Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про командировочные расходы и все что с ними связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
К командировочным расходам относят суточные за время служебной поездки, оплату проезда, проживания, а также другие разрешенные расходы работника, которые одобрил работодатели во время командировки (ст. 168 ТК).
Нормы и правила возмещения командировочных расходов устанавливает каждый работодатель. Организация издает свой нормативный акт, например, положение о командировках. В положении указывает, какие расходы обязана возместить командированным сотрудникам, в частности, устанавливает сумму суточных.
Аванс на командировку работник должен получить до служебной поездки. Сумму аванса выдают наличными или перечисляют на карту работника. В аванс бухгалтер включает суточные, а также прочие расходы, которые установила компания. По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждающие документы.
Работник может уйти в отпуск из командировки и вернуться к служебным обязанностям сразу после отдыха. Минтруд назвал случаи, когда вы не вправе отказать в отпуске, даже если специалист находится в командировке.
В базе по налогу на прибыль в 2020-2021 годах учитывайте следующие командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК):
• суточные в размере, который установила компания и прописала во внутреннем документе;
• документально подтвержденные расходы на проезд командированного работника к месту служебной поездки и обратно;
• документально подтвержденные расходы на наем жилого помещения. Можно учесть также траты на оплату дополнительных услуг в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• стоимость оформления и выдачи виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Обратите внимание, что все расходы, кроме суточных, должны быть документально подтверждены. Суточные вы учитываете в установленном размере за все дни служебной поездки.
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.
Если компания является плательщиком НДС, вы вправе поставить к вычету НДС по командировочным расходам, в частности, НДС со стоимости билета или расходов на проживание в гостинице. НДС со стоимости проезда вы вправе принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в проездном документе (письмо Минфина № 03-07-11/63996).
Документально подтвержденные расходы на командировку НДФЛ и взносами не облагайте. Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах норм.
Так, не начисляйте НДФЛ и взносы на суточные, не превышающие 700 руб. за каждый день командировки в России и 2500 руб. командировки за рубежом (п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК). Если вы выплачиваете суточные, превышающие эти лимиты, сверхнормативные суточные облагайте НДФЛ и взносами.
Суточные командировочные расходы в 2020-2021 годах
Ваш сотрудник направляется в командировку, значит, вы обязаны выплатить ему суточные. Государство гарантирует, что работодатель обязан возместить работнику все виды расходов, а также дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. То есть суточные (ст. 168 ТК РФ).
Нормы суточных зависят от того, какое предприятие их выплачивает и куда едет сотрудник.
Коммерческие организации вправе сами устанавливать нормы выплаты суточных и утверждать их внутренним нормативным актом. Например, положением о командировках. То есть, каждая компания вправе сама нормировать суточные и определять, какую сумму начислять работникам за каждый день служебной поездки. Главное, что фиксация суточных необходима во внутреннем документе.
Обратите внимание, что для налогообложения суточных применяются иные нормы, но об этом далее.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Для федеральных учреждений нормы установило Правительство (постановление № 729). Норма – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Суточные в большем размере могут полагаться руководителю учреждения, только если у вас есть экономия бюджетных средств, либо средства, которые вы получили от приносящей доход деятельности.
Для региональных и муниципальных учреждений нормы устанавливают нормативным актом субъекта РФ или органа местного самоуправления.
Для расходов по налогу на прибыль или по налогу при УСН нормы суточных не применяйте. Включайте в командировочные расходы все выплаченные суммы работникам за время поездок.
Кроме того, нет норм для взносов на случай травматизма. Эти взносы вы не начисляете на всю сумму выплаченных суточных.
А вот для НДФЛ и страховых взносов в 2020-2021 годах нормы есть. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только суточные в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК). При выплате сверхнормативных суточных необходимо удержать с работника НДФЛ и на эту сумму начислить страховые взносы.
Начисляйте суточные за все дни нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Даты вы можете определить по проездным документам. Первый день – это дата отправления транспортного средства, на котором работник едет в командировку. Последний день командировки – это дата прибытия транспорта в город или поселок, где находится ваша организация.
Если работник прибыл после 0 часов, включайте в дни командировки этот день. Если вокзал (аэропорт, пристань) находится за чертой города, то время, необходимое для проезда до него, включайте в командировку (п. 4 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства № 749).
Многие бухгалтеры спрашивают, как оплачиваются суточные в выходные дни в командировке. Отвечаем, что и выходные, и праздники при нахождении в командировке оплачиваются полностью, в том же порядке, что и рабочие дни.
Суточные при однодневной командировке по России платить не надо, если работник может возвращаться из командировки домой (п. 11 Положения о командировках).
Однако все остальные расходы при однодневных поездках вы обязаны возмещать работникам и вправе учитывать в расходах и при налогообложении (п. 1 письма Минтруда № 14-2-242).
Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных – выдавайте их в составе аванса на командировку. Весь аванс выдайте на основании приказа руководителя или иного документа. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника. Если оформили приказ, заявление не обязательно (Указания ЦБ № 3210-У).
Выдать аванс можно, даже когда сотрудник не отчитался за те командировочные, которые получал ранее.
Суточные списывайте, когда сотрудник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет.
Чтобы списать затраты, вам потребуются авансовый отчет и проездные документы – эти бумаги подтвердят даты, когда сотрудник фактически был в командировке. По авансовому отчету признавайте расходы в бухучете, при расчете налога на прибыль и УСН.
Суточные списывайте, когда сотрудник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет.
Чтобы списать затраты, вам потребуются авансовый отчет и проездные документы – эти бумаги подтвердят даты, когда сотрудник фактически был в командировке. По авансовому отчету признавайте расходы в бухучете, при расчете налога на прибыль и УСН.
Сроки выплаты суточных устанавливают работодатели и отражают во внутреннем документе. К примеру, в положении о командировках. Как правило, суточные выплачивают работнику до начала служебной поездки.
Форма 6-НДФЛ. В форме 6-НДФЛ необлагаемые налогом суточные не отражайте. Включайте только те суточные, с которых начислили НДФЛ. В строке 020 покажите всю сумму, в строке 030 – необлагаемую часть. В строках 040 и 070 начисленный и удержанный налог.
В разделе 2 покажите в отдельном блоке выданные суточные. В строке 100 поставьте последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет работника по командировке. В строке 110 укажите дату, когда удержали НДФЛ. В строке 120 – следующий рабочий день. В строках 130 и 140 запишите начисленные суточные и удержанный НДФЛ.
Расчет по взносам. Всю сумму суточных в разделе 1 РСВ отразите по строке 030 подраздела 1.1 приложения 1. Ту сумму суточных, которая страховыми взносами не облагается, отразите в ЕРСВ по аналогии с другими не облагаемым взносами пособиями и выплатами. Часть суточных, которые облагаются взносами, покажите в приложениях к разделу 1 в строках про базу для исчисления взносов.
Нормы командировочных расходов в 2020-2021 годах
Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (выплачивать суточные).
Абзацем вторым этой статьи установлено, что порядок и размеры выплаты суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Таким образом, организации, если она не относится к числу бюджетных, предоставлено право самой устанавливать размер фактически выплачиваемых ее сотрудникам суточных.
Это правило имеет важное значение не только применительно к отношениям между организацией и ее работникам, но и для определения обязанностей фирмы в сфере обязательных платежей.
Теперь рассмотрим вопрос о нормировании суточных применительно к отдельным отношениям по уплате налогов и взносов на социальное страхование.
В соответствии с Федеральным законом N 216-ФЗ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие изменения внесены в статью 217 НК РФ.
Напомним, до вступления в силу указанных положений Федерального закона N 216-ФЗ суды последовательно указывали, что НДФЛ не облагалась вся сумма суточных, выплачиваемых в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом фирмы. Такой вывод содержится, например, в решении Высшего Арбитражного Суда РФ N 16141/04, постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа N Ф08-4842/2007-1877А, ФАС Северо-Западного округа N А56-53705.
Тем не менее, налоговые органы и Минфин России не соглашались с позицией судей (письмо Минфина РФ N 03-04-06-02/28). Чиновники, необоснованно, на наш взгляд, указывали, что не облагаемыми НДФЛ являлись лишь суммы суточных, которые не превышали лимитов, установленных постановлением Правительства Российской Федерации N 93 для целей налогообложения прибыли.
В связи с этим работодателям приходилось и, возможно, еще придется (при проверках прошлых периодов) отстаивать свое право не удерживать НДФЛ с предусмотренных внутренними документами компаний суточных в судах.
Согласно статье 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы в 2020-2021 годах не подлежат налогообложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Налоговое законодательство не устанавливает специальных норм не подлежащих обложению суточных для единого социального налога, не предписывает руководствоваться при решении этого вопроса нормами суточных для целей НДФЛ или налога на прибыль.
В связи с этим и в настоящее время не утрачивает свою актуальность вывод, сделанный в пункте 6 информационного письма Президиума ВАС РФ N 106. В этом пункте говорится, что суммы суточных в пределах, установленных внутренними документами организации, не облагаются ЕСН. Этот вывод подтверждается также, например, постановлением ФАС Московского округа N КА-А41/13885-06.
"Правило для ЕСН" следует распространить и на обложение суточных пенсионными взносами и взносами на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Так, согласно статье 10 Федерального закона N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном – ФЗ страховании в РФ" объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН. Таким образом, суммы, не облагаемые ЕСН (в данном случае - суточные в установленных самой организацией размерах), не облагаются и пенсионными вносами.
