающем установленной нормы. Если работник будет отсутствовать на работе один день по причине ухода на каникулы, он должен составить заявление. На базе документа работодатель издает приказ о выходе на каникулы сотрудника по своей инициативе на один день. Приказ оформляется с учетом формы № Т- 6.
Приказ на административный отпуск составляется без платы пособия в случаях:
• Бракосочетания;
• Родов;
• Смерти близкого человека.
Работник получает выходные до пяти дней, в соответствии со статьей 128 ТК РФ. Если трудящемуся необходимо больше дней, он согласовывает нюансы оформления отдыха с руководителем.
Сотрудник может получить выходные без платы пособия в связи с семейными обстоятельствами, если рабочий стаж превышает шесть месяцев. Если трудящийся не отработал полугодовалый срок — оформить отсутствие на работе по причине семейных дел не получится.
Работодатель может лично отправить подопечного на внеочередные каникулы на основании сложного производственного положения компании, проще говоря — если работы нет. Производственный отдых оформляется только с согласия сотрудника. Если решение отправить на каникулы принадлежит руководителю, он оплачивает в виде пособия продолжительность отпускных.
Нередко одной из причин оформления временных каникул является сдача сессии. Чтобы работодатель отпустил подопечного на временные выходные, нужно предоставить заявление и справку-вызов как доказательство того, что работнику действительно нужно сдавать экзамены. Если соответствующие документы есть, начальник заполняет приказ на учебный отдых.
Отсутствие трудящегося на работе не всегда значит пропуск или необходимость оформлять уход с компании. Неявка на работу может быть по уважительной причине, перечень которых закреплен в Законодательстве РФ.
Отпуск за свой счет на год
По общему правилу, работник и работодатель вправе договориться о любой продолжительности отпуска без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Но для отдельных работников законом установлен предельный срок отпуска. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона N 25-ФЗ).
Отметим, что когда соглашения о сроке отпуска достичь не получается, то существует перечень категорий работников, которые вправе требовать отпуск определенной продолжительности в силу закона.
Так, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст.128 ТК РФ):
• участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;
• работникам, совмещающим работу с обучением (ст.173 ТК РФ и ст.174 ТК РФ);
• работникам, осуществляющим уход за детьми (ст.263 ТК РФ).
То есть отказать в предоставлении перечисленным работникам отпуска без сохранения заработной платы Организация не может. Работодатель сможет отказать только в увеличении времени отдыха сверх установленной в законе продолжительности.
На основании ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Поэтому, если работник находится в отпуске за свой счет длительный период, то стаж для очередного отпуска не накапливается (кроме 14 календарных дней за каждый рабочий год нахождения в отпуске за свой счет).
В период отпуска за свой счет работнику не начисляется и не выплачивается заработная плата и иные выплаты. Поэтому в целях исчисления налога на прибыль ничего не учитывается. Рисков никаких нет.
Так как нет начисленной заработной платы, соответственно нет НДФЛ и нет страховых взносов во внебюджетные фонды, в том числе взносов в ПФР.
Однако следует отметить, что в последствии, когда работнику будет предоставляться очередной отпуск с сохранением среднего заработка, он будет предоставляться за периоды работы, за исключением периодов нахождения в отпуске за свой счет. Сумма среднего заработка исчисленного в соответствии с ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 922 учитываются в расходах при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п.7 ст.255 НК РФ).
Также важно помнить, что согласно ст.8 Федерального закона N 400 ФЗ «О страховых пенсиях» страховая пенсия по старости назначается при наличии не менее 15 лет страхового стажа (с 2024 года) и при наличии величины индивидуального пенсионного коэффициента в размере не менее 30 баллов.
Индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК) — понятие абсолютно новое для российской пенсионной системы. Каждый год работодатель перечисляет за своего работника страховые взносы в Пенсионный фонд России на его будущую пенсию. Эти взносы будут пересчитываться из денег в баллы. То есть пенсионные баллы — это параметр, которым оценивается каждый календарный год трудовой деятельности гражданина с учетом ежегодных отчислений страховых взносов в Пенсионный фонд России и варианта пенсионного обеспечения.
Количество баллов будет зависеть от заработной платы: чем она выше, тем их больше. За год максимально можно сформировать 10 баллов.
