Трудовая книжка – это документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации трудовые книжки должны вести все юридические лицами и индивидуальные предприниматели. Работодателям-физическим лицам заводить и вести их запрещено. Стаж работы у такого работодателя подтверждается трудовыми договорами.
Документ содержит полную информацию о трудовой деятельности его владельца на протяжении всей жизни. Для оформления такого личного документа требуется большая внимательность и аккуратность.
Трудовые книжки в 2020 году оформляют на всех работников предприятий и организаций, в которых они проработали более 5 дней. Также они должны вестись на временных и сезонных работников, трудовые книжки обязаны вести индивидуальные предприниматели, являющиеся работодателями. Документ хранится по основному месту работы, при работе по совместительству внесение записей производится по особым правилам.
Для заключения нового трудового договора, работник должен представить трудовую книжку наряду с другими необходимыми документами, такими как паспорт РФ (или иностранного государства), СНИЛС и т.п. Если же человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку ему предоставляет работодатель. После увольнения документ должен быть возвращен ее владельцу в последний день работы, в противном случае работодатель несет ответственность. И при подаче жалобы в трудовую инспекцию или прокуратуру РФ будет оштрафован. А при подаче иска в суд с него можно взыскать понесенные убытки (например, не смогли быть приняты на работу по причине отсутствия документа).
Форма трудовых книжек, порядок их ведения и хранения, а также вопросы изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливается Правительством Российской Федерации. Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляет “ГОЗНАК” Министерства финансов России.
Стали использоваться бланки трудовых книжек нового образца, которые оформляются работникам, впервые поступающим на работу. Вместе с тем документы ранее установленных образцов, а также трудовые книжки колхозников являются действительными.
Новая российская трудовая книжка отличается от предыдущей своим размером и отсутствием раздела для сведений о назначении пенсии. В то же время разделы о наградах и поощрениях объединены в один. Также среди изменений нужно отметить наличие на обложке и титульном листе герба России, а в графе «Сведения о работе» теперь будет вноситься запись о квалификации работника. Несколько уменьшен формат документа и добавлены страницы, вместо 40 их стало 44.
Трудовая книжка нового образца снабжена дополнительными средствами защиты от подделки:
• специальная бумага, имеющая водяной знак;
• надпись «Трудовая книжка», которая светится в ультрафиолете;
• специальный шов, скрепляющий листы бланков.
Как уже говорилось, до сих пор трудовая книжка, согласно статье 66 Трудового кодекса России, – это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако некоторые ее функции были переложены на трудовой договор и систему персонального учета в ПФР.
Учет стажа и работы россиян ведется ФСС и Пенсионным фондом. Это значит, что оформление пенсии от трудовой книжки уже не зависит. Сейчас все желающие могут бесплатно получить выписку о своем стаже из Пенсионного фонда России.
Нет у трудовой книжки и функции получения больничного листа. Произошло это после вступления в силу закона о временной нетрудоспособности. Тогда была отменена норма о непрерывном стаже (фиксируемого трудовой книжкой) для выдачи больничного листа.
Если раньше оплата больничного листа в значительной степени зависела от непрерывного стажа работы, то теперь этот показатель в расчет не берется. Также перерыв в стаже работы не влияет теперь на величину будущей пенсии. Сейчас ее размер зависит только от величины взносов в пенсионный фонд и общего стажа для пенсии.
Переход на электронную трудовую книжку в 2020 году
Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.
Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.
Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.
Несмотря на то, что соответствующие федеральные законы еще не приняты, подготовка к переходу на электронные трудовые книжки в Пенсионном фонде идет полным ходом. Определенные шаги должны будут сделать и работодатели.
Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
В связи с этим:
1. работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;
2. при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения).
О нововведениях должны знать и работники. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:
• либо в распечатанном виде;
• либо в электронной форме с цифровой подписью.
В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.
Форма СЗВ-ТД будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.
Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15?го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.
В форме СЗИ-ТД работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).
Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).
1. о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);
2. о внесении поправок в Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);
3. о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).
Кроме того, планируется утвердить формы:
• СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;
• СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет:
• в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
• на портале Госуслуг;
• через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.
Предоставить ее сможет:
• нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы);
• управление Пенсионного фонда;
• многофункциональный центр предоставления государственных услуг (МФЦ).