В свою очередь, согласно пункту 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утв. постановлением Правительства РФ N 765 , взносы на страхование от НС и ПЗ не начисляются на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение командировочных расходов в пределах норм, установленных законодательством РФ. Поскольку эти нормы устанавливаются негосударственными организациями самостоятельно (статья 168 ТК РФ), взносами в ФСС РФ не облагаются суточные в пределах, установленных внутренними документами фирм. Этот вывод подтверждается и судебной практикой (постановления ФАС Поволжского округа от N А55-18912/06, ФАС Дальневосточного округа N Ф03-А80/07-2/1837).
Неприятным налоговым последствием установления справедливых суточных является то, что вне зависимости от реального размера возмещения прибыль суточные уменьшают лишь в пределах норм, установленных постановлением N 93 (см. подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Применительно к командировке внутри страны такая норма составляет лишь 100 рублей. При этом отметим, что невозможность учета сверхнормативных суточных при определении базы по налогу на прибыль - дополнительное основание не облагать эти выплаты ЕСН (пункт 3 статьи 236 НК РФ) и взносами на ОПС (см. также письмо УФНС России по г. Москве N 21-11/062098@).
Таким образом в настоящее время суточные не облагаются ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование и страхование от НС и ПЗ в пределах норм, определяемых внутренними документами небюджетной организации.
В доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Прибыль расходы на суточные уменьшают в пределах, указанных в постановлении N 93.
Оплата командировочных расходов в 2020-2021 годах
Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.
ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):
1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
• железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
• самолётом – салона эконом класса;
• автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
2. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
• наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
• сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
• цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
3. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
• в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
• на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.
Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Локальный внутренний документ, рекомендуемый в 2020-2021 годах для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.
Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:
• ФИО и должность работника;
• цель командировки;
• срок поездки;
• населённый пункт;
• проблемы, требующие решения.
Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.
При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.
Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:
• транспортные билеты;
• счета, чеки и квитанции;
• комиссионные сборы;
• пошлина за получение документации;
• расходы по обмену валют;
• провоз багажа и оплата камер хранения;
• документы о проживании;
• копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
• путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.
После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.
Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.
Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ №03-04-07/6189.
Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.
Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.
Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
• среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
• фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
• если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.
Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.
Командировочные расходы за границу в 2020-2021 годах
Оформление загранкомандировки, в принципе, отличается от оформления деловой поездки внутри страны, но есть и похожие моменты: нужно так же издать приказ, так же отмечать в табеле дни нахождения сотрудника в командировке. А вот состав расходов для выезда за границу шире, нежели для командировок по России. Еще до выезда необходимо получить заграничный паспорт, визу, прочие документы. Расходы по оформлению загранпаспорта или страховки, необходимых для въезда в страну командирования, возмещаются сотруднику. Помимо этого, работникам, выезжающим за рубеж, возмещаются и обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта, если сотрудник едет на автомобиле.
Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России № 29-1-1-ОЭ/20642).
Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.
Передавать именную корпоративную карту от одного сотрудника другому в 2020-2021 годах противозаконно. Но на практике подобные случаи встречаются, рекомендую в таких ситуациях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке.
Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее – перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.
Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты – 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ № 749). Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу – по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).
Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами. Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника.
Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина № 03-04-06/56259, № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России № ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса».
Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.
Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.
Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.
Учет командировочных расходов в 2020-2021 годах
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). За время нахождения в командировке за работником сохраняется заработная плата по месту постоянной работы.
При этом не имеет значения, направляется ли работник в другую организацию или филиал, участок или иное структурное подразделение организации, с которой работник состоит в постоянных трудовых отношениях. Считается командировкой направление работника на участок, филиал, который находится вне места его постоянной работы, если по условиям транспортного сообщения или характеру работы работник не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.
Не считается служебными командировками поездки работников, постоянная работа которых связана с разъездным или подвижным характером работ (например, работники почтовых вагонов, проводники пассажирских поездов, стюардессы и др.). Компенсации этим категориям работников устанавливаются в ином порядке, нежели работникам, направляемым в служебные командировки.
Все отношения, возникающие в 2020-2021 годах между работодателем и работником, направляемым в командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда и социальной защиты РФ.
Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок при командировке в пределах России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а при командировке за рубеж – 60 дней. Временное направление работника в другую местность на более продолжительный срок следует считать не командировкой, а временным переводом. Такой перевод требует обязательного согласия работника.
Распоряжение работодателя о выезде в служебную командировку формы Т-9 является для работника обязательным. Отказ возможен только при наличии уважительных причин, иначе отказ от командировки представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
Размеры компенсационных выплат командируемым работникам зависят от места командировки.
По этому основанию законодательство РФ выделяет два вида командировок:
• в пределах Российской Федерации;
• зарубежные страны.