При отсутствии необходимого страхового стажа или требуемой величины ИПК страховая пенсия по старости не положена.
При этом период нахождения работника в отпуске без сохранения заработка не предусмотрен также в числе «иных» периодов, засчитываемых в соответствии со ст. 12 Федерального закона N 400-ФЗ в страховой стаж.
Следовательно, период нахождения в отпуске без сохранения заработной платы не может быть учтен при исчислении страхового стажа.
Таким образом, на основании заявления работника и при согласии работодателя:
• отпуск за свой счет может быть предоставлен любой продолжительности, за исключением определенной категории работников;
• вне зависимости от срока отпуска за свой счет налоговых рисков по налогу на прибыль, страховым взносам и НДФЛ налоговым законодательством не предусмотрено;
• в период отпуска за свой счет у работника не накапливается ИПК. Время нахождения в отпуске за свой счет не включается в страховой стаж для назначения пенсии по старости.
Отпуск за счет оценочных обязательств
При предоставлении отпуска суммы начисленных отпускных по дням, предоставленным работнику авансом, и начисленных на них страховых взносов отражаются за счет оценочного обязательства на оплату отпусков. При недостаточности суммы оценочного обязательства сумма превышения размера начисленных отпускных и соответствующих им страховых взносов над величиной оценочного обязательства относится на затраты организации.
Дни отпуска, предоставленные работнику авансом, не участвуют при формировании в дальнейшем оценочного обязательства по оплате отпуска данного работника.
Порядок отражения оценочных обязательств в бухгалтерском учете и отчетности организаций регулируется ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" (далее - ПБУ 8/2010).
Под оценочным обязательством понимается обязательство организации с неопределенной величиной и (или) сроком исполнения, которое может возникнуть в том числе из норм законодательных и иных нормативных правовых актов (пп. "а" п. 4 ПБУ 8/2010).
Обязанность предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка определена ст. 114, ст. 122 ТК РФ.
В свою очередь, п. 5 ПБУ 8/2010 определяет, что оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении следующих условий:
- у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;
- вероятно уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства;
- величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.
Обязанность предстоящей оплаты отпусков полностью соответствует указанным условиям. Расходы в виде отпускных представляют собой обязательство работодателя, предусмотренное ТК РФ, в отношении которого выполняются условия признания обязательства оценочным.
В связи с тем, что порядок признания и метод расчета величины оценочного обязательства, связанного с выплатой отпускных, в нормативных актах по бухгалтерскому учету не содержится, организации необходимо их разработать и закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета, что предусмотрено п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации".
Оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов. При признании оценочного обязательства в зависимости от его характера величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива (п. 8 ПБУ 8/2010).
Согласно п. 21 ПБУ 8/2010 в течение отчетного года при фактических расчетах по признанным оценочным обязательствам в бухгалтерском учете организации отражается сумма затрат организации, связанных с выполнением организацией этих обязательств в корреспонденции со счетом учета резерва предстоящих расходов.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина России N 94н) начисление оценочного обязательства отражается по кредиту счета 96 "Резерв предстоящих расходов", субсчет "Резерв на оплату отпусков":
• Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44);
• Кредит 96 - сформировано оценочное обязательство под оплату отпусков (включая заработную плату и страховые взносы).
По мере начисления отпускных начисленные суммы резерва списываются:
• Дебет 96 Кредит 70 (69) - отражено начисление отпускных за счет оценочного обязательства.
• При этом необходимо помнить, что дебетового сальдо по счету 96 быть не может, поскольку этот счет является пассивным.
В случае недостаточности суммы признанного оценочного обязательства затраты по погашению обязательства отражаются в бухгалтерском учете организации в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010).
Иными словами, если размера признанного оценочного обязательства будет недостаточно (такой факт может быть, в частности, в случае предоставления отпуска авансом), то сумма превышения размера начисленных отпускных над величиной оценочного обязательства подлежит учету в составе расходов по обычным видам деятельности:
При такой корреспонденции счетов дебетового сальдо на счете 96 "Резервы предстоящих расходов" не образуется.
