Для отражения всего спектра возможных значений слова контрагент, его этимологию можно представить в следующем виде:
• Contr - начало слов, обозначающее противопоставление чему-то + agent;
• kontragent – слово с латинскими истоками, обозначающее «договаривающийся».
Одним из значимых содержательных аспектов этого слова является противопоставление. В данном случае одна сторона договора противопоставляется другой стороне. В любом договоре обязательству одной из сторон противостоит право другой стороны.
Понятие контрагента широко применяется при составлении международных документов на английском языке. В данном случае оно может выражаться различными словами. Английское слово counteragent, практически идентичное по произношению и написанию, имеет очень ограниченное применение. Намного более часто приходится сталкиваться со словом contracting party, или counter-party. Эти слова буквально означают «сторона контракта». Также в английском языке для обозначения понятия «контрагент» могут применяться слова co-signatory - совместно подписавшиеся, или covenantee - сторона соглашения (от латинского convenire - приходить вместе).
Сегодня в общепринятой экономической и юридической практике понятие трактуется как каждая из сторон договорных отношений, которая принимает на себя обязательства по договору.
В более широком спектре значений контрагент – это:
• сторона гражданско-правового договора;
• юридическое или физическое лицо, которое берет на себя определенные обязательства по договору;
• сторона договора по отношению к другой стороне;
• партнеры, заключившие контракт, по отношению друг к другу;
• сторона бизнес-сделки;
• подрядчик – лицо, обязующееся на свой риск выполнить необходимый объем работ по заданию другой стороны договора (заказчика).
Контрагент – это термин, который обозначает одну из сторон, договаривающихся в ходе осуществления гражданско-правовых отношений. При этом подразумевается, что стороны противопоставляются друг другу в рамках этих отношений. То есть каждое обязательство одной стороны имеет корреспондирующее, или взаимно противостоящее, право другой стороны. В рамках договорных отношений обе стороны являются контрагентами по отношению друг с другом. Под этим термином может пониматься также подрядчик, то есть компания, выполняющая определенные виды работ, по согласованию с требованиями заказчика.
Контрагент – это термин, который означает одну из сторон, которые договариваются в ходе проведения правовых гражданских отношений. При этом понимается, что стороны друг другу противопоставляются в рамках данных отношений. То есть все обязательства одной стороны имеют взаимно противостоящее или корреспондирующее право другой стороны. Обе стороны в рамках договорных отношений являются контрагентами в отношениях друг с другом. Под данным термином может также пониматься подрядчик, то есть компания, исполняющая определенные типы работ, по согласованию с требованиями заказчика.
Контр – или против проходит из противопоставления одной стороны другой, в договоре каждому обязательству сторон противостоит (корреспондирует) взаимно право другой стороны и наоборот. В правовых гражданских отношениях под контрагентом подразумевается одна из сторон договора. Как контрагент, выступают обе стороны договора в отношении друг к другу.
Каждый партнёр, заключающий контракт, является контрагентом.
Контрагентом могут назвать, к примеру, подрядчика — юридическое или физическое лицо, которое принимает на себя обязательство сделать определённую работу в согласии с заданием заказчика, получив вознаграждение за это.
Рассмотрим, более детально, что значит контрагент.
В сегодняшнем понимании контрагентом принято считать физическое или юридическое лицо, выступающее одной из сторон сделки. Под контрагентами понимаются различные лица, предприятия и учреждения, с которыми организация вступает в торговые, финансовые, гражданско-правовые и другого рода отношения. Клиент как непосредственный участник коммерческих операций является центральным элементом в системе планирования материально-товарных отношений и составления прогнозов.
Контакт с контрагентами – это практически неизбежная часть работы любой производственной или торговой компании. Он отличается своими принципами, методами и в обязательном порядке находит отражение в бухгалтерской отчетности. На каждого отдельно взятого контрагента бухгалтеру требуется оформить отдельный перечень документов и фиксировать в них любые мельчайшие финансовые детали.
Другими словами, это каждый из партнеров, который заключает договор между собой. Контрагентами могут выступать любые лица, которые имеют связь с организацией. К таковым относятся производители товаров или услуг, подрядчики, сотрудники и даже покупатели.
Таким образом, все, с кем предприятие вступает в деловые отношения и заключает контракты. Договорные отношения между контрагентами могут строиться на взаимном равенстве и полностью исключают какое-либо подчинение одного участника сделки другому.
Для заключения контракта с определенным контрагентом любому предприятию для начала необходимо сделать соответствующее предложение, а другой стороне нужно его принять. А это означает, что каждая подобная сделка состоит из 2-ух стадий.
Первая стадия имеет название оферта и является письменным предложением для заключения контракта.
Вторая стадия называется акцептом и имеет в виду согласие лица (контрагента) на принятие оферты. В итоге, сделка может считаться заключенной в том случае, когда предлагающая сторона получает в ответ акцепт от стороны, которая принимает данное предложение.
Бухгалтер вступает в дело после того, как организация заключила необходимый контракт с контрагентом и, таким образом, вступило с ним в договорные отношения.
Создается единая информационная база данных, куда сводятся сведения о каждом партнере предприятия.
На довольно большом количестве предприятий бухгалтерами используется компьютерная программа 1С. В таком случае информация о контрагенте хранится в специальных справочниках, где указывается наименование и ИНН партнера, страна его регистрации, физическое или юридическое лицо, коды КПП и ОГРН, адрес и телефон.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Кроме этого в отдельной графе выведены банковские реквизиты контрагентов, которые используются для оформления необходимых платежных документов.
Все взаиморасчеты предприятия с контрагентами подразделяются на несколько видов и имеют свои особенности. Когда дело касается поставщиков, тогда возможны расчеты в кредит или на других оговоренных условиях. При этом, бухгалтер должен оформить платежные поручения, аккредитивы, чеки, векселя и пакет иных документов.
Рассмотрим случай, при котором оплата за товары или услуги проходит без задержек. Тогда, как правило, используется платежное поручение. Однако, если у поставщика возникают проблемы, то в таком случае применяется расчет по инкассо.
При проведении взаиморасчетов организации с подрядчиком, последний получает оговоренную сумму, а значит расчеты могут вестись согласно ведомостям, закрываемым после выплаты требуемой суммы. Расчет с работающим персоналом тоже производится согласно ведомостям, в которых указывается, кто и в каком размере получает аванс, а кому положена премия или штрафное взыскание.
Для проведения взаиморасчетов с клиентами бухгалтерам необходимо вести синтетические счета, в которых находит свое отображение обобщенная информация о хозяйственных средствах в денежном эквиваленте, и аналитические счета, в которых указываются более подробные сведения не только в денежном выражении, но и в натуральном.
Бухгалтерские расчеты с контрагентами имеют важную роль в деятельности любой компании, поэтому всегда должны производиться безошибочно и в строго установленный срок.
Не каждое физическое либо юридическое лицо может выступать в роли контрагента. Следует помнить, что для оказания определенных видов услуг или производства определенных видов работ требуется наличие специальной лицензии. Ведь контрагент – это не только участник договорных отношений, в первую очередь – это бизнес-партнер и сотрудник, который работает на доверительных отношениях. При правильном подходе к выбору контрагента можно избежать многих неприятных ситуаций и всегда быть уверенным в надежности своей предпринимательской деятельности.
Проверка контрагента
Часто возникает необходимость проверить контрагента на благонадежность, чтобы в дальнейшем исключить претензии налоговых органов. Иногда аналогичным образом имеет смысл проверить конкурентов, честно ли они ведут бизнес или используют фирмы однодневки, дающие им незаконные конкурентные преимущества по части налогов. А бывает, что и свой ИНН не помешает прогнать по базе – порой можно обнаружить там неожиданные сведения, не лучшим образом влияющие на имидж компании или индивидуального предпринимателя.
Для проверки фирмы или ИП по различным базам данных достаточно знать ИНН или ОГРН (ОГРИП). Если у вас есть время самостоятельно проверить контрагента по различным базам данных.
Если времени на кропотливые поиски нет, можно воспользоваться поиском по базе специализированного бюро, собирающего всю информацию о контрагенте по данным официальных сведений из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), реестров ФНС, судебных органов, приставов и т.п. Достаточно ввести ИНН или ОГРН, чтобы получить информацию об интересующей вас фирме или предпринимателе.
Прежде всего, нужно убедиться в том, что компания зарегистрирована в установленном порядке и ведет деятельность. Это можно сделать разными способами.
Удостоверьтесь в том, что ИНН поставщика — не случайный набор цифр, а реальный цифровой код, который принадлежит компании, предлагающей сделку.
Проверить это очень просто, так как у ИНН есть свой алгоритм, и поддельный номер, скорее всего, ему соответствовать не будет. Распознать ошибку в ИНН можно в любой программе для подготовки сведений о доходах физических лиц, введя номер в поле «ИНН работодателя». Если номер не будет удовлетворять алгоритму, появится сообщение об ошибке.
Одновременно установить подлинность ИНН и принадлежность его той или иной компании можно на сайте ФНС.
Свидетельство о госрегистрации подтверждает, что контрагент существует как юридическое лицо и учтен как налогоплательщик. При регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей вместо свидетельства о госрегистрации выдается лист записи нужного реестра — ЕРГЮЛ или ЕГРИП. Таким образом, лист записи — это документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
В соответствии с п.13 Правил ведения ЕГРЮЛ лист записи государственного реестра включается в регистрационное дело юридического лица. В соответствии с п.19 Правил ведения ЕГРИП лист записи государственного реестра включается в регистрационное дело индивидуального предпринимателя.
Необязательно запрашивать копию свидетельства или листа записи непосредственно у потенциального контрагента.
Свежая выписка из ЕГРЮЛ подтверждает, что контрагент зарегистрирован и на момент ее получения не снят с учета. Кроме того, по выписке ЕГРЮЛ можно проверить реквизиты, указанные контрагентами в договорах и иных документах.
Выписку можно запросить непосредственно у потенциального партнера или с помощью сервиса ФНС.
Кроме того, поставив интересующую вас организацию на наблюдение в этом сервисе, вы будете получать уведомления о любых изменениях в данных ЕГРЮЛ/ЕГРИП на свою электронную почту.
Хороший инструмент оценки контрагента — баланс на последнюю отчетную дату с отметкой налоговой инспекции. Его можно запросить непосредственно у контрагента или получить через официальные источники.
Баланс позволяет сделать сразу несколько важных выводов о компании:
• Во-первых, он подтверждает, что фирма сдает отчетность.
• Во-вторых, позволяет установить, велась ли организацией хозяйственная деятельность.
• В-третьих, из бухотчетности можно узнать о «портфеле» средств, которыми располагает компания. Если у фирмы практически нулевая стоимость активов, существенные долговые обязательства и уставный капитал 10 000 руб., – это повод задуматься, стоит ли давать такой фирме, например, товарный кредит. Слишком низкие по сравнению с суммой предполагаемой сделки обороты компании могут свидетельствовать и о том, что поставщик укрывает часть доходов. В этом случае от сделки лучше отказаться.
На основе данных бухгалтерской отчетности легко составить финансовый анализ, который покажет динамику деятельности компании и позволит оценить ее финансовую устойчивость.
Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года, можно также получить на сайте ФНС.
Необходимо убедиться в добросовестности контрагента и собрать доказательства того, что вы осуществляли необходимую проверку. Почему это важно? В случае судебного разбирательства это позволит подтвердить, что ваша компания проявила должную осмотрительность в выборе контрагента.
С точки зрения налоговиков (Письмо ФНС РФ N ЕД-5-9/547@) компания не проявила должную осмотрительность, если у нее нет:
• личных контактов руководства в компании-контрагенте при обсуждении условий поставок и при подписании договоров;
• документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
• сведений о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении складских, производственных, торговых площадей;
• информации о способе получения сведений о контрагенте (реклама, рекомендации партнеров, официальный сайт и т.п.);
• информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
• информации о наличии у контрагента необходимой лицензии (если сделка заключается в рамках лицензируемой деятельности), свидетельства о допуске к определенному виду работ, выданного саморегулируемой организацией;
• информации о других участниках рынка аналогичных товаров, работ, услуг, в том числе тех, кто предлагает более низкие цены.
Массовый адрес — один из признаков фирм-однодневок. Минфин выпустил Письмо № 03-12-13/75024, в котором предупредил, что при наличии подтвержденной информации о недостоверности поданных сведений об адресе юрлица регистрирующий орган вправе отказать в регистрации. Согласно документу, факты включения информации об адресе массовой регистрации — это основание для проверки достоверности данных в ЕГРЮЛ. Таким образом, регистрируя компании на массовый адрес, юрлицо или ИП рискует получить отказ в регистрации.
