Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про отпуск за свой счет и все что с ним связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
С разрешения работодателя сотрудник помимо ежегодного оплачиваемого отпуска может взять отпуск без сохранения зарплаты. А в некоторых случаях предоставить его — обязанность компании. Например, если сотруднику нужен отдых за свой счет в связи с бракосочетанием или рождением ребенка (ст. 128 ТК РФ).
Продолжительность отпуска без сохранения содержания определяется по соглашению между работником и работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). В каждом конкретном случае принимают во внимание обстоятельства и причины, по которым возникла необходимость в таком отдыхе (письмо Роструда № ПГ/3387-6-1).
Сам по себе неоплачиваемый отдых в коммерческих организациях никаким сроком не ограничивается. То есть максимальное количество дней не определено. Ограничения есть только у государственных гражданских и муниципальных служащих. Они могут уходить отдыхать за свой счет на срок до одного года (п. 15 ст. 46 Федерального закона № 79-ФЗ).
Но учет отпусков за свой счет необходимо вести. Ведь эти выходные могут отразиться на других выплатах данному сотруднику. Так, дни отдыха за свой счет в 2020-2021 годах влияют на стаж работы, от которого зависит право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Напомним, что по статье 121 Трудового кодекса РФ в этот стаж не включается время неоплачиваемых отгулов сверх 14 календарных дней за один рабочий год.
Если, стороны не смогли согласовать количество дней. В таком случае надо помнить, что в кодексе есть категории работников, которым работодатель обязан предоставить такой отдых за свой счет в любом случае. Как правило, у такого отпуска есть четкие законные сроки.
Администрация организации вправе предоставить сотруднику отпуск за свой счет по любой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п.
Признавать ту или иную причину уважительной или нет, решает организация. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон. Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 128 ТК.
Некоторые руководители полагают, что они имеют право, но не обязаны предоставлять подчиненному отпуск без сохранения заработной платы. Если отпуск создает неудобства в работе, руководитель не отпускает сотрудника. Однако это не всегда законно.
Работодатель обязан предоставить периоды отдыха за свой счет:
• участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
• родителям и супругам военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов УИС, которые погибли при исполнении военных обязанностей или прохождении службы – до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
• сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней;
• сотрудникам, которые совмещают работу с обучением;
• супругам военнослужащих, если отпуск им предоставляется одновременно с мужьями или женами и продолжительность отпусков не совпадает;
• совместителям при превышении продолжительности ежегодного отпуска по основному месту работы по сравнению с продолжительностью отпуска, предоставляемого по совмещаемой работе;
• сотрудникам, право которых на отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено трудовым (коллективным) договором организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством. В частности, ветеранам боевых действий на территории СССР, России и других государств полагается отпуск без сохранения зарплаты сроком до 35 календарных дней в году.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если не уверены, что сотрудник имеет право на отпуск за свой счет по закону, попросите принести подтверждающий документ. Например, инвалиды подтверждают свой статус свидетельством или справкой об инвалидности.
А вот по своей инициативе отправить работников в отдых без сохранения зарплаты работодатель не имеет права. Это является нарушением трудового законодательства и основанием для штрафа. Также недопустимы вынужденные отпуска без сохранения зарплаты в связи с временной приостановкой деятельности организации.
Ситуация, когда сотрудники по вине работодателя не могут выполнять свои трудовые обязанности, считается простоем. За время простоя сотрудникам нужно выплатить не менее 2/3 среднего заработка (ч. 1 ст. 157 ТК).
Если вместо начисления сотрудникам этих выплат работодатель отправит их в отпуска без сохранения зарплаты, это будет нарушением, за которое предусмотрена ответственность:
• для должностных лиц организации (руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
• для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
• для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).
Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 2 статьи 5.27 КоАП.
Если в течение рабочего года сотрудник был в отпуске за свой счет не больше 14 календарных дней, это не повлияет на дату начала следующего ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК). А вот дни начиная с 15-го не войдут в отпускной стаж.
Поэтому окончание рабочего года сотрудника отодвигается на число календарных дней, исключенных из отпускного стажа. Сдвиг окончания рабочего года влияет на расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Из-за него отпускной стаж становится меньше, меньше становится оплачиваемый период и сумма компенсации.