В соответствии со ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные расходы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.
В соответствии со ст. 168 ТК порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении формы Т-10 по дате прибытия в место командировки и дате выбытия из него.
Датой выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а датой приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно датой отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется дата приезда работника в место постоянной работы.
Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. Для определения размера аванса рекомендуется составлять смету на командировочные расходы. В смете указываются место командировки, срок командировки, стоимость проезда, расходы на проживание, размер суточных.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.
Кроме перечисленных документов, используемых в организациях для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировки, могут также применяться:
• приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;
• договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные командировки за счет проверяющей организации;
• контракты с иностранными партнерами, договоры;
• письма-приглашения.
Отчет должен быть утвержден руководителем организации, после чего он должен служить основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса.
Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов.
Возмещение командировочных расходов в 2020-2021 годах
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).
Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729.
Возместить командировочные расходы в 2020-2021 годах в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ № 812 и Приказом Минфина РФ № 64н.
На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга № 755, Постановление Совета министров Республики Крым № 624).
Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1, либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов).
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.
Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.
Что входит в командировочные расходы в 2020-2021 годах
На основании статьи 166 ТК командировка представлена деловой поездкой, во время которой работник выполняет определенное задание от руководителя. Ее длительность строго указывается в специальном приказе, а также каждый день оплачивается за счет работодателя. Поскольку должностные обязанности исполняются вне стационарного рабочего места, то гражданин имеет право на возмещение командировочных расходов, связанных с переездом, питанием и проживанием в другом регионе или вовсе стране.
К особенностям служебных поездок относится:
• командировка обусловлена производственной необходимостью, например, если нужно подписать договор с контрагентом или провести проверку в филиале;
• в поездку отправляются исключительно штатные работников, поэтому не допускается привлечение сотрудников, работающих на основании договора ГПХ;
• если человек трудится на основании разъездного характера работы, то его поездки не считаются командировками;
• законодательством не регулируется периодичность отправки работников в служебные командировки.
Не допускается отправлять в деловые поездки беременных сотрудниц и несовершеннолетних, а также лиц, трудящихся по договору ГПХ или ученическому соглашению.
В 2020-2021 годах не привлекаются к поездкам люди творческих профессий. С письменного согласия допускается направлять в командировки сотрудников с несовершеннолетними детьми или родителей-одиночек, воспитывающих малышей до 5 лет. Это же относится к родителям детей-инвалидов. Не разрешаются поездки для работников-инвалидов, которые проходят реабилитацию.
Они представлены компенсацией расходов, которые приходится нести работникам во время поездки и исполнения должностных обязанностей вне рабочего места.
Поэтому гражданин получает следующие виды выплат:
• зарплата за каждый день нахождения в поездке;
• командировочные, которые покрывают затраты на аренду жилой недвижимости, оплату проезда и покупку продуктов питания;
• другие затраты, в которых возникает необходимость. Вот эти затраты, не требующие предварительного согласования с работодателем, и покрывает компенсация, называемая суточными.
Все вышеуказанные выплаты представлены командировочными расходами. Но нередко возникают проблемы с правильным определением размера суточных. Они представлены дополнительными выплатами, с помощью которых компенсируются расходы, которые приходится нести наемному специалисту во время поездки, и чаще всего выплачиваются, если длительность командировки превышает один день.
Командировочные расходы важно грамотно рассчитать, чтобы не возник излишек или недостача.
Правила расчета и выплаты командировочных расходов учитывают следующие расходы:
• оплата проживания в гостинице или иной арендованной жилплощади;
• питание в заведениях общественного питания или же покупка продуктов в магазинах;
• оплата общественного транспорта или такси, необходимого для передвижения по городу или между разными субъектами РФ;
• затраты, связанные с проведением делового обеда с потенциальными или текущими партнерами и контрагентами;
• иные затраты, обусловленные производственной необходимостью.
Специалист, отправляющийся в рабочую поездку от организации, обязан сохранять платежные документы и чеки, которые подтверждают расходы на проживание, питание или иные цели, так как эти бумаги используются в процессе расчета командировочных.
На практике часто возникают проблемы при учете всех затрат наемного специалиста. При этом на государственном уровне установлены границы по максимальной выплате.
Во время расчета суммы командировочных расходов определяется количество дней, проведенных в поездке, а также вид командировки. Учитываются не только дни нахождения в другом городе или стране, но и время, которое тратится на переезд или перелет. Выплачиваются деньги не только за рабочие дни, но и за праздники или выходные, если в этот период гражданин справлялся с рабочими обязанностями.