Но ужесточение контроля массовых адресов касается не только бизнесов-новичков, но и уже зарегистрированных компаний: налоговая отправляет письма компаниям, которым необходимо предоставить в регистрирующий орган достоверные сведения о своем адресе. Проигнорировать уведомление налоговиков не удастся: если адрес не подтверждается, представленные документы не соответствуют достоверности, то в ЕГРЮЛ вносится запись о неверных сведениях об адресе, что может повлечь исключение организации из реестра, согласно ст. 21.1 Федерального закона № 129-ФЗ. Заключать договоры с контрагентами, зарегистрированными по массовым адресам, тем более опасно.
Само по себе несовпадение фактического и юридического адреса никак не характеризует контрагента. По данным ФНС, почти 80% российских компаний расположены не по юридическому адресу, указанному при регистрации. Но налоговая рекомендует проверять фактическое место нахождения контрагента наряду с другими данными.
Такую информацию можно получить, выехав по юридическому или фактическому адресу предполагаемого партнера. Это позволит не только уточнить, там ли в действительности расположен офис контрагента, но и взглянуть на помещение, производственные или торговые площади, поговорить с сотрудниками и соседями по офисному зданию. Особенно продуктивным может быть такой визит, если нанести его инкогнито, под видом покупателя или потенциального партнера.
Необходимо располагать очевидными доказательствами того, что контрагент имеет реальную возможность выполнить условия договора. Во внимание принимается, прежде всего, время, затрачиваемое на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.
Налогоплательщик вправе запросить у налоговиков сведения об уплате налогов контрагентами. При этом не принципиально, ответит ли инспекция на запрос компании. Кодексом не установлена обязанность налоговых органов предоставлять налогоплательщикам по их запросам информацию об исполнении контрагентами обязанностей, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, или о нарушениях ими законодательства (Письмо Минфина РФ N 03-02-07/1-134).
Как показывает арбитражная практика, о должной осмотрительности компании свидетельствует сам факт обращения в налоговую инспекцию с просьбой оказать содействие в проверке добросовестности контрагентов.
Чтобы факт обращения в инспекцию был зафиксирован, запрос следует отправлять заказным письмом с уведомление о вручении (у вас остается один экземпляр описи и вернувшееся уведомление) или подать запрос лично в канцелярию налоговой инспекции (в этом случае на руках остается копия запроса с отметкой о принятии).
Арбитражные дела важны не только для доказательства должной осмотрительности налогоплательщика, но и для получения информации о его деловой репутации и характере поведения на рынке.
Обратите внимание на то, в каких спорах участвовала организация. Если поставщик ранее фигурировал в незаконных схемах ухода от налогов, это может рассматриваться судом как косвенное доказательство вины налогоплательщика. Если это иски, связанные с нарушением компанией своих обязательств, и таких споров у потенциального контрагента много, то повод задуматься о целесообразности сотрудничества тоже есть.
Арбитраж позволяет установить, какими суммами оперирует компания. Это особенно важно, если у налогоплательщика нет никаких других данных о финансовом состоянии потенциального партнера.
Также можно проверить споры контрагента на «типичность». Если организация постоянно участвует в однотипных спорах, не исключено, что в заключаемых ею договорах есть ловушки, рассчитанные на клиентов, плохо ориентирующихся в тонкостях гражданского законодательства. Чтобы судить об этом наверняка, потребуется экспертиза опытного юриста.
Госконтракты — еще один способ получить достоверную информацию о предполагаемом партнере. Факт, что компания неоднократно заключала госконтракты и исполняла в срок свои обязательства, может свидетельствовать о ее надежности.
Неоднократное заключение госконтрактов и своевременное исполнение обязательств может свидетельствовать о надежности компании. Однако чтобы сделать окончательные выводы, нужно знать ситуацию в регионе.
Сведения о физических лицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юридических лиц предоставляет на своем сайте ФНС.
Речь идет о реестре дисквалифицированных лиц. Дисквалификация — это административное наказание, которое заключается в лишении физического лица определенных прав, в частности, права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом.
Основанием для дисквалификации может послужить преднамеренное или фиктивное банкротство, сокрытие имущества или имущественных обязательств, фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов и пр.
Чтобы избежать сотрудничества с компаниями, руководитель которых был дисквалифицирован, достаточно проверить потенциального партнера через специальный сервис на сайте ФНС. Поиск осуществляется по наименованию юридического лица и ОГРН.
Минфин рекомендует при проверке контрагентов получать документальное подтверждение полномочий руководителя (его представителя). В случае если документы подписывает представитель компании, от контрагента нужно получить доверенность или иной документ, уполномочивающий того или иного человека подписывать документы от лица компании.
Также Минфин рекомендует налогоплательщикам запрашивать у руководителя компании-контрагента документы, удостоверяющие личность. Это подтвердит, что документы подписывает именно тот человек, который имеет на это полномочия. Кроме того, возможны случаи, когда контрагент зарегистрирован на утерянный или украденный паспорт. Выяснить это можно на сайте ФМС.
Отсутствие личных контактов при заключении сделки может свидетельствовать о том, что налогоплательщик не проявил должную осмотрительность. Доказать обратное помогут собранные данные об обстоятельствах заключения договора с контрагентом (кто участвовал в переговорах, кто отпускал товар и пр.).
Эта процедура позволяет избежать не только претензий налоговых органов, но и возможных судебных споров.
На этапе заключения сделки рекомендуется:
• проверить адрес, указанный в документах контрагента, в частности, в счетах;
• удостовериться, что документы поставщика не содержат логических противоречий и соответствуют НК РФ и другим законам;
• сопоставить подписи сотрудников на документах, чтобы исключить ситуацию, когда разные подписи ставятся от имени одного лица (такие документы лучше исключить, чтобы ИФНС не завила об их фиктивности).
Приведенный список «фильтров» — неполный. Можно и другими способами проявить осмотрительность в выборе контрагента и получить о нем максимально полную информацию.
Контрагенты бизнеса
В финансовой литературе и бизнес-практике часто упоминаются контрагенты организации, однако сам термин многим предпринимателям недостаточно понятен. При этом они встречаются в повседневной деятельности и представляют собой партнеров, связанных с компанией или ИП определенными, документально подтвержденными обязательствами. Контрагент может появиться только после заключения договора, и он представляет собой вашего «визави», вторую, внешнюю сторону в отношениях, регламентированных данной бумагой.
Происхождение у термина латинское — contrahens означает «противодействующий». Кто же такие внешние контрагенты и кто может ими быть? Подписывать договоры с организациями могут частные лица и субъекты хозяйствования, в том числе подрядчики, которые выполняют работу по просьбе заказчика (это наиболее яркий пример отношений). Гражданско-правовые отношения, возникающие после подписания бумаг, будут связывать их до момента погашения всех взаимных обязательств.
В свою очередь, вы будете выступать контрагентом для второй стороны, так как заключение договора или подписание контракта — взаимный, двусторонний процесс. При возникновении финансовых взаимоотношений с практически стопроцентной вероятностью ваш партнер будет относиться к этой категории, ведь возникновение денежных обязательств нужно подкреплять документами. Если вы сотрудничаете с новым, незнакомым партнером, эксперты рекомендуют обязательно проводить проверку контрагентов, чтобы убедиться в их добросовестности и уменьшить риск «натолкнуться» на мошенническую фирму-«однодневку».
В целом все внешние контрагенты делятся на клиентов (к ним относятся организации) и персон — это физические лица и сотрудники фирм, которые заключают договоры от своего лица. Если подрядчик подписывает документы с третьими сторонами, он остается вашим контрагентом, выступая в качестве доверенного лица.
В зависимости от характера взаимоотношений всех внешних контрагентов можно разбить на группы:
• Покупатели и продавцы. Они выступают контрагентами друг для друга, обязуясь, с одной стороны, передать товар, а с другой — принять его и внести оплату. Основание для возникновения отношений — заключенный договор купли-продажи.
• Залогодатели и залогодержатели. Возникающие обязательства подкрепляются имуществом, которое предоставляется в качестве залога. В случае нарушения условий залогодержатель имеет право стребовать определенные средства со своего контрагента или удержать активы у себя. Основанием для расчетов выступает договор залога.
• Покупатели и поставщики. Последние передают первым товары в указанный срок. Покупатели по данным договорам обязуются использовать продукцию в предпринимательских целях, а не в личных, как в договорах между поставщиками и потребителями.
• Дарители и одаряемые. Первая сторона обязуется передать второй имущество на безвозмездной основе.
• Арендо-, наймодатели и арендаторы. По договору аренды объект недвижимости передается в пользование на определенный срок за фиксированную сумму средств.
• Плательщики и получатели ренты. Объектом отношений выступает имущество. Получатель, передавая принадлежащие ему активы плательщику в пользование, получает денежное вознаграждение.
• Кредиторы вторых лиц и отвечающие за действия последних поручители, комитенты и комиссионеры, совершающие сделки от их имени, отправители грузов и их перевозчики и прочие внешние контрагенты.
Успешность и защищенность организации от рисков напрямую зависят от полноты документального обеспечения операций и правильности выстроенного с внешними контрагентами взаимодействия. Перед заключением сделок следует обязательно проверять все документы, которые вы получаете от нового партнера, иметь возможность проверить его регистрационное свидетельство, ЕГРЮЛ-выписку, банковские реквизиты, лицензии и так далее. Лучше, если эту работу возьмет на себя профессионал, который умеет выполнять ее и знает обо всех возможных источниках информации.
Порядок взаимоотношений можно выстраивать по взаимной договоренности и своим предпочтениям. Сегодня популярны специальные программные оболочки, позволяющие автоматизировать расчеты и выстроить систему учета клиентов и прочих внешних контрагентов. Это ускоряет повседневную деловую рутину и упрощает работу сотрудников фирмы. Электронный документооборот, внутренний или межкорпоративный, может быть автоматизирован частично.
При расчетах с контрагентом компания должна выбрать методику:
• работа путем подписания единственного договора, заключаемого путем обмена документами и двустороннего их подписания;
• соглашение с офертой — чтобы оно вступило в силу, достаточно подписи одной стороны.
В договорах необходимо четко прописать все условия, ведь зачастую с одним внешним контрагентом заключают несколько разных соглашений. Нужно, чтобы в документе были зафиксированы единицы денежного измерения задолженностей, предусмотрена возможность детализации выплаты. Последнее, что необходимо оговорить, — очередность поставок и оплат по ним, то есть какой из фактов фиксируется первым.
Счет контрагента
Все мы сталкиваемся с расчетными счетами. Счет представляет собой 20 цифр. Давайте разберемся, что они означают и какую информацию мы может из них подчерпнуть.
Разобьем 20 цифр на группы. ААААА-БББ-В-ГГГГ-ДДДДДДД
Итак:
ААААА - Первые пять знаков в номере счета отражают номер балансового или внебалансового счета. Например:
40701 - фин. орг.,
40702 - коммерч. орг,
40703 - неком. орг и т.д.
БББ - трехзначный код валюты счета. Для pублевых счетов - 810, для долларовых - 840, для дойчмарок - 276, и т.д.
В - контрольный разряд, ключ. Высчитывается из других разрядов счета, плюс, из кое-какой другой информации (номер банковского идентификационного кода (номер БИК), а также номер корреспондентского счета, открытого в Банке России). «Ключ к счету», рассчитывается в банке на компьютере и заполняется только после указания всех других чисел номера лицевого счета.
ГГГГ - Эти четыре разряда идентифицируют конкретный банк (или его филиал), в котором открыт данный счет.
ДДДДДДД - Последние семь цифр в номере лицевого счета показывают порядковый номер лицевого счета.
Например, открыт лицевой счет с номером: 40702810.8.0321.0000487.
Номер означает, что лицевой счет открыт коммерческому клиенту в рублях, с ключом «8», в котором зашифрованы платежные реквизиты банка, счет открыт в филиале № 0321, клиент, получивший номер счета, является 487-м коммерческим клиентом в этом филиале.
Время от времени узнать расчетный счет компании пытаются ее прямые конкуренты. Их цель – получить информацию о контрагентах конкурента, о его взаимоотношения с ними. В дальнейшем информация может быть использована в собственных интересах проверяющего. Но такие «проверки» незаконны и преследуются не только административно, но и уголовно.
