Управление документами определяется как область деятельности, включающая в себя эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
– принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
– распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
– установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
– предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
– проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
– интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативных правовых актов.
Стратегия управления документами в организации должна включать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.
Организация должна установить, документально зафиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.
Организации должны определить и документально зафиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Целью этого должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации должны обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Должна быть распределена ответственность за их соблюдение.
Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности и должны определять области, в которых нормативные правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организация управления документами должна регулярно пересматриваться с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.
Управление документами осуществляется как управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности, в связи с чем возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.
Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации:
– управляющие документами;
– специалисты в области информационных систем и технологий;
– руководство организации;
– руководители подразделений;
– системные администраторы;
– другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.
Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответственен за осуществление соответствующих действий.
Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами являются разработка и реализация системы правил по управлению документами, которые:
– требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами, т.е. адекватного фиксирования в документах управленческой деятельности, в которой они участвуют;
– гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
– гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
– гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.
Ответственность по управлению документами должна включать следующее:
– особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагаются на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
– ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
– специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, включая проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
– системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;
– все сотрудники организации ответственны и должны отчитываться за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.
Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управления документами во всей организации.
Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления документами.
Руководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы для их сотрудников создание и хранение документов являлось неотъемлемой частью их работы и осуществлялось в соответствии с установленными процедурами и стандартами.
Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. Кроме того, если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов.
Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
Основными функциями системы управления документами являются:
• прием, регистрация и учет документов;
• упорядочение и классификация документов;
• обработка документов;
• дописывание комментариев к документам;
• поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
• создание личных библиотек документов;
• изменение конфигурации документов;
• контроль версий документов при их модификации;
• предоставление возможности удаленного доступа к документам;
• управление информацией в базе данных;
• обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
• пересылка и рассылка документов;
• администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. Система управления документами обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.
Систему управления документами можно разбить на пять подсистем, решающие самостоятельные задачи:
Задача
Подсистемы СУД
Документы нужно надежно хранить
и быстро находить
Централизованное хранилище электронных документов
Документы нужно обрабатывать
в соответствии с действующими процедурами
Система управления документооборотом
Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия
Коммуникационная среда
Система управления документами должна быть связана с другими компонентами информационной системы
Интеграционные компоненты
Все это должно на чем-то работать
Системные компоненты
Хранилище документов
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип системы управления документами: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.
Коммуникационная среда
Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, системе управления документами требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.
По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.
В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.
Интеграционные компоненты
Система управления документами - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.
Системные компоненты
Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.
Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.
Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.
Организация управления документами
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
- направляемые на рассмотрение руководителю организации,
- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.
Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
Управление нормативными документами
Все нормативные документы, поступающие на предприятие, кроме НД с грифом “Секретно“, канцелярия направляет в ОСН.
Начальник ОСН организует запись полученной НД в журнале по форме ф.201.9 и дает указание работникам ОСН по организации внедрения НД и выдаче подразделениям предприятия.
НД с грифом “ДСП” и “Конфиденциально” регистрируется отдельно в журнале учета документов и изданий с грифом “Для служебного пользования”.
Работники ОСН в соответствии с закрепленными объемами при получении НД, ЭМ СИ, ЭВ обеспечивают:
- регистрацию, учет и хранение;
- проверку комплектности;
- проверку качества, с учетом последующего размножения на предприятии в необходимом количестве;
- учет количества размноженных и выданных документов в карточках учета НД по форме ф.201.2 (Приложение И);
- своевременное внесение изменений;
- информацией подразделения предприятия о вновь полученных НД.
Нормативные документы с грифом «Секретно» поступают в РСО. Ознакомление начальника ОСН с документами с грифом «Секретно» осуществляется по указанию главного инженера или его заместителей в РСО под роспись. Начальник ОСН организует учёт полученной НД с грифом «Секретно».
На все нормативные документы с грифом «Секретно» работники ОСН заводят карточки учета и указывают инвентарный номер, присвоенный документу в РСО.
Внедрение, учет, хранение, внесение изменений и выдача нормативных документов, получаемых подразделениями по тематической принадлежности непосредственно от внешних организаций (такие как руководства, санитарные нормы и правила и другие НД) производится самими подразделениями, в соответствии с профилем деятельности.