Таким образом, по нашему мнению, при предоставлении отпуска сумма начисленных отпускных по дням, предоставленным работнику авансом, отражается за счет оценочного обязательства. А при недостаточности суммы оценочного обязательства сумма превышения размера начисленных отпускных по дням отпуска, предоставленным авансом, над величиной оценочного обязательства относится на затраты организации.
Поскольку одним из условий признания оценочного обязательства, является обоснованная его оценка, организация должна отразить в учете наиболее достоверную оценку предстоящих расходов. Таким образом, при определении величины оценочного обязательства, связанного с оплатой ежегодных отпусков работников, организация должна учесть все свои обязательства перед работниками.
Согласно п. 23 ПБУ 8/2010 обоснованность признания и величина каждого оценочного обязательства по оплате отпусков подлежат проверке организацией в конце отчетного года, а также при наступлении новых событий, связанных с этим обязательством.
В связи с тем, что отпускные были выплачены авансом, то оценочное обязательство под них в последующем периоде формироваться не должно. Следовательно, при формировании в дальнейшем величины оценочного обязательства по оплате отпуска происходит его корректировка на сумму отпускных по дням, предоставленным работникам авансом.
Отпуск за свой счет инвалидам
На первый взгляд кажется, что дать отпуск инвалиду без сохранения зарплаты нетрудно. Работодателю это даже экономически выгодно. Но сотрудники часто просят об отгулах за свой счет без предупреждения. На время основного ежегодного отпуска бывает трудно распределить обязанности одного работника между другим. А тут еще дополнительное, незапланированное отсутствие сотрудника на рабочем месте. Но не отпустить человека с инвалидностью в отпуск без содержания нельзя. В первую очередь, речь здесь идет об инвалидах 3 группы, так как именно она считается рабочей.
Право работников с инвалидностью на отпуск без содержания прописано в ст. 128 ТК РФ. Поэтому отказ будет нарушением закона, даже если сотрудник попросил об отпуске за свой счет внезапно и работодателю трудно его отпустить. Инвалид может обратиться с жалобой в районную трудовую инспекцию.
В результате на предприятие будут наложены штрафы:
• На индивидуальных предпринимателей и должностных лиц организации – от 1 000 до 5 000 рублей при первичном нарушении трудовых норм и от 10 000 до 20 000 – при повторном.
• На юридическое лицо – от 30 000 до 50 000 при первичном нарушении трудовых норм и от 50 000 до 70 000 при повторном.
Важно учесть: если с жалобой на отказ в отпуске без содержания в трудовую инспекцию обратится сразу несколько работников-инвалидов из одной организации, то штраф налагается за нарушение трудовых норм в отношении каждого сотрудника. То есть указанные суммы будут умножены на количество инвалидов, написавших претензии.
Если с жалобой на отказ в отпуске без содержания в трудовую инспекцию обратится сразу несколько работников-инвалидов из одной организации, то штраф налагается за нарушение трудовых норм в отношении каждого сотрудника.
Продолжительность отпуска без содержания для работника-инвалида указана в ст. 128 ТК РФ. Длительность его составляет 60 дней в одном календарном году. По взаимной договоренности работодателя с работающим инвалидом отпуск может продолжаться и дольше. Работник имеет право взять сразу все 60 дней, если он нуждается в длительном отдыхе для поправки здоровья или в прохождении лечения в санатории. А может брать по частям несколько раз в году для посещения врачей или прохождения обследований. Если в течение календарного года работник не использовал все 60 дней, то он не имеет права на следующий год просить более длительный отпуск. Оставшиеся дни просто «сгорают».
Возможно, во время отпуска без содержания работник возьмет больничный лист. Но в этом случае дни бюллетеня оплачиваться не будут. А отпуск на срок больничного не продлится. В этом отличие отпуска за свой счет от основного ежегодного. Но если отпуск без содержания уже закончился, а больничный у сотрудника продолжается, то он будет оплачиваться в обычном порядке с того дня, когда работник должен был выйти на работу. Когда на время отпуска без содержания выпадают нерабочие праздничные дни, он тоже не продляется.