Чаще же всего стремление выполнить проверку расчетного счета контрагента возникает из желания установить, насколько контрагент надежен. Условно, хватит ли у него средств, чтобы выполнить свои обязательства. И шире: существует ли контрагент вообще, ведет ли он финансово-хозяйственную деятельность.
Однако сам по себе номер расчетного счета вам этой информации не раскроет. Узнав, как проверить расчетный счет контрагента и заполучив его, вы станете обладателем набора цифр и сведений, в каком банке этот счет открыт. Но никакой пользы от подобной информации не будет.
Письмо контрагенту
Многие компании к началу осени приходят без прибыли или даже с убытками, и живых денег для оплаты задолженности перед контрагентами на счетах, как правило, не остается. Но поручение расплатиться с кредиторами можно дать своему должнику в счет его же долгов перед вашей компанией (п. 1 ст. 313 ГК РФ). Здесь важно, чтобы срок платежа по договору с вами и вашим должником уже наступил.
При этом для погашения долга за компанию третьим лицом согласия кредитора не требуется и он обязан принять такой платеж. Исключением являются случаи, когда в соответствии с условиями договора или закона должник может выполнить обязательство только лично.
Поручение о погашении долга за компанию ее должником оформляют письменно. В какой именно форме, в Гражданском кодексе не сказано, поэтому его можно составить в виде письма на бланке компании. В письме необходимо перечислить все данные, позволяющие идентифицировать должника и кредитора компании, договор, в счет долга по которому должник будет перечислять деньги, а также подробные сведения о расчетном счете и банке кредитора, для которого предназначается платеж, и назначение платежа.
После перечисления денег стоит также попросить своего должника представить копию платежки с отметкой банка. Иначе у компании не останется никаких доказательств оплаты долга, чтобы впоследствии защититься от возможных претензий кредитора.
Нередко в договорах с деловыми партнерами есть пункт, обязывающий стороны сообщать друг другу о любых изменениях в данных компании, в том числе о смене генерального директора. В этом случае необходимо по факсу или по электронной почте разослать информационное сообщение о том, что в компании назначен новый руководитель. Впрочем, даже если в договорах с кем-то из партнеров такого пункта нет, все равно нелишним будет известить их о происшедшем изменении.
Хотя бы для того, чтобы они не удивлялись, когда в полученных от компании документах (например, счетах-фактурах) увидят Ф. И. О. и подпись нового директора.
Письмо о смене генерального директора оформляют в свободной форме на фирменном бланке компании. Подписывает письмо новый руководитель.
В документе понадобится привести Ф. И. О. нового генерального директора, а также дату, с которой он приступил к выполнению своих должностных обязанностей.
НДС контрагенты
В составе декларации по НДС нужно подать сведения из книг покупок, книг продаж и журналов учета счетов-фактур (п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Новая форма декларации по НДС утверждена приказом ФНС № ММВ-7-3/558@.
Налоговые органы намерены более тщательно следить за правильностью исчисления и уплаты НДС. Информационная система ФНС, куда ежеквартально будут сводиться сведения о счетах-фактурах, с помощью специальных алгоритмов будет сопоставлять данные продавцов и покупателей. Каждой записи в книге покупок покупателя должна найтись «пара» в книге продаж продавца. Счета-фактуры сопоставляются по нескольким реквизитам, например: ИНН, номер счета-фактуры, дата, стоимость покупок, сумма вычета, ставка налога.
Если контрагент не найдется или обнаружатся разногласия по каким-то данным, компания получит требование о представлении пояснений. В течение 6 рабочих дней нужно направить в ответ квитанцию о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В противном случае налоговый орган вправе заблокировать расчетный счет организации. Далее в течение 5 рабочих дней (ст. 88 НК РФ) необходимо ответить на требование, передав уточненную декларацию или пояснения по каждому счету-фактуре, который содержится в требовании.
По законодательству продавец, выставив счет-фактуру, обязан зарегистрировать его в книге продаж в том периоде, когда произошла реализация, независимо от того, когда он был выставлен и получен покупателем. Однако на практике возможны ситуации, когда продавец в силу халатности или недобросовестности этого не делает. В этом случае факт реализации остается документально не подтвержденным.
Если компания ведет бумажный документооборот, бухгалтеру приходится перебивать данные из счетов-фактур в учетную систему. Чаще всего путаница возникает в номерах документов, датах, суммах, ИНН организаций.
Практика показывает, что количество подобных расхождений может быть очень велико. Так, две компании, которые относятся к категории крупнейших налогоплательщиков, проверили свои справочники контрагентов через онлайн-сервис ФНС. Оказалось, что 30 % контрагентов невалидны, причем в большинстве случаев из-за неверно указанных ИНН.
Ошибки в ИНН опасны тем, что при сверке данных в базе ФНС контрагент может просто не найтись. А значит, возникнет вопрос об обоснованности извлеченной покупателем налоговой выгоды, и бухгалтеру придется давать пояснения. Один-два случая в квартал некритичны. Но если с ошибкой занесен в учетную систему каждый третий контрагент, то требования о пояснениях парализуют работу бухгалтерии.
Расхождения могут возникнуть из-за того, что поставщик сознательно не исполняет своих налоговых обязанностей. Отвечать на запросы налоговых органов придется даже в том случае, если вы ненамеренно выбрали в качестве партнера «однодневку» или фирму, в цепочке хозяйственных связей которой обнаружатся массовые «разрывы».
Чем рискуют налогоплательщики:
1. Большое количество требований, по которым придется давать пояснения. Нужно будет поднимать подтверждающие документы по каждому случаю.
2. Отказ в вычете НДС. По результатам камеральной проверки налоговый орган может принять решение об отказе в вычете НДС, а сверх этой суммы могут быть начислены пени и штрафы.
Самый верный способ снизить число расхождений, а значит, и требований ФНС — перейти на ЭДО. В этом случае покупатель и продавец работают с одним и тем же электронным документом. При этом, если система ЭДО интегрирована с учетной системой, счет-фактура принимается к учету автоматически. А значит, расхождения, связанные с переносом данных в учетную систему, исключены.
Однако на практике даже те компании, которые перешли на ЭДО, обмениваются электронными документами не со 100% контрагентов. Многие небольшие компании ведут документооборот через веб-версии систем ЭДО. А значит, документы принимаются к учету вручную и могут затеряться. ЭДО, таким образом, не отменяет сверку. Скорее, эти процессы дополняют друг друга.
Ранее, когда изменился порядок декларирования НДС, у предприятий не было необходимости сверять с контрагентами все данные по счетам-фактурам. Аналогию можно усмотреть разве что в сверке сальдо, которую ежегодно проводят акционерные общества в рамках инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Однако акт сверки взаимных расчетов, который при этом используется, решает совсем другую задачу, нежели сопоставление реквизитов в счетах-фактурах.
Так, в акте сверки взаимных расчетов может не указываться ИНН контрагента, а если он приводится, то в шапке документа; может быть не внесен счет-фактура; не указывается ставка и сумма НДС. Таким образом, чтобы использовать акты сверки взаимных расчетов для сопоставления данных по счетам-фактурам, форму придется адаптировать. А для этого потребуется дорабатывать бухгалтерскую систему.
Другой аспект — это время. В крупных компаниях только на формирование актов по всем контрагентам уходит не меньше недели. Еще около трех недель нужно, чтобы разослать акты поставщикам и дождаться от них ответа. Конечно, если кто-то из контрагентов пользуется ЭДО, акты сверки можно подписать электронной подписью и отправить в электронном виде. Это позволит сэкономить время на пересылке документов, однако сопоставлять данные придется вручную. Кроме суммы и факта отгрузки, по каждой сделке нужно проверять еще ряд параметров, а все это небыстро.
Между тем время в случае с НДС критично. Учитывая сроки отчетности (ФЗ № 382-ФЗ), по истечении квартала у компаний есть меньше 25 дней на подготовку декларации, в том числе сверку данных по счетам-фактурам.
Расчеты с контрагентами
Работа с контрагентами насквозь пронизывает всю работу магазина или предприятия, потому очень важно, чтобы расчет был произведен безошибочно и в четко установленные сроки. Однако, при больших оборотах товара можно упустить важные детали и запутаться в том, с кем производились взаиморасчеты, а с кем еще нет.
Для того, чтобы не возникало никаких недоразумений, стоит более детально изучить все тонкости работы с контрагентами, понять как осуществляются взаиморасчеты, на что следует обращать внимание, а на что нет.
Итак, изначально необходимо понять, в чем заключаются принципы и способы работы с контрагентами, и кто они вообще такие.
Контрагент - это человек, который имеет финансовую связь с производством, фирмой или магазином. Это может быть как сотрудники, так покупатели или поставщики.
В данном случае нельзя четко определить, с кем конкретно та или иная организация работает больше и чаще, поскольку каждый контрагент выполняет свою функцию в том, чтобы приносить прибыль организации. Именно по этой причине необходимо уделять тщательное внимание финансовым вопросам, поскольку в том случае, если выпадет одно звено контрагентов, нарушится вся цепочка.
Стоит обратить внимание и на то, что существует понятие расчетов в бухучете, где согласно ведомости или ряду ведомостей, в зависимости от тесного сотрудничества с контрагентом производится финансовый расчет. Он происходит следующим образом: на каждого контрагента в бухгалтерии заведен свой документ, где фиксируется каждая малейшая финансовая деталь.
После того, как сотрудничество закончено, это может быть конец месяца или квартала, а может быть и разовая сделка, бухгалтерия выплачивает средства, и помечает это в своих документах. Стоит ли говорить о том, что четкая организация расчетов так важна, если очевидно и так, что если бухгалтерия запутается в бумагах, компания может понести существенный убыток.
Важно учесть то, что расчеты в бухучете крайне важны, поскольку именно благодаря четкой организации расчетов в любой момент можно посмотреть всю необходимую информацию по тому или иному контрагенту, или же по всем контрагентам сразу. Это не только удобно и оперативно, но и очень часто просто необходимо.
Для того чтобы не путаться и понимать что к чему, существуют виды взаиморасчетов, которые сразу же подразделяют взаиморасчеты на:
• взаиморасчеты с покупателями;
• взаиморасчеты с подрядчиками;
• взаиморасчеты с поставщиками.
Стоит обратить внимание на то, что эти два вида взаиморасчетов кардинально отличаются друг от друга, потому разработана специальная специфика ведения взаиморасчетов.
Так, в том случае, если речь идет о взаиморасчете с поставщиком, то с ним может быть договоренность по выплате товара в кредит, или же на каких - либо других условиях. В свою очередь, если речь идет о подрядчиках, то документы ведутся только в бухгалтерии, и подрядчик лишь получает оговоренную с ним сумму. Это говорит о том, что бухгалтерия сразу же закрывает ведомости, и задолженности в данном случае бывают крайне редко.
Что касается покупателей, то на них заведены совершенно другие документы, в которых описан приход, а не расход прибыли. В этом главная разница и основная суть работы. Но, несмотря на всю простоту ведения документации, в реальной жизни все гораздо сложнее, поскольку наслаивается множество разнообразных факторов. Именно по этой причине необходимо быть крайне внимательным, и соблюдать все правила ведения документов, записывая в них каждую проведенную операцию.
Учет взаиморасчета с клиентами - это одна из самых ответственных задач. Здесь ни в коем случае нельзя ошибиться, поскольку обиженный клиент, который не дополучил своих кровных денег, может навлечь на компанию настоящий кризис.
Итак, необходимо рассмотреть какие есть необходимые действия в том случае, если контрагентами используется оплата в различной валюте. Стоит сказать о том, что бухгалтерия подготовлена на этот счет и имеет различные формы и бланки, чтобы принять любую валюту. Так, учет расчетов может с легкостью проходить и в валюте.
В тот момент, когда приходит время рассчитываться с персоналом, бухгалтерия открывает ведомости, которые касаются только сотрудников. В ведомостях хранится вся информация о том, когда и в каком размере был выплачен аванс, кто получил премию, а кто напротив, штраф. Как правило, порядок учета и выплат формируется от старших по должности или званию до простых сотрудников.
Но несмотря на то, что бухгалтерия прилаживает массу усилий для того, чтобы все возложенные на нее задачи были выполнены идеально, рано или поздно происходит сбой. И чтобы его избежать, лучше перестать делать все вручную и контролировать взаиморасчеты при помощи автоматизации.
