С 1 января 2020 года правила оформления и регулирования трудовых отношений, а также отчетности пересмотрели. Несоблюдение новых требований привело к проблемам не только с трудовой инспекцией, но и с прокуратурой. В зависимости от вида нарушений, на организации и ИП налагают штрафы или вовсе приостанавливают их работу. Изучите основные изменения в трудовом законодательстве и устраните недочеты, пока не столкнулись с внеплановыми проверками из-за жалоб подчиненных.
С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. То есть в течение года бумажную трудовую книжку постепенно заменяют на электронный учет сведений о трудовой деятельности сотрудника (Федеральный закон № 439-ФЗ). Об изменениях нужно было уведомить работников до 30 июня 2020 года, предоставив им полгода на рассмотрение этого вопроса. Однако, срок уведомления работников в выборе формата трудовой книжки перенесли по 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).
Используйте документ, чтобы уведомить работников о переходе на электронные трудовые. Срок заканчивается 31 октября 2020 года!
До 31 декабря работникам необходимо написать заявление о своем согласии или несогласии переходить на электронную трудовую. Если сотрудники не напишут заявления, кадровик продолжит вести трудовую в бумажном виде. Принудить сотрудников изменить свое решение нельзя, да и по закону это пока невозможно.
В связи с тем, что произошли изменения в трудовом законодательстве, а трудовые книжки придется вести по новым правилам, пересмотрите внутренние локальные нормативные акты, в которых указан перечень документов для трудоустройства.
Пропишите, что новые работники обязаны предоставлять сведения в бумажном или электронном виде, а также отразите тот факт, что вы будете передавать информацию о периодах трудовой деятельности непосредственно в Реестр ПФР.
С начала 2020 года Федеральный закон № 436-ФЗ обязал работодателей передавать сведения о сотрудниках по форме СЗВ-ТД не позднее 15 числа каждого месяца. Новый отчет включает информацию обо всех кадровых перемещениях, приеме на работу и увольнении, а также о выборе бумажной или электронной трудовой. Если никаких изменений в течение отчетного месяца не было, направлять отчет в ПФР не нужно.
Компании с численностью до 24 человек включительно передают отчет СЗВ-ТД в бумажной форме. Если в штате больше 25 сотрудников, отчитываться можно только в электронном виде.
Кадровикам нужно учитывать, что 1 апреля 2020 года Правительство установило специальный порядок сдачи сведений в ПФР при приеме и увольнении работников. Отчитываться об этих кадровых событиях нужно не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме или увольнении сотрудника.
В остальных случаях сведения СЗВ-ТД нужно подавать не позднее 15 числа, месяца следующего за месяцем, в котором в котором произошло кадровые событие.
Специалисты ПФР сверяют данные по форме СЗВ-ТД с формами СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. При расхождениях или отсутствии поданных форм СЗВ-ТД специалисты ПФР сообщат об этом в инспекцию по труду в течение пяти рабочих дней после того, как обнаружат нарушение. При неоднократных нарушениях ГИТ может провести внеплановую проверку, повысить работодателю категорию риска и дисквалифицировать руководителя.
С 24 мая компании освободили от обязанности проводить медосмотры всем офисным сотрудникам, которые находятся не меньше половины рабочего времени за компьютером.
Теперь работодатели должны направлять на медосмотр только тех сотрудников, на рабочих местах которых зафиксировали электромагнитное поле частотой выше предельно допустимого уровня (Приказ Минтруда России, Минздрава России от 03.04.2020 № 187н/268н).
С 1 июля 2020 года некоторых сотрудников компаний необходимо направлять на осмотры в центры профпатологии.
Это правило относится к трем категориям работников:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• сотрудник со стажем работы во вредных или опасных условиях пять лет и больше;
• сотрудник прошел медосмотр и врачи в заключении написали, что подозревают профессиональное заболевание;
• работник, у которого есть стойкие последствия несчастных случаев на производстве.
С 13 июня отправлять в МВД уведомление о прибытии иностранных работников в место пребывания кадровики обязаны по новой форме. При заполнении уведомления указывать дату окончания действия документа, который дает право на пребывание или проживание в России, не нужно, но только если документ выдан без ограничения по сроку.
Некоторые предстоящие изменения в трудовом законодательстве 2021 года уже озвучены чиновниками, поэтому у вас есть время изучить предстоящие нововведения и подготовиться к ним. Однако учитывайте, что это не исчерпывающий список — он может пополняться.
В ТК внесли новые виды дистанционной работы, упростили правила обмена сообщениями и закрепили дополнительные основания увольнения сотрудника. Новые правила начнут действовать с 1 января 2021 года.
