Командировочные расходы — это затраты работодателя на поездку работника в другой населенный пункт для выполнения там служебного задания. Сколько денег должна выдать компания, какие траты надо обязательно согласовывать с руководством, и как по ним отчитываться, читайте в материале.
Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России в 2020 году, за счет компании необходимо:
• приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
• оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
• выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
• иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.
Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.
Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.
По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.
Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.
По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных.
В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
• 700 рублей — за день поездки по стране;
• 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.
После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ
Суточные командировочные расходы в 2020 году
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные в 2020 году при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ.
Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ № 4357).
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
Размер командировочных расходов в 2020 году
В первую очередь заслуживает внимания норма суточных командировочных расходов по России. Она закреплена в положениях коллективного договора или локального трудового акта, и как уже было сказано выше, для того, чтобы не платить налог работодатели не устанавливают лимит более 700 рублей за одни командировочные сутки. Если по договору сумма будет больше, то из неё удерживаются НДФЛ и страховые взносы.
Существуют основные правила выплат командировочных в 2020 году, к которым относится то, что они выплачиваются за каждый день, проведённый в командировке, включая выходной или праздник. Сюда же относится время пребывания в пути, а также оплата вынужденной задержки, даже в том случае если она произошла по вине транспорта.
Первым днём командировки считается тот день, когда отправляется транспортное средство, а последний день – это время прибытия обратно к постоянному месту работы. Примечательно, что если транспорт отправляется в 23.50 4 мая, например, то именно этот день будет считаться первым и за него положены выплаты.
Относительно того, какой будет сумма суточных командировочных расходов в 2020 году стоит сказать, что максимальная норма по отношению к прошлому году не изменилась. Окончательная сумма устанавливается трудовым договором, но не облагается налогом НДФЛ только 2500 рублей.
Бюджетники могут похвастаться собственными нормами суточных расходов при заграничных поездках, что было принято в постановление правительства. Для каждой страны суммы разные – например, для Китая суточные составляют 67 долларов, а для поездки в Казахстан за сутки выплачивается только 55 долларов.
Отдельное внимание уделяется тому, что даты выезда и въезда в Россию фиксируют проездные документы, на которых ставятся отметки, что характерно для стран СНГ, для поездок в другие уголки мира суточные считаются по печатям в загранпаспорте, которые свидетельствует о том, что сотрудник пересек границу.
Отдельным нюансом является то, что если до выезда за границу человек вначале перемещается по территории России, то суточные для него считаются по внутренним нормам, то есть до 700 рублей в день. Однако с момента пересечения границы норма возрастает до 2500 рублей.
Выше уже было сказано о том, что однодневные командировки не оплачиваются работодателем, а с учётом того, что минимальные командировочные расходы суточные в 2020 году составляют 100 рублей в день, это бессмысленно. Однако работодатели при однодневных командировках обычно возмещают сотруднику стоимость проезда, иначе последний может просто отказаться, по сути, от выполнения своих трудовых обязанностей. В полном размере суточные оплачиваются в случае поездки за рубеж.
Как правило, в командировках работодатель выплачивает компенсацию расходов сотрудника, которые связаны с поездкой. Обычно такое правило прописывается в локальном трудовом договоре или по нему издается указ, в котором содержится исчерпывающая информация по поводу компенсации суточных расходов при однодневной поездке.
В договоре отдельной строкой указывается сумма компенсации, ведь если не заплатить НДФЛ от суммы, превышающей лимит, установленный законодательством, то штраф будет довольно высоким.
Для того, чтоб оплата суточных командировочных была произведена по всем правилам и в полном объеме, сотрудник по возвращении из служебной поездки обязан предоставить организации в течение трёх рабочих дней авансовый отчёт, где будет указана сумма израсходованных средств, а также расчет по выданному денежному авансу на командировку.
Авансовый отчёт не требует от сотрудника отчитывания по суточным расходам как на территории Российской Федерации, так и за её пределами. Подтверждающих документов по суточным нет, обычно работодатель выплачивает сотруднику определённую сумму, которую он вправе потратить по своему усмотрению.