Порядок определения размера выплаты делится на этапы:
• руководитель компании оповещает работника о правилах расчета командировочных и имеющихся лимитах;
• гражданин отправляется в поездку, во время которой тратит нужное количество средств, сохраняя платежную документацию;
• после возвращения специалист составляет отчет, к которому прикладываются сохраненные бумаги;
• суточные расходы умножаются на количество дней, проведенных в командировке;
• на основании правильного расчета гражданину выплачивается положенная сумма.
Если человек не сохранит платежные бумаги, то он может лишиться компенсации.
На государственном уровне устанавливаются лимиты выплат. Они являются обязательными для бюджетных учреждений и рекомендательными для коммерческих организаций.
Нормы суточных в составе командировочных расходов:
• при путешествиях в пределах РФ назначается 700 руб. в день;
• если отправляется наемный работник в другую страну, то выплата увеличивается до 2,5 тыс. руб. в день.
Директора коммерческих предприятий могут устанавливать собственные лимиты, которые могут превышать эти значения, но за превышение придется платить страховые взносы и НДФЛ.
Чтобы получить оптимальный размер командировочных, работник обязан подготовить много документов, подтверждающих расходы.
К ним относятся:
• бумаги на арендуемую недвижимость;
• счета, подтверждающие оплату номера в гостинице или отеле;
• договор на аренду квартиры или дома;
• чеки из продуктовых магазинов, кафе или ресторанов;
• платежные документы, полученные после оплаты проезда на такси, поезде или другом транспорте;
• чеки на покупку постельного белья в поезде;
• чеки с заправки, если работник путешествует на собственном автомобиле.
Бумаги прикладываются к отчету, в котором приводятся основные результаты поездки.
НДФЛ с командировочных расходов в 2020-2021 годах
Важно обратить внимание на базовые правила, предусмотренные НК РФ:
• Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ.
• Законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
• Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме.
• При наличии подтверждающих документов не облагается НДФЛ возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения.
Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:
• на услуги связи;
• на оформление заграничного паспорта;
• на получение визы;
• на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина № 03-04-06/39125).
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов в 2020-2021 годах подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина № 03-03-06/1/26918). Однако для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы (например, справка от перевозчика).
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ.
Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Для этого рассчитайте:
• сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
• сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (13% – для резидентов или 30% – для нерезидентов (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ)). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Срок уплаты НДФЛ с суточных – не позднее рабочего дня, следующего за днем такой выплаты (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Оформление командировочных расходов в 2020-2021 годах
В 2020-2021 годах применение командировочного удостоверения не является обязательным, законодатели исключили такое требование. Вместе с тем, если в соответствующих локальных нормативных актах предприятия описана обязанность выписывать командировочные удостоверения, то оформление этого документа необходимо.
При этом следует иметь в виду, что предприятие, куда командирован сотрудник, может и отказать ему в проставлении штампа, руководствуясь отменой такого документа.
В данный момент основанием для начисления суточных, а также основанием для соответствующей отметки в табеле рабочего времени, является распоряжение руководителя о командировании сотрудника и проездные документы или служебная записка в случае отсутствия проездных документов по какой-либо причине (как утере, так и из-за использования личного транспорта).
Оформление командировки: оформляем и оплачиваем по шагам:
1. Перед отъездом сотрудника оформите приказ;
2. Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени;
3. После возвращения сотрудника получите от авансовый отчет с чеками;
4. Если работник едет на своем авто, возьмите с него служебную записку.
Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ № 749. Обратите внимание, что оформление удостоверений отменено. Это следует из постановления Правительства РФ № 1595. Теперь время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы. Кроме того, с недавнего времени отменена обязанность вести журнал учета командированных сотрудников (постановление Правительства РФ № 771). Этот журнал теперь можно вести по желанию.
Раньше документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.
Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.
Итак, вам не нужно оформлять служебное задание. Такое требование отменено.
Поэтому самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ (форма № Т-9а). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.
Обратите внимание: форму Т-9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).
Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.
Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.
Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).
После того как работник вернулся из поездки, он должен составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.
К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
При поездке заграницу время определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в поездку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.
Налогообложение командировочных расходов в 2020-2021 годах
По действующим нормам ТК РФ, работодатель обязан компенсировать работнику расходы на:
• проезд до места выполнения рабочего задания;
• оплату жилья на время нахождения в другом городе;
• покрытие расходов, которые возникают из-за проживания вне дома (это и есть суточные);
• оплату других оговоренных с работодателя услуг и товаров.
Согласно правилам Налогового кодекса РФ, налогами не облагаются компенсационные выплаты, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей – сюда входят и расходы при командировках (расходы на жилье, проезд, суточные в пределах норм и т.п.).
Эти расходы нужно подтверждать документально, если же подтверждающих документов нет, то НДФЛ не облагаются лишь расходы в рамках определенных лимитов. В текущий момент эти лимиты составляют 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок.
Командировка и налоги – интересная тема, рассмотрим ее с практической точи зрения ниже.
