Контрагент – это физическое или юридическое лицо, которое является одной стороной заключаемой гражданской или правовой договоренности.
Представители с той и с другой стороны находятся в состоянии противопоставления по данному договору. Все обязанности для представителей одной стороны договора имеют противоположную характерность для другой. Согласно договору, представители сторон заключаемого документа – контрагенты.
Но данным термином в 2020 году можно назвать и организацию, выполняющую специализированные работы – подрядчика, которая вместе с заказчиком определяет необходимые рабочие условия и величину стоимости оказанной услуги.
Получается, что контрагентом является тот, кто представляет определенную сторону договора. Происходит данный термин от латинского слова «contrahens», что означает «договариваться, согласовывать».
В нынешнее время контрагентом могут быть представители организации или же обычные граждане, которые заключают с предприятиями разного рода договорные соглашения (торговля, финансы и т.д.). Заказчик, являясь обязательным участником коммерческих манипуляций, предстает в роли главного участника в процессе разработки плана на основе взаимоотношений и анализа рынка.
Контактировать предприятиям с контрагентами необходимо на постоянной основе, поскольку этот факт никак нельзя ликвидировать при заключении договора между сторонами. Данная связь имеет определенные принципиальные отличия и неизбежно указывается в отчетах бухгалтерии предприятия. Бухгалтер обязан на каждого контрагента выписать собственную необходимую документацию, где будет постоянно вписывать финансовые изменения, касающиеся заключенного договора.
Получается, что каждая сторона оформляет договоренность друг с другом. Любой представитель фирмы имеет возможность стать контрагентом. Ими могут быть изготовители различных товаров и услуг, поставщики, заказчики, работники фирмы и ее покупатели – все, кто вступает с организацией в товарно-деловые взаимоотношения и оформляет договор. Контракты с контрагентами обычно развиваются на равноправных условиях, исключая полное подчинение какой-либо стороне договора.
Чтобы заключить договоренность с контрагентом, организации нужно сначала предложить свои условия стороне, с которой хотелось бы вступить в сотрудничество. Вторая сторона должна принять решение о сотрудничестве или же отклонить его.
Выходит, что любая сделка данного типа строится из двух этапов:
• Первый этап называется офертой – предложение в письменном виде, где выявляется желание одной стороны сотрудничать с другой.
• Второй этап носит название акцепт – это подтверждение второй стороны о своем желании сотрудничать.
В конце, сделка признается действительной при условии, если сторона, которая предлагает сотрудничество, своевременно получила положительный ответ от стороны, которой предложили данное сотрудничество.
Работа каждого контрагента основывается на определенных принципах:
1. Любое лицо, зарегистрированное в Российской Федерации, может стать контрагентом. Главной отличительной особенностью является тот факт, что данное лицо должно быть признано правоспособным и дееспособным. Это означает, что контрагент имеет права на приобретение прав и соблюдение ответственных мер, касательно заключенного договора, а также быть полноценно ответственным на протяжение действия договоренности.
2. Контрагент должен заключать договор по доброй воле без какого-либо принуждения. Вся система подобных отношений сосредотачивается на связующих «контрагент-контрагент». Только потом эти отношения переходят в систему «кредитор-заемщик», «клиент-изготовитель» и др. При заключении договора действует главное правило: все манипуляции происходят добровольно и никак иначе. Подобные отношения в юридической сфере имеют название «оферта» и «акцепт» (о которых было сказано выше).
3. Зарегистрированная договоренность. Любые договорные отношения заключаются на гражданско-правовом уровне, правда, не всегда имеют письменную формулировку. Сюда относятся плата за проезд, процесс приобретения товара или услуги в супермаркете и т.д.
Сотрудник бухгалтерии на предприятии создает рабочее дело на контрагента с момента подписания договора. Своевременно начинает действовать база данных с нужной информацией, где формируются все данные о заключенных сотрудничествах.
Обычно для этого бухгалтера пользуются программой 1С. При пользовании данной программой вся информация об участниках договоров сохраняется в определенных папках. В них обязательно заносятся название организации-партнера, дата и место ее регистрации, ИНН, вид деятельности этой организации, контактные адреса, телефоны и остальные необходимые реквизиты.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Помимо всего прочего, в отведенной графе указываются банковские реквизиты, которые принадлежат контрагентам. Они нужны для выполнения определенных платежных операций.