Задолженность контрагентов
С долгами партнеров рано или поздно сталкиваются почти все компании. Нередко задолженность контрагента возникает из-за его невнимательности при изучении условий договора, по причине потери документов или банальной забывчивости. Но неприятная ситуация возможна также из-за недобросовестности клиента – при этом неизбежны сложности.
Дебиторская задолженность контрагентов на конец месяца может находиться в пределах 10-60 % от всей месячной выручки. При этом порядка 5 %, вероятно, необходимо будет списать. На долю только одного партнера может приходиться до 30 % всех долгов. Для возврата средств предстоит пройти разные этапы. Рассмотрим подробнее эффективные принципы урегулирования дебиторской задолженности контрагентов на каждом этапе.
Для большинства компаний обращение в суд за получением задолженности становится крайней мерой. Более эффективный вариант – не доводить дело до суда, способствовать этому в значительной мере может и предварительная проверка контрагента. Необходимо в таком случае учитывать 2 нюанса.
Если продавец решает списывать безнадежный долг контрагента, сократить налоговые риски удается благодаря проверке контрагента-покупателя. Известно, что не всегда налоговые органы готовы согласиться с включением просроченной дебиторской задолженности поставщиков в расходы по налогу на прибыль.
Следствием просроченной дебиторской задолженности контрагентов оказывается дефицит собственных денежных активов, компании приходится искать средства на своевременную уплату налогов с начисленных и неоплаченных доходов. Тем важнее состоятельность контрагента для продавца – поскольку возможно ведение бизнеса и за кредитные средства. А обеспечивается недоступность активов для кредиторов, например, переводом на аффилированную компанию.
Уменьшения рисков можно добиться благодаря комплексной проверке клиентов. Процедура довольно трудоемкая, в том числе требует проверку адреса регистрации и полномочий лиц, ведущих переговоров, запрос выписки из ЕГРЮЛа, анализ бухгалтерской отчетности клиента, изучение судебных дел, в которых участвовал контрагент, и другие меры.
Для упрощения я и ускорения проверка возможна работа со специальными программами. В частности, мы планируем работать с облачным сервисом, который не привязан к определенному компьютеру – через веб-интерфейс в системе будут работать одновременно бухгалтеры, юристы и специалисты коммерческой службы нашей компании.
Достаточно ввести поисковой запрос в подобной программе, чтобы получить необходимую базовую информацию на экран – с указанием статуса контрагента, взаимозависимых лиц, адреса регистрации, судебных дел, в которых принимал участие партнер и др. Доступны в системе сведения о финансовой отчетности клиента, с проведением экспресс-анализа – расчетом коэффициентов рентабельности, финансовой устойчивости, ликвидности и др. В системе приведены данные также о динамике, структуре активов.
Контроль состояния расчетов с клиентом обеспечивается практически с момента предоставления услуг. В случае просрочки, закрепленный за клиентом менеджер использует комплекс стандартных мер воздействия, с проведением переговоров с должником, регулярными напоминаниями о долге, уведомлением о возможных последствиях при неплатежах. На неопределенном этапе также подключаем к воздействию и отдел по работе с клиентской задолженностью.
Разрешать хозяйственные споры принято в рамках досудебного порядка – такой способ используется для урегулирования свыше половины возникающих разногласий. Подобный порядок является обязательным условием, если установлен договором либо соответствующим нормативным актом. Возможно закрепление претензионного порядка разрешения спора в самом договоре с клиентом. Погашается на этапе претензионной работы порядка 30-60 % просроченной дебиторской задолженности контрагентов.
Претензионная работа предполагает не только переговоры, но также письма в адрес клиента – с требованием о погашении задолженности, также напоминанием о взыскании госпошлины в случае обращения кредитора за судебным слушанием, с необходимостью оплаты процентов на сумму задолженности и размер убытков.
Проводим работу с должниками по всем существующим адресам присутствия. В дальнейшем, если ситуация перетекает в судебные разбирательства, указываются эти же адреса в исполнительном листе – для большей вероятности возврата долга с привлечением судебных приставов.
Направлять претензии в адрес должника нужно по 2 адресам минимум – фактическому почтовому и юридическому (указанному в регистрационной документации контрагента).
Крайне важное значение отводится и контролю деловой переписки. Существует вероятность, что потребуется доказывать задолженность в суде. Необходимо наличие доказательств предоставление должнику всей финансовой документации – в виде актов выполненных работ, накладных, счетов-фактур. Для подтверждения этого могут подойти уведомления о вручении почтового отправления с описью вложения, также подписью уполномоченного лица контрагента на экземпляре кредитора. Полезно также хранить конверты, квитанции, документы с отметками уполномоченных лиц, также записи в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Если суд вынужден будет изучать историю вопроса, благодаря данным из переписки можно сделать выводы о соблюдении обязательств сторон.
Добиться достойных результатов можно благодаря письму, направленному в бухгалтерию должника. Кредитор в нем упоминает про несовпадение данных по расчетам, прося удостоверить прилагаемый акт сверки расчетов. Бухгалтером должника производится сверка сведений, с расписыванием и передачей акта на подпись руководителю – становится весомым доказательством наличия долга.
При наличии в выписке из ЕГРЮЛ данных о ликвидации должника из-за присоединения к другому юридическому лицу, то до завершения срока исковой давности требуется заявить о непогашенной задолженности правопреемнику должника. Направляется на рассмотрение правопреемника сначала претензия, при этом указывается наравне с юридическим адресом и все физические данные. Если не удалось добиться результата, подается в отношении контрагента судебный иск.
Известно о ликвидации должника в результате присоединения может стать непосредственно во время судебного производства. Необходимо в данном случае будет судебное ходатайство о замене ответчика.
При наличии в выписке из ЕГРЮЛа информации о ликвидации должника без правопреемника, или о признании его недействующим, остается только списывать долги. Рекомендуем внести в черный список данные о руководителе компании-должника.
Личный опыт подтверждает – порядка 10 % всех отгрузок сопровождается проблемами с дебиторской задолженностью контрагентов. В период экономических сложностей в стране этот показатель увеличивается до 20 %. Важное значение в работе с задолженностью отводится статусу контрагента. Даже надежнейшие контрагенты могут из-за банкротства, смены юридического лица либо прочих обстоятельств столкнуться с прекращением выплат.
Если клиент покидает рынок, не планируя дальнейшую работу с поставщиком, практически невозможно будет взыскать с него задолженность. Возможно бесконечное судебное разбирательство, но особого результата не будет, если у оппонента нет денег.
Если контрагент планирует продолжить сотрудничество, однако столкнулся с временными проблемами, тогда еще есть возможность получить свой долг. С ним необходимо продолжать работу – например, благодаря дисконту 10-20 %, найдя понимание по компенсации, внося коррективы в график платежей. Также компания-оппонент может предоставлять вашей организации услуги в обмен на часть задолженности.
Конечно, можно добиться уменьшения коммерческих рисков благодаря предварительной проверке контрагента. Будет полезно сделать 2-3 поставки с короткой отсрочкой платежа по сравнительно скромным суммам отгрузок, проверив соблюдение договоренностей с его стороны.
Шансы добиться от контрагента возврата своей задолженности в процессе банкротства значительно сокращаются – в первую очередь, из-за неопределенного числа процедур, которые потребуются в отношении должника, также из-за возможности продления сроков.
В любом случае нужно действовать – постарайтесь сумму задолженности включить в реестр требований кредиторов. В данном документе указываются данные о кредиторах, размере их требований, очередность удовлетворения и др. На основании реестра и будет погашаться имеющийся долг. Если требование не попадает в реестр, добиться возврата долга можно будет лишь за счет имущества компании-должника, оставшегося после удовлетворения требований, входящих в реестр.
У кредиторов есть право предъявления требований в отношении должника в течение 30 календарных дней с момента публикации сообщения о введении процедуры наблюдения. Вполне вероятно, что после этапа наблюдения восстановить платежеспособность должника не удастся. Тогда наступает финальный этап процедуры банкротства. Требования кредиторов удовлетворяются за счет имущества компании-должника.
Следует выяснить, кто выступает конкурсным управляющим должника. У него можно запросить размер возмещения расходов по возмещению кредиторов о новом кредиторе и реквизиты для перечисления суммы возмещения. Суд без наличия документальных доказательств оплаты данных затрат не может принять заявление о включении в реестр нового кредитора.
Другое важное условие – необходимо огласить свои требования до закрытия реестра требований кредиторов.
Обычно 25-30 % от общей суммы направленных исковых заявлений удовлетворяют еще на стадии искового производства – когда подан иск, но пока еще не прошло судебное заседание. Обычно завершаются подобные обращения в суд отказом от исковых требований от истца – по причине полного погашения задолженности. При этом ответчик может ограничиться лишь уплатой госпошлины. Взыскиваются остальные 70-75 % после признания в суде – в ходе исполнительного производства. Такой процесс оказывается довольно сложным, длиться он может до 3 лет.
Список расчетных счетов компании-должников и банков, в которых они заведены, можно запросить через налоговый орган – необходимо приложить копию исполнительного листа с неистекшим сроком предъявления к исполнению.
Взыскателю сильно повезет, если где-нибудь на электронных площадках госзакупок удастся найти своего ответчика, либо его реквизиты непосредственно на официальном сайте. Благодаря этому можно определить, какой расчетный счет предпочитает должник и направить исполнительный лист, прежде всего, именно в данный банк.
Если поступит сообщение банка про отсутствие движения по расчетному счету и постановке обязательного платежа по исполнительному листу на картотеку, лучше данный документ отозвать, направив его на рассмотрение службы судебных приставов. Однако и здесь необходимо продолжать действовать для достижения нужного результата.
Также довольно полезным будет изучение аффилированных и взаимозависимых лиц должника. Вполне вероятно, что по ним можно выйти на его след – для нахождения имущества с целью покрытия существующей задолженности.
Иностранный контрагент
Для определения права, подлежащего применению к регулированию договоров, осложненных иностранным элементом, ГК РФ предлагается критерий «характерного исполнения», который сформулирован в п. 1 ст. 1211 как «право страны, где на момент заключения договора находится место жительства или основное место деятельности стороны, которая осуществляет исполнение, имеющее решающее значение для содержания договора». Причем для облегчения труда правоприменителя в следующем пункте установлено, что для договора купли-продажи такой стороной будет являться продавец. Соответственно, если в самом договоре не указанного иного, то применимым правом будет считаться законодательство Литовской Республики.
Так же особенность данных договоров в том, что они подпадают под валютное регулирование.
В соответствии со ст. 6 Закона № 173-ФЗ валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются без ограничений, за исключением валютных операций, предусмотренных статьями 7, 8 и 11 данного Федерального закона, в отношении которых ограничения устанавливаются в целях предотвращения существенного сокращения золотовалютных резервов, резких колебаний курса валюты Российской Федерации, а также для поддержания устойчивости платежного баланса Российской Федерации.
Однако необходимо иметь в виду то, что если общая сумма платежей по договору превышает 50.000 долларов США, то необходимо оформить паспорт сделки, т.к. данные валютные операции подлежат учету. Особенно обратите внимание на то, что данное ограничение установлено вне зависимости от выбранной валюты. То есть, если даже расчеты ведутся в рублях, то обязательство по оформлению возникает при превышении указанного лимита из расчета по курсу ЦБ.
Если контрагент – иностранная организация (нерезидент), то при запросе документов этого контрагента и их проверке необходимо учитывать следующие особенности.
Во-первых, документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), должны быть переведены на русский язык и легализованы в установленном порядке, если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля.
Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, указан в статье 1 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участником которой является и Россия (заключена в Гааге 5 октября, вступила в силу для России). Если страна происхождения контрагента не является участником этой конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.
Аналогичные требования предъявляются не только к учредительным документам, но и к доверенности лица, которое будет подписывать договор, а также ко всем иным официальным документам.
Необходимо иметь в виду, что контрагент – иностранная организация – может отказаться от предоставления апостилированных или легализованных документов, мотивируя это сложностью процедуры, дороговизной и т. п. В этом случае можно от него принять копии документов и без необходимого заверения. Однако в этом случае риски при заключении договора с этим контрагентом многократно возрастут.
Во-вторых, до заключения договора у иностранной организации желательно запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании – «прекращено», договор с этой организацией заключать не рекомендуется. В случае судебного спора не удастся защитить свои права и взыскать убытки с организации, которая уже прекратила свою деятельность.