Частные случаи в разных компаниях рассматриваются в индивидуальном порядке и в случае необходимости прописываются в трудовом договоре.
Норма командировочных расходов в 2020 году
Норма суточных командировочных расходов в 2020 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.
Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.
С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2020 года, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.
Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.
С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но вскоре бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.
Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2020 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.
Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.
Чтобы бухгалтеру правильно рассчитать сумму выплат, следует количество дней пребывания в служебной поездке умножить на утвержденную норму суточных расходов.
При подсчете количества дней учитывайте:
• все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
• дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
• дни вынужденного простоя или задержки.
Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.
Оплата командировочных расходов в 2020 году
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке в 2020 году соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
• среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
• фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
• если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.
Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.
Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.
ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):
1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
• железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
• самолётом – салона эконом класса;
• автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
2. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
• наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
• сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
• цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
3. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2020 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
• в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
• на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.
Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Командировочные расходы в бюджетном учреждении в 2020 году
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).
Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, в 2020 году предоставляются следующие гарантии:
• сохранение места работы (должности);
• среднего заработка;
• возмещение расходов по проезду;
• возмещение расходов по найму жилого помещения;
• возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.
Именно перечисленными нормами, характеризующими содержание хозяйственной операции по возмещению расходов, производимых в командировке, и будем руководствоваться при выборе кода видов расходов (далее — КВР) и подстатей КОСГУ. Мы помним, что расходы относятся на подстатьи КОСГУ в зависимости от их экономического содержания (п. 3 Порядка № 209н).
Прежде всего отметим, что при направлении работника в командировку обеспечение гарантий, закрепленных в статьях 167, 168 ТК РФ, может осуществляться двумя способами:
1. Сотруднику выдается аванс для приобретения проездных документов и оплаты гостиницы, выплачиваются суточные. Также компенсируются по возвращении фактически произведенные в целях командировки расходы.
2. Учреждение самостоятельно приобретает командируемому сотруднику билеты для проезда (перелета), оплачивает гостиницу, приобретает ГСМ и т. п.
Порядок отнесения расходов на КВР и КОСГУ в обоих случаях будет различаться.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), в 2020 году было перенесено на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. Ранее они учитывались по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России № 02-05-10/45153).
Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:
• на подстатью 222 "Транспортные услуги" КОСГУ в части закупки билетов (пп. 10.2.2 п. 10 Порядка № 209н);
• на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ в части проживания.
Приобретение учреждением других услуг и материальных ценностей, необходимых для проведения командировки, отражается по соответствующим подстатьям статьи 220 "Оплата работ, услуг" КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 "Поступление нефинансовых активов" КОСГУ, исходя из экономического смысла.
Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка № 209н).
Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в пп. 49.5 п. 49 Порядка № 132н, является отражение командировочных расходов, следующим образом:
• выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда", 122 "Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда", 134 "Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания" и 142 "Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда" (смотрите также пп. 51.1.1.2, пп. 51.1.2.2, пп. 51.1.3.3, пп. 51.1.4.2 п. 51 Порядка № 132н);
• оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) - по КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" (смотрите также пп. 51.2.4.4 п. 51 Порядка № 132н).
Таким образом, в Порядке № 132н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.
Согласно пп. 49.5 п. 49 Порядка № 132н перечень иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, относимых на КВР 112, 122, 134 или 142 определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств - в нормативном правовом акте). То есть, если в соответствующем акте не поименованы те или иные расходы, производимые сотрудником в командировке с ведома работодателя, они не могут быть отнесены на КВР 112, 122, 134 или 142. В таком случае расходы будут относиться на КВР 244.
Как видим, отнесение командировочных расходов может осуществляться по различным КВР и КОСГУ в зависимости от того, выдаются ли (компенсируются) денежные средства сотруднику или учреждение приобретает для него услуги. А порядок отнесения иных расходов, производимых сотрудником в командировке, зависит от наличия перечня таких расходов, закрепленного в соответствующем акте, и присутствия в таком акте конкретных расходов.
Наряду с изложенным интересно, что если целью командирования является закупка материальных запасов, например, горюче-смазочных материалов, то расходы на закупку следует отразить по КВР 244 и подстатье 343 КОСГУ (письмо Минфина России № 02-05-10/17872).