Каждый расчет организации с контрагентом делятся на несколько типов, каждый из которых имеет свои различия. При работе с поставщиками иногда рассматриваются расчетные операции на кредитных условиях или на каких-либо других, если при этом были оговорены условия. Бухгалтер обязан зафиксировать все платежные операции, чековые документы и остальную необходимую отчетную документацию.
Если рассматривать ситуацию, где оплата за товар прошла без задержки, то обычно применяется поручение о платеже. Но когда поставщик имеет некие проблемы с поставкой товара, то используется расчетные операции по инкассо.
Когда проводятся взаимные расчеты предприятия с подрядчиками, то подрядчик приобретает фиксированный денежный заработок, оговоренный заранее. Получается, что все расчетные операции ведутся при помощи специальных бумаг, которые закрываются после того, как происходит полный расчет с контрагентом. Выплаты с сотрудниками организации проходят по определенным ведомостным документам, где отражается, кому и в каком количестве начисляется аванс, премия или штрафные санкции.
Расчеты с контрагентами, проводимые бухгалтерами, играют огромную роль в производственной работе каждой организации. Именно поэтому они исполняются без каких-либо ошибок и в определенный временной период.
Предприниматели несколько по-другому контактируют с контрагентами и вступают с ними в отношения. Контрагентами организации являются те, кто хочет издавать определенный товар и постоянно ищет того, кто хочет купить данный товар. Покупатель и будет выступать в роли контрагента при заключенном договоре.
Обычно, денежная величина подобных сделок достаточно велика, поэтому предприниматель обязан досконально проверить своего союзника и должен удостовериться в его надежности. Если этого не сделать, то можно попасть в неприятную ситуацию, когда покупатель попросту не отплатит заказанный товар. И доказать что-либо будет крайне проблематично, поскольку официально данный товар не зарегистрирован и не известно кто является руководителем данного процесса изготовления. Этот контрагент принесет большие проблемы в совместную работу. Именно поэтому нужно всегда быть настороже при выборе будущего бизнес-партнера и всегда перепроверять имеющуюся информацию на тех, кто хочет вступить в отношения с предпринимателями.
Но стоит сказать, что не любое физическое или юридическое лицо имеет право стать контрагентом. Для того, чтобы оказывать специализированные услуги или заниматься изготовлением определенных товаров, необходимо иметь действующую лицензию, поскольку контрагент является не только стороной заключенного договора, но и представляет собой партнера по бизнесу, работающего на взаимовыгодных условиях. Также не может быть контрагентом лицо, которое было признано недееспособным – не имеющее прав для заключения и исполнения договоренностей.
Обычный гражданин не имеет права стать контрагентом при заключении строительного договора подряда, поскольку, при неудачно выполненных работах, заказчик останется в минусе. Именно поэтому для собственной защиты лучше всего заключать подобные договора с квалифицированными организациями, которым, в случае чего, можно будет предъявить претензии.
В процессе правильного определения партнера-контрагента есть большая возможность избежать множества тревожных моментов и постоянно находиться в состоянии уверенности и эффективности собственного детища.
Типы контрагентов в 2020 году
В процессе ведения хозяйственной деятельности компании оперирует понятием «контрагенты». Однако определение данного термина не содержится ни в одном нормативном документе. Вместе с тем, понятие контрагента используются в правоприменительной практике.
А п.7 ст.3 Федерального закона «О коммерческой тайне» №98-ФЗ определяет контрагента как сторону гражданско-правового договора.
Суды под понятием «контрагент» подразумевают «лиц, учреждения, организации, связанные обязательствами по общему договору, сотрудничающие в процессе выполнения договора, то есть в силу гражданско-правовых отношений хозяйственные субъекты взаимозависимы» (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда №А41-К2-20924).
На практике под контрагентом понимается одна из сторон договора.
Необдуманный выбор контрагента в 2020 году может привести к срыву исполнения договора и к претензиям налоговых органов.
С целью нивелирования налоговых рисков при выборе потенциального контрагента, компании необходимо иметь минимальный пакет документов, касающихся правоспособности и деятельности проверяемого контрагента.
На практике стороны сделки подразделяют контрагентов по субъектному составу: юридические и физические лица.
