УНП обобщила судебную практику Северо-Западного округа по спорам, когда наниматель не обязан платить компенсацию, даже если с опозданием вернул сотруднику трудовую книжку.
Порядок расторжения трудовых отношений и обязательной выдачи работнику всех необходимых документов определяет статья 84.1 ТК РФ. В день прекращения трудового договора наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и полностью рассчитать его в соответствии со статьей 140 ТК РФ. Кроме того, по письменному заявлению работника он также обязан передать заверенные копии документов, связанных с его работой.
При увольнении сотрудника в 2019 году надо выдать следующие документы:
1. Трудовая книжка работника (а также медицинская книжка - при наличии);
2. Справка о заработке за два последних календарных года;
3. Копия СЗВ-СТАЖ;
4. Копия СЗВ-М;
5. Копия раздела 3 расчета по страховым взносам;
6. Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии);
7. Документы по заявлению сотрудника: 2-НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа о расторжении договора, справка о зарплате для центра занятости.
Теперь подробно расскажем о каждом документе, который надо выдать работнику.
Трудовая книжка - основной документ, который наниматель выдает при уходе сотрудника. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора надо вносить по формулировкам ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт.
При расчете в трудовой необходимо заполнить все четыре столбца, которые содержит книжка:
1. Номер записи - номер определяют по количеству уже ранее внесенных в книжку записей, записывая порядковый номер текущей записи;
2. Дата увольнения - число и год расторжения договора;
3. Запись об увольнении с основанием по ТК РФ - необходимо указать основание, по которому расторгнуты трудовые отношения, прописать конкретную статью ТК РФ (без сокращений);
4. Реквизиты приказа - здесь пишут реквизиты (номер и дату) приказа о расторжении трудового контракта.
Также надо проставить подписи сторон, удостоверяющие факт увольнения. Здесь в обязательном порядке должна стоять подпись самого работника, а также подпись представителя работодателя - директора или начальника отдела кадров.
После получения трудовой книжки на руки работник должен расписаться о ее получении в журнале отдела кадров. По общему правилу книжку выдают работнику в день ухода. Однако, есть исключение. Например, в случае предоставления отпуска с последующим уходом. В этом случае книжку нужно выдать в последний день работы. Дожидаться окончания отпуска не следует.
Справка о заработке за два последних календарных года - основная информация. Форма утверждена приказом Минтруда России № 182н.
Информация о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.
В форме четыре раздела:
1. Об организации или ИП;
2. О работнике;
3. Обо всех выплатах работнику со страховыми отчислениями в фонды (зарплата и другие вознаграждения). Эти выплаты указываются по годам с занесением в отдельную строку информации за каждый год;
4. О количестве дней нетрудоспособности (по каждому году в отдельной строке) с сохранением среднего заработка без страховых отчислений. Эти данные называются исключаемыми периодами.
Заполните форму на основе данных бухучета и отчетности в фонды. Основные разделы - 3 и 4.
В разделе 3 (сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений) укажите только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы в ФСС и ПФР. Для каждого отдельного года действует лимит, в пределах которого начисляются страховые взносы. Поэтому нельзя указывать сумму, превышающую максимальную для данного года.
В ПФР надо платить взносы с доходов в пределах лимита - по тарифу 22%, сверх лимита - по тарифу 10%, в ФСС - только с зарплаты, не превышающей предельную базу. Сверхлимитные доходы взносами в ФСС не облагаются.
В разделе 4 (количество дней нетрудоспособности) каждый исключаемый период:
• заносится в отдельную строку;
• должен иметь дату начала и дату конца;
• количество календарных дней этого периода должно быть записано и цифрами, и прописью;
• надо назвать каждый исключаемый период: "временная нетрудоспособность", "отпуск по беременности и родам", "отпуск по уходу за ребенком".
Заполнять форму можно вручную черной/синей шариковой ручкой или скачать бланк и подготовить его в электронном виде.
Справку 182н подписывают руководитель компании или обособленного подразделения и главбух. При этом руководитель на основании приказа может делегировать эти полномочия другим сотрудникам. Например, бухгалтеру или кадровику. Ссылка на приказ, на основании которого сотрудник визирует ее за руководителя и главбуха, не нужна.
Круглая печать компании на бланке не должна мешать прочтению фамилий лиц. А исправления не допустимы.
Для получения 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление. Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказать работнику в выдаче этой информации нельзя, возможен штраф.
В 2019 году работодателям придется заполнять два бланка 2-НДФЛ: для инспекции и для сотрудников.
Есть и другие формы документов, копии которых сотрудник вправе получить по требованию: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа об увольнении, справка о зарплате для центра занятости.
В случае расторжения трудовых отношений всем работникам нужно выдавать копии СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Уволенному работнику надо выдать копию СЗВ-СТАЖ с типом "Исходная". Не имеет значения, вышел сотрудник на пенсию или нет. СЗВ-СТАЖ нужно выдать всем сотрудникам, которые покидают компанию. А также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник отчет или нет. Выдать документ нужно в день ухода или окончания договора.
Кстати, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае подготовьте их в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.
СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (п. 1.2 приложения 5 к постановлению Правления ПФР № 3п).
При уходе сотрудника надо подготовить и сдать в ПФР сведения о его страховом стаже. В 2019 году изменились форма и правила заполнения отчета (Постановление Правления ПФР № 507п).
Фонд требует корректировку в СЗВ СТАЖ, если вы не учли новые правила заполнения формы.
Проверьте, как вы отразили отпуска сотрудников в отчетности.
Когда сотрудник покидает компанию, надо подготовить индивидуальную копию отчета СЗВ-М - она может понадобиться работнику в дальнейшем. Форма СЗВ-М утверждена постановлением правления ПФР № 83п.
Копию полного отчета СЗВ-М с данными обо всех работниках, который компания сдает в Пенсионный фонд, выдавать на руки работнику не нужно, так как это персональные данные, являющиеся тайной и разглашать их нельзя (ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ).
Штрафов за невыдачу копии СЗВ-М не предусмотрено законом, но если работнику все же нужны эти справки, он может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Такой риск существует, поэтому, если работник потребовал СЗВ-М на руки, надо выдать сведения. А чтобы после не возникло споров, лучше получить письменное подтверждение передачи сведений.
Подготовьте копию раздела 3 расчет по страховым взносам на увольняющегося сотрудника. Укажите данные о работнике, которому начислялись выплаты (ИНН, СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения, гражданство, пол, серию и номер паспорта), признак застрахованного лица.
Форма утверждена постановлением Правления ПФР № 482п. Выдать ее надо при уплате дополнительных взносов на накопительную часть пенсии.
Форма ДСВ-3Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.
Если не выдать сотруднику положенное в расчетный день, то трудовая инспекция может оштрафовать и организацию, и руководителя.
Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:
• для организации - от 30 000 до 50 000 рублей;
• для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей;
• для ИП - от 1 000 до 5 000 рублей.
За повторное нарушение сумма штрафа увеличивается:
• для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
• для должностных лиц - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ);
• для ИП - от 10 000 до 20 000 рублей.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