Предполагается, что данная услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека.
Отмечаются и другие положительные стороны перехода на электронные трудовые книжки:
• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Электронная трудовая книжка с 2020 года
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.
Преимущества электронной трудовой книжки в 2020 году:
• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.
К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• Причины прекращения трудового договора.
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
4) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.
К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Работодатель несет ответственность:
- за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
- за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
- за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Уведомление на электронные трудовые книжки в 2020 году
Работодатель обязан направить каждому своему работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и попросить определиться, в каком формате будет в дальнейшем вестись учет стажа.
Федеральным законом № 439-ФЗ (далее - Закон) внесены изменения в Трудовой кодекс. Нововведения коснулись перехода на цифровой формат сведений, содержащихся в бумажной трудовой книжке.
В связи с этим у работодателей возникли новые обязанности:
• по уведомлению каждого работника персонально о том, что в соответствии с новым порядком сведения о стаже будут формироваться в электронном виде;
• по разъяснению, что работник вправе выбрать, каким способом будет осуществляться ведение его трудовой книжки: только в электронном формате или одновременно в электронном и бумажном;
• по ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по сведениям о трудовой деятельности своих сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ).
Работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года направить в адрес каждого работника уведомление в письменном виде лично или почтовым направлением в случаях, когда он длительно отсутствует на рабочем месте. Таким способом можно воспользоваться для уведомления лиц, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке.
Все эти мероприятия следуют из норм статьи 2 Закона. Работник же до конца 2020 года должен принять решение по выбору способа ведения трудовой книжки и обратиться с заявлением к работодателю.
Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер.
Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:
• максимально точное и понятное разъяснение изменений в трудовом законодательстве, в соответствии с которыми меняется формат ведения трудовых книжек;
• предложение определиться с тем, в каком формате будут продолжать формироваться сведения о стаже, путем подачи соответствующего заявления;
• указание, что работнику по закону отводится срок, в течение которого заявление должно быть передано работодателю – до 31 декабря 2020 года;
• иные законодательные моменты, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Здесь можно объяснить, что отказ от представления заявления влечет утрату права выбора в дальнейшем, что бумажный вариант будет актуален только по этому месту работы и т.д.
Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.
При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:
• приступающим работать впервые и не имеющим бумажной трудовой книжки вестись будет только электронная форма документа;
• при смене работодателя будет учитываться заявление, поданное работником о сохранении трудовой книжки.
Соблюдение порядка перехода на ЭТК является обязанностью работодателя. В него включено уведомление каждого сотрудника об изменениях в законодательстве.
Текст документа остается на усмотрение работодателя. Однако, закон требует разъяснить все нововведения, призвать сделать выбор и объяснить его правовые последствия. Срок направления уведомления установлен до 30 июня текущего года.
Как заверить трудовую книжку в 2020 году
Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.
В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.
За несоблюдение правил хранения книжки в 2020 году на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.
Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.
При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом.
Существуют 2 основных варианта:
1. Можно заверять каждый лист по отдельности.
2. Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.
Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.
Порядок заверения будет следующий:
1. Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
2. Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
3. Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
4. Указываем дату.
Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.
На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.
Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:
• руководитель организации;
• сотрудник кадрового отдела;
• сам предприниматель;
• бухгалтер.
Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.
Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.
Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.
Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно.
При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:
1. Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
2. Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
3. Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
4. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
5. Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
6. Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.
Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы.
Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.
Копия может потребоваться:
• при обращении в кредитную организацию;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• при оформлении льгот, пособий;
• при получении визы для поездки в другую страну.
Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:
1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.
Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.
Заявление о введении трудовых книжек в 2020 году
В 2020 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК. Данная бумага необходима для Пенсионного фонда — сведения о ней будут занесены в блок информации о трудовой деятельности и будут храниться на информационных ресурсах ПФ.
О гражданах, устроившихся на работу в 2021 году, сведения сразу будут формировать в электронном виде. Документ на бумаге им заводить уже не будут.
Если работник не сформировал и не подал заявление в течение 2020 года, то по умолчанию его трудовую будут вести на бумаге и в электронном виде. Лица, выбравшие электронный вариант, получат бумажную версию на руки.