В свою очередь, контрагенты – юридические лица подразделяются в зависимости от характера сделки:
В самой компании контрагенты как одна из сторон обязательств могут классифицироваться по сумме сделки, условиям сделки (предоплата, отсрочка платежа, срокам поставки и т.п.).
Грамотно выстроенные взаимоотношения с контрагентами оказывают влияние на финансовое состояние компании. Для этого необходима четко выработанная компанией политика ведения расчетов с контрагентами на основе планируемых бюджетов, своевременная инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности контрагентов.
Порядок проведения инвентаризации контрагентов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых результатов, утв. приказом Минфина РФ №49.
С проблемой взыскания дебиторской задолженности практически сталкивается каждая компания.
Компании необходимо своевременно отслеживать погашение дебиторской и кредиторской задолженностей.
В первом случае нельзя допускать, чтобы долг контрагента стал безнадежным, нереальным к взысканию (по причине истечения срока исковой давности, ликвидации контрагента).
Дебиторская задолженность контрагента, признаваемая безнадежной, должна быть документально подтверждена.
К таким документам относятся:
• договор и иные документы, подтверждающие факт заключения договора;
• первичные документы: накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг и т.п.;
• счета-фактуры;
• акт инвентаризации дебиторской задолженности по форме №ИНВ-17 (либо по собственной разработанной форме), подтверждающий факт отражения данной задолженности;
• «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», являющейся приложением к акту № ИНВ-17;
• копия свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ о ликвидации юридического лица (в случае признания задолженности безнадежной в результате ликвидации юридического лица);
• иные документы, предусмотренные гражданским законодательством РФ, подтверждающие признание задолженности безнадежной;
• акты сверки взаиморасчетов (при этом следует иметь в виду, что акт сверки не относится к первичным учетным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции), которые свидетельствуют о признании существующего долга.
Во втором случае выявление просроченной кредиторской задолженности позволит компаниям избежать претензий со стороны своих контрагентов, а также возможных штрафных санкций (пеней за просрочку платежа, неустойки).
Для учета доходов в виде сумм списанной кредиторской задолженности контрагента необходимо наличие документов, подтверждающих существование долга перед кредитором. Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе доходов по данным инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства компании (письмо ФНС РФ № ГД-4-3/25307@).
Должная осмотрительность при выборе контрагента в 2020 году
Понятие "должной осмотрительности" введено в налоговую практику Постановлением Пленума ВАС РФ № 53 "Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды" (далее – Постановление № 53). Несмотря на то, что четкого понятия "должной осмотрительности" не содержит ни указанное постановление, ни какой-либо другой источник права, "должная осмотрительность" активно использовалась налоговыми органами и судами в случаях, когда речь шла об обоснованности вычета по НДС и включении расходов в состав затрат при расчете налога на прибыль.
В Постановлении № 53 проявление "должной осмотрительности" рассматривается как один из критериев отсутствия получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.
На практике в 2020 году под проявлением "должной осмотрительности и осторожности" понимается использование налогоплательщиком всех доступных ему возможностей для получения и проверки информации о контрагенте.
Была введена в действие ст. 54.1 Налогового кодекса, в определенной степени изменившая подход к методам проверки и оценки добросовестности налогоплательщика.
При этом в рекомендациях ФНС России по применению ст. 54.1 НК РФ было указано, что новая статья не кодифицирует правила, сформулированные правоприменительной практикой, в частности, содержащиеся в Постановлении № 53, а представляет собой новый подход к проблеме злоупотребления налогоплательщиком своими правами с учетом основных аспектов сформированной до этого судебной практики (письмо ФНС России № ЕД-4-9/22123@).