Вне зависимости от того, является отпуск обязательным или нет, для его предоставления сотрудник должен написать заявление. На основании заявления сотрудника издайте приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.
При необходимости сотрудник в любой момент вправе прервать отпуск за свой счет и выйти на работу. Как именно уведомлять работодателя о намерении досрочно выйти на работу из отпуска без сохранения зарплаты, в законодательстве не регламентировано. На практике применяют следующий подход.
Сотрудник пишет заявление, в котором уведомляет о своем намерении прервать отпуск и приступить к работе, с указанием даты начала работы. На основании заявления работодатель издает приказ о досрочном прекращении отпуска. Унифицированной формы приказа законодательством не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.
Затем внесите изменения в личную карточку сотрудника. Первоначальные данные о количестве календарных дней отпуска и дате окончания отпуска зачеркните и укажите новые данные исходя из измененной даты окончания отпуска. В качестве основания отразите реквизиты приказа о досрочном выходе на работу из отпуска.
Заявление на отпуск за свой счет в 2020-2021 годах
Чтобы работнику предоставить отпуск за свой счет, необходимо получить от него заявление и издать приказ.
Типовая форма заявления на отпуск за свой счет в Альбоме унифицированных бланков Госкомстата не приводится, что дает право работодателю разработать для внутреннего документооборота собственный образец заявления на отпуск за свой счет, и использовать его в кадровом учете.
Однако следует помнить: разрабатывать образец документа нужно с учетом того, что заполненный бланк заявления на отпуск за свой счет должен содержать указание на причину, повлекшую необходимость его предоставления, и продолжительность с датой начала и окончания – информацию, используемую для подготовки кадрового приказа.
В ряде случаев работнику может понадобиться не краткосрочный, а длительный отпуск без содержания (к примеру – для санаторно-курортного лечения, сопровождения нетрудоспособного лица на лечение). Работодатель может предоставить его при наличии ксерокопии оправдательного документа, которую работник должен приложить к личному заявлению.
После визирования руководителем заявления работника, кадровая служба предприятия готовит приказ на отпуск за свой счет.
В своем кадровом документообороте в 2020-2021 годах работодатель может использовать:
• рекомендованный Госкомстатом приказ об отпуске за свой счет образец (унифицированная форма Т-6);
• форму приказа для внутреннего кадрового документооборота, разработанную самостоятельно.
Использование самостоятельно разработанной формы приказа не является нарушением, если в ней содержатся требуемые для правильного оформления и табелирования данные.
Работнику, которому предоставлен отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени делаются соответствующие отметки:
• календарные рабочие дни неоплачиваемого отпуска проставляются с использованием буквенного («ДО») либо цифрового («16») кода; для «льготников» указывается код «ОЗ» («17»);
• календарные выходные, выпавшие на период отпуска, проставляются буквенным кодом «В».
Вопросы предоставления отпуска без сохранения заработной платы регулируют нормы статей 128, 173, 174, 263 Трудового кодекса.
В статьях регламентированы:
• права и обязанности работодателя по предоставлению отпуска без содержания;
• права работников на его использование;
• категории работников - «льготников», которым нельзя отказать в отпуске;
• продолжительность отпуска за свой счет в России для льготной категории работников (с уточнением по каждой группе).
Каким образом законодательство регламентирует действия работодателя по предоставлению отпуска за свой счет - как обязанность или как право?
В отношении работников, которые не имеют подтвержденного права на «льготный» отпуск по ТК РФ, отпуск без содержания не является и не рассматривается как обязательный, каковым, к примеру, является ежегодный оплачиваемый отпуск. В этом случае предоставление отпуска — право работодателя. Т.е., при рассмотрении вопроса работодатель может предоставить отпуск, но исходя из производственной ситуации вправе отказать в его предоставлении, либо предложить перенести его на более приемлемую дату.
Предоставление отпуска без содержания лицам, причисленным нормами ТК РФ к льготным категориям, есть обязанность работодателя, но только в пределах сроков, указанных в статье. При превышении установленной продолжительности, предоставление отпуска рассматривается как право руководителя.
Законодательно не установлено конкретное количество отпусков без содержания, которые мог бы взять работник.