Напомним, КВР и расходные подстатьи КОСГУ применяются во взаимной увязке. В связи с этим советуем всегда проверять КВР на увязку со статьями (подстатьями) КОСГУ согласно Информации Минфина России "Таблица соответствия КВР и статей (подстатей) КОСГУ, относящихся к расходам бюджетов, применяемая начиная с прошлого года". Таблица соответствия КВР и статей (подстатей) КОСГУ, относящихся к расходам, часто претерпевает изменения. На момент подготовки материала действующей является информация. Актуальные таблицы увязок Минфин России размещает на своем официальном сайте Минфина (Бюджет - Бюджетная классификация Российской Федерации - Методический кабинет).
Командировочные расходы в 2020 году за границу
Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России. Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику. Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле.
Начнем с темы выдачи средств под отчет в 2020 году в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России № 29-1-1-ОЭ/20642).
Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.
Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке.
Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты — 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ № 749). Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу — по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).
Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами. Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника.
Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина № 03-04-06/56259, № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России № ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса».
Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.
Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.
Возмещение командировочных расходов в 2020 году
Перечень расходов, подлежащий возмещению в командировке, регламентирован положениями НК РФ. Согласно пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ командировочные расходы включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и подлежат возмещению.
Работодатель в 2020 году возмещает сотруднику расходы, понесенные в командировке, при наличии следующих документальных оснований:
• возмещение проезда осуществляется на основании оригиналов проездных документов (ж/д, авиа- билетов, квитанций на оплату услуг перевозки, оформленных в соответствующем порядке);
• расходы на проживание компенсируются на основании оригиналов квитанций, выданный гостиницей либо иной организацией (ИП, физлицом), оказавшей услуги временного размещения;
• суточные – расходы, подлежащие возмещению на основании приказа о командировке, при наличии авансового отчета (без необходимости предоставления первичных документов, подтверждающих расходы).
Возмещение прочих расходов, связанных с пребыванием сотрудника в командировке, производится на основании оригиналов первичных документов (квитанции, чеки, акты выполненных работ, т.п.), подтверждающих такие расходы.
Ниже описан порядок возмещения расходов, понесенных сотрудников в период командировки.
На первом этапе работодатель составляет приказ, согласно которому сотрудник направляется в командировку.
Командировкой признается направление работника в другой населенный пункт с целью выполнения ним производственных задач.
Документ может быть составлен как в свободной форме, так и с использованием унифицированного бланка Т-9.
В тексте документа следует указать:
• наименования организации;
• ФИО, должность сотрудника, который направляется в командировку;
• место командировки (населенный пункт);
• период командировки (с___ г. по ___ г.);
• цель командировки (контроль деятельности подразделений, замена временно отсутствующего сотрудника, переговоры с потенциальными клиентами, заключение договора поставки, т.п.);
• основание для командировки (служебное задание).
После подписания приказа руководителем, документ передается сотруднику, который направляется в командировку, для ознакомления.
На основании приказа о командировке сотрудник составляет заявление о выдаче аванса на командировку. Расчет аванса осуществляется на основании норм командировочных расходов, установленных локальными нормативными актами предприятия.
Сотрудник подписывает заявление, передает его руководителю для согласования, после чего документ поступает в бухгалтерии в качестве основания для выдачи аванса.
Согласно НК РФ, аванс должен быть выдан сотруднику не позже дня, предшествующему дню начала командировки.
Аванс на командировку может быть выдан наличными через кассу либо перечислен в безналичной форме на банковскую карту сотрудника – в зависимости от порядка, предусмотренного в организации.
По окончанию командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет АО-1 с указанием понесенных расходов. К авансовому отчету работник прилагает оригиналы квитанций, чеков, прочих документов, подтверждающих такие расходы. Срок предоставления авансового отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (с учетом дней в пути).
Командировочные расходы подлежат возмещению в случае, если сумма аванса, выданного работнику, оказалась меньше расходов, которые сотрудник фактически понес в период командировки.