ФНС России рядом писем по разъяснению применения ст. 54.1 НК РФ указала налоговым органам и налогоплательщикам на то, что:
• в ст. 54.1 НК РФ перечислены конкретные действия налогоплательщика, которые признаются злоупотреблением и определены условия, которые должны быть им соблюдены для возможности учесть расходы и заявить налоговые вычеты по имевшим место сделкам;
• формальные претензии к контрагентам при отсутствии фактов, опровергающих реальность совершения контрагентом сделок, не являются самостоятельным основанием для отказа в учете расходов и в налоговых вычетах по сделкам;
• ст. 54.1 НК РФ не содержит понятие "непроявление должной осмотрительности";
• ст. 54.1 НК РФ не предусматривает для налогоплательщика негативные последствия за неправомерные действия контрагентов второго, третьего и последующих звеньев;
• при проведении налоговых проверок после введения ст. 54.1 НК РФ не должны применяться понятия, отраженные в Постановлении № 53, включая понятие "должной осмотрительности", "недобросовестности налогоплательщика";
• при проведении налоговых проверок после введения ст. 54.1 НК РФ налоговые органы должны правильно квалифицировать выявленные обстоятельства, ссылаясь на конкретный пункт указанной статьи (письмо ФНС России № СА-4-7/16152@, письмо ФНС России № ЕД-4-9/22123@). После появления таких разъяснений у отдельных налогоплательщиков закономерно возник вопрос: "А стоит ли теперь так тщательно проверять и оценивать контрагента в целях исключения рисков негативных налоговых последствий при изменившемся подходе, касающемся оценки добросовестности налогоплательщика?"
Отметим, что судебная практика за истекший календарный год со дня введения в действие ст. 54.1 НК РФ практически не дает ответа на этот вопрос, поскольку основной массив налоговых споров по проанализированной практике касается налоговых проверок, проводимых (камеральных) или назначенных (выездных). По таким спорам суды продолжают руководствоваться положениями и понятиями, содержащимися в Постановлении № 53.
Однако ответ на указанный вопрос можно усмотреть из разъяснений ФНС России по отдельным обращениям налогоплательщиков (письмо ФНС России № ЕД-4-2/26807, письмо ФНС России № ЕД-4-2/9521@). Так, при ответе на вопросы об оценке добросовестности налогоплательщика при проведении налоговых проверок, налоговая служба кроме очередных разъяснений о том, что ранее введенные в практику понятия "должной осмотрительности" и "недобросовестности налогоплательщика" при проведении после вступления в силу ст. 54.1 НК РФ налоговых проверок не применяются, все же со ссылкой на ст. 102 НК РФ указала на размещение на официальном сайте ФНС России сведений о деятельности налогоплательщиков в форме открытых данных – о среднесписочной численности работников, об уплаченных организацией суммах налогов и сборов, о суммах доходов и расходов по данным бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это, по мнению налоговиков, предоставит налогоплательщикам дополнительную возможность оценки рисков при проверке контрагента.
Указанные разъяснения подтверждают, что проверка контрагента и проявление необходимой осмотрительности перед заключением сделки не потеряли своей актуальности, только немного поменяли цель и последствия проверки.
Налогоплательщику стоит, как и ранее, проявлять осмотрительность при выборе контрагента, но не с целью доказать впоследствии налоговому органу или суду сам факт его проверки, а для того, чтобы убедиться, что контрагент является добросовестным лицом, ведет реальную деятельность и с ним можно заключить договор без риска негативных налоговых последствий.
Руководствуясь ст. 54.1 НК РФ, налоговые органы должны будут проверять реальность выполнения сделки контрагентом, поэтому налогоплательщику стоит перед сделкой самостоятельно убедиться, что контрагент располагает необходимыми возможностями и ресурсами для выполнения принятых на себя обязательств по сделке.
Указанная проверка будет полезна и с точки зрения исключения гражданско-правовых рисков по исполнению потенциальным контрагентом договора.
Организовать проверку контрагентов можно путем использования специальных профессиональных программ и сервисов.
Кроме указанных действий, минимизирующих или исключающих и налоговые, и гражданско-правовые риски, рекомендую не пренебрегать и иными, дополнительными способами своей финансовой защиты, а именно, использовать в договорных правоотношениях инструменты гарантий (заверений об обстоятельствах (ст. 431.2 Гражданского кодекса) или возмещения потерь (ст. 406.1 ГК РФ), позволяющие компенсировать понесенные в будущем убытки и (или) потери, связанные с отказом в вычетах по НДС или непринятии в состав расходов соответствующих затрат в связи с недобросовестностью контрагента.
В настоящее время формируется положительная судебная практика по применению таких гражданско-правовых способов защиты от проблемных контрагентов в сфере налоговых правоотношений.