Налог на суточные в 2020-2021 годах можно назвать «частичным». Налог не нужно будет платить лишь если выплачиваемые суточные находятся в пределах оговоренных нормами лимитов (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Нормы расчета налога на прибыль при выплате суточных сегодня таковы: в случае, если работник отправляется в деловую поездку по России, лимит необлагаемых налогом суточных составляет 700 рублей в день. Если командировка заграничная – 2500 рублей в день.
По правилам, размер суточных, который компания закрепляет в нормативных документах, может быть любым. Если суточные сверх нормы, налогообложение может быть таким:
Например, можно установить сумму 5000 рублей в день. Выплаченные суточные сверх нормы при поездке по России приведут к необходимости уплаты НДФЛ с суммы 4300 рублей (5000 руб. — 700 руб. = 4300 руб.)
Если необходима командировка за границу, налоги также нужно платить. При заграничных деловых поездках лимиты не облагаемых налогом суточных выше. Поэтому в примере с суточными в размере 5000 рублей, в случае командировки за границу, налог нужно будет оплатить лишь с 2500 рублей (5000 руб. — 2500 руб. = 2500 руб.)
Расходы на командировку и налог на прибыль связаны между собой. Работодатель может учитывать командировочные расходы при определении базы по налогу на прибыль. Например, полностью можно учесть суточные. Единственная трудность здесь может быть при заграничной командировке, когда суточные выдаются заранее в иностранной валюте.
В данном случае понадобится перевести сумму в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи суточных работнику.
Приказ о командировочных расходах в 2020-2021 годах
В порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:
• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ № 771) — с августа.
Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ № 749).
По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ № 749).
Таким образом, в 2020-2021 годах порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:
• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.
Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. Ранее он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ № 1.
Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке.
Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:
• название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
• номер и дата оформляемого документа;
• Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
• место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
• количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
• цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку);
• источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
• основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
• должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
• подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.
Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена.
Норматив командировочных расходов в 2020-2021 годах
Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (выплачивать суточные).
Абзацем вторым этой статьи установлено, что порядок и размеры выплаты суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Таким образом, организации, если она не относится к числу бюджетных, предоставлено право самой устанавливать размер фактически выплачиваемых ее сотрудникам суточных.
Это правило имеет важное значение не только применительно к отношениям между организацией и ее работникам, но и для определения обязанностей фирмы в сфере обязательных платежей.
Теперь рассмотрим вопрос о нормировании суточных применительно к отдельным отношениям по уплате налогов и взносов на социальное страхование.
В соответствии с Федеральным законом N 216-ФЗ в 2020-2021 годах при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие изменения внесены в статью 217 НК РФ.
Напомним, до вступления в силу указанных положений Федерального закона N 216-ФЗ суды последовательно указывали, что НДФЛ не облагалась вся сумма суточных, выплачиваемых в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом фирмы. Такой вывод содержится, например, в решении Высшего Арбитражного Суда РФ N 16141/04, постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа N Ф08-4842/2007-1877А, ФАС Северо-Западного округа N А56-53705.
Тем не менее, налоговые органы и Минфин России не соглашались с позицией судей (письмо Минфина РФ N 03-04-06-02/28). Чиновники, необоснованно, на наш взгляд, указывали, что не облагаемыми НДФЛ являлись лишь суммы суточных, которые не превышали лимитов, установленных постановлением Правительства Российской Федерации N 93 для целей налогообложения прибыли.
В связи с этим работодателям приходилось и, возможно, еще придется (при проверках прошлых периодов) отстаивать свое право не удерживать НДФЛ с предусмотренных внутренними документами компаний суточных в судах.
Согласно статье 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Налоговое законодательство не устанавливает специальных норм не подлежащих обложению суточных для единого социального налога, не предписывает руководствоваться при решении этого вопроса нормами суточных для целей НДФЛ или налога на прибыль.
В связи с этим и в настоящее время не утрачивает свою актуальность вывод, сделанный в пункте 6 информационного письма Президиума ВАС РФ N 106. В этом пункте говорится, что суммы суточных в пределах, установленных внутренними документами организации, не облагаются ЕСН. Этот вывод подтверждается также, например, постановлением ФАС Московского округа N КА-А41/13885-06.
"Правило для ЕСН" следует распространить и на обложение суточных пенсионными взносами и взносами на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Так, согласно статье 10 Федерального закона N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном – ФЗ страховании в РФ" объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН. Таким образом, суммы, не облагаемые ЕСН (в данном случае - суточные в установленных самой организацией размерах), не облагаются и пенсионными вносами.