Ответственность за разработку документированной процедуры управления такими НД и выполнения её требований несут руководители данных подразделений.
В соответствии с ОСТ В1 00222 и ГОСТ РВ 0001-005 ответственность за организацию и выполнение работ по внедрению нормативных документов, соблюдению требований НД на предприятии несут главные специалисты (конструктор, технолог, металлург, метролог, контролер, энергетик, механик и др.) и руководители структурных подразделений предприятия в соответствии с их профилем деятельности.
Учёт, хранение, внесение изменений и выдача чертежей профилей, получаемых подразделениями по тематической принадлежности непосредственно от предприятий - изготовителей, производится ОСН.
Ответственность за организацию работ по учету, хранению, внесению изменений и изъятию отмененных НД (выписок из них), а также контроль над данными процедурами в объединении несут руководители структурных подразделений, начальники отделов, в цехах - начальники технических служб (техническое бюро), а где их нет - начальники цехов.
Для организации и выполнения работ по приобретению, внесению изменений, аннулированию, отмене и учету НД, как в бумажном, так и в электронном виде в подразделениях предприятия ежегодно приказами по подразделению назначаются уполномоченные по стандартизации.
Копии приказов (распоряжений) о назначении уполномоченных по стандартизации с образцами подписей руководители подразделений ежегодно до 15 января сдают в ОСН. Если уполномоченный заменился, то в срок не более 10 дней выпускается новый приказ (распоряжение) о назначении и сдается в ОСН.
Уполномоченные по стандартизации отвечают за состояние и своевременное внесение изменений в НД, находящихся в подразделении.
Качество труда рабочих и служащих характеризуется не только своевременным качественным выполнением плановых заданий, но и соблюдением каждым работником требований правил и инструкций по охране труда.
В соответствии со ст. 214 Трудового кодекса РФ работники обязаны соблюдать требования охраны труда, правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты, проходить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ.
Организация постоянного контроля над состоянием условий труда на рабочих местах, за наличием, правильным применением работниками средств индивидуальной и коллективной защиты возлагается на руководителей подразделений.
Соблюдение требований охраны труда является показателем премирования работников объединения и оценивается наряду с иными показателями премирования в соответствии с настоящим Положением и Положением «О премировании подразделений объединения за основные результаты хозяйственной деятельности» П 65.2-455.2005.
Порядок проведения контроля
Контроль над надлежащим состоянием охраны труда на рабочих местах и безопасным выполнением технологических процессов осуществляет:
- старший мастер, мастер, механик, начальник лаборатории и другие непосредственные руководители участков подразделений объединения;
- начальник цеха (отдела), его заместители, начальник БТК;
- контрольный работник группы, контрольный мастер, старший контрольный мастер, технолог;
- инженеры охраны труда, внештатные инженеры по охране труда подразделений, инженеры-инспекторы отдела экологического и технологического надзора (ОЭТН УЭТНиОТ), отдела главного энергетика (ОГЭ), отдела главного механика (ОГМ), управления капитального строительства и реконструкции (УКСР), инспекторы пожарного надзора ПЧ-11;
- члены комиссии 2-й и 3-й ступеней контроля по охране труда, уполномоченные (доверенные) лица по охране труда от трудового коллектива.
Контроль над состоянием охраны труда на рабочих местах и безопасным выполнением технологических операций рабочими, осуществляется ежедневно, в течение рабочей смены как при проведении целевых проверок по охране труда, 1-й ступени контроля, так и при решении текущих производственных вопросов на участках подразделений. Все выявленные в процессе контроля недостатки доводятся до сведения работников на днях охраны.
Все выявленные нарушения, допущенные работниками, записываются в журнал № 6 «Регистрации нарушений правил и инструкций по охране труда.
Лицо, выявившее нарушение, разъясняет нарушителю сущность нарушения требований безопасности, промсанитарии, пожарной безопасности и возможные последствия этого нарушения.
Средства управления документами
Средства управления документами обеспечивают процесс создания документов, контроля их версий, управления доступом к ним и их распространением в корпоративных сетях, а также осуществляют контроль над потоками документов в организации. Документы могут храниться в специальных хранилищах, в базах данных или в виде обычных файлов. Современное понятие документа включает документы, созданные с помощью офисных приложений, мультимедиа данные и иные документы.