Заявление о добросовестности контрагента 2020 года
В случае, если контрагент отказывается предоставлять сведения о своей деятельности в таком виде, который предусмотрен Регламентом, можно предложить ему подписать Заявление о добросовестности контрагента.
Этот документ подписывается, как правило, на этапе до заключения договора. Но в моей практике были ситуации, когда организация принимала решение о том, что такое заявление является неотъемлемой частью договора и включала его в состав приложений. Конечно, здесь нужно исходить из реалий бизнеса и понимать, что, скорее всего, вам удастся подписать такое заявление только с контрагентами, которые заинтересованы в работе именно с вами.
В 2020 году налоговые органы предъявляют претензии не только к сделкам с поставщиками, но к сделкам с вашими покупателями. Поэтому досье нужно формировать теперь не только на поставщиков компании, но и на покупателей первого звена. И здесь вы также можете использовать это заявление, либо Регламент.
Заявление о должной осмотрительности докажет не только добросовестность, благонадежность и финансовую стабильность продавца, но и подтвердит юридический статус и реальность хозяйственных операций.
В идеале, документ нужно оформить с каждым потенциальным контрагентом до заключения договора. После анализа сведений, содержащихся в заявлении, юридическая служба сможет проинформировать ответственного работника о возможности заключения договоров.
В документе должны быть, так называемые, обязательные реквизиты:
1. Наименование будущего контрагента;
2. Данные о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
3. Гарантии, обязательства и прочие условия, которые берет на себя деловой партнер;
4. Гарантии контрагента, касающиеся его взаимодействия с представителями компании и налоговой инспекции в случае проведения камеральных и выездных проверок, или в случае истребования у компании документов о поставщике или информации о конкретных сделках с ним в рамках ст. 93.1 НК РФ.
Заявлением контрагент подтверждает, что он располагает полномочиями, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами, необходимыми для исполнения всех обязательств по договору. А также тот факт, что он своевременно и в полном объеме исполняет свои налоговые обязанности перед бюджетом.
Хорошо, если предусмотрите в заявлении перечень обязательных документов, прилагаемых к нему, например:
• копии устава с изменениями (если решите, что они вам необходимы);
• свидетельства о регистрации юридического лица;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• решения о назначении исполнительного органа контрагента, приказа о вступлении в должность исполнительного органа, паспорта генерального директора;
• копия выписки из ЕГРЮЛ не позднее 30 календарных дней с момента заключения договора.
Помимо этого, можно дополнительно запросить (в случае необходимости):
• копии лицензий;
• допусков СРО;
• договора аренды нежилого помещения, подтверждающего нахождение компании по заявленному адресу;
• извещения о регистрации в качестве страхователя в ФСС;
• уведомления о регистрации в ПФР;
• копии информационного письма из Росстата, титульных листов налоговой отчетности за последний квартал с отметкой налогового органа;
• копии документов, подтверждающих законность использования исключительных прав (товарный знак, фирменное наименование и так далее), и доверенности на лицо, подписывающее договор, в случае, если контракт подписывается по доверенности. Все копии документов должны быть заверены печатью контрагента и подписью уполномоченного лица.
Целесообразно запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных на подписание договора. А также справки об отсутствии нарушений налогового законодательства и об отсутствии задолженности перед бюджетом (Письмо ФНС России №3-7-07/84).
При необходимости обязанность представления таких документов также можно закрепить в заявлении о добросовестности, подписываемом продавцом.
Уточнение платежа контрагенту в 2020 году
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это в 2020 году можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
• название предприятия-отправителя,
• его юридический адрес,
• данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя,
• ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
• суть допущенной неточности,
• исправленный вариант.
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:
• один следует оставлять себе,
• второй передавать контрагенту,
• третий в банк плательщика,
• четвертый в банк получателя.
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Отправить такое письмо можно несколькими способами:
1. лично из рук в руки,
2. курьерской доставкой,
3. через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
4. через интернет.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.
Регламент проверки контрагентов в 2020 году
Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ.
В разных ситуациях в 2020 году может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:
• расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
• отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
• разделять партнеров можно по суммам договоров.
Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.
Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным.
Из письма ФНС № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:
• полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
• фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
• в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
• по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.
Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).
На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.
Документы для проверки контрагента:
• копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
• устав;
• выписка из базы данных ЕГРЮЛ;
• справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.
