К командировочным расходам относят суточные за время служебной поездки, оплату проезда, проживания, а также другие разрешенные расходы работника, которые одобрил работодатели во время командировки (ст. 168 ТК).
Нормы и правила возмещения командировочных расходов устанавливает каждый работодатель. Организация издает свой нормативный акт, например, положение о командировках. В положении указывает, какие расходы обязана возместить командированным сотрудникам, в частности, устанавливает сумму суточных.
Аванс на командировку работник должен получить до служебной поездки. Сумму аванса выдают наличными или перечисляют на карту работника. В аванс бухгалтер включает суточные, а также прочие расходы, которые установила компания. По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждающие документы.
Работник может уйти в отпуск из командировки и вернуться к служебным обязанностям сразу после отдыха. Минтруд назвал случаи, когда вы не вправе отказать в отпуске, даже если специалист находится в командировке.
В базе по налогу на прибыль в 2020-2021 годах учитывайте следующие командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК):
• суточные в размере, который установила компания и прописала во внутреннем документе;
• документально подтвержденные расходы на проезд командированного работника к месту служебной поездки и обратно;
• документально подтвержденные расходы на наем жилого помещения. Можно учесть также траты на оплату дополнительных услуг в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• стоимость оформления и выдачи виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Обратите внимание, что все расходы, кроме суточных, должны быть документально подтверждены. Суточные вы учитываете в установленном размере за все дни служебной поездки.
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.
Если компания является плательщиком НДС, вы вправе поставить к вычету НДС по командировочным расходам, в частности, НДС со стоимости билета или расходов на проживание в гостинице. НДС со стоимости проезда вы вправе принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в проездном документе (письмо Минфина № 03-07-11/63996).
Документально подтвержденные расходы на командировку НДФЛ и взносами не облагайте. Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах норм.
Так, не начисляйте НДФЛ и взносы на суточные, не превышающие 700 руб. за каждый день командировки в России и 2500 руб. командировки за рубежом (п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК). Если вы выплачиваете суточные, превышающие эти лимиты, сверхнормативные суточные облагайте НДФЛ и взносами.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