В то же время в ряде иностранных государств не предусмотрено ведение торговых реестров (к примеру, в Великобритании). В этих случаях вместо выписки из торгового реестра рекомендуется запрашивать сертификат, подтверждающий благополучное состояние компании».
Учет контрагентов
Контроль за взаиморасчетами с контрагентами - основа стабильной финансовой деятельности организации. Поэтому так важно иметь отлаженную систему работы с поставщиками, покупателями, кредиторами и другими организациями, связанными с вашей компанией финансово.
Контрагенты - это все организации и физические лица (поставщики, подрядчики, покупатели, посредники, собственные сотрудники, банки и т.п.), имеющие с данной компанией какие-либо финансовые связи. Фактически каждая компания в бизнесе является кому-нибудь контрагентом.
Взаимоотношения с контрагентами зачастую осложняются тем, что отгрузка товаров или выполнение услуг, как и поставка коммунальными службами электричества и воды, производятся до поступления оплаты, или на основе предоплаты, или в кредит (рассрочку). И нередко случаются ситуации, когда в следствие просрочек и ненадлежащего исполнения договора стороны несут денежные и материальные потери.
Чтобы предприятие не несло убытков, средства его не оказывались «замороженными» из-за невыплат со стороны партнёров, не начислялись штрафы и пени за несвоевременные обязательные платежи, необходимо иметь четко отлаженную систему контроля:
• за движением средств по дебиторской и кредиторской задолженностям,
• за оформлением документов,
• за сроками поставок,
• за качеством и количеством доставленной продукции, за соответствием оказанных услуг,
• за состоянием резервов товаров,
• за обязательными выплатами по налогам, зарплате, коммунальным услугам и т.д.
Взаиморасчеты на предприятии контролируются с помощью тесно связанных бухгалтерского и управленческого учетов. Фиксация всех операций в книгах учета, документах и карточках клиента менеджерами дублируется регистрацией прихода/расхода средств на соответствующих счетах бухгалтерией.
В данной статье речь пойдет об управленческом учете.
Учет взаиморасчетов с клиентами эффективнее всего вести с помощью современных программ автоматизации.
Монотонность и трудоёмкость ручного учета вкупе с несогласованностью действий и отсутствием общей базы данных рождают множество проблем, грозящих организации серьёзными убытками. Внедрение автоматизированных сервисов учета позволяет исключить большинство ошибок и упущений, возникающих, как правило, именно под влиянием человеческого фактора.
Программные продукты для автоматизации могут быть двух типов:
1. «Коробочные» – продукт продаётся пакетом, все операции по его запуску, использованию и системному обслуживанию вы проводите сами;
2. «Облачные» – продукт «берется в аренду»: всё программное обеспечение хранится на дата-серверах компании, у которой вы приобрели автоматизированный сервис; вы платите за установку сервиса, выбирая подходящий тариф с нужным набором опций, заводите в этой системе свой аккаунт и работаете в нём в режиме реального времени, не заботясь об обслуживании системы, а все возникающие при её работе вопросы решаете при помощи технической поддержки компании-продавца.
Как правило, малому и среднему бизнесу ближе «облачные» программные продукты, так как они дешевле «коробочных», проще устанавливаются и обслуживаются, а их функционал содержит в себе все необходимое для успешного управления торговой деятельностью.
Выбрать подходящий программный продукт для управления взаимозачетами несложно, поскольку сегодня на рынке подобных автоматизированных сервисов достаточно. В этом случае выбор определяется необходимым инструментарием и оптимальным соотношением его стоимости и возможностей.
Главная задача автоматизации взаиморасчетов - организовать контроль за всеми товарными и финансовыми операциями, которые осуществляются между предприятием и его контрагентами.
Выбор контрагента
Если анализировать претензии налоговиков, которые обычно предъявляются к организациям при налоговой проверке, то самая распространенная претензия за последнее время связана с контрагентами-поставщиками проверяемой организации. К их выбору нужно подходить с должной осмотрительностью.
Если проверяющие обнаружат, что ваш поставщик фактически находится не по своему юридическому адресу, зарегистрирован по месту массовой регистрации, не представляет отчетность, или представляет, но «нулевую», то вам, как организации, сотрудничающей с недобросовестными налогоплательщиками, не поздоровится. А именно: проверяющие в этом случае заявят о получении вами необоснованной налоговой выгоды путем, например, незаконно примененных вычетов в части «входного» НДС, предъявленного такими поставщиками.
Ну, первое – самое простое, что приходит на ум – постараться не сотрудничать с такими компаниями. Но для этого их нужно «вычислить». А это уже будет сложнее. Во-первых, перед заключением договора необходимо получить данные, подтверждающие добросовестность потенциальных контрагентов. Это: копии ИНН, учредительных договоров, уставов и т. д.
Также можно в официальном порядке запросить выписку о контрагенте из единого государственного реестра юрлиц (ЕГРЮЛ). Получив ее, вы удостоверитесь, что организация официально зарегистрирована, а также увидите юридический адрес, который следует сравнить с фактическим местоположением потенциального поставщика.
Во-вторых, желательно иметь доказательства того, что потенциальный контрагент регулярно отчитывается в налоговую инспекцию, и при этом суммы налогов по отчетности не нулевые. Для этого нужно запросить у контрагента копии деклараций за прошлые периоды, а лучше за тот период, в котором совершена сделка (естественно, перед заключением договора этот момент обговорить). Это, пожалуй, самое сложное, потому как поставщик может отказаться и будет прав, ведь законодательством не предусмотрена такая обязанность. Здесь уже компания сама решает: идти на риски, чтобы не терять выгодного контрагента либо отказаться с ним сотрудничать, дабы обезопасить себя от налоговых рисков.
А что делать, если договор уже заключен и сделка осуществлена?
В таком случае также нужно заполучить выписку из ЕГРЮЛ о контрагенте и по возможности декларации, из которых видно, что налоги он уплачивает регулярно. В идеале – получать от контрагента копии книги продаж за периоды, в которых с ним была совершена сделка. Если эти документы партнер будет предоставлять вам, и по этим документам будет видно, что по совершаемым с вами сделкам налог был исчислен и отражен в декларации, то споры с налоговой, которой не понравилось, допустим, нахождение вашего контрагента в местах массовой регистрации, сразу закончатся и дело не придется доводить до суда.
При этом советуем вам направить поставщику запрос о представлении копий деклараций и книг продаж в письменном виде. Это необходимо вот почему. Если поставщик откажется от представления вам копий этих документов, у вас будет доказательство того, что вы запрашивали документы, то есть проявляли должную осмотрительность и осторожность. И при рассмотрении спора в суде (если дело дойдет до судебного разбирательства) налоговикам будет сложно доказать отсутствие у вас должной осмотрительности при выборе партнера. А наличие таких письменных запросов (желательно с такими же письменными отказами со стороны контрагентов) могут быть расценены арбитрами в вашу пользу.
Собственно, как вести себя в суде, если проверяющие все же решили наказать организацию? Ну, как мы уже отметили только что, большое значение будет иметь наличие у компании сведений о контрагенте (копии устава, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ и т. д.). Идеально, если эти документы были заверены нотариально, причем до заключения с контрагентами договоров. Если момент, так сказать, упущен, то иметь хотя бы простые копии этих документов в любом случае лучше, чем ничего.
Повторимся: все эти документы необходимы для того, чтобы показать суду, что вы проявили должную осмотрительность при выборе контрагентов.
Вообще про «должную осмотрительность» в свое время говорил Пленум ВАС РФ в постановлении № 53. Суть постановления состоит в следующем: факт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды; для признания налоговой выгоды необоснованной налоговики должны доказать, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности, и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом. Обратите внимание на последнюю часть предложения. Налоговикам будет проще доказать это, если организация и контрагент являются между собой взаимозависимыми или аффилированными. Поэтому в ситуации, когда контрагент не отразил в учете выручку по спорной сделке, а налогоплательщик принял к вычету входной НДС, учтенный в стоимости сделки, и при этом, предположим, генеральный директор является учредителем организации-контрагента, шансы на выигрыш в суде очень малы. И чем больше доля гендиректора в уставном капитале контрагента, тем меньше шансы.
Данный вывод следует из пункта 10 вышеупомянутого постановления. Там сказано, что «налоговая выгода может быть также признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что деятельность налогоплательщика, его взаимозависимых или аффилированных лиц направлена на совершение операций, связанных с налоговой выгодой, преимущественно с контрагентами, не исполняющими своих налоговых обязанностей».
Тогда как следующие обстоятельства, согласно позиции Пленума ВАС РФ, сами по себе не могут служить основанием для признания налоговой выгоды необоснованной:
– создание организации незадолго до совершения хозяйственной операции;
– взаимозависимость участников сделок;
– неритмичный характер хозяйственных операций;
– нарушение налогового законодательства в прошлом;
– разовый характер операции;
– осуществление операции не по месту нахождения налогоплательщика;
– осуществление расчетов с использованием одного банка;
– осуществление транзитных платежей между участниками взаимосвязанных хозяйственных операций;
– использование посредников при осуществлении хозяйственных операций.
Однако эти обстоятельства в совокупности и взаимосвязи с иными обстоятельствами могут быть признаны арбитражными судами обстоятельствами, свидетельствующими о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.
Таким образом, при малейшем подозрении ваших контрагентов в недобросовестности, претензии в первую очередь будут предъявлены к вам. И с большой вероятностью свое право на вычет НДС вам придется отстаивать в суде. Вот на этом этапе и важно иметь доказательства того, что при выборе контрагентов вы проявляли должную осмотрительность и осторожность.
Смена контрагента
Изменение условий договора требует внесения изменений в текст договора путем заключения дополнительного соглашения (пункт 2 статьи 450 ГК РФ).
Глава 27 ГК РФ не содержит такого условия договора, как банковские реквизиты сторон.
Достаточно уведомить контрагента об изменении наименования банка получателя платежа.
При этом необходимо убедиться, что контрагентом уведомление получено (смотрите рекомендацию ниже).
Если кредитор не известил должника об изменении своих банковских реквизитов, то должник вправе исполнить свое денежное обязательство по известным ему реквизитам кредитора. В этом случае все возможные проблемы, связанные, например, с нахождением денежных средств на счете неработающего банка, лягут на кредитора, а с должника нельзя будет взыскать санкции за ненадлежащее исполнение денежного обязательства. Поэтому в интересах кредитора надлежащим образом уведомлять своих должников об изменении своих реквизитов.
В то же время, если кредитор уведомил должника об изменении своих банковских реквизитов, а должник все равно перечислил деньги по прежним реквизитам, то в этом случае должник не будет считаться исполнившим свое денежное обязательство перед кредитором. А значит, от него можно будет потребовать исполнения обязательства по новым реквизитам, а также взыскать санкции за просрочку платежа.
Пример из практики: Суд отказался взыскать задолженность с заказчика, так как сведения о новых банковских реквизитах исполнитель направил уже после того, как заказчик перечислил оплату по старым реквизитам.
Истец (исполнитель) обратился в суд с иском к ответчику (заказчику) о взыскании задолженности по договору на выполнение опытно-конструкторских работ.
Решением суда первой инстанции в удовлетворении исковых требований отказано.
В кассационной жалобе истец ссылался на то, что ответчик был надлежащим образом извещен об изменении банковских реквизитов истца, платежи были произведены ответчиком на уже закрытый истцом счет в банке, получить данные денежные средства у истца нет возможности. В связи с этим, по мнению истца, обязательства по оплате выполненных работ ответчик надлежащим образом не исполнил.
Суд кассационной инстанции указал следующее. Между сторонами был заключен договор на выполнение опытно-конструкторских работ. Истец выполнил работы по договору. Ответчик работы оплатил по реквизитам, указанным в договоре. На момент оплаты банковские реквизиты истца, указанные в договоре, изменились. Истец полагал, что известил ответчика об этом. Ответчик утверждал, что доказательств его уведомления истцом об изменении банковских реквизитов в деле не имелось.
Если место исполнения не определено законом или договором и оно не явствует из обычаев делового оборота или существа обязательства, то денежное обязательство должно быть исполнено в местонахождении кредитора в момент возникновения обязательства (абз. 5 ст. 316 ГК РФ). Применительно к денежным обязательствам, исполняемым путем безналичных платежей, местом исполнения обязательства является местонахождение обслуживающего кредитора банка.