Нормируется только общая продолжительность «льготных» отпусков в течение года, которые работодатель не вправе уменьшать:
• для работников-инвалидов – до 60 к. д. (календарных дней);
• для участников ВОВ – до 35 к. д.;
• для работающих пенсионеров по возрасту – до 14 к. д.;
• женам/мужьям и родителям военнослужащих, работников силовых и таможенных структур, противопожарной службы, сотрудников УИС, погибших/умерших при исполнении служебного долга – до 14 к. д.;
• при рождении детей, бракосочетании, в случае смерти родственников – до 5 к.д.;
• работникам, поступающим/обучающимся в ВУЗах – до 15 к. д., а для сдачи госэкзаменов и защиты диплома – до 4 месяцев; получающим среднее профобразование – до 10 к.д. и 2 месяцев соответственно.
Коллективным договором, как локальным документом, улучшающим условия труда работников, предприятие может предусмотреть дополнительные обстоятельства, когда можно взять отпуск за свой счет работнику предприятия, и его продолжительность. Так, для некоторых одиноких родителей колдоговором может быть предусмотрено право на отпуск без содержания до 14 к.д. в любое удобное им время (ст. 263 ТК РФ).
Обязательный минимум, который работнику необходимо отработать на предприятии, чтобы взять отпуск без содержания, законом не установлен. Если иное не установлено колдоговором, работник может подать заявление в любое время, независимо от отработанного на предприятии времени.
Для лиц, не относящихся к перечисленным «льготникам», продолжительность отпуска без содержания определяется договоренностью между работодателем и работником, с учетом производственной ситуации и обстоятельств, повлекших необходимость его предоставления.
Отпуск за счет работодателя в 2020-2021 годах
В 2021 году Федеральный закон № 113-ФЗ дополнил статью 255 НК РФ новым пунктом 24.2. Он разрешает компаниям включать в состав расходов на оплату труда затраты на оплату туристических, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории России, оказанных своим работникам.
Такие услуги могут оказываться:
• работнику;
• супруге или супругу работника;
• родителям работника;
• детям (в том числе усыновлённым) в возрасте до 24 лет, обучающимся очно в образовательных организациях;
• их подопечным в возрасте до 18 и бывшим подопечным (после прекращения опеки или попечительства) в возрасте до 24 лет, обучающимся очно в образовательных организациях.
Затраты можно будет списать только в том случае, если фирма подпишет договор о реализации туристского продукта с туроператором или турагентом напрямую.
Туристский продукт – это комплекс услуг по перевозке и размещению отдыхающих, которые оказывают за общую цену по договору (ст. 1 Федерального закона № 132-ФЗ). Поэтому наличие договора о реализации туристского продукта обязательно. Никакие другие договоры не являются основанием для учета затрат в составе расходов.
Обратите внимание: если фирма заключила договор непосредственно с гостиницами, перевозчиками, экскурсоводами, то учесть стоимость таких услуг в составе расходов на оплату труда нельзя.
Еще важно, чтобы отдых проходил на отечественных курортах. Заграничный отдых под действие п. 24.2 ст. 255 НК РФ не подпадает.
К расходам относят:
• проезд до места отдыха и обратно;
• проживание и питание;
• санаторно-курортное лечение;
• экскурсии.
Законом установлен лимит 50 000 рублей на каждого из работников и членов их семьи. Например, компания в мае 2020 году приобрела турпутёвки своему сотруднику и его супруге. Стоимость путевок составила 115 000 рублей. Отнести в состав расходов на оплату труда можно только 100 000 рублей.
При этом общая сумма данных затрат вместе с расходами на добровольное медицинское страхование работников и оплату оказанных им медицинских услуг не должна превышать 6% от суммы расходов на оплату труда.
При оплате путевок сотрудников нужно помнить о НДФЛ и взносах. Их нужно платить и удерживать.
Фирма как налоговый агент обязана исчислить, удержать у работника и уплатить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ по ставке 13%.
В статье 422 Налогового кодекса приведен исчерпывающий перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. И такой пункт как оплата стоимости турпутевок для сотрудников в перечне отсутствует. Значит, с этих сумм нужно платить страховые взносы в общем порядке.
А вот суммы, которые организация уплатила за турпутевки для членов семей своих сотрудников страховыми взносами не облагают. Поскольку члены семей сотрудников не состоят с организацией в трудовых отношениях.