В свою очередь, согласно пункту 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утв. постановлением Правительства РФ N 765 , взносы на страхование от НС и ПЗ не начисляются на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение командировочных расходов в пределах норм, установленных законодательством РФ. Поскольку эти нормы устанавливаются негосударственными организациями самостоятельно (статья 168 ТК РФ), взносами в ФСС РФ не облагаются суточные в пределах, установленных внутренними документами фирм. Этот вывод подтверждается и судебной практикой (постановления ФАС Поволжского округа N А55-18912/06, ФАС Дальневосточного округа N Ф03-А80/07-2/1837).
Неприятным налоговым последствием установления справедливых суточных является то, что вне зависимости от реального размера возмещения прибыль суточные уменьшают лишь в пределах норм, установленных постановлением N 93 (см. подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Применительно к командировке внутри страны такая норма составляет лишь 100 рублей. При этом отметим, что невозможность учета сверхнормативных суточных при определении базы по налогу на прибыль - дополнительное основание не облагать эти выплаты ЕСН (пункт 3 статьи 236 НК РФ) и взносами на ОПС (см. также письмо УФНС России по г. Москве N 21-11/062098@).
Таким образом в настоящее время суточные не облагаются ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование и страхование от НС и ПЗ в пределах норм, определяемых внутренними документами небюджетной организации.
В доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Прибыль расходы на суточные уменьшают в пределах, указанных в постановлении N 93.
Проводки по командировочным расходам в 2020-2021 годах
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет: Дебет 71 Кредит 50 (51).
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу: Дебет 50 Кредит 71.
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их: Дебет 71 Кредит 50.
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация в 2020-2021 годах может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету: Дебет 68 НДС Кредит 19.
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись: по дебету 76 счета и кредиту 51.
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
Срок выплаты командировочных расходов в 2020-2021 годах
С одной стороны, порядок и размеры выплат работодатели могут определять сами, с другой – есть и определенные правила. Жестко срок выплаты суточных не устанавливается, но аванс денежных средств для оплаты командировочных расходов должен быть выполнен до ее начала (п. 10 Положения об особенностях направления в командировку). По правилам, аванс должен включать в себя не только расходы на жилье и оплату проезда (если сотрудник оплачивает его сам), но и, собственно, суточные.
То есть за сколько именно дней до начала командировки выплачивать аванс с частью суточных работодатель может решать сам, прописав это во внутренних документах. Но сделать это нужно обязательно до начала поездки. В противном случае после возвращения работника ему придется выплатить компенсацию за задержку выплаты. Здесь все похоже на ситуацию с задержкой зарплаты.
Когда сотрудник отправляется в командировку, то даже при условии, что билеты и проживание компания оплатила заранее, возможны различные дополнительные расходы (например, на питание).
Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель в 2020-2021 годах должен начислять суточные:
• за все дни, когда сотрудник находился в рабочей поездке;
• за выходные и праздничные (то есть официально нерабочие) дни, если это время он фактически находился в поездке – причем время в пути также считается.
Суточные можно не выплачивать в случае однодневной поездки по России. При этом, компания-работодатель вместо суточных может выплачивать специальную компенсацию в таких командировках.
Размер суточных каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Однако, здесь есть свои тонкости. Например, по правилам не облагаются НДФЛ лишь суточные, размер которых не превышает 700 рублей при поездке по России и 2,5 тыс. рублей при зарубежных командировках.
Поэтому часто работодатели официально прописывают именно эти цифры во внутренних документах. Но ничто не мешает им платить сотрудникам больше, в этом случае придется лишь рассчитать и удержать НДФЛ.
НДС с командировочных расходов в 2020-2021 годах
Приобретая товары, работы или услуги, организация имеет право на вычет «входного» НДС. В частности, вычету подлежат суммы налога, уплаченные по командировочным расходам. К подобным расходам относится оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, включая пользование в поездах постельными принадлежностями, а также суммы, уплаченные за наем жилого помещения (п. 7 ст. 171 НК). Чтобы фирма имела возможность принять к вычету НДС, расходы на служебную командировку должны производиться в рамках деятельности, облагаемой НДС; их необходимо отразить в составе затрат в бухгалтерском учете; услуги должны быть оплачены. Кроме того, сумму НДС, уплаченную в составе гостиничных и транспортных услуг, следует подтвердить соответствующими документами.
В то же время в пункте 44.3 Методических рекомендаций по применению главы 21 Налогового кодекса (утверждены приказом МНС № БГ-3-03/447) налоговики выдвигают еще одно требование, которому должны удовлетворять затраты на служебную командировку. Как указывают ревизоры, вычет по НДС может применяться только в отношении тех командировочных расходов, которые уменьшают базу при исчислении налога на прибыль. Перечень таких затрат установлен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Положения этого подпункта конкретизируют траты на наем жилого помещения и относят к ним также оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.