При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов, опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.
На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС.
Возможности электронных сервисов сайта:
• получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
• проверка контрагента на банкротство;
• в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.
Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН.
Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.
Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:
• в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
• в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.
Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.
НДС с иностранным контрагентом в 2020 году
Федеральная налоговая служба в связи поступающими обращениями налогоплательщиков о порядке уплаты налога на добавленную стоимость (НДС) в связи с изменениями законодательства о налогах и сборах, введенными Федеральным законом № 335-ФЗ и устанавливающими новый порядок уплаты НДС при оказании услуг в электронной форме на территории Российской Федерации иностранными организациями, сообщает следующее.
Согласно пункту 3 статьи 174.2 Налогового Кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) в редакции, действующей в 2020 году, иностранные организации, оказывающие услуги в электронной форме, указанные в пункте 1 данной статьи, местом реализации которых признается территория Российской Федерации, производят исчисление и уплату налога на добавленную стоимость, если обязанность по уплате налога в отношении операций по реализации указанных услуг не возложена в соответствии со статьей 174.2 Кодекса на налогового агента.
В соответствии со статьей 174.2 Кодекса налоговыми агентами признаются иностранные организации-посредники, указанные в пункте 3 статьи 174.2 Кодекса, а также российские организации, индивидуальные предприниматели - посредники, указанные в пункте 10 статьи 174.2 Кодекса.
При этом пункт 9 статьи 174.2 Кодекса, предусматривавший, что при приобретении у иностранной организации услуг в электронной форме, указанных в пункте 1 статьи 174.2 Кодекса, российская организация, индивидуальный предприниматель – покупатель услуг выступает налоговым агентом по уплате налога на добавленную стоимость, утратил силу с 1 января прошлого года.
Согласно пункту 4.6 статьи 83 Кодекса иностранная организация, оказывающая услуги в электронной форме, указанные в пункте 1 статьи 174.2 Кодекса, местом реализации которых признается территория Российской Федерации, и осуществляющая расчеты непосредственно с покупателями указанных услуг, а также иностранная организация - посредник, признаваемая налоговым агентом в соответствии с пунктом 3 статьи 174.2 Кодекса, подлежат постановке на учет в налоговом органе на основании заявления о постановке на учет и иных документов.
При этом ведение деятельности без постановки на учет в налоговом органе по основаниям, предусмотренным Кодексом, влечет привлечение к ответственности, установленной статьей 116 Кодекса.
Согласно пунктам 1 и 2 статьи 161 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых является территория Российской Федерации, налогоплательщиками - иностранными лицами, не состоящими на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков, налоговая база определяется налоговыми агентами. При этом налоговыми агентами признаются организации и индивидуальные предприниматели, состоящие на учете в налоговых органах, приобретающие на территории Российской Федерации товары (работы, услуги) у иностранных лиц, не состоящих на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков, если иное не предусмотрено пунктом 3 статьи 174.2 настоящего Кодекса.
Таким образом, обязанность налогового агента у покупателей в отношении приобретения услуг в электронной форме не возникает независимо от наличия или отсутствия факта постановки на учет в налоговом органе в соответствии с пунктом 4.6 статьи 83 Кодекса иностранной организации и (или) иностранной организации-посредника.
Обязанность налогового агента у покупателей также не возникает в случае, если иностранная организация, состоящая на учете в налоговом органе в соответствии с пунктом 4.6 статьи 83 Кодекса, оказывает услуги, не являющиеся услугами в электронной форме, выполняет работы или реализует товары, местом реализации которых является Российская Федерация (далее - иная реализация).
Если иностранная организация, осуществляющая иную реализацию, на учете в налоговых органах не состоит, то покупатели являются налоговыми агентами по исчислению и уплате налога по иной реализации в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 161 Кодекса, если иное не предусмотрено пунктом 5 статьи 161 Кодекса.
В соответствии с пунктом 8 статьи 174.2 Кодекса иностранными организациями, состоящими на учете в соответствии с пунктом 4.6 статьи 83 Кодекса, при оказании услуг в электронной форме и (или) при осуществлении иной реализации налоговая декларация по НДС представляется через личный кабинет налогоплательщика в налоговый орган по установленному формату, утвержденному приказом ФНС России № ММВ-7-3/646@.