Срок возмещения командировочных расходов определяется в соответствие с положениями локальных нормативных актов компании. Как правило, бухгалтер организации перечисляет сотруднику сумму возмещения в день предоставления авансового отчета. При этом порядок оплаты труда и выплаты компенсации, принятый в компании, может предусматривать возмещение командировочных расходов в срок выплаты зарплаты (аванса), т.п.
Так как расходы, возмещаемые сотруднику в период командировки, относятся к компенсациям, сумма таких расходов выплачивается в «чистом» виде и НДФЛ не облагается.
В то же время компании, выплачивающие командированным сотрудникам суточные сверх лимита, установленного абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, обязаны начислить НДФЛ и выплатить налог в бюджет в общем порядке. В 2020 году сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 руб./сут. для командировок в пределах РФ, 2.500 руб./сут. – для загранкомандировок.
Напомним, что работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день пребывания в командировке, в том числе за дни нахождения в пути (день отъезда/приезда).
Что касается налога на прибыль, то компания вправе включить в налогооблагаемую базу только сумму суточных в пределах лимита НК. Суммы, выплаченные сотрудникам сверх нормы, при расчете налога на прибыль не учитываются.
Немного иначе обстоит дело с налогообложением расходов на проживание и проезд. Данные виды расходов работодатель вправе возмещать в полном объеме, без необходимости начисления и удержания НДФЛ. Также вся сумма расходов на проезд и проживание включается в расчет налога на прибыль.
При этом, компании, как правило, ограничивают возможности сотрудников в расходах на аренду жилья, устанавливая определенных лимит для командировок внутри страны и за пределами РФ. Такие ограничения вполне правомерны при условии, что лимиты проживания зафиксированы в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).
Учет командировочных расходов в 2020 году
Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на сче-тах учета производственных затрат, так как командировка – это поездка в производственных целях.
Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение ра-ботодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма в 2020 году не установлена, поэтому организация может уста-новить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обяза-тельно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, слу-жебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, на-пример образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также ука-зать иные командировочные расходы.
Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командиров-ки, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Воз-можно перечисление на банковскую карту.
Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из про-должительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.
Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выда-че аванса на командировочные расходы будет: Дт71 Кт50.
Если осуществляется перечисление на карту работника: Дт71 Кт51.
В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для вы-полнения служебного поручения.
В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.
За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выпла-тить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и празднич-ные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Поло-жения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.
Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.
Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры су-точных, которые не облагаются НДФЛ:
• 700 рублей в день при командировках по России;
• 2500 рублей в день при командировках за границу.
Страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения вне-сены Федеральным законом № 243-ФЗ.
Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимо-сти от фактического срока командировки.
Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период команди-ровки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник дол-жен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убы-тия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в пись-ме Роструда N 2450-6-1.
Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.
Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это произво-дилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.
Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. На-пример, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.
Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее ра-ботникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.
Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облага-ется (Приложение к Письму ФСС РФ № 14-03-11/08-13985).
Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/2/28976).
Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.
Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на коман-дировку будут отражаться проводкой: Дт20 Кт71.
Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой: Дт44 Кт71.
Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отража-ется проводкой: Дт08 Кт71.
В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается: Дт28 Кт71.
Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:
• Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам;
• Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.
Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.
Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому ука-зание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может от-разить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые рас-ходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предостав-лять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказ-чику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина N 03-07-11/22989).
Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не об-лагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.
При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.
Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за пери-од командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в раз-мере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных го-сударств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.
Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.
За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Поло-жения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уез-жает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, уста-новленной для командировки в это государство.
С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.
Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформле-ние загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).
Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в от-ношении признания и пересчета валюты в рубли.
Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналич-ном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России № 03-03-06/1/2059).
В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату вы-дачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006).
Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положе-ния о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки.
Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обяза-тельно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных доку-ментов производится учет командировочных расходов в 2020 году.
Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.
Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).
При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выгля-дят следующим образом:
Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.
Выплата командировочных расходов в 2020 году
С одной стороны, порядок и размеры выплат работодатели могут определять сами, с другой – есть и определенные правила. Жестко срок выплаты суточных в 2020 году не устанавливается, но аванс денежных средств для оплаты командировочных расходов должен быть выполнен до ее начала (п. 10 Положения об особенностях направления в командировку). По правилам, в 2020 году аванс должен включать в себя не только расходы на жилье и оплату проезда (если сотрудник оплачивает его сам), но и, собственно, суточные.