Несколько лет назад системы управления документами в основном предназначались для использования малыми группами пользователей, работающих в небольших компаниях. В последнее время, с появлением территориально распределенных предприятий, с началом интенсивного обмена данными между компаниями и благодаря использованию Web как одного из средств ведения бизнеса, ситуация несколько изменилась. Современные системы документооборота обычно применяют распределенную архитектуру управления документами, и в этом случае они должны обладать масштабируемостью, надежностью, поддержкой распределенного управления документами и обращения к ним с помощью как общедоступных приложений, например офисных приложений и Web-браузеров, так и мобильных устройств, а также средствами защиты данных от несанкционированного доступа и средствами интеграции с другими приложениями, например со средствами коллективной работы, системами управления предприятием, средствами управления информационным наполнением Web-сайтов, корпоративными порталами.
Нередко перечисленные категории приложений обладают собственными встроенными средствами документооборота либо средствами, позволяющими создавать приложения для управления документами. Иногда производители перечисленных категорий программного обеспечения создают средства документооборота в качестве дополнения к ним (например, подобные дополнения существуют для Novell GroupWise). При этом сами средства документооборота могут различаться функциональностью и ориентированностью на те или иные виды задач: одни из них предназначены для реализации только делопроизводства (в этом случае они обеспечивают работу с электронными версиями документов и их свойствами в соответствии со стандартами делопроизводства, принятыми в данной стране), другие — для управления бизнес-процессами (иногда в конкретной предметной области), третьи — для управления потоками работ и данных, а четвертые просто обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания документов, совместной работы над ними и публикации их внутри компании. Есть продукты, совмещающие несколько перечисленных функций. Кроме того, в ряде литературных источников к средствам документооборота относят также средства управления информационным наполнением Web-сайтов и порталы. Иными словами, рынок подобных продуктов весьма многообразен.
Согласно предсказаниям ведущих аналитических компаний, таких как IDC и Gartner Group, в ближайшее время значительную долю рынка могут занять средства документооборота, входящие в качестве составной части в инфраструктурные решения, например в средства обмена сообщениями и коллективной работы (такие как продукты IBM, Microsoft, Novell), просто за счет более низкой совокупной стоимости владения, обусловленной отсутствием необходимости внедрения отдельных приложений для управления документами. При этом наиболее часто будут применяться корпоративные системы управления документами и средства документооборота, входящие в состав порталов и средств управления информационным наполнением.
Обсудив, что представляют собой современные средства документооборота и какими они бывают, рассмотрим наиболее распространенные из них.
Основные документы управления
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов.
Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
1. Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2. Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3. Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
4. Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
5. Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.).
Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).
Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной лекции.
Например, такие документы, как распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит “название вида документа” и в тексте, вместо слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, употребляются слова “ПРЕДЛАГАЮ” или “ОБЯЗЫВАЮ” для распоряжений и “РЕШИЛ” или “РЕШИЛИ” для решений.
Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.
Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Управление электронными документами
Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.
Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных.
Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.
Отечественная система "Дело" (АО "Электронные офисные системы") обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть.
В частности, система предоставляет следующие возможности:
- регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
- пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;
- накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;
- контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;
- ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.
Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.
Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.
Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
- обработку входящей и исходящей информации;
- создание и редактирование электронных документов;
- сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
- хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
- маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;
- функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
- удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.
Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.
Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).
Процесс управления документами
Определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует.
Документы создают в самой организации и получают извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Документированная информация является динамичной, она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.
Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организации к действию, служит для их отчетности, а также документально фиксирует действия, решения или процессы принятия решений.
Определение сроков хранения документов
Принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. В начале процесса к принятию таких решений следует привлекать структурные подразделения, администрирующие конкретный вид деловой деятельности, ответственного сотрудника службы управления документами и другие лица, причастные к этому процессу, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами. Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов). При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа.