Вместе с тем необходимо учитывать следующее.
В случае, если при оказании иностранной организацией услуг в электронной форме, местом реализации которых признается территория Российской Федерации, покупатель самостоятельно исчислил, уплатил НДС в бюджет и принял уплаченную сумму НДС к вычету (включил в стоимость (в расходы)), то по указанным операциям у налоговых органов отсутствуют основания требовать повторной уплаты в бюджет НДС иностранной организацией и отражения ею таких операций в налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, а также перерасчета налоговых обязательств у покупателя (исчисленного налога и вычета по налогу (суммы налога, включенной в стоимость (в расходы)).
В случае, если при оказании иностранной организацией, состоящей на учете в соответствии с пунктом 4.6 статьи 83 Кодекса, иных услуг, не являющихся услугами в электронной форме (выполнении работ, реализации товаров), местом реализации которых признается территория Российской Федерации, покупатель самостоятельно исчислил, уплатил НДС в бюджет и принял уплаченную сумму НДС к вычету (включил в стоимость (в расходы)), то по указанным операциям у налоговых органов отсутствуют основания требовать повторной уплаты в бюджет НДС иностранной организацией и отражения ею таких операций в налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, а также перерасчета налоговых обязательств у покупателя (исчисленного налога и вычета по налогу (суммы налога, включенной в стоимость (в расходы)).
В случае если кроме вышеуказанных операций, по которым покупатель самостоятельно уплатил НДС в бюджет, иностранной организацией или иностранной организацией-посредником, иные операции, подлежащие отражению в налоговой декларации по НДС, не осуществлялись, вышеуказанная налоговая декларация представляется с нулевыми значениями.
Одновременно сообщаем, что в настоящее время прорабатывается вопрос совершенствования порядка налогообложения НДС операций по оказанию иностранными организациями услуг в электронной форме, местом реализации которых признается территория Российской Федерации, а также по осуществлению такими организациями иной реализации.
Документы для проверки контрагентов в 2020 году
О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги.
Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:
• с российским юридическим лицом,
• с индивидуальным предпринимателем,
• с иностранным юридическим лицом.
В любом случае, документы в 2020 году должны быть актуальными на момент предъявления, в действующей редакции. Проверить это можно через сведения в выписке из ЕГРЮЛ (в случае с юридическими лицами) или ЕГРИП (если речь идёт об ИП). Документ нужен в полной версии – первая и последняя страницы или выписка не подойдут.
Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц:
1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.
Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.
Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:
1. Правоустанавливающие или уставные.
2. Регистрационные.
3. Из налоговых органов.
4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
5. Выписку из ЕГРЮЛ.
6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
7. Образец подписи руководителя компании.
Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати.
Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт:
• Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
• Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.
Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.
Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.
Непременно проверьте свидетельство ОГРН, каждую страницу ЕГРЮЛ, а также свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ и в текст учредительных документов. Убедитесь в том, что название компании в учредительных бумагах было таким же, как и в свидетельстве ОГРН. Они не совпадают лишь при одном условии – если юрлицо меняло имя. Но тогда данный факт будет отражён в записях ЕГРЮЛ.
Должен быть присвоен ИНН – идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство. Опять же, нужно проверить, чтобы наименование компании совпадало с его названием в других документах.
Не забудьте, что к самой лицензии по обыкновению прилагается список конкретных видов работ, на которые у юрлица имеется разрешение. Проверьте срок действия лицензии – она может быть просрочена.
Обратите внимание на следующие моменты:
• если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
• в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
• если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.
Если предметом сделки является имущество, необходимо:
1. Осмотреть его.
2. Запросить правоустанавливающие документы.
Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества – должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре).
Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:
• у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
• контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
• контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.
Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента.
Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией.
Нужно учесть некоторые особенности:
1. Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
2. Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.
Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами в 2020 году
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете в 2020 году создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от-четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ по делу № А27-13820). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа по делу № А45-19208, Московского округа по делу № А40-8569, Восточно-Сибирского округа по делу № А33-10710). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.
Акт сверки расчетов используется и для подтверждения долга. Если должник его признает, то срок исковой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон № 42-ФЗ).
С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ № 25). Например, если от имени покупателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем лицом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.
Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
