Управление финансами

документы

1. Жилищная субсидия
2. Бесплатные путевки
3. Жилищные условия
4. Квартиры от государства
5. Адресная помощь
6. Льготы
7. Малоимущая семья
8. Материальная помощь
9. Материнский капитал
10. Многодетная семья
11. Молодая семья
12. Налоговый вычет
13. Повышение пенсий
14. Пособия
15. Субсидии
16. Детское пособие
17. Мать-одиночка
18. Надбавка


Управление финансами
егэ ЕГЭ 2019    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Управление внутренними документами

Управление внутренними документами

Управление документами

Вернуться назад на Управление документами



Внутренние документы – это документы, составленные для нужд самой организации и циркулирующие исключительно внутри организации.

Управление внутренними документами, включает:

• подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
• редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
• согласование уточненного варианта текста документа;
• оформление окончательного варианта текста документа;
• утверждение (подписание) документа;
• регистрацию документа;
• тиражирование документа;
• передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для руководства в практической деятельности;
• помещение контрольного экземпляра документа в дело;
• последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Рассмотрим подробнее содержание перечисленных действий.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится ответственным исполнителем (исполнителем):

• по распоряжению (указанию) должностного лица организации (например, на основании резолюции руководителя организации);
• в инициативном порядке;
• во исполнение ранее полученного документа (при условии, что в содержании указанного документа имеются на этот счет исчерпывающие предписания).

При участии в подготовке чернового варианта текста документа нескольких исполнителей ответственный исполнитель, определенный в соответствии с резолюцией (устным распоряжением) соответствующего должностного лица:

• определяет общий порядок исполнения документа;
• распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над документом;
• осуществляет постоянный контроль за надлежащим исполнением документа.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), на основе предварительно выполненных записей.

Последующее редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производится с целью уточнения (дополнения) его структуры и содержания, а также для выявления и исключения из текста не устраненных ранее орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и, следовательно, затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится посредством чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний).

По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

• уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений текста);
• уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;
• из текста изымаются повторы и длинноты;
• в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;
• обеспечивается терминологическое соответствии текста документа общепринятым нормам и правилам;
• достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируется – контролируется (верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Все произведенные в бумажной копии текста документа изменения вносятся в его электронную версию. Завершает процедуру редактирования и корректирования повторная запись «очищенного» текста на автономный носитель и его контрольная распечатка, также подлежащая вычитке до отправки проекта документа на согласование.

Согласование уточненного варианта текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста) либо в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). Согласование внутренних документов производится путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа или в листе согласования.

После выполнения процедуры согласования проекта документа оформляется ответственным исполнителем. Оформление проекта документа производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений (дополнений) по результатам согласования и приведения его внешнего вида в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации. Подчеркнем, что, в конечном счете, правильность оформления документа обеспечивает придание ему законной юридической силы (после подписания (утверждения) и регистрации).

Проект документа, оформленный надлежащим образом (включая приложения, если они имеются), передается для представления на подпись (утверждение) соответствующему должностному лицу организации. В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. С этой целью ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) требуемое количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) организации для применения в практической деятельности или исполнения. Передача внутренних документов между структурными подразделениями организации должна осуществляться через лиц, ответственных за документационное обеспечение соответствующих подразделений (инспекторов, секретарей и пр.) с совершением об этом необходимых отметок в регистрационных формах (карточках, книгах, журналах и пр.).

В крупных организациях, а также при наличии в документах, особенно распорядительных, нескольких пунктов, требующих исполнении разными специалистами, внутренние документы могут передаваться одновременно большому числу исполнителей. В этом случае целесообразно оформить лист рассылки документа, который будет в письменной форме подтверждать факт его передачи на исполнение. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

Последующее хранение и работа с контрольным экземпляром внутреннего документа (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической, научной и иной ценности.

темы

документ Документационное обеспечение
документ Документы, регистры и формы бухгалтерского учета
документ Виды внешнеторговой документации
документ Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Налог на профессиональный доход с 2019 года
Цены на топливо в 2019 году
Самые высокооплачиваемые профессии в 2019 году
Скачок цен на продукты в 2019 году
Цены на топливо в 2019 году
Что будет с инвестициями в Российскую экономику в 2019 году
Индивидуальный инвестиционный счет в 2019-2020 годах
Новые льготы и выплаты с 2020 года
Как получить квартиру от государства в 2019 году
Компенсация покупок государством в 2019 году
Получить деньги на бизнес от государства в 2019 году
Бухгалтерские изменения в 2019 году
Налоговые изменения в 2019 году
Изменения для юристов в 2019 году
Изменения для ИП в 2019 году
Изменения в трудовом законодательстве в 2019 году
Возврат налога в 2019 году
Отчетность ИП в 2019 году
Бухгалтерский учет в 2019 году
Бухгалтерская отчетность в 2019 году
Изменения в 2019 году
Потребительская корзина в 2019 году
Брокеру
Недвижимость


©2009-2019 Центр управления финансами. Все материалы представленные на сайте размещены исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Контакты Контакты