То есть за сколько именно дней до начала командировки выплачивать аванс с частью суточных работодатель может решать сам, прописав это во внутренних документах. Но сделать это нужно обязательно до начала поездки. В противном случае после возвращения работника ему придется выплатить компенсацию за задержку выплаты. Здесь все похоже на ситуацию с задержкой зарплаты.
Когда сотрудник отправляется в командировку, то даже при условии, что билеты и проживание компания оплатила заранее, возможны различные дополнительные расходы (например, на питание).
Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель должен начислять суточные:
• за все дни, когда сотрудник находился в рабочей поездке;
• за выходные и праздничные (то есть официально нерабочие) дни, если это время он фактически находился в поездке – причем время в пути также считается.
Суточные можно не выплачивать в случае однодневной поездки по России. При этом, компания-работодатель вместо суточных может выплачивать специальную компенсацию в таких командировках.
Размер суточных каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Однако, здесь есть свои тонкости. Например, по правилам не облагаются НДФЛ лишь суточные, размер которых не превышает 700 рублей при поездке по России и 2,5 тыс. рублей при зарубежных командировках.
Поэтому часто работодатели официально прописывают именно эти цифры во внутренних документах. Но ничто не мешает им платить сотрудникам больше, в этом случае придется лишь рассчитать и удержать НДФЛ.
Проводки по командировочным расходам в 2020 году
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет: Дебет 71 Кредит 50 (51).
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу: Дебет 50 Кредит 71.
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их: Дебет 71 Кредит 50.
По всем расходам в 2020 году в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету: Дебет 68 НДС Кредит 19.
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись: по дебету 76 счета и кредиту 51.
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в 2020 году в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
• на проезд;
• аренду жилого помещения;
• дополнительные расходы на проживание (суточные);
• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника.
Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):
• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.
Как оформить командировочные расходы в 2020 году
С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:
• Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке организации.
• Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.
Для оформления этих документов в 2020 году необходимо упоминание в локальных актах компании:
• Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
• Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
• Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки.
• Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.
Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.
Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.
Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.
Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.
При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.
Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.
Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.
При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.
Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.
Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.
Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.
Как правило, в журнал включаются следующие сведения:
• Личные данные о работнике;
• Наименование компании, в которую он отбывает;
• Название населенного пункта;
• Даты отбытия и прибытия;
• Отметка о получении отчета бухгалтерией.
В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.
В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.
Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.
К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:
• Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
• Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
• Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
• Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
• Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд.
• Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).
При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.
Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.
По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.
Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.
Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.
Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:
• Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
• Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
• Правильность написания авансового отчета.
Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.
Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.
Подтверждение командировочных расходов в 2020 году
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Каков порядок документального подтверждения расходов работника на проезд до места командирования и обратно в целях налога на прибыль? В Письме № 03-03-06/1/26918 Минфин привел положения ст. 252 НК РФ, на основании которой расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами в 2020 году понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной в соответствии с договором работе). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с положениями Федерального закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Чиновники финансового ведомства особо подчеркнули, что в случае отсутствия документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, налогоплательщик не вправе признать указанные расходы для целей налогообложения прибыли организаций.
В Письме № 03-03-07/11015 Минфин уточнил, что согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Принимая во внимание положения названных статей, а также нормы ст. 252 и 264 НК РФ, налогоплательщик вправе учесть расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения, при их подтверждении первичными учетными документами, оформленными в установленном порядке.
Согласно п. 7 Положения фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В Письме № 03-03-06/1/26251 Минфин, рассмотрев вопрос о подтверждении срока командировки при проезде на стороннем транспорте, высказал следующее мнение: в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на транспорте сторонней автотранспортной организации, оказывающей налогоплательщику услуги по перевозке сотрудника, с учетом того, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования указанного транспорта могут быть любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно на указанном транспорте.