Сотрудник с инвалидностью может быть уже пенсионером. А данная категория работников также имеет право на ежегодный отпуск без содержания длительностью до 14 календарных дней. Но сроки этих отпусков не суммируются. Сотруднику предоставляется право на более продолжительный из них – 60 дней за инвалидность. Однако к этому времени может быть добавлен отпуск без содержания сроком на 5 дней в случае смерти близкого родственника, рождения ребенка или росписи в загсе.
Работник пишет заявление на имя руководителя организации. Для подтверждения своего права на дополнительный отпуск сотрудник должен представить копию справки об инвалидности.
Руководитель на основе заявления издает приказ, в котором подтверждает предоставление отпуска инвалиду без сохранения заработной платы. Работник должен ознакомиться с документом и поставить подпись.
Данные об отпуске заносятся в табель учета рабочего времени и в личную карточку работника, чтобы правильно рассчитать потом оставшуюся заработную плату и сроки ежегодного оплачиваемого отпуска. В трудовой стаж, на основе которого рассчитывается продолжительность основного отпуска, включаются лишь 14 дней отпуска без содержания. Также во время отпуска за свой счет не идут отчисления в Пенсионный фонд. То есть это время не входит в общий рабочий стаж.
Работодателю важно помнить: пока сотрудник находится в отпуске без содержания, его нельзя уволить, перевести на другую работу или должность. И еще: руководство не может заставить работника взять отпуск за свой счет даже в случае простоя производства. Иначе к работодателю могут применить административную ответственность в виде штрафа.
Отпуск в счет отработки
Ситуации в жизни бывают разные, и иногда может понадобиться уйти срочно. При этом далеко не любого работника руководство готово отпустить по первому его требованию. Трудовым законодательством определяются категории людей, которые могут уволиться в день подачи заявления. Но остальные должны отработать еще 2 недели, что не всегда бывает удобно. Тогда работник может попытаться оформить отпуск, если на то есть право.
Правила будут абсолютно одинаковы, если работник оформляет свой ежегодный отпуск, дополнительный или «за свой счет». Вполне допустимо, находясь в отпуске ежегодном, взять еще дополнительные дни административного. При этом увольнение в отпускной период или до этого (просто с учетом дней отдыха) имеет свои отличия и нюансы, на которые следует обращать внимание. Процедура в целом стандартна и не имеет каких-то проблем.
Ситуация осложняется лишь в том случае, если работник хочет уйти во время отпуска без отработки. Если он относится к той категории сотрудников, которых обязаны уволить по первому требованию, то тогда отказать ему в это мне могут. Но при этом отозвать на работу, прервав отпуск, работодатель не имеет права даже с согласия работника. Особенно это касается данных категорий – их нельзя отзывать даже при наличии производственной необходимости. Тогда остается лишь уволить в фактически указанную дату. Если же будет положена дополнительная компенсация, то ее выплачивать не будут. А вот если предварительно были выданы отпускные, которые превышают положенную компенсацию – эта переплата будет удержана из расчета, который выдается при увольнении.
Подать в отдел кадров заявление на увольнение возможно одним из наиболее удобных способов:
• лично передать;
• направить по почте заказным письмом – обязательно надо иметь уведомление о вручении, при этом считаться будет именно дата, указанная в заявлении, а не та, когда работодатель получил письмо;
• передать через официального представителя – важно наличие официальной нотариальной доверенности.
Если изначально человек направил заявление почтой, то вполне допускается также указать пожелание о том, чтобы документы ему также были высланы почтой.
Работник вполне может продолжать находиться в отпуске, если он решил уйти с предприятия. Для этого необязательно оформлять официальный отзыв на работу.
Проще говоря, если увольняемся в отпуске, то можно писать любую дату – необязательно, чтобы это был рабочий день.
Если человек решает уволиться, будучи в отпуске, или просто взяв его в качестве отработки, то тогда необходимо составить заявление в стандартном порядке, указав такие пункты:
• на имя кого составляется (руководитель предприятия, а именно работодатель, наименование организации);
• кто именно направляет. Полное ФИО работника, а также его должность;
• просьбы уволить. Указывается статья 80 ТК РФ или любая другая, если имеются другие дополнительные основания (перевод мужа к месту службы);
• дата, с которой необходимо прервать трудовые отношения;
• дата составления заявления и подпись.
