В случае, если контрагент отказывается предоставлять сведения о своей деятельности в таком виде, который предусмотрен Регламентом, можно предложить ему подписать Заявление о добросовестности контрагента.
Этот документ подписывается, как правило, на этапе до заключения договора. Но в моей практике были ситуации, когда организация принимала решение о том, что такое заявление является неотъемлемой частью договора и включала его в состав приложений. Конечно, здесь нужно исходить из реалий бизнеса и понимать, что, скорее всего, вам удастся подписать такое заявление только с контрагентами, которые заинтересованы в работе именно с вами.
В 2020 году налоговые органы предъявляют претензии не только к сделкам с поставщиками, но к сделкам с вашими покупателями. Поэтому досье нужно формировать теперь не только на поставщиков компании, но и на покупателей первого звена. И здесь вы также можете использовать это заявление, либо Регламент.
Заявление о должной осмотрительности докажет не только добросовестность, благонадежность и финансовую стабильность продавца, но и подтвердит юридический статус и реальность хозяйственных операций.
В идеале, документ нужно оформить с каждым потенциальным контрагентом до заключения договора. После анализа сведений, содержащихся в заявлении, юридическая служба сможет проинформировать ответственного работника о возможности заключения договоров.
В документе должны быть, так называемые, обязательные реквизиты:
1. Наименование будущего контрагента;
2. Данные о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
3. Гарантии, обязательства и прочие условия, которые берет на себя деловой партнер;
4. Гарантии контрагента, касающиеся его взаимодействия с представителями компании и налоговой инспекции в случае проведения камеральных и выездных проверок, или в случае истребования у компании документов о поставщике или информации о конкретных сделках с ним в рамках ст. 93.1 НК РФ.
Заявлением контрагент подтверждает, что он располагает полномочиями, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами, необходимыми для исполнения всех обязательств по договору. А также тот факт, что он своевременно и в полном объеме исполняет свои налоговые обязанности перед бюджетом.
Хорошо, если предусмотрите в заявлении перечень обязательных документов, прилагаемых к нему, например:
• копии устава с изменениями (если решите, что они вам необходимы);
• свидетельства о регистрации юридического лица;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• решения о назначении исполнительного органа контрагента, приказа о вступлении в должность исполнительного органа, паспорта генерального директора;
• копия выписки из ЕГРЮЛ не позднее 30 календарных дней с момента заключения договора.
Помимо этого, можно дополнительно запросить (в случае необходимости):
• копии лицензий;
• допусков СРО;
• договора аренды нежилого помещения, подтверждающего нахождение компании по заявленному адресу;
• извещения о регистрации в качестве страхователя в ФСС;
• уведомления о регистрации в ПФР;
• копии информационного письма из Росстата, титульных листов налоговой отчетности за последний квартал с отметкой налогового органа;
• копии документов, подтверждающих законность использования исключительных прав (товарный знак, фирменное наименование и так далее), и доверенности на лицо, подписывающее договор, в случае, если контракт подписывается по доверенности. Все копии документов должны быть заверены печатью контрагента и подписью уполномоченного лица.
Целесообразно запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных на подписание договора. А также справки об отсутствии нарушений налогового законодательства и об отсутствии задолженности перед бюджетом (Письмо ФНС России №3-7-07/84).
При необходимости обязанность представления таких документов также можно закрепить в заявлении о добросовестности, подписываемом продавцом.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