В учете нужно будет сделать записи:
• ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 – перечислены денежные средства за путевки для сотрудников;
• ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 60 – оприходованы путевки;
• ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50-3 – выданы путевки работникам организации;
• ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 73 – стоимость путевок учтена в расходах;
• ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69 – начислены страховые взносы на стоимость турпутевки;
• ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – удержан НДФЛ со стоимости путевки.
За счет средств Фонда социального страхования РФ можно оплатить санаторно-курортные путевки, в частности, сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами.
Фирма оплачивает путевки за счет собственных средств, а затем уменьшает на их стоимость сумму взносов, подлежащую уплате в ФСС РФ. При этом использовать можно только 20% суммы взносов за прошедший календарный год, уменьшенных на расходы, связанные с социальным страхованием.
Порядок организации такого санаторно-курортного лечения работников утвержден приказом Минздрава России № 279н.
Заявление на дни в счет отпуска в 2020-2021 годах
Ежегодно работникам должны предоставляться оплачиваемые отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. Отпуска работникам в течение года предоставляются в порядке, установленном графиком отпусков. Напомним, что такой график должен быть разработан не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Утвержденный работодателем график отпусков обязателен как для самого работодателя, так и для его работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Значит ли это, что работник не может взять, к примеру, один выходной день в счет своего отпуска? А если это разрешено, как написать заявление на выходные дни в счет отпуска?
Тот факт, что график отпусков обязателен для обеих сторон трудового договора, не означает, что работник должен идти в отпуск исключительно в соответствии с первоначально утвержденным планом. Отпуск работника может переноситься. В этом случае в график отпусков просто вносятся изменения. Например, если график отпусков ведется по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата № 1), то для внесения изменений об отпускных сроках нужно будет заполнить 2 графы: графа 8 «основание (документ)» и графа 9 «дата предполагаемого отпуска».
Иногда работодатель обязан перенести отпуск на другой срок. Например, работник заболел в отпуске или не получил своевременно отпускные (ст. 124 ТК РФ). Иногда отпуск переносится по просьбе работника, когда работодатель, хотя и не обязан, но идет навстречу пожеланиям работника.
В любом случае, если работник в 2020-2021 годах хочет взять день в счет отпуска, ему достаточно написать заявление об этом работодателю.
Заявление на предоставление выходного дня в счет отпуска составляется в произвольной форме. Формулировка в заявлении может содержать фразу о предоставлении выходного в счет ежегодного отпуска. Заявление адресуется руководителю работодателя и содержит информацию о работнике, дате (периоде) отпуска, указывается дата составления заявления, а работник ставит свою подпись.
Поскольку даже один день, использованный в счет отпуска, — это часть отпуска, то работодатель обязан соблюдать стандартные, установленные ТК РФ сроки выплаты отпускных: не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). По-хорошему, при предоставлении выходных в счет отпуска работодатель должен контролировать, чтобы до ухода работника в отпуск была возможность выплатить отпускные. Если такой возможности нет, отпуск должен быть перенесен на другой срок по заявлению работника (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Но сложность именно в том, что день в счет отпуска работник может попросить накануне или всего за 2 дня и работодатель не хочет ему в этом отказывать. Если вдруг работнику срочно понадобился день в счет отпуска уже завтра или послезавтра, у работодателя не будет физической возможности заплатить работнику отпускные. И это чревато административной ответственностью. Хотя, казалось бы, вины работодателя в том, что отпускные выплачены не за 3 дня, а позднее, нет. Но Минтруд в своем письме № 14-2/В-644 категоричен: норма ч. 9 ст. 136 ТК РФ носит императивный характер и исключений не имеет.
Напомним, что за нарушение срока выплаты отпускных ответственность следующая (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
• предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на работодателя-организацию – от 30 000 до 50 000 рублей.
На практике, во избежание привлечения к ответственности в таких случаях, бухгалтеры часто «табелирует» работника в день отпуска как присутствующего на работе, а фактический день отдыха переносят на будущее. И, например, собрав в конце года однодневные отпуска, получают от работника заявление на отпуск, своевременно выплачивают отпускные и отражает в табеле отпуск.
Важно при предоставлении выходных в счет отпуска контролировать, чтобы как минимум 14 дней в году работнику предоставлялись целиком. Ведь дробить на части можно только половину из стандартных 28 календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 115, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
