Согласно ст. 2 ТК РФ, каждый человек имеет полное право на ежегодный оплачиваемый отпуск. По общему правилу его длительность составляет 28 календарных дней. Заменить эти дни денежной компенсацией невозможно. Сотрудник вправе получить деньги только в случае, если его отпуск больше 28 дней или при увольнении.
Кто может заменить отпуск компенсацией за неиспользованный отпуск без увольнения:
• работников-инвалиды;
• работники вредных и опасных производств;
• сотрудники, которые имеют особый характер работы;
• муниципальные служащие:
• специалисты с ненормированным рабочим днем;
• работники, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Вы можете устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска по своему усмотрению с учетом производственных, а также финансовых обстоятельств. Зафиксируйте условия и порядок их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Некоторым категориям лиц нельзя заменить отпуск компенсаций. Это беременные, несовершеннолетние, работники вредных или опасных производств. Относительно последних есть оговорка: если дополнительный отпуск за вредные или опасные условия больше минимальной продолжительности, то есть 28 календарных дней, дни превышения можно заменить денежной компенсацией с согласия работника.
В отдельных ведомствах полностью запрещена компенсация отпуска. Это обычно закреплено в локальных актах.
Например, в 2020-2021 годах нельзя заменять любые виды отпусков:
• сотрудникам ОВД в соответствии с ч. 3 ст. 45 Положения, утвержденного постановлением Верховного совета РФ № 4202-1;
• специалистам органов таможни в соответствии с п. 2 ст. 35 Закона № 114-ФЗ.
Ограничения снимаются при увольнении сотрудника. В случае, если с ним расторгают договор, начисляйте компенсацию за неиспользованный отпуск в полном объеме и выплачивайте ее в строго отведенные сроки. Ориентируйтесь на ч. 3 ст. 126 ТК РФ, чтобы не нарушить закон.
Посмотрите ее в трудовом договоре или других документах. Уже через 6-12 месяцев работник вправе отдохнуть.
Для этого разделите 28 календарных дней на 12 месяцев. Получается, что за месяц работы полагается 2,33 дня отдыха.
Инвалиды должны отдыхать 30 дней, сотрудники моложе 18 лет — 31 день, а педагогические работники — 42 дня.
Например, с 9 июня по 8 июля отработан один месяц. Если человек работал меньше 15 дней, этот период не учитывайте, а если больше — округляйте до месяца. Опирайтесь на пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, которые были утверждены еще постановлением НКТ СССР № 169.
Не забывайте вычитать дни, когда подчиненный отсутствовал на работе без уважительных причин или был отстранен от выполнения должностных обязанностей. Отнимайте и дни ухода за ребенком, а вот периоды декрета засчитывайте.
Например, сотрудник отработал только десять месяцев. Чтобы понять, сколько дней нужно компенсировать деньгами при увольнении, умножьте 10 на 2,33. Получается 23,33 дня.
Прибавьте эти дни к текущему. Для удобства используйте формулу: Продолжительность ежегодного отдыха : 12 месяцев x Количество полных месяцев работы - Число дней ранее использованного отпуска = Дни неиспользованного отпуска.
Учитывайте, что если сотрудник не ходит в отпуск более двух лет подряд, проблемы возникнут именно у вас. Своевременно информируйте подчиненных о начале ежегодного отдыха. Если они отказываются, переносите даты на более поздний период. Учитывайте, что компенсация за неиспользованный отпуск за год запрещена законом.
Для этого установите период, за который работнику полагается отпуск. Сложите все выплаты за этот срок, кроме средств социальной поддержки.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если предыдущий год сотрудник отработал полностью, при этом не было исключений из расчетного периода по причине болезней или прогулов, используйте формулу: (Сумма за расчетный период : 12) : 29,3, где 29,3 — среднемесячное число календарных дней, а 12 — количество месяцев в году.
Когда из расчетного периода исключаете некоторые дни, пользуйтесь такой формулой: Сумма выплат за расчетный период : ((29,3 х Количество всех полных календарных месяцев) + Число дней в неполных месяцах)
Количество календарных дней в неполных месяцах рассчитывайте так: 29,3 : Количество дней месяца х Число отработанных в течение месяца дней.
В целом расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении производят аналогичным образом. Единственное, вы обязаны оплатить дни неотгулянного отпуска, в том числе дополнительного, за все годы, даже если прошло более 2 лет с момента возникновения права на отдых.
Сотрудник вправе рассчитывать на полную компенсацию за 28 дней отпуска, если он проработал в организации больше полугода, а затем был уволен из-за:
• ликвидации фирмы или ее реорганизации;
• сокращения штата или временной приостановки работ по любым причинам;
• поступления на срочную военную службу;
• непригодности к работе по состоянию здоровья.
Во всех остальных случаях размер выплат напрямую зависит от месяцев работы. Например, за 10 месяцев вы должны выдать компенсацию за 23,33 дня. При отпуске с последующим увольнением последним рабочим днем считается последний день отдыха. Если работник отгулял все дни, компенсация ему не полагается, так как он получил отпускные.
Если сотрудник продолжает работать, денежную компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивайте за три дня до даты начала отдыха. В случае, если сотрудник увольняется, произведите полный расчет в последний рабочий день или на следующий. Строго соблюдайте требования ст. 140 ТК РФ, иначе вам придется выплатить весомые штрафы.
Размер штрафа за невыплату компенсации за неиспользованный отпуск регулирует ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:
• юридические лица платят 30 000-50 000 руб.;
• должностные лица юрлица-работодателя — 10 000-20 000 руб.;
• индивидуальные предприниматели — 1000-5000 руб.
Если вы выплатите деньги за неиспользованный отпуск с нарушением установленного срока, вместе с компенсацией вас обяжут заплатить за задержку трудовых выплат (ст. 236 ТК РФ). Правда, такой сценарий возможен только в том случае, если недовольный сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию или прокуратуру.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
