Ваш сотрудник направляется в командировку, значит, вы обязаны выплатить ему суточные. Государство гарантирует, что работодатель обязан возместить работнику все виды расходов, а также дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. То есть суточные (ст. 168 ТК РФ).
Нормы суточных зависят от того, какое предприятие их выплачивает и куда едет сотрудник.
Коммерческие организации вправе сами устанавливать нормы выплаты суточных и утверждать их внутренним нормативным актом. Например, положением о командировках. То есть, каждая компания вправе сама нормировать суточные и определять, какую сумму начислять работникам за каждый день служебной поездки. Главное, что фиксация суточных необходима во внутреннем документе.
Обратите внимание, что для налогообложения суточных применяются иные нормы, но об этом далее. Для федеральных учреждений нормы установило Правительство (постановление № 729). Норма – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Суточные в большем размере могут полагаться руководителю учреждения, только если у вас есть экономия бюджетных средств, либо средства, которые вы получили от приносящей доход деятельности.
Для региональных и муниципальных учреждений нормы устанавливают нормативным актом субъекта РФ или органа местного самоуправления.
Для расходов по налогу на прибыль или по налогу при УСН нормы суточных не применяйте. Включайте в командировочные расходы все выплаченные суммы работникам за время поездок.
Кроме того, нет норм для взносов на случай травматизма. Эти взносы вы не начисляете на всю сумму выплаченных суточных.
А вот для НДФЛ и страховых взносов в 2020-2021 годах нормы есть. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только суточные в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК). При выплате сверхнормативных суточных необходимо удержать с работника НДФЛ и на эту сумму начислить страховые взносы.
Начисляйте суточные за все дни нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Даты вы можете определить по проездным документам. Первый день – это дата отправления транспортного средства, на котором работник едет в командировку. Последний день командировки – это дата прибытия транспорта в город или поселок, где находится ваша организация.
Если работник прибыл после 0 часов, включайте в дни командировки этот день. Если вокзал (аэропорт, пристань) находится за чертой города, то время, необходимое для проезда до него, включайте в командировку (п. 4 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства № 749).
Многие бухгалтеры спрашивают, как оплачиваются суточные в выходные дни в командировке. Отвечаем, что и выходные, и праздники при нахождении в командировке оплачиваются полностью, в том же порядке, что и рабочие дни.
Суточные при однодневной командировке по России платить не надо, если работник может возвращаться из командировки домой (п. 11 Положения о командировках).
Однако все остальные расходы при однодневных поездках вы обязаны возмещать работникам и вправе учитывать в расходах и при налогообложении (п. 1 письма Минтруда № 14-2-242).
Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных – выдавайте их в составе аванса на командировку. Весь аванс выдайте на основании приказа руководителя или иного документа. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника. Если оформили приказ, заявление не обязательно (Указания ЦБ № 3210-У).
Выдать аванс можно, даже когда сотрудник не отчитался за те командировочные, которые получал ранее.
Суточные списывайте, когда сотрудник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет.
Чтобы списать затраты, вам потребуются авансовый отчет и проездные документы – эти бумаги подтвердят даты, когда сотрудник фактически был в командировке. По авансовому отчету признавайте расходы в бухучете, при расчете налога на прибыль и УСН.
Суточные списывайте, когда сотрудник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет.
Чтобы списать затраты, вам потребуются авансовый отчет и проездные документы – эти бумаги подтвердят даты, когда сотрудник фактически был в командировке.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
По авансовому отчету признавайте расходы в бухучете, при расчете налога на прибыль и УСН.
Сроки выплаты суточных устанавливают работодатели и отражают во внутреннем документе. К примеру, в положении о командировках. Как правило, суточные выплачивают работнику до начала служебной поездки.
Форма 6-НДФЛ. В форме 6-НДФЛ необлагаемые налогом суточные не отражайте. Включайте только те суточные, с которых начислили НДФЛ. В строке 020 покажите всю сумму, в строке 030 – необлагаемую часть. В строках 040 и 070 начисленный и удержанный налог.
В разделе 2 покажите в отдельном блоке выданные суточные. В строке 100 поставьте последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет работника по командировке. В строке 110 укажите дату, когда удержали НДФЛ. В строке 120 – следующий рабочий день. В строках 130 и 140 запишите начисленные суточные и удержанный НДФЛ.
Расчет по взносам. Всю сумму суточных в разделе 1 РСВ отразите по строке 030 подраздела 1.1 приложения 1. Ту сумму суточных, которая страховыми взносами не облагается, отразите в ЕРСВ по аналогии с другими не облагаемым взносами пособиями и выплатами. Часть суточных, которые облагаются взносами, покажите в приложениях к разделу 1 в строках про базу для исчисления взносов.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