Управление хранением документов должно осуществляться для:
a) соответствия текущим и будущим потребностям деловой деятельности посредством:
1) сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем,
2) сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности,
3) своевременного санкционированного и систематического уничтожения документов, которые больше не используются,
4) сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда системы управления документами, в которых они хранились, прекратили свое существование или подверглись существенным изменениям;
b) соответствия правовым нормам путем документирования, разъяснения и применения требований нормативной среды в сфере управления документами в конкретном направлении деловой деятельности;
c) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц посредством:
1) идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранности документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности (аудиторы, органы власти и управления, органы следствия, архивные органы или исследователи),
2) установления и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитивных результатов от сохранения документов для служения интересам исследователей и общества в целом,
3) соблюдения требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законодательства.
К документам длительного или постоянного срока хранения обычно относят документы, которые:
- содержат сведения о политике и действиях организации;
- содержат сведения о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;
- документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;
- используют для создания "памяти" об организации в научных, культурных или исторических целях;
- содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.
Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели:
- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;
- размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;
- установление связей с другими документами.
При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.
Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя:
a) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, проводить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также проводить поиск, отбор и идентификацию необходимых (востребованных) документов;
b) расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), упрощающей последующее использование документов и справочную работу;
c) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в системе управления документами;
d) системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности:
1) создают метаданные, описывающие контекст;
2) обеспечивают доказательство местоположения документа;
3) идентифицируют, какие действия подлежали исполнению, но не выполнены;
4) идентифицируют, кто имел доступ к документу;
5) идентифицируют, когда такой доступ имел место;
6) обеспечивают свидетельства об операциях, произведенных с документом.
В системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации:
a) документ регистрируют при включении его в систему управления документами;
b) до завершения регистрации документа не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на него.
Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами.
Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.
Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в себя:
a) установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
b) согласованное присвоение имен документам в течение длительного времени;
c) оказание помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;
d) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;
e) разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;
f) распределение ответственности по управлению определенными группами документов;
g) распределение документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;
h) определение соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.
Классификационные системы
Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой деятельности.
Словари используемых терминов
Классификационные системы и указатели могут быть дополнены словарями используемых терминов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.
Индексирование
Индексирование можно проводить "вручную" или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в системе управления документами.
Назначение индексов и кодов
При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы.
Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают "адрес" определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами.
Хранение и обращение с документами
Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени. Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла.
Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства. Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания с тем, чтобы сохранять их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.
Организации должны разрабатывать и применять инструкции по конвертированию и миграции документов из одной системы управления документами в другую.
Электронные системы управления документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования. Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирование, воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять свидетельство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.
Доступ
Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.
Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами. Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать.
Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене.
Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.
Управление процессом доступа предусматривает, что:
a) документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;
b) документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;
c) засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;
d) процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;
e) подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
Мониторинг и отображение прав и обязанностей пользователя при доступе к документам является непрерывным процессом, происходящим во всех системах управления документами независимо от их форматов. Электронные системы управления документами, в частности, территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей из других приложений и систем.
Контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для:
a) идентификации невыполнения требуемых действий;
b) обеспечения поиска документа;
c) предотвращения утраты документов;
d) мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);
e) сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций (объединении или миграции систем) возникли отдельные документы.
Контроль действий
Контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации.
Контроль действий:
a) определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;
b) распределяет между исполнителями ответственность за действия;
c) фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.
Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям.
Контроль местонахождения
Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа.
Система управления документами должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управления документами для уничтожения либо для передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам, для дальнейшего хранения.
Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
Правила, определяющие в соответствии с действующим законодательством порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.
Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут предусматривать:
a) непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание файлов;
b) дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;
c) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);
d) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
e) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;
f) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;
g) передачу в архив организации;
h) передачу в архивные учреждения.
При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.
Документирование процессов управления документами
Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.
Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.
Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.
События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко определены. Также должны быть разработаны и использованы инструкции по передаче документов на альтернативное хранение (например, внесетевое хранение). Такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивные органы, аудиторы и т.п. Следует хранить документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.
Оформление документов управления
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:
1. (ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”;
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”;
3. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения”.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
1. более активное использование юридическую силу документов;
2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;
3. организацию быстрого поиска документов;
4. ПЭВМ при составлении документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.
Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документов;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
2. основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Управление техническими документами
Согласно определениям толковых словарей, техническая документация – это набор текстовых, графических и визуализированных (макеты, рисунки) материалов, определяющих функциональные, технологические, инженерные и дизайнерские решения для реализации производства каких-либо товаров либо для проведения строительных работ и реконструкции.
Во избежание разночтений все документы создаются по установленному шаблону. Более того, международная интеграция все более диктует условия для работы инженеров всех отраслей.
Современная проектная документация составляется таким образом, чтобы у специалистов из разных стран не возникало разночтений.
В огромной степени этому способствует автоматизированная разработка технической документации. Всевозможные компьютерные программы используются по всему миру.
Любой проект выполнения работ, а особенно – строительство или реконструкция, могут привести к неоправданным рискам для жизни пользователей в случае несоблюдения безопасности.
Речь идет о безопасности не только выполнения тех или иных работ, но и эксплуатации объекта недвижимости или какого-то агрегата.
Так, непродуманная конструкция холодильника может привести к серьезным проблемам со здоровьем его владельцев, а плохо заземленная стиральная машина не только вызовет короткое замыкание, но может спровоцировать и пожар.
Что уж говорить о «недостаточно прямых» углах при возведении зданий. Поэтому проектно-техническая документация разрабатывается совместно с отделом техники безопасности.
Любая инновационная конструкторская идея должна быть подвергнута здоровой критике или пройти тестирование на практике.
Документы управления проектами
Если вы поговорите с опытным руководителем проекта, то он наверняка даст вам немало советов о том, что вам стоит, а чего не стоит делать для успешного управления любым проектом. В основном все они будут о том, как управлять людьми и их работой (а также и вашей работой), как предоставлять результаты вовремя и согласно бюджету, при этом держать уровень риска на минимуме.
Это не так сложно, но по какой-то причине многие люди считают, что управление проектом - это слишком накладно. Вы зачастую можете услышать фразу: "Не тратьте время на планирование - просто делайте проект!" или "Зачем тратить время на запись наблюдений, ведь мы все знаем, что делать!".
Поэтому первым советом на пути к успешному управлению проектом является: Осознайте необходимость некоторых документов, которые вам надо будет создать и регулярно пересматривайте их во время вашего проекта.
Устав проекта
К примеру, в начале вашего проекта вам понадобится создать одностраничный документ - устав проекта. Данный документ должен обеспечить то, что вы и ваш клиент понимают основные цели проекта. Если вы не знаете, куда идете, как же вы поймете, что вы у цели?
Для получения данной информации вам стоит устроить встречу с вашим клиентом и задать следующие 3 важных вопроса:
• Каковы цели вашего проекта?
• Что вы хотите производить или предоставлять?
• Каково бизнес-обоснование для выполнения данного проекта?
После встречи запишите все ответы на данные вопросы в вашем уставе проекта и вышлите его клиенту для получения подтверждения.
Теперь вы выполнили наиболее важную часть вашего проекта, то есть осознали и согласовали с вашим клиентом предназначение вашего проекта.
Если вы изучите время, потраченное на выполнение данного шага в вашем проекте, то у вас получится примерно две встречи и 30 минут для записи всей информации, то есть примерно два часа на маленький проект. Не так уж много.
План проекта
Теперь вы можете создать второй документ - план проекта. Он должен включать в себя список всей работы, которая должна быть выполнена (другими словами, масштаб проекта), кто ее будет выполнять, затраты и время на выполнение данной работы и наконец простой обзор того, что может пойти не так, или же исследование рисков.
Отчет о прогрессе
Обычно раз в неделю или в месяц вам необходимо предоставлять отчет об успехе вашим клиентам. Они хотят знать, что было выполнено, как и сколько времени и средств было потрачено. Они также хотят знать о том, необходима ли вам их помощь в решении проблем. В ваши обязанности входит сбор данной информации, чтобы вы могли создать данный документ.
Виды документов управления
По видам документы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для своей системы, но носят рекомендательный характер.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Трафаретные документы изготавливаются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места (пробелы).
Для выработки определенных принципов составления и оформления документов, форм и методов работы с ними, производится их классификация.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Документы классифицируют по различным признакам.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По содержанию – первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.
По наименованию: приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.
