Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.
Что в 2020 году положено по закону (ст. 168 ТК РФ):
1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.
Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.
В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.
Для бюджетников установлены иные правила. Предельно допустимые суммы для них устанавливает орган местного самоуправления или учредитель. Такие нормы можно обойти, например автономные учреждения могут установить свой лимит, исходя из экономического положения госучреждения, либо доплачивать из средств предпринимательской деятельности. Для казенных и бюджетных типов организаций данного исключения не предусмотрено.
Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.
В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.
Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс. Затребуйте с подчиненного заявление на получение денег. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.
Если работник желает получить наличными деньгами аванс на командировочные расходы, счет указывать не нужно.
Отметим, что заявление перед предоставлением руководителю должен проверить ответственный бухгалтер. Работник бухгалтерии должен проконтролировать правильность расчетов по количеству дней, по установленным в учреждении пределам и прочим условиям.
Затем руководитель визирует заявление. На основании документа можно сразу выдать денежные средства либо составить приказ.
Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет. Определим, как посчитать, сколько причитается работнику?
В первую очередь обратитесь в бухгалтерию, уточните, утверждены ли ограничения или лимиты по таким расходам. Далее действуйте по обстоятельствам.
Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию.
Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:
Норма затрат = количество дней х лимит в день.
Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).
Пример. Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• суточные — 200 рублей в сутки;
• проживание — 700 рублей в сутки;
• проезд по факту.
Следовательно, специалист вправе претендовать на: Суточные — 2200 (11 х 200 руб.), проживание — 7000 (10 х 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).
Если в учреждении не предусмотрены ограничения по командировочным расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.
Как правильно спланировать затраты:
1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).
Чтобы исключить проблемы с контролерами, разработайте и утвердите положение о командировках в учреждении. А также закрепите в отдельном локальном распоряжении нормы расходов на служебные поездки.
Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.
Допустим, заявление на выдачу аванса подотчет одобрено. Что делать дальше?
В первую очередь составьте приказ о направлении специалиста в служебную поездку. В распорядительном акте необходимо указать не только Ф.И.О. и должность работника, но и период командирования, место назначения, цель поездки. Допустимо указать дополнительные сведения о служебном задании. Например, прописать в приказе «направлен для сдачи годовой бухгалтерской отчетности в Министерство образования».
Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1.
Применение унифицированной формы приказа не обязательно. Учреждение вправе применять бланк, разработанный самостоятельно. Однако независимо от выбранной формы документа, его необходимо закрепить в учетной политике.
Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.
Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк.
Почему:
• Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании.
• Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы.
• В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.
Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1.
Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов.
1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.
Если вы получили деньги на командировочные расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.
Сдать авансовый отчет необходимо в течение трех дней с момента возвращения из командировки. Исключение: работник заболел сразу после завершения поездки. В таком случае отчитаться за аванс по командировочным расходам следует не позднее 3 дней с даты закрытия листка нетрудоспособности.
Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:
• для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
• для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.
Новые положения действуют с 2020 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).
Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.
Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.
Принять к учету понесенные затраты командированного сотрудника можно только после утверждения авансового отчета.
Напомним, что авансовый отчет утверждает руководитель, но только после двух этапов проверки. Первый этап контроля осуществляется ответственным бухгалтером, а второй — главбухом.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