Аналогичные разъяснения представлены финансистами в письмах:
• № 03-03-06/1/26489, № 03-03-06/1/23680, № 03-03-06/22368 – при рассмотрении вопроса об учете в целях налога на прибыль командировочных расходов на проезд работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте;
• № 03-03-06/1/24840 – при рассмотрении вопроса о подтверждении фактического срока пребывания работника в командировке в случае проезда к месту командировки и обратно на служебном транспорте;
• № 03-03-06/2/24237 – при рассмотрении вопроса о документальном подтверждении фактического срока пребывания работника в служебной командировке.
В Письме № 03-03-06/2/19106 чиновники финансового ведомства отметили, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.
Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т. д. При этом одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты уполномоченного работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.
Если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы для командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), нет оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом.
В Письме № 03-03-06/1/27392 Минфин, проанализировав положения ст. 252 и пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пришел к следующему выводу: направление в командировку сотрудника организации, избранного в состав одного из органов управления СРО, для выполнения возложенных на него обязанностей напрямую не связано с коммерческой деятельностью организации, расходы, возникшие с данной командировкой, налогоплательщик не вправе учесть для целей налогообложения прибыли организаций.
Сроки выплаты командировочных расходов в 2020 году
То, что любая командировка связана с расходами для организации (индивидуального предпринимателя) – это аксиома.
Направляя работника в служебную поездку, ему нужно возместить:
• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. Ведь работник, находящийся в 2020 году в командировке, должен как-то питаться и удовлетворять другие ежедневные нужды. Так как командировка происходит по инициативе работодателя, то справедливо, что он эти расходы и оплачивает.
Суточные нужно выплатить за все дни нахождения в командировке, в том числе, за выходные и нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на командировочный период.
Выплатить суточные следует заранее, чтобы не вынуждать работника тратить на поездку собственные денежные средства.
Что касается конкретного срока выплаты суточных при командировках в 2020 году, то он Трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовую сферу, не установлен. Поэтому определение срока выплаты остается на усмотрение организации.
Определившись со сроком выплаты суточных перед командировкой, нужно зафиксировать его в локальном нормативном акте организации, например, приказе руководителя организации или Положении о командировках.
Также срок выплаты можно установить в коллективном договоре, заключенном с работниками (ст. 168 ТК РФ).
Главное – выплатить суточные авансом, до начала командировки. В противном случае, организацию (работодателя) могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.
При появлении у нанимателя необходимости отправить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:
1. Первым делом издаётся соответствующий приказ;
2. На основании этого распорядительного документа выписывается командировочное удостоверение, на документе проставляется отметка о выбытии работника из места расположения предприятия;
3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.
Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне территориальной единицы, где располагается предприятие-наниматель и находится его основное рабочее место:
1. Оплата по среднему заработку – командировка предполагает сохранение заработной платы в таком размере;
2. Компенсация понесённых расходов на дорогу к месту командирования, проживание и иные нужды, связанные с рабочим процессом;
3. Суточные за каждый день служебного выезда (если выезд предполагает возвращение домой в тот же день – такая выплата не производится).
Основаниями для произведения командировочных выплат являются следующие документы:
• Приказ о направлении в командировку;
• Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
• Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
• Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д.) – они наклеиваются на отдельный лист бумаги и прилагаются к авансовому отчёту;
• Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.
Далее рассмотрим детально каждую из причитающихся командированному сотруднику выплат с обозначением всех важных нюансов и возможных спорных моментов.
Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника.
Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:
• По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
• Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
• Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.
После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал.
Среди них:
• Дни нахождения на больничном и в декрете;
• Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
• Дни простоя по вине нанимателя;
• Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
• Период забастовки без участия данного работника;
• Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.
Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.
Для получения искомой суммы потребуется произвести следующие действия:
1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.
При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат иногда возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:
1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.
На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:
1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.
На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:
• Оплата в двойном размере;
• Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.
Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.
Документы подтверждающие командировочные расходы в 2020 году
В письме №03-03-06/3/1456 Минфин напомним, что командировочные расходы подлежат возмещению при одновременном соблюдении следующих условий:
• расходы экономические обоснованы;
• понесенные расходы непосредственно связаны с производственной (коммерческой деятельностью);
• имеется документальное подтверждение затрат.