По месту составления: внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.
По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По происхождению служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся и конкретного лица и являющиеся именными.
По степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе: подлинные и подложные документы.
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы), копии.
Подлинник – это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр, изготовленный на бланке.
Копия – это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. Нотариальные копии должны быть заверены нотариусом.
Копия документа должна воспроизводиться на бланке фирмы, организации, а если не на бланке, то при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово” Копия“. В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.
Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги.
Дубликат – это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.
Выписка – это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишут заголовок ”Выписка” и указывает, из какого документа она сделана, его индекс, дату.
Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью. Выписка делается из договоров поставки товаров, товарных спецификаций, протоколов собраний, заседаний и др. В том случае, если выписка произведена из какого-либо нормативного документа (закона, указа, постановления правительства, инструкции), ее принято называть извлечением. Извлечения используются, как правило, в справочном порядке. При составлении служебных документов пользоваться извлечениями не рекомендуется.
По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до10лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).
По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.
Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.
Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.
Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
1) Поскольку понятие ”документ” неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа – это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.
2) Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
- документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
- документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
3) В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:
- стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;
- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.
Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
Правовая функция – функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.) акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.
В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).
В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
5) Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.
Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.
6) Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.
Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.
Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование – как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.
7) Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил на постоянное хранение.
Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, социальную, коммуникативную, исторического источника).
Знание той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т. д.
Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).
Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.
Документы управления многоквартирного дома
В случае принятия собранием решения о смене способа управления многоквартирным домом, истечения срока договора управления многоквартирным домом или досрочного расторжения такого договора уполномоченное собранием лицо, орган управления товарищества или кооператива в течение 5 рабочих дней направляет организации, ранее управлявшей таким домом, а также в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, уполномоченный на осуществление регионального государственного жилищного надзора, орган местного самоуправления, уполномоченный на осуществление муниципального жилищного контроля (далее - орган государственного жилищного надзора (орган муниципального жилищного контроля), уведомление о принятом на собрании решении с приложением копии этого решения.
Указанное уведомление должно содержать наименование организации, выбранной собственниками помещений в многоквартирном доме для управления этим домом, ее адрес, а в случае непосредственного управления собственниками помещений в таком доме - сведения об одном из собственников, указанном в решении собрания о выборе способа управления многоквартирным домом.
Организация, ранее управлявшая многоквартирным домом и получившая предусмотренное пунктом 18 настоящих Правил уведомление, передает в порядке, предусмотренном пунктом 22 настоящих Правил, техническую документацию на многоквартирный дом, иные документы, связанные с управлением многоквартирным домом, а также сведения, указанные в подпункте "б" пункта 4 настоящих Правил, организации, выбранной собственниками помещений в многоквартирном доме для управления этим домом, органу управления товарищества или кооператива либо в случае непосредственного управления многоквартирным домом собственниками помещений в таком доме одному из собственников, указанному в решении собрания о выборе способа управления многоквартирным домом, или, если такой собственник не указан, любому собственнику помещения в этом доме по акту приема-передачи не позднее срока, установленного частью 10 статьи 162 Жилищного кодекса Российской Федерации.
Техническая документация на многоквартирный дом и иные документы, связанные с управлением многоквартирным домом, подлежат передаче в составе, предусмотренном Правилами содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации N 491.
Подлежащие передаче документы должны содержать актуальные на момент передачи сведения о составе и состоянии общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме.
В случае отсутствия у ранее управлявшей многоквартирным домом организации одного или нескольких документов, входящих в состав технической документации на многоквартирный дом, иных документов, связанных с управлением многоквартирным домом, указанных в Правилах содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации N 491, которые были переданы ей в установленном порядке, такая организация обязана в течение 3 месяцев со дня получения уведомления, предусмотренного пунктом 18 настоящих Правил, принять меры к восстановлению таких документов и в порядке, предусмотренном пунктом 22 настоящих Правил, передать их по отдельному акту приема-передачи организации, выбранной собственниками помещений в многоквартирном доме для управления этим домом, органу управления товарищества или кооператива либо в случае непосредственного управления таким домом собственниками помещений в этом доме одному из собственников, указанному в решении собрания о выборе способа управления этим домом.