Владимир Путин подписал Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ:
1. На дистанционную работу можно переводить временно, а также совмещать дистанционную работу с работой в офисе. С 1 января 2021 года в трудовом договоре с дистанционным работником можно прописать, как сотрудник будет выполнять свою работу дистанционно:
• Постоянная дистанционная работа – когда сотрудник выполняет свою работу дистанционно в течение всего срока действия трудового договора.
• Временная дистанционная работа – когда сотрудник временно выполняет свою работу дистанционно. Временную работу можно установить на срок не более шести месяцев. При этом сотрудник непрерывно работает дистанционно, то есть каждый день.
• Периодическая дистанционная работа – когда сотрудник чередует дистанционную работу и работу на стационарном рабочем месте. Выбранный порядок дистанционной работы нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении с дистанционным работником.
2. Использование оборудования. Работодатель должен предоставить сотруднику оборудование, средства защиты информации и т. п. Работник сможет использовать свои либо арендованные средства с согласия или ведома работодателя. Тогда нужно выплатить ему компенсацию и возместить расходы.
3. Электронная подпись. Работодателю придется использовать усиленную квалифицированную ЭП, а сотруднику – аналогичную или усиленную неквалифицированную ЭП. Они нужны для заключения, изменения или расторжения в электронном виде документов:
• трудового договора;
• допсоглашения к нему;
• договора о матответственности;
• ученического договора. В остальном стороны смогут взаимодействовать любым способом, который позволит зафиксировать факт получения электронного документа. Способ нужно закрепить, например, в трудовом договоре. Напомним, что сейчас сторонам приходится использовать усиленные квалифицированные ЭП при обмене любыми электронными документами.
4. Условия работы сотрудника. Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ предусматривает возможность устанавливать основные условия работы в трудовом договоре, допсоглашении, коллективном договоре или локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения первичного профсоюза. Время взаимодействия удаленщика с работодателем планируют включать в рабочее.
5. Дополнительные основания увольнения. По Федеральному закону от 08.12.2020 № 407-ФЗ дистанционного работника можно уволить:
• если он без уважительной причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд. При этом работодатель может установить более длительный срок;
• постоянный удаленщик переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. Право закреплять в трудовом договоре свои основания увольнения могут отменить.
6. Работодатель может экстренно переводить сотрудников на удаленку. Перевести сотрудников на удаленку по инициативе работодателя можно теперь в двух случаях:
• соответствующее решение принял орган госвласти или местного самоуправления;
• жизнь либо нормальные жизненные условия населения или его части находятся под угрозой. Например, при пандемии коронавируса.
Получать согласие на такой перевод и вносить изменения в трудовой договор не придется.
Если специфика работы не позволяет перейти на удаленку, то время, пока сотрудник не выполняет свои обязанности, придется оплачивать как простой по независящим от сторон причинам — не менее двух третей тарифной ставки или оклада.
Еще в пик пандемии законодатели экстренно приняли Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ, который позволил перейти на электронный документооборот. Однако это был пилотный проект, поэтому в нем приняли участие не все организации. Эксперимент по электронным кадровым документам начался 5 мая 2020 года и продолжится до 31 марта 2021 года.
Если все пройдет успешно, а законопроект № 967986-7 одобрят, то уже в июле 2021 года все работодатели смогут отказаться от ведения бумажных документов.
Помимо этого, планируют узаконить и обмен электронными заявлениями между сотрудниками и работодателями, например, на увольнение, отпуск, прием на работу и другими. Об этом говорили, но только недавно законопроект № 736455-7 прошел первое чтение. Скорее всего, статьи 15.1-15.3, которые закрепят эту возможность, появятся в Трудовом кодексе только в 2021 году.
В соответствии с гл. 49.1 ТК РФ, до появления нового закона вы можете обмениваться электронными документами только с дистанционными работниками.
С 1 января 2021 года сообщать МВД о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем нужно по новым формам.
Кроме того, с 2021 года действует новый порядок уведомления. Уточнили, как должна выглядеть заверительная запись на документе из двух и более листов после прошивки и нумерации. На обороте последнего листа уполномоченное лицо, которое представляет уведомление, будет указывать количество листов, фамилию, инициалы и ставить подпись.
В Приказе описан порядок передачи документов, а также даны формы:
1. Ходатайства иностранного гражданина о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста;
2. Уведомления об исполнении обязательств по выплате заработной платы иностранцу;
3. Уведомления о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ;
4. Уведомления о прекращении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ с иностранным гражданином.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