Истец должен был доказать факт надлежащего уведомления ответчика о смене своих банковских реквизитов. Однако уведомление истца об изменении реквизитов не было получено ответчиком, соответствующих доказательств в деле не имеется. Дополнительное соглашение к договору на выполнение опытно-конструкторских работ, которое содержало новые банковские реквизиты, было направлено истцом и получено ответчиком уже после перечисления денежных средств по договору. Кроме того, действующее законодательство не содержит запретов или ограничений на открытие юридическим лицом нескольких счетов в разных кредитных организациях.
Факт перечисления денежных средств, являющихся оплатой за выполненные работы, на расчетный счет, указанный истцом в договоре, ответчиком доказан. Доказательств, подтверждающих извещение ответчика о смене банковских реквизитов, истцом не представлено. Следовательно, ответчик исполнил свою обязанность по оплате выполненных истцом работ.
На основании этого суд кассационной инстанции оставил обжалуемое решение без изменения, а кассационную жалобу – без удовлетворения (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-9923/10-С5 по делу № А50-22961).
Риск контрагента
Риск контрагента - англ. Counterparty Risk, являются типом и степенью рисков, связанных с каждой стороной в контракте. По существу риск контрагента напрямую связан с финансовой стабильностью каждой из сторон сделки. Оценка уровня риска, связанного с большинством форм кредитования или инвестиций, основывается на вероятности того, что обе стороны сделки будут в состоянии соблюдать свои обязательства.
В случае выдачи кредитов финансовыми учреждениями, осуществление адекватной оценки риска контрагента крайне важно для кредитора. Оценка проводится на основе анализа текущего финансового положения заемщика и прогнозировании его способности выплатить кредит в будущем. В идеальном варианте кредиторы будут стремиться, в первую очередь, выдать кредиты, по которым риски контрагентов являются относительно низкими, то есть их выдача сопровождается незначительной вероятностью получения убытка для кредитного учреждения.
Инвестиционные операции являются другим примером сделок, для которых также присуще наличие рисков контрагентов. Например, в случае с опционами, их покупатель должен принимать во внимание не только ценовую стабильность базового актива (например, акции, облигаций, сырья, товаров или деривативов), но и финансовую стабильность продавца опциона. В случае с инвестированием в акции или облигации, идея состоит в том, чтобы удостовериться в финансовой стабильности их эмитента(например, корпорации), то есть в его способности выполнить взятые на себя обязательства. Более низкий уровень риска контрагента означает лучшую инвестиционную возможность для инвестора.
Многие типы финансовых контрактов часто включают определенную степень защиты от риска контрагента для обеих сторон. Например, форвардный контракт может включать положения, которые активизируются в случае дефолта любой из сторон, предлагая противоположной стороне некоторые дополнительные права регресса. Фьючерсные контракты, в свою очередь, часто также содержат положения, которые предоставляют каждой стороне определенную защиту, если другая сторона не сможет или не захочет выполнять свои обязательства по договору. Хотя на практике любой тип операции будет обязательно содержать определенную степень риска контрагента, все заинтересованные стороны должны стремиться к его минимизации.
Хотя то, о чем сейчас пойдет речь, не имеет никакого отношения к каким-либо торжествам или к какому-либо революционному движению, тем не менее важно. Контрагентский риск – это риск, связанный с тем, что ваши партнеры по финансовым операциям «сядут на мель» или у них появятся другие проблемы. Разумеется, это не имеет значения, если вы должны им деньги, но, безусловно, важно, если они должны вам деньги или активы, которые принадлежат вам.
О каких именно учреждениях мы говорим? Да практически обо всех учреждениях и организациях, которые так или иначе работают с принадлежащими вам средствами. Просто задумайтесь на минуту о контрагентских рисках, с которыми вы сталкиваетесь сегодня. У вас есть доли в совместном паевом инвестиционном фонде или в общем инвестиционном траст-фонде? Вы владеете акциями? У вас есть пенсионные накопления, личный пенсионный счет или, если вы американец, средства, внесенные в пенсионную схему 401 (k), или, если вы гражданин другого государства, отчисления в другую аналогичную схему? У вас есть полис страхования жизни или автомобиля? Вы заранее оплатили долгосрочное членство в каком-либо клубе? У вас есть вклады, связанные с какими-нибудь муниципальными предприятиями? Любое из этих вложений является контрагентским риском.
По нашему мнению, ряд финансовых учреждений Богатого мира в течение предстоящего трудного периода разорятся, и если это произойдет, они пойдут на дно вместе с вашими деньгами. Итак, примите наш совет на этот случай.
Мы уже писали об опасностях вложения всех накоплений в один банк или одно кредитное учреждение, кредитоспособность которого вы не проверили самым тщательным образом. Но то же самое относится и к страховым и брокерским компаниям, пенсионным фондам и всем прочим учреждениям, с которыми имеете финансовые отношения. Вы должны задать всем им два вопроса. И не бойтесь их задать, потому что если им надо задать вопросы вам, они полезут в вашу кредитную историю.
Уведомление контрагентов
В деятельности юридического лица для оптимизации бизнеса или по иным причинам может возникнуть необходимость реорганизации.
Закон устанавливает общий порядок реорганизации юридического лица независимо от его организационно-правой формы, будь что ОАО или МУП.
Одно из обязательных условий - это уведомление всех контрагентов.
Одним из первых шагов при преобразовании, или другой реорганизации юридического лица (присоединение, разделение, слияние, выделение) является направление всем кредиторам и иным контрагентам информационных писем с уведомлением об изменениях, происходящих с юридическим лицом.
Такое уведомление направляется либо заказным письмом с уведомлением о вручении либо с курьером под роспись о вручении. Это позволит избежать ситуации, когда кредитор будет ссылаться на невыполнении своих обязательств по причине незнания о реорганизации юридического лица. Поэтому просто разместить на сайте организации сведений о реорганизации юридического лица недостаточно.
Уведомление контрагентов о реорганизации не имеет строгой формы, то есть информационное письмо об этом составляется в произвольном виде. Главное, соблюсти ряд условий.
Такое информационное письмо должно содержать все реквизиты прежнего юридического лица и вновь образовывающегося юридического лица. В том числе название, адрес, данные о руководителях, банковские реквизиты, телефон, адрес электронной почты.
При этом важно отметить, что перезаключать соглашение между реорганизуемым лицом и контрагентами нет необходимости. Поскольку вновь образовавшееся юридическое лицо по общему правилу обладает теми же правами и обязанностями, что и прежнее. Однако многие организации с целью избежать сложностей с налоговой службой предпочитают перезаключать договоры с контрагентами.
На уведомлении должна обязательно стоять подпись руководителя и печать юридического лица.
Уведомление контрагентов нельзя игнорировать, поскольку по закону кредиторы имеют право потребовать у реорганизуемого лица требовать прекращение или досрочного исполнения обязательств. А не уведомление кредиторов, может повлечь за собой признание недействительной реорганизации юридического лица.
Благонадежность контрагента
Налоговики напоминают, что проверить контрагента и с учетом полученных данных решить вопрос о безопасности заключения с ним сделки можно с помощью нескольких электронных сервисов Федеральной налоговой службы на сайте.
С помощью сервиса «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента» можно проверить:
- наличие регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
- выяснить, не подавал ли контрагент в инспекцию документы на государственную регистрацию изменений (о смене генерального директора или состава участников);
- удостовериться в том, что контрагент отсутствует в списке компаний, с которыми нет связи по их юридическому адресу;
- проверить, что адрес, по которому зарегистрирован контрагент, не включен в список адресов массовой регистрации;
- проверить, что контрагент не указан в списке недействующих юридических лиц, по которым принято решение об исключении из ЕГРЮЛ;
- проверить, не принято ли собственниками контрагента решение о ликвидации или реорганизации компании;
- убедиться, что среди учредителей и руководителей контрагента нет лиц, невозможность участия которых в этой организации подтверждена судом;
- убедиться в отсутствии сведений о дисквалификации генерального директора контрагента;
- удостовериться, что в руководстве контрагента нет других дисквалифицированных лиц.
Сервисы «Действительные ИНН юридических лиц», «Недействительные ИНН юридических лиц» дают возможность убедиться в действительности ИНН контрагента.
С помощью сервиса «Недействительные свидетельства» можно проверить действительность номера свидетельства о государственной регистрации контрагента или свидетельства о присвоении ему ИНН.
Таким образом, проверка контрагента свидетельствует о проявлении организацией должной осмотрительности при выборе делового партнера. Пользуясь сервисами ФНС России можно провести всесторонний анализ финансово-хозяйственной деятельности контрагента и сделать выводы о его благонадежности.
В гражданском законодательстве не существует понятия «добросовестная организация», а проверка благонадежности контрагента не имеет четких критериев. Поэтому актуальным остается вопрос выбора источников получения данных о юридическом лице.
Ответственность за выбор поставщиков и клиентов лежит на компании. Неосмотрительность приводит к потере денег, деловой репутации, отказу в возмещении НДС и даже обвинению юридического лица в мошенничестве. Поэтому важно по максимуму оценить риски работы с определенной фирмой.
Проверка на благонадежность не подчиняется специальному алгоритму. Существует ряд общепринятых критериев, изложенных в Приложении N 2 к Приказу ФНС России N ММ-3-2/467@:
1. Величина налоговой нагрузки в разы ниже среднего значения по отрасли.
2. Отражение в финансовых документах убытков несколько периодов подряд.
3. Большие суммы вычетов по налогам за отчетный период.
4. Несоответствие темпа роста доходов и темпа роста расходов.
5. Оплата труда работников по документам ниже среднего уровня по региону.
6. Неоднократно граничащие с допустимой величиной показатели, разрешающие применение специальных налоговых режимов.
7. Практически равная величина расходов и доходов.
8. Выстраивание длинной «цепочки контрагентов» без разумного на то экономического обоснования.
9. Отсутствие пояснений на выявленные налоговыми органами несоответствия финансовых показателей.
10. Регулярное снятие с учета и дальнейшая регистрация по новому адресу.
11. Значительное отклонение от среднего значения показателя рентабельности, установленного по данным статистики для конкретной отрасли.
12. Ведение финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском.
Первые 11 критериев достаточно сложно проверить на практике, но проверка благонадежности юридического лица по двенадцатому критерию не так затруднительна.
В Приказе подробно рассмотрены признаки такой деятельности:
— отсутствие данных в ЕГРЮЛ;
— отсутствие личных встреч директора (или должностных лиц) при заключении договоров между поставщиками и их клиентами;
— отсутствие документов, подтверждающих полномочия управляющего органа;
— отсутствие сведений о реальном местоположении фирмы, регистрация по одному адресу с другими компаниями;
— отсутствие информации в СМИ, интернете и других источниках.
Наличия одного или нескольких критериев может быть достаточно, чтобы признать организацию «проблемной» и не вступать с ней в деловые связи.
Проверка контрагента на добросовестность может быть осуществлена как через открытые источники, так и с помощью платных сервисов.
Некоторую информацию можно получить бесплатно через инструменты на сайте ФНС: сведения о регистрации или процессе ликвидации, вид деятельности, сведения о задолженности по налогам, место регистрации и др.
С помощью платных сервисов можно заказать полную выписку из ЕГРЮЛ с информацией об учредителях, исполнительном органе, размере уставного капитала и его изменениях, выданных лицензиях и т. д.
Другие сведения возможно получить через дополнительные интернет — источники:
— реестры недобросовестных поставщиков;
— картографическая система Яндекс и Google;
— реестры лицензий;
— банк данных исполнительных производств;
— картотека арбитражных дел;
— поисковые системы сети интернет.
Существуют и специализированные сервисы, предоставляющие всю необходимую информацию в единой, сводной таблице.
Документы с контрагентом
Перед сделкой нужно снизить юридические риски. Для заключения договора проверьте документы, которые подтвердят реальность деятельности контрагента и его право распоряжаться имуществом. Кроме того, запросите о нем информацию из ЕГРЮЛ и других источников.
Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.
Одна из задач юристов – ведение договорной работы. В том числе перед новой сделкой нужно проверять будущего контрагента. Юристы выясняют, ведет ли он реальную хозяйственную деятельность и насколько добросовестно. Как о нем отзываются другие компании, нет ли угрозы банкротства или ликвидации. В каком качестве он участвует в арбитражных спорах и т. д. Чем больше достоверной информации соберут юристы, тем проще спрогнозировать риски по сделке. В ходе общей проверки запрашивают ряд документов для заключения договора.
Чтобы систематизировать работу юристов, в положении о договорной работе пишут, какие документы нужны для заключения договора:
• с юридическим лицом,
• с индивидуальным предпринимателем,
• с физическим лицом.