Организация, ранее управлявшая многоквартирным домом, любым способом, позволяющим достоверно установить, что сообщение исходит от указанной организации, а также подтвердить его получение, уведомляет о дате (не ранее чем через 7 дней со дня направления сообщения), времени и месте передачи технической документации на многоквартирный дом и иных связанных с управлением этим домом документов организацию, выбранную собственниками помещений в многоквартирном доме для управления этим домом, орган управления товарищества или кооператива либо в случае непосредственного управления таким домом собственниками помещений в этом доме одного из собственников, указанного в решении собрания о выборе способа управления этим домом.
Передача технической документации на многоквартирный дом и иных связанных с управлением этим домом документов осуществляется по акту приема-передачи, который должен содержать сведения о дате и месте его составления и перечень передаваемых документов.
Имеющиеся разногласия по количественному и (или) качественному составу технической документации на многоквартирный дом и иных связанных с управлением этим домом документов, подлежащих передаче, отражаются в акте приема-передачи. Копия акта подлежит направлению в орган государственного жилищного надзора (орган муниципального жилищного контроля) в течение 3 дней со дня его подписания передающей и принимающей сторонами.
Управление документами по охране труда
Документация является источником информации в системе. В ней содержится описание системы, подробные указания о том, какие действия следует предпринимать, каким образом, кто отвечает за этот процесс, и какую информацию при этом необходимо регистрировать.
Организация разрабатывает и обеспечивает ведение документации, которая должна:
• фиксировать происходящее в сфере охраны труда и безопасности производства события;
• описывать порядок функционирования существенных элементов системы управления и их взаимодействия;
• направлять к смежной документации.
Документация должна быть удобочитаемой, легко идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия. Документация должна храниться в учтенной форме в течение установленного срока. Должны быть установлены методы и определены обязанности, касающиеся разработки и обновления документов различного вида. Эти методы должны своевременно корректироваться.
Организация должна разрабатывать и поддерживать методы контроля документации и контроля данных, с тем чтобы:
• документы периодически анализировались, при необходимости корректировались и при необходимости корректировались и утверждались уполномоченными лицами;
• копии учтенных документов и принятых данных были доступными на всех местах, где их использование существенно для эффективного функционирования системы управления охраной труда;
• отмененные документы и данные соответственно изымались из всех мест их хранения, рассылки и применения или защищались каким-либо другим способом, исключающим их непреднамеренное использование;
• архивированные документы и данные, относящиеся к законодательно регулируемым требованиям, сохранялись в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов или для сохранения накопленных сведений. При этом устаревшие документы и данные должны быть соответственно обозначены.
В любой системе управления охраной труда существует иерархия документации. Возлагается ее Руководством (или Положением) по системе управления, в которой описаны основные элементы и взаимодействия различных частей системы. Степень его детальности может быть различной, но в любом случае ключевым моментом является обязательное наличие ссылок на документацию других уровней системы (процедуры, инструкции и т.п.) или смежную документацию организации. Описание элементов системы, их взаимодействие и определения необходимой соответствующей документации должны быть четкими. Руководство (или Положение) в чем-то может напоминать путеводитель, которым можно пользоваться для ориентации в системе.
Следующий уровень иерархии документации представлен процедурами (методиками), которые содержат письменно оформленные указания, определяющие как, каким образом и в какой последовательности должны выполняться те или иные действия в рамках СУОТ.
Третий уровень документации, инструкции, состоит из подробных инструкций по охране труда для работников, выполняющих конкретные задачи.
Цель руководства – проинформировать работников, а при необходимости и подрядчиков, потребителей, заказчиков или других заинтересованных лиц о том, как организация обеспечивает организацию работ по охране труда, выполнение государственных нормативных требований.
Цель процедур - установить порядок выполнения политики руководства организации по охране труда. Число процедур может быть различно, следует лишь следить за тем, чтобы все необходимые действия были описаны. Процедуры могут быть связаны с каждым требованием соответствующей статьи стандарта. Все вместе они четко показывают порядок действий организации по обеспечению охраны труда.
Цель инструкций – обеспечить детальное описание того, как какая-либо конкретная операция или деятельность должны выполняться.