В трудовой книжке также указывается только статья ТК и номер приказа. Никакие дополнительные разъяснения и уточнения не нужны. В заявлении не указывается, что работник в это время находится в отпуске или просит учесть его в счет отработки. Все эти положения будут урегулированы просто дополнительными приказами. В тексте самого заявления на увольнение ничего этого указывать не нужно.
В последнее время на многих предприятиях уже программа считала, когда необходимо издать приказ об увольнении, выдать документы работнику, чтобы избежать последствий для компании. Сейчас просто войдите на сайт и воспользуйтесь калькулятором подсчета, чтобы определить, когда нужно написать заявление, чтобы получить расчет в какой-то определенный день. Таким же образом можно рассчитать, сколько дней отпуска положено при условии отработки определенного периода.
Вполне возможно совместить при этом несколько отпусков.
Оформление здесь будет иметь 2 варианта:
1. Пишется до выхода в отпуск. Тогда все документы, расчет и приказ готовятся еще до этого и выдаются в последний рабочий день до отпускного периода. По факту на этом трудовые отношения прекращаются, хотя официально датой увольнения значится последний день отпуска.
2. Заявление пишется непосредственно в период отпуска. Передать его возможно удобным способом. Готовятся трудовая, приказ и расчет к моменту окончания отпуска. На следующий после этого день человеку должны все это выдать. Также возможно прийти в последний день отпуска за документами.
Административный отпуск за свой счет
Понятие административного отпуска не закреплено на законодательном уровне, но сам термин встречается в локальной документации: коллективных договорах, трудовых контрактах, соглашениях о предоставлении услуг. Под ним понимается предоставление долгосрочного отгула без содержания – зарплата в этот период работодателем сотруднику не выплачивается.
Работодатель удовлетворяет требование отгула без сохранения оклада по инициативе сотрудника согласно ТК РФ под формулировкой «семейные обстоятельства или прочие уважительные причины».
Закон перечисляет 3 легитимных повода для его предоставления:
• свадьба;
• кончина родственника;
• рождение малыша (в этом случае административный отпуск по инициативе работника предоставляется, как правило, мужчинам - женщинам полагается оплачиваемый по беременности и родам).
Если инициатором является работодатель, закон рассматривает принудительное отправление подчиненного на длительный отдых за свой счет как основание для обращения в трудовую инспекцию. Такие действия квалифицируются по ст. 5.27 кодекса РФ об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ), могут повлечь за собой привлечение к уплате штрафов: 1 000 – 5 000 р. для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей (далее – ИП), 30 000 – 50 000 р. для юридических лиц (далее – ЮЛ).
Если организация более не может ни обеспечить работой своих сотрудников, ни уплатить им зарплату, ее положение определяется как простой. Закон не квалифицирует его как нарушение прав подчиненных, но возлагает на предприятие обязанность по уплате не менее 2/3 от оклада каждому нанятому ЮЛ физическому лицу за вынужденный административный отпуск по инициативе работодателя.
Длительный отгул без сохранения зарплаты, обстоятельства и условия его предоставления разным категориям граждан в основном регламентируется статьями ТК РФ и отдельными федеральными законами.
Длительный отгул за свой счет по семейным обстоятельствам может быть оформлен любому сотруднику на период, который согласовывается с работодателем и, как правило, предусмотрен коллективным договором. При этом за руководством сохраняется право на его досрочное прерывание.
Учебный отпуск предоставляется категории граждан, совмещающих процесс получения знаний в ВУЗе или учреждении профильного среднего образования в очной (дневной) форме с работой. Длительный отгул – максимальный период достигает 4 месяцев – без сохранения оклада оформляется студентам, аспирантам и докторантам по заявлению и приложению в виде справки-вызова. Документ выдается секретариатом образовательного учреждения, в котором учится сотрудник-совместитель.
Работник вправе уйти в дополнительный отпуск без сохранения зарплаты, чтобы ухаживать за своими детьми. Согласно ст. 263 ТК РФ отдельным категориям трудящихся в любое удобное для них время может ежегодно предоставляться неоплачиваемый отгул сроком до 2 недель.
На это имеют право:
• родители 2 и более детей в возрасте до 14 лет;
• работники, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
• матери и отцы – одиночки, воспитывающие сына или дочь младше 14 лет.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
