Документация является источником информации в системе. В ней содержится описание системы, подробные указания о том, какие действия следует предпринимать, каким образом, кто отвечает за этот процесс, и какую информацию при этом необходимо регистрировать.
Организация разрабатывает и обеспечивает ведение документации, которая должна:
• фиксировать происходящее в сфере охраны труда и безопасности производства события;
• описывать порядок функционирования существенных элементов системы управления и их взаимодействия;
• направлять к смежной документации.
Документация должна быть удобочитаемой, легко идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия. Документация должна храниться в учтенной форме в течение установленного срока. Должны быть установлены методы и определены обязанности, касающиеся разработки и обновления документов различного вида. Эти методы должны своевременно корректироваться.
Организация должна разрабатывать и поддерживать методы контроля документации и контроля данных, с тем чтобы:
• документы периодически анализировались, при необходимости корректировались и при необходимости корректировались и утверждались уполномоченными лицами;
• копии учтенных документов и принятых данных были доступными на всех местах, где их использование существенно для эффективного функционирования системы управления охраной труда;
• отмененные документы и данные соответственно изымались из всех мест их хранения, рассылки и применения или защищались каким-либо другим способом, исключающим их непреднамеренное использование;
• архивированные документы и данные, относящиеся к законодательно регулируемым требованиям, сохранялись в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов или для сохранения накопленных сведений. При этом устаревшие документы и данные должны быть соответственно обозначены.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В любой системе управления охраной труда существует иерархия документации. Возлагается ее Руководством (или Положением) по системе управления, в которой описаны основные элементы и взаимодействия различных частей системы. Степень его детальности может быть различной, но в любом случае ключевым моментом является обязательное наличие ссылок на документацию других уровней системы (процедуры, инструкции и т.п.) или смежную документацию организации. Описание элементов системы, их взаимодействие и определения необходимой соответствующей документации должны быть четкими. Руководство (или Положение) в чем-то может напоминать путеводитель, которым можно пользоваться для ориентации в системе.
Следующий уровень иерархии документации представлен процедурами (методиками), которые содержат письменно оформленные указания, определяющие как, каким образом и в какой последовательности должны выполняться те или иные действия в рамках СУОТ.
Третий уровень документации, инструкции, состоит из подробных инструкций по охране труда для работников, выполняющих конкретные задачи.
Цель руководства – проинформировать работников, а при необходимости и подрядчиков, потребителей, заказчиков или других заинтересованных лиц о том, как организация обеспечивает организацию работ по охране труда, выполнение государственных нормативных требований.
Цель процедур - установить порядок выполнения политики руководства организации по охране труда. Число процедур может быть различно, следует лишь следить за тем, чтобы все необходимые действия были описаны. Процедуры могут быть связаны с каждым требованием соответствующей статьи стандарта. Все вместе они четко показывают порядок действий организации по обеспечению охраны труда.
Цель инструкций – обеспечить детальное описание того, как какая-либо конкретная операция или деятельность должны выполняться.
Нужно отметить, что эти документы необязательно разрабатываются внутри организации, они могут быть типовыми, но их применение в организации должно быть оформлено приказом руководителя организации.
Документы этих трех уровней и типов содержат описание и предписания, они говорят о том, что и как надо делать. Это документы собственно системы управления. Однако помимо них существуют еще и другие виды документации, называемой сопутствующей документацией, которые включают документы по фиксации тех или иных событий или результатов, например регистрацию результатов мониторинга условий труда, отчеты о техническом обслуживании или результаты проверок.
Цель учетных записей – продемонстрировать соответствие охраны труда определенным требованиям и, таком образом, доказать эффективную работу СУОТ. Документы этого уровня не имеют четко определенной структуры и являются дополнительным доказательством деятельности, которая выполняется на других уровнях. Требования ко многим их этих документов содержаться в тех или иных нормативных актах или нормативно-технической документации.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