Нужно отметить, что эти документы необязательно разрабатываются внутри организации, они могут быть типовыми, но их применение в организации должно быть оформлено приказом руководителя организации.
Документы этих трех уровней и типов содержат описание и предписания, они говорят о том, что и как надо делать. Это документы собственно системы управления. Однако помимо них существуют еще и другие виды документации, называемой сопутствующей документацией, которые включают документы по фиксации тех или иных событий или результатов, например регистрацию результатов мониторинга условий труда, отчеты о техническом обслуживании или результаты проверок.
Цель учетных записей – продемонстрировать соответствие охраны труда определенным требованиям и, таком образом, доказать эффективную работу СУОТ. Документы этого уровня не имеют четко определенной структуры и являются дополнительным доказательством деятельности, которая выполняется на других уровнях. Требования ко многим их этих документов содержаться в тех или иных нормативных актах или нормативно-технической документации.
Управление внутренними документами
Внутренние документы – это документы, составленные для нужд самой организации и циркулирующие исключительно внутри организации.
Управление внутренними документами, включает:
• подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
• редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
• согласование уточненного варианта текста документа;
• оформление окончательного варианта текста документа;
• утверждение (подписание) документа;
• регистрацию документа;
• тиражирование документа;
• передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для руководства в практической деятельности;
• помещение контрольного экземпляра документа в дело;
• последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).
Рассмотрим подробнее содержание перечисленных действий.
Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится ответственным исполнителем (исполнителем):
• по распоряжению (указанию) должностного лица организации (например, на основании резолюции руководителя организации);
• в инициативном порядке;
• во исполнение ранее полученного документа (при условии, что в содержании указанного документа имеются на этот счет исчерпывающие предписания).
При участии в подготовке чернового варианта текста документа нескольких исполнителей ответственный исполнитель, определенный в соответствии с резолюцией (устным распоряжением) соответствующего должностного лица:
• определяет общий порядок исполнения документа;
• распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над документом;
• осуществляет постоянный контроль за надлежащим исполнением документа.
Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), на основе предварительно выполненных записей.
Последующее редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производится с целью уточнения (дополнения) его структуры и содержания, а также для выявления и исключения из текста не устраненных ранее орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и, следовательно, затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.
Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится посредством чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний).
По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:
• уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений текста);
• уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;
• из текста изымаются повторы и длинноты;
• в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;
• обеспечивается терминологическое соответствии текста документа общепринятым нормам и правилам;
• достигается стилистическое единообразие текста документа.
После этого отредактированный текст корректируется – контролируется (верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Все произведенные в бумажной копии текста документа изменения вносятся в его электронную версию. Завершает процедуру редактирования и корректирования повторная запись «очищенного» текста на автономный носитель и его контрольная распечатка, также подлежащая вычитке до отправки проекта документа на согласование.
Согласование уточненного варианта текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста) либо в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). Согласование внутренних документов производится путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа или в листе согласования.
После выполнения процедуры согласования проекта документа оформляется ответственным исполнителем. Оформление проекта документа производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений (дополнений) по результатам согласования и приведения его внешнего вида в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации. Подчеркнем, что, в конечном счете, правильность оформления документа обеспечивает придание ему законной юридической силы (после подписания (утверждения) и регистрации).
Проект документа, оформленный надлежащим образом (включая приложения, если они имеются), передается для представления на подпись (утверждение) соответствующему должностному лицу организации. В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию.
Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. С этой целью ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) требуемое количество экземпляров.
После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) организации для применения в практической деятельности или исполнения. Передача внутренних документов между структурными подразделениями организации должна осуществляться через лиц, ответственных за документационное обеспечение соответствующих подразделений (инспекторов, секретарей и пр.) с совершением об этом необходимых отметок в регистрационных формах (карточках, книгах, журналах и пр.).
В крупных организациях, а также при наличии в документах, особенно распорядительных, нескольких пунктов, требующих исполнении разными специалистами, внутренние документы могут передаваться одновременно большому числу исполнителей. В этом случае целесообразно оформить лист рассылки документа, который будет в письменной форме подтверждать факт его передачи на исполнение. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
Последующее хранение и работа с контрольным экземпляром внутреннего документа (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической, научной и иной ценности.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
