Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на сче-тах учета производственных затрат, так как командировка – это поездка в производственных целях.
Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение ра-ботодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма в 2020 году не установлена, поэтому организация может уста-новить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обяза-тельно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, слу-жебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, на-пример образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также ука-зать иные командировочные расходы.
Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командиров-ки, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Воз-можно перечисление на банковскую карту.
Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из про-должительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.
Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выда-че аванса на командировочные расходы будет: Дт71 Кт50.
Если осуществляется перечисление на карту работника: Дт71 Кт51.
В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для вы-полнения служебного поручения.
В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.
За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выпла-тить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и празднич-ные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Поло-жения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.
Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.
Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры су-точных, которые не облагаются НДФЛ:
• 700 рублей в день при командировках по России;
• 2500 рублей в день при командировках за границу.
Страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения вне-сены Федеральным законом № 243-ФЗ.
Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимо-сти от фактического срока командировки.
Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период команди-ровки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник дол-жен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убы-тия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в пись-ме Роструда N 2450-6-1.
Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.
Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это произво-дилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.
Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. На-пример, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.
Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее ра-ботникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облага-ется (Приложение к Письму ФСС РФ № 14-03-11/08-13985).
Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/2/28976).
Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.
Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на коман-дировку будут отражаться проводкой: Дт20 Кт71.
Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой: Дт44 Кт71.
Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отража-ется проводкой: Дт08 Кт71.
В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается: Дт28 Кт71.
Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:
• Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам;
• Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.
Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.
Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому ука-зание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может от-разить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые рас-ходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предостав-лять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказ-чику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина N 03-07-11/22989).
Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не об-лагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.
При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.
Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за пери-од командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в раз-мере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных го-сударств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.
Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.
За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Поло-жения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уез-жает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, уста-новленной для командировки в это государство.
С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.
Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформле-ние загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).
Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в от-ношении признания и пересчета валюты в рубли.
Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналич-ном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России № 03-03-06/1/2059).
В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату вы-дачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006).
Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положе-ния о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки.
Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обяза-тельно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных доку-ментов производится учет командировочных расходов в 2020 году.
Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.
Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).
При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выгля-дят следующим образом:
Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.
Как известно, все исконно русские женские имена оканчиваются либо на «а», либо на «я»: Анна, Мария, Ольга и т.д. Однако есть одно-единственное женское имя, которое не оканчивается ни на «а», ни на «я». Назовите его.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