Правда, за исключением расходов:
– на обслуживание в барах и ресторанах;
– за обслуживание в номере;
– за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
Таким образом, НДС по дополнительным услугам в гостиницах (за исключением вышеуказанных) в 2020-2021 годах можно принять к вычету.
Положения пункта 44.3 Методических рекомендаций не единственный случай, когда налоговые инспекторы связывают вычет по НДС с порядком признания тех или иных расходов в налоговом учете. Сразу отметим, что подобные требования со стороны проверяющих неправомерны. Глава 21 Налогового кодекса таких ограничений не содержит. Соответственно, зачесть «входной» НДС фирма вправе и в том случае, если не сможет доказать обоснованность произведенных затрат. Но отстаивать свою позицию фирме придется, скорее всего, в суде. Решения арбитров в пользу организаций есть. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа № А56-50026/03. В нем судьи четко указали, что право фирмы на применение вычета по НДС не зависит от факта отнесения затрат, в составе которых этот НДС был уплачен, к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.
Пункт 7 статьи 171 Налогового кодекса содержит требование, в соответствии с которым НДС по нормируемым расходам принимается к вычету также в пределах лимита. Однако нормы главы 25 Налогового кодекса не предусматривают никаких нормативов в отношении командировочных расходов, за исключением суточных, которые НДС не облагаются.
Одним из условий вычета по НДС является документальное подтверждение факта покупки и перечисления налога поставщику. Согласно пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса вычет производится на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, а также документов, которые свидетельствуют о фактической уплате сумм налога. При этом основанием для налогового вычета по командировочным расходам могут служить и иные документы.
Позиция работников налогового ведомства относительно документов, необходимых для получения вычета по расходам на служебные командировки, указана в пункте 42 Методических рекомендаций. По мнению инспекторов, при оплате командированным сотрудником за наличный расчет стоимости проезда и гостиничных услуг документом, подтверждающим право вычета «входного» НДС, может являться бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога. При отсутствии такого бланка вычет производится на основании счета-фактуры и документа, подтверждающего фактическую уплату НДС поставщику. В качестве примера подобного документа налоговики указывают кассовый чек с выделенной в нем суммой НДС.
Так какие именно бланки строгой отчетности могут служить основанием для налогового вычета? В отношении НДС, уплаченного за услуги по проезду к месту командировки и обратно, необходимо, чтобы сумма налога была выделена отдельной строкой в проездном документе (билете). Формы бланков строгой отчетности для гостиничного бизнеса утверждены приказом Минфина № 121. Счета по форме № 3-Г и № 3-Гм подтверждают оплату услуг гостиницы и являются основанием для осуществления налогового вычета. Разумеется, при условии, что сумма НДС выделена в счете отдельной строкой.
Допустим, сотрудник привез из командировки бланки строгой отчетности, в которых налог отдельной строкой не указан, или счета, которые вообще не являются «строгими» документами. В этой ситуации вычет может быть произведен на основании счета-фактуры и кассового чека, подтверждающего факт уплаты НДС, то есть налог должен быть выделен в чеке отдельной строкой. В противном случае зачесть «входной» НДС по командировочным расходам нельзя. Такой позиции придерживаются специалисты Минфина в письме № 03-04-11/165. Однако с их мнением можно поспорить, причем весьма успешно. Примером тому служит целый ряд положительных для фирм решений арбитров.
В частности, это постановления:
– ФАС Центрального округа № А62-1547/03;
– ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-1855/04-5-51-Ф02-3411/04-С1;
– ФАС Уральского округа № Ф09-554/04-АК.
Поскольку оплата расходов на проезд и гостиничных услуг осуществляется сотрудниками за наличный расчет, арбитры в своих решениях ссылаются на положения пункта 7 статьи 168 Налогового кодекса. Согласно этому пункту при реализации за наличный расчет товаров, работ или услуг непосредственно населению счета-фактуры не выставляются. Вместо этого продавец должен выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. При этом соответствующая сумма НДС включается в цену товара (работы, услуги) и в чеках или иных документах, выдаваемых покупателю, не выделяется.
Таким образом, судьи позволяют принять «входной» НДС к вычету на основании проездных билетов, счетов или квитанций гостиниц и чеков ККМ даже в том случае, если НДС во всех этих документах не выделен отдельной строкой.
На самом деле всех этих проблем можно легко избежать, если не поручать сотруднику приобретать билеты и оплачивать услуги гостиниц за счет средств, выданных под отчет. Фирма может сама покупать проездные документы и перечислять деньги гостиницам по безналичному расчету. В таком случае организация получит от поставщика счет-фактуру и проблем с налоговым вычетом не возникнет.
В бар зашли три зэка и заказали: гроб с костями, многоэтажку и то что мы строили. Официант им все принес и говорит: вот вам гроб с костями и многоэтажка. А то что вы строили – нет. Есть только то где вы были. Что заказали зэки?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