Что касается экономической обоснованности командировочных расходов в 2020 году, то требование считается выполненным при условии, что суммы, затраченные сотрудником на проживание, не превышают среднерыночные, а проезд осуществлялся транспортом эконом-класса с учетом выбора оптимального маршрута.
Как правило, контроль за расходами на проживание осуществляется посредством локальных нормативных актов (Положение о командировках), в которых фиксируются лимиты расходов (в разрезе городов, регионов, категорий сотрудников).
Расходы на проезд в командировке признаются экономически обоснованными при условии, что сотрудник добирался до места назначения наиболее дешевым видом транспорта. К примеру, для сотрудника, которые направляется в командировку из Краснодара в Ростов-на-Дону, экономически обоснованными будут расходы на проезд ж/д транспортом или автобусом. Если же сотрудник направляется из Краснодара в Тюмень, то целесообразно использовать авиатранспорт. Несмотря на то, что стоимость авиабилета будет выше цены ж/д билета, расходы на авиаперелет будет признаны экономически обоснованными с учетом времени, потраченного на то, чтобы добраться до места назначения.
Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.
Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2020, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2020 года.
Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов.
Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:
• приказ;
• авансовый отчет.
Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.
Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке.
Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:
• не учитывается при расчете налога на прибыль;
• облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).
Расходы на проезд в командировке подтверждаются оригиналами проездных документов.
Если для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник использовал ж/д транспорт, то подтверждающим документом является оригинал ж/д билета, в котором указана следующая информация:
• ФИО сотрудника;
• населенный пункт отбытия/прибытия (место работы/место командировки);
• дата отъезда/приезда (в соответствие с приказом о командировке).
Работодатель возмещает сотруднику стоимость билета в соответствие с суммой, указанной на проездном документе, с учетом дополнительных расходов (постель, страхование, налоги, сборы, т.п.).
Рассмотрим пример. Сотрудник Никаноров направлен в служебную командировку в г. Ростов-на-Дону. Период командировки согласно приказу – с 8 по 12 апреля 2020 года.
Для проезда в Ростов-на-Дону и обратно Никаноров приобрел 2 ж/д билета:
• билет Краснодар – Ростов, отъезд 08.04.2020 в 08:22 прибытие 08.04.2020 в 13:01;
• билет Ростов – Краснодар, отъезд 11.04.2020 в 23:14 прибытие 12.04.2020 в 04:54.
Так как даты приезда и отъезда, а также направление движения соответствует приказу о командировке, данные билеты являются подтверждением расходов на проезд.
Аналогичным образом возмещаются расходы на проезд водным и автотранспортом. В случае приобретения авиабилета, его стоимость подлежит возмещению при наличии посадочного талона.
В общем порядке подтверждение расходов на проживание в командировке осуществляется на основании квитанции об оплате услуг проживания.
В квитанции должна быть указана следующая обязательная информация:
• ФИО проживающего (сотрудник);
• период проживания (с «_» ____ __г. по «_» ____ __г.) с указанием количества суток («_» сут.);
• цена проживания за сутки и общая сумма к оплате.
Период проживания, указанный в квитанции, должен соответствовать периоду командировки по приказу, а также дате приезда и отъезда, отраженных в проездных документах.
Действующие нормы НК РФ не содержат ограничений относительно размера расходов на проживание, подлежащих возмещению в связи с командировкой. В связи с этим цена проживания контролируется работодателем на основании лимитов, установленных локальными нормативными актами компании.
Следует помнить о наличии на квитанции обязательных реквизитов:
• информации о юрлице/ИП, предоставляющем услуги проживания (полное наименование, адрес регистрации, ИНН, контактные телефоны);
• печать организации (гостиницы, отеля), подпись ответственного должностного лица.
Во избежание возможных споров с налоговыми органами, для подтверждения расходов, помимо квитанции, также необходимо иметь счет на оплату услуг проживания, договор с гостиницей, а также копии выписки из ЕГРИП (если на время командировки жилье арендовано у ИП). Указанные документы не являются обязательными, но они с большой вероятностью застрахуют работодателя от возможных претензий со стороны налоговиков.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