Так, перечисляют, какие документы нужно запросить для заключения договора с другой компанией:
1. Учредительные.
2. Регистрационные.
3. Документ об ИНН.
4. Выписку из ЕГРЮЛ.
5. Подтверждающие полномочия ответственного лица. В том числе проверяют подпись директора.
6. Лицензионные (если компания ведет деятельность, на которую нужна лицензия).
7. Правоустанавливающие (если сделка касается имущества, которым контрагент распоряжается).
Например, если между юридическими лицами планируют договор поставки, юристы компании-покупателя проверят документы для заключения такого договора:
• устав или учредительный договор поставщика;
• документы с ОГРН и ИНН;
• актуальную выписку из реестра;
• документы, которые подтверждают право поставщика распоряжаться товарами;
• доверенность представителя, который подпишет договор, или подпись директора и т. д.
Кроме того, чтобы снизить риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать для заключения договора актуальные версии документов списка.
Все документы, которые входят в перечень для заключения договора, должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати (если организация использует печать). Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов.
Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.
В список учредительных документов для заключения договора входят устав и (или) учредительный договор, в зависимости от вида юридического лица. Проверьте, чтобы они были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.
Запрашивайте уставные или иные учредительные документы в последней, действующей редакции, для договора это важно. Если компания получит предыдущую версию, она рискует не узнать о важных изменениях. Определить, какая версия представлена контрагентом, можно по выписке из ЕГРЮЛ. Если появились сомнения в достоверности, постарайтесь истребовать у контрагента предыдущие редакции учредительных документов.
Помимо учредительных, для заключения договора понадобятся регистрационные документы контрагента:
1. Свидетельство о государственной регистрации. Обратите внимание, что налоговая такую бумагу не выдает. Новые компании получают только лист записи ЕГРЮЛ.
2. Листы записи ЕГРЮЛ.
3. Документы о регистрации изменений учредительных документов.
4. Документы о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с изменением учредительных документов.
Обратите особое внимание на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
Если юридическое лицо меняло наименование, в этом случае наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием документе о госрегистрации. Однако изменение наименования организации обязательно должно быть отражено в листе записи ЕГРЮЛ или в свидетельстве о внесении изменений в ЕГРЮЛ.
К документам, необходимым для заключения договора, относятся документы из налоговой. Это:
1. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика. Наименование организации, указанное в учредительных и регистрационных документах, должно совпадать с наименованием организации в документе об ИНН.
2. Актуальная выписка из ЕГРЮЛ.
Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Также можно разработать единые правила по проверке документов от контрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора. Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.
При проверке информации, которая содержится в выписке, исходите из следующего:
• ЕГРЮЛ открыт для всеобщего ознакомления. Презюмируется, что лицо, которое полагается на данные ЕГРЮЛ, не знает и не должно знать о недостоверности таких данных;
• юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, которое добросовестно полагалось на данные ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не включенные в этот реестр, а также на недостоверность его данных. Исключение предусмотрено лишь для случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица;
• по общему правилу закон не устанавливает обязанности лица, которое не входит в состав органов юридического лица и не является его учредителем или участником, проверять учредительные документы юридического лица с целью выявления ограничений или разграничения полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица или нескольких единоличных исполнительных органов, действующих независимо друг от друга либо совместно;
• третьи лица, которые полагались на данные ЕГРЮЛ о лицах, уполномоченных выступать от имени юридического лица, по общему правилу вправе исходить из неограниченности этих полномочий. Если в ЕГРЮЛ содержатся данные о нескольких лицах, которые уполномочены выступать от имени юридического лица, третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий каждого из них. При наличии в ЕГРЮЛ данных о совместном осуществлении полномочий несколькими лицами третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий лиц, которые действуют совместно (п. 22 постановления Пленума ВС РФ № 25).
От лица контрагента договор будет подписывать руководитель или представитель.
Если подписывает директор, контрагент должен представить:
• решение о назначении генерального директора;
• протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица.
Кроме того, факт назначения директора подтвердит выписка из ЕГРЮЛ.
При проверке полномочий директора посмотрите, что написано в уставе организации. Например, полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. Если директор заключит сделку на сумму выше этого предела, ее могут признать недействительной (ст. 174 ГК РФ). Также в уставе, как правило, указывают срок, на который избирают руководителя. Проверьте, чтобы решение о назначении либо протокол об избрании не были просрочены.
Нужно иметь в виду, что положения об осуществлении полномочий не могут влиять на права третьих лиц и служить основанием для признания сделки, совершенной с нарушением этих положений, недействительной. Но это касается случаев, когда компания не знала об ограничениях у контрагента. Если докажут, что другая сторона в момент совершения сделки знала или заведомо должна была знать об ограничениях полномочий в уставе, это послужит основанием для оспаривания. При этом бремя доказывания данного обстоятельства возлагается на лиц, в интересах которых установили ограничения. Например, этим будет заниматься участник ООО, который выступает против сделки, заключенной директором ООО в обход ограничений.
Все неясности и противоречия в положениях об ограничениях полномочий директора толкуются в пользу отсутствия таких ограничений. Ссылку в договоре, что руководитель компании действует на основании ее устава, суд оценивает с учетом конкретных обстоятельств заключения договора и в совокупности с другими доказательствами по делу. Такое доказательство, как и любое другое, не имеет для суда заранее установленной силы и не свидетельствует о том, что другая сторона сделки знала или заведомо должна была знать об указанных ограничения (абз. 5–8 п. 22 постановления Пленума ВС РФ № 25).
Может показаться, что для заключения договора нужно проверить только ряд документов. Но подпись руководителя тоже следует подтвердить. Если появятся сомнения в достоверности подписи, можно запросить копию банковской карточки с ее образцом. Копию заверяет нотариус или банк, который ведет расчетно-кассовое обслуживание контрагента.
Когда в положении о договорной работе указывают, какие документы необходимы для заключения договора, отдельно упоминают проверку доверенности представителя компании. От имени компании договор может подписать не ее руководитель, а иной сотрудник: коммерческий директор, директор по развитию, менеджер зарабатывающего подразделения. Это зависит от величины компании, специфики сделки и т. п. Полномочия такого сотрудника нужно проверять наряду с полномочиями директора. В доверенности должно быть прямо указано, что он вправе заключать сделки (или данную сделку) от лица компании.
Запросите копию доверенности данного лица на право подписи договора. В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность недействительна (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Также указывается срок действия. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Проследите, чтобы между датой выдачи документа без срока и предполагаемой датой сделки было меньше года.
Кроме дат, проверьте форму доверенности. Ее заверяют или у нотариуса, или в самой организации. Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. Но если ее удостоверили в компании, должна быть подпись директора или иного уполномоченного сотрудника. Полномочия сотрудника на выдачу доверенностей тоже нужно подтвердить. В том числе актуальность полномочий директора на момент выдачи. А вот печать на доверенности требуется в случаях, прямо указанных в законе. В остальных случаях отсутствие печати на действительность документа не влияет.
Доверенность в порядке передоверия должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Договор, для заключения которого проверяют документы, может подписать сотрудник на основании доверенности в порядке передоверия, которую выдал руководитель филиала. В этом случае другая сторона сделки признается добросовестной, если она изучила первоначальную доверенность и в порядке передоверия (п. 129 постановления Пленума ВС РФ № 25).
Проверка лицензии контрагента нужна только в случае, если он ведет деятельность, которую необходимо лицензировать. Но если это так, лицензия входит в пакет документов, которые проверяют для заключения договора. Ориентируйтесь на перечень видов такой деятельности (ст. 1 и 12 Федерального закона № 99-ФЗ).
Обратите внимание на:
1. Перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Этот список или прилагают к лицензии, или указывают на обратной стороне документа. Настаивайте, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора.
2. Срок действия лицензии (если он указан). Убедитесь, что лицензия не утратила силу.
Документы на имущество также следует проверять по ситуации: если сделка касается данного имущества. Например, эти документы потребуются для заключения между юридическими лицами договора залога, аренды, купли-продажи и т. п. Юристам нужно подтвердить достоверность правоустанавливающих документов контрагента.
Если компания планирует сделку с ИП, такого контрагента тоже нужно проверить.
Но комплект документов для заключения договора с ним отличается от комплекта, который запрашивают у организации:
1. У индивидуального предпринимателя отсутствуют какие-либо учредительные документы – устав или учредительный договор.
2. Индивидуальный предприниматель, которого зарегистрировали до 1 января 2017 года, действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП).
3. У индивидуального предпринимателя нужно запрашивать выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).
4. Документами, подтверждающими право индивидуального предпринимателя на подписание договора, являются свидетельство ОГРИП и паспорт гражданина РФ.
В остальном документы для заключения договора с ИП должны отвечать тем же требованиям, что и для юридических лиц.
Долги контрагента
Долговая нагрузка контрагента – один из важнейших критериев при его оценке, когда речь идет об отношениях с формированием дебиторской задолженности, с использованием авансовых схем, отсрочке платежей. Чтобы верно оценить уровень долговых обязательств контрагента нужно разделить их по категориям и проверить каждую.
Задолженность контрагента перед налоговой инспекцией публична, ее можно посмотреть на сайте ведомства в свободном доступе. Эта информация критична. Если у контрагента есть задолженность перед налоговыми органами, его счет может быть заблокирован в том числе и с теми средствами, которые предназначены контрагентом для исполнения своих обязательств перед вами.
На этом первый этап проверки будет завершен.
Эта информация также является публичной, ее можно получить на сайте ФССП. Ситуация здесь схожа с долгами по налоговой. Если в рамках судебного предписания юридическое лицо не выплатит долги самостоятельно, ее имущество, в том числе находящееся на расчетном счете, может быть взыскано в любой момент времени.
О возможном возникновении долгов этого типа можно узнать заранее. Информацию об исках к контрагенту публикует сайт Арбитражного суда. Важно помнить, что взыскание долгов с юридических лиц не всегда ведет к неисполнению ими своих обязательств перед вашей компанией. Средств контрагента может хватить и на выплаты долгов и на эффективное взаимодействие с контрагентами. Оценить положение дел помогут балансы компании, сведения о прибыли и обороте компании.
Косвенные данные, необходимые для оценки долговой нагрузки контрагента могут дать его балансы. Информация по ним также является открытой.
Если во всех этих графах стоят прочерки, значит, кредитных обязательств в указанном отчетном периоде не было. Если какие-то из них заполнены, но баланс положительный, чаще всего это значит, что контрагент успешно справляется со своей финансовой нагрузкой. Однако, если платежная дисциплина на текущий момент времени важна вам (равно как и самые новые сведения о кредитах компании-контрагента) подробности вы сможете узнать из кредитной истории контрагента.
Кредитная история – самый точный инструмент оценки долговой нагрузки контрагента. Именно из нее мы можем почерпнуть актуальные данные о размерах и типах кредитов, сумме ежемесячных платежей, своевременности их внесения контрагентом, остатке долга. При этом данные актуальны именно на день запроса. Тогда как другие источники работают со значительной задержкой. Долги по налогам появляются по завершении налогового периода, арбитражи через 90 дней после возникновения задолженности плюс время на судебное разбирательство и так далее. Кредитная же история обновляется в режиме онлайн.
Сопоставив данные балансов и кредитной истории вы сможете вычислить уровень долговой нагрузки предприятия-контрагента:
• Для крупного бизнеса важно соотношение суммы долга к показателю EBITDA. Оно не должно превышать трех-четырех.
• Для малого и микробизнеса важен показатель оборота или прибыли. Ее должно хватать на оплату кредита и осуществление основной деятельности.
Оценивайте платежную дисциплину контрагента и его долговую нагрузку в течение всего периода сотрудничества. Оперативно реагируйте на ухудшение ситуации. В таком случае у вас будет больше времени для того, чтобы принудить контрагента к исполнению свих обязательств перед вашей компании и избежать ненужных финансовых потерь.
Акты сверки с контрагентами
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов).
Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) с контрагентами – это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год).
Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:
• движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
• наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.
Акт – это не первичный документ, потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.
По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.
Его рекомендуют использовать в следующих ситуациях:
• долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
• заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
• предоставление поставщиком отсрочки платежа;
• перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
• высокая стоимость товара; предметом договора является продукция широкого ассортимента.
Данные, которые указывает в акте взаиморасчетов с контрагентами организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента.
При обнаружении расхождений в учетных данных расхождения фиксируются в заключительной части документа.
Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново.
Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.
Кроме этого, если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам.
А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.
При этом, в настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа.
Также не закреплена законодательством и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, однако, это один из необходимых документов, который используется для контроля за соблюдения всех условий договоров.
При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить его форму в виде приложения к Учетной политике.
Составляя акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, фактически может осуществляться проверка сразу нескольких счетов:
• 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
• 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";
• 63 "Резервы по сомнительным долгам";
• 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";
• 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам";
• 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.
В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.
В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента.
При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Отчетность контрагента
Каждое предприятие желает видеть в числе своих контрагентов только честных и ответственных представителей. Но часто возникают моменты, когда из-за недобросовестности партнера сделки срываются или вообще приносят убытки. Чтобы избежать таких неприятностей, нужно быть уверенным в деловой репутации будущего партнера. Давайте посмотрим, как проверить отчетность контрагента.
Для начала нужно удостовериться, что предприятие действительно зарегистрировано, поэтому начинать проверку следует с достоверности ИНН. Сделать это можно несколькими способами. Самый простой – посетить сайт ФНС, вбить в окошко интересующий вас ИНН, и вы получите нужную вам информацию. Второй способ проверки подразумевает наличие на предприятии специальных программ. Кроме того, данные системы позволяют запросить выписку из ЕГРЮЛ (ИП), где получите интересующую вас информацию в развернутом виде. Полученная выписка свидетельствует о том, что предприятие действительно зарегистрировано.
Выписку из ЕГРЮЛ (ИП) вы можете официально запросить в налоговой службе, однако это более трудоемкий и долгий процесс.
Теперь, когда вы удостоверились, что контрагент существует, необходимо проанализировать его бухгалтерскую отчетность. Максимальное количество информации вы узнаете из баланса. Форму (с отметкой ИФНС) вы можете запросить непосредственно у партнера или получить ее посредством специализированных систем.
Баланс подтверждает несколько важных моментов, относительно интересующей компании:
• Сдает ли предприятие отчетность в ИФНС и, следовательно, функционирует.
• Какими средствами располагает фирма на отчетную дату.
Не стоит заключать договор с компанией, которая регулярно представляет в органы ФНС нулевую отчетность. Особое внимание уделите графам, которые информируют об уставном капитале, заемных средствах, основных средствах, финансах.
Имея на руках бухгалтерскую отчетность, несложно составить график, показывающий финансовое положение предприятия, основываясь на котором, можно принять верное решение относительно сотрудничества. Например, не стоит спешить оформлять «товарный кредит» с предприятием, которое имеет минимальный уставный фонд, вы рискуете в случае банкротства фирмы потерять свои финансы.
Если вы убедились, что предприятие зарегистрировано, его финансовое положение вас устраивает, обратите внимание на следующие моменты, которые часто являются признаками недобросовестных клиентов:
• Адрес регистрации предприятия не должен быть замечен на сайте ФНС в числе массовых, именно по этим параметрами можно определить фирмы-однодневки.
• Проверьте фактический адрес местонахождения компании, уточните, действительно ли именно там располагается интересующая вас фирма.
• Массовый руководитель также может свидетельствовать о недобросовестности компании. Если заметите, что руководитель является директором нескольких организаций или вообще имеет дисквалификацию, то не стоит доверять такой фирме.
Убедиться в добросовестности будущего партнера можно на сайте ФНС, проверив все параметры, перечисленные выше, или посредством специальных информационных систем. Кроме того, органы статистики обязаны предоставлять данные бухгалтерской отчетности по вашему запросу на бесплатной основе (приказ № 183).
Мы рассказали об основных параметрах, на которые стоит обращать внимание при заключении договора и анализе отчетности. Будьте внимательны, оформляя новые партнерские отношения.
Обязательства контрагентов
Контрагент или партнер по сделке – это лицо, с которым вы находитесь в договорных отношениях. Им может быть организация, индивидуальный предприниматель или обычное физическое лицо. Что делать, если ваш партнер не выполняет свои договорные обязательства: не оплачивает вовремя ваши товары, срывает сроки поставок, оказывает услуги ненадлежащего качества? Как привлечь его к ответственности?
Если вы сразу собрались подавать на контрагента в суд, то сначала внимательно прочитайте условия подписанного договора. Возможно, что его положения предусматривают обязательный досудебный порядок споров, в этом случае ваше исковое заявление будет просто оставлено без рассмотрения (ст. 148 АПК РФ). Обязательный досудебный порядок разрешения определенных категорий дел может быть также предусмотрен федеральными законами.
Но даже если спор с партнером не обязывает вас к досудебному урегулированию, все равно необходимо для начала обратиться к контрагенту с претензией. Такой порядок достаточно эффективен, т.к. позволяет вернуть до 40% долгов без затрат денег и времени на судебные разбирательства.
Самой частой причиной споров с партнером является просрочка платежей или дебиторская задолженность. Предлагаем на примере работы с дебиторкой подробнее разобраться в том, какие шаги возможно и необходимо предпринять для того, чтобы партнер по сделке выполнял перед вами свои обязательства.
Шаг № 0. Проверка контрагента до подписания договора.
Лучшим способом избежать возможных конфликтов с недобросовестным контрагентом будет проявление осторожности и осмотрительности при выборе партнера. Профилактика всегда эффективнее, чем лечение, поэтому напомним, что входит в перечень мероприятий по проверке контрагента.
Надо сказать, что налоговые органы все больше ужесточают требования к регистрации субъектов предпринимательской деятельности, поэтому фирм-однодневок, созданных специально для мошеннических схем, становится все меньше. Тем не менее, ответственность за то, с кем именно вы вступаете договорные отношения, никто, кроме вас, нести не будет. Помните, что бизнес – это рисковая деятельность.
Все дальнейшие шаги будут действенны только по отношению к реально действующему партнеру, который и дальше намерен вести легальный бизнес. Взывать к добросовестности лица, на котором уже «висит» с десяток исков, и который скрывается от кредиторов, практически бесполезно.
Прежде чем сообщать партнеру о просрочке платежа и обращаться в суд, убедитесь в том, что вы выполнили свои обязательства по поставке: товары поставлены в срок, в нужном количестве и ассортименте, контрагент не выставлял рекламаций о низком качестве, не требовал возврата товара. В противном случае вы рискуете получить встречный иск ответчика.
Шаг № 1. Сообщаем контрагенту о просрочке.
Дебиторская задолженность контрагентов должна постоянно находится на контроле – менеджеров по продажам, бухгалтерии, юриста или, если фирма небольшая, то самого руководителя. Часто незначительная просрочка платежа происходит из-за сбоев работы в бухгалтерии или плохой организации бизнеса в фирме партнера. Тем не менее, надеяться на то, что контрагент сам вспомнит о своей задолженности, не стоит. Сам факт того, что вы отслеживаете сроки прохождения платежей, будет побуждать его к финансовой дисциплине.
В первые же несколько дней после нарушения сроков оплаты надо направить контрагенту письменное напоминание о необходимости платежа. Это еще не претензия, а обычный деловой документ примерно с таким текстом: «В соответствии с условиями договора (укажите реквизиты договора) Вы приняли на себя обязательство по оплате поставленного товара. Обращаем Ваше внимание на то, сроки оплаты, предусмотренные п. (…) договора Вами нарушены. Просим произвести оплату задолженности в течение 3 банковских дней с момента получения настоящего письма».
Устные напоминания о просрочке по телефону или личной встрече с работниками партнера тоже не помешают, но они не могут заменить письменные уведомления.
Шаг № 2. Готовим акт сверки взаиморасчетов.
Если в указанное в напоминании время оплата не поступает, то надо позвонить и выяснить у работников контрагента, было ли получено ваше письмо. В некоторых случаях для решения вопроса достаточно выйти на руководителей организации партнера (если до этого вы контактировали только с менеджерами или бухгалтерией) или головной офис.
При отсутствии письменного ответа партнера на напоминание об оплате, где будет подтверждено наличие задолженности и прописан график платежей, необходимо выслать акт сверки расчетов по договору. Сделать это желательно в течение 10-15 дней после просрочки.
Шаг № 3. Приостанавливаем отгрузку товаров.
Если условия вашего договора предусматривают дальнейшую поставку товаров контрагенту, то после того, как истек срок оплаты, указанный в напоминании, можно приостановить поставку других партий. Право на это дает статья 486 (1) ГК РФ, однако, такая возможность должна быть предусмотрена в договоре.
Шаг № 4. Высылаем контрагенту претензию.
Закон не регулирует сроки и порядок претензионного взыскания, поэтому высылать претензию можно сразу при появлении просрочки, минуя стадии напоминания и требования провести сверку взаиморасчетов. Претензия – это уже более серьезный документ, подтверждающий ваше намерение взыскать задолженность. При обращении в суд претензия будет доказывать, что вы соблюли досудебный порядок споров.
В претензии, кроме самой суммы задолженности, указывают на условия ответственности партнера по договору (штраф и пеня) и на взыскание с него судебных расходов, если дело будет передано в суд. Можно также сослаться на общие нормы договорной ответственности, предусмотренные статьями 307, 309, 310 ГК РФ.
Вся переписка по взысканию задолженности с партнера должна иметь доказательства ее вручения:
• если документы высылались по почте, то это должно быть заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении;
• если документы доставлялись лично вашими работниками или курьерской службой, имеющей лицензию на оказание почтовых услуг, то на втором экземпляре должна быть проставлена отметка контрагента о получении (номер учета входящих писем, подпись ответственного лица, печать организации или штамп для корреспонденции).
Что касается адреса доставки документов, то их обязательно надо отсылать по официальному юридическому адресу. Даже если вы наверняка знаете, что контрагент находится по другому адресу (фактическому или почтовому), именно обращение по юридическому адресу доказывает, что вы связывались с партнером по вопросу урегулирования спора.
Дополнительное обращение по другим контактам (фактическому адресу нахождения партнера, домашнем адресу руководителя или учредителя) может иметь практическое значение, но не заменит для суда обращения по юридическому адресу.
Шаг № 5. Обращение в суд.
После получения претензии контрагент, намеренный сдержать свои обязательства, как правило, идет на переговоры, подтверждает наличие задолженности, просит провести ее реструктуризацию, предлагает свой график платежей. Если же ничего подобного не происходит, то следующий шаг – подготовка искового заявления для обращения в суд.
Для подготовки иска надо собрать документальную базу, т.е. быть готовым убедить суд в том, что партнер заключил с вами договор, не выполнил свои обязательства и не реагирует на требования погасить задолженность. Большое значение имеет правильное обоснование своих требований в исковом заявлении.
Споры, связанные с ведением предпринимательской деятельности, рассматриваются в арбитражных судах, но по соглашению сторон можно обратиться и в третейский суд (статья 4(6) АПК РФ). Третейский суд – это негосударственный орган, решение которого исполняется сторонами в добровольном порядке. Популярность третейских судов растет, т.к. рассмотрение дел в нем проще и оперативнее, но обращаться в них имеет смысл только, если ваш партнер настроен на ведение переговоров и готов урегулировать конфликт.
Шаг № 6. Потребуйте принятия обеспечительных мер.
Судебная процедура длительная и сложная, за это время недобросовестный партнер может вывести свои активы (перевести деньги с расчетного счета, распродать или передать имущество третьим лицам) или перепродать неоплаченный товар. Если у вас есть основания предполагать это, то одновременно с подачей искового заявления вы можете подать в арбитражный суд ходатайство об обеспечении иска.
Перечень обеспечительных мер приводится в статье 91 АПК РФ, к ним относятся:
• наложение ареста на денежные средства и имущество ответчика;
• запрет на передачу или другие действия по отношению к спорному имуществу (партии товара или поставленного вами оборудования)
• передача спорного имущества на хранение истцу или доверенному лицу.
Шаг № 7. Требуйте исполнения судебного решения.
Принятие судебного решения в вашу пользу – это только половина дела. Если спор с партнером перешел в такую плоскость, то понятно, что добровольно погашать задолженность контрагент не хочет или не имеет возможности. Сохраняйте активную позицию по взысканию задолженности, следите за тем, как служба судебных приставов выполняет судебное решение, вступившее в законную силу, требуйте ареста счетов и имущества должника, если эти меры не были приняты судом на этапе рассмотрения иска.
К сожалению, надо признать, что значительный процент судебных решений не исполняется, поэтому такое важное значение имеет проверка добросовестности контрагента на преддоговорном этапе.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