Сотрудники, не имевшие возможность подать до установленного срока заявление, могут это сделать в любое время после его окончания.
К данным категориям лиц относятся:
1. Граждане, находившиеся в состоянии временной нетрудоспособности, в отпуске, или которые были отстранены от работы согласно ТК РФ или другим правовым нормам.
2. Люди, которые имеют стаж труда по трудовому контракту, но при этом в течение 2020 года не работали и не имели возможности подать такое заявление.
В 2020 году руководство организаций должно:
1. Внести коррективы в ЛНА компании, учесть при этом мнение профсоюза, если таковой имеется.
2. Обсудить с представителями профсоюза и подготовить изменения коллективного договора и соглашений.
3. Подготовиться технически к отправке сведений о трудовой деятельности работника в ПФ.
4. Письменно оповестить каждого работника до 30 июля 2020 года об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся трудовых книжек.
После перехода наниматель обязан будет вносить все сведения о трудовой деятельности работников на информресурс ПФ.
Такой документ составляется в свободной форме. Можно полностью написать от руки либо использовать специально заготовленный организацией бланк.
В заявлении нужно указать:
• Кому оно адресовано — руководителю компании или предприятия.
• От кого оно. Здесь указывают должность и ФИО работника.
• Просьбу продолжать вести трудовую книжку на бумаге с 1 января 2021 года.
• Подпись и дату написания заявления.
Приказ о трудовых книжках в 2020 году
Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.
Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.
В обязанности этого специалиста в 2020 году входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.
В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.
Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.
Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.
В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.
Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.
Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.
При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:
1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е. факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.
Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.
«Шапка» документа должна включать в себя:
• название документа (с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.
Копия трудовой книжки в 2020 году
Должным образом заверенная трудовая может потребоваться по разным причинам: за ней может обратиться сотрудник, написав соответствующее заявление (причину он указывать не обязан); подтверждение стажа сотрудника при проверке Соцстраха с целью проверки правильности расчета больничных пособий и т. п.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает, что при заверении документа о трудовом стаже следует указывать место хранения подлинника книжки.
Для выдачи копии трудовой книжки в 2020 году сотрудник должен написать заявление на имя работодателя. На основании такого заявления выдается копия документа, подтверждающего трудовой стаж, в течение трех рабочих дней. Именно такой срок указан в ст. 62 ТК РФ, а также в п. 7 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225.
Каким-то образом регистрировать выдачу копии трудовой книжки не нужно. Возвращать неиспользованную заверенную копию трудовой сотрудник также не должен.
Оформление заявления на выдачу заверенной копии документа о трудовом стаже предусмотрено положениями Трудового кодекса. При этом никаких штрафных санкций в адрес работодателя за выдачу копии без заявления не предусмотрено. Но рекомендуется все же соблюдать требования ТК РФ, чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны работников в случае опоздания с ответом на устный запрос.
Алгоритм заверения документа таков:
• проверка внесения всех записей текущего работодателя (в том числе о переводах и награждениях);
• снятие ксерокопии;
• прошивка всех страниц документа;
• заверение сшивки с изнаночной стороны (если документ не прошивается, то заверяется каждая страница копии):
• надпись «Верно»;
• должность, подпись и расшифровка подписи лица, заверившего документ, а также печать;
• с июля 2020 года заверительная надпись дополняется информацией о месте хранения подлинника.
Допустимо дополнить запись словами «Работает по настоящее время» или иной необходимой информацией.
Поставить свою подпись под заверительной надписью вправе руководитель или лицо, уполномоченное руководителем вести учет трудовых книжек и обеспечивать их хранение.
Такое лицо назначается приказом и может быть как специалистом отдела кадров, так и бухгалтером, а также сотрудником иного структурного подразделения.
В некоторых случаях простой незаверенной ксерокопии трудовой книжки может быть достаточно для работника. Например, если сотруднику нужна копия документа исключительно для заполнения заявления на загранпаспорт. Так как сейчас при подаче документов на такой паспорт нет требования о предоставлении трудовой книжки для подтверждения правильности заполнения заявления, то и заверенная копия трудовой не прикладывается.
Но чаще всего копию трудовой все-таки необходимо заверить, иначе она просто не имеет юридической силы.
На законодательном уровне срок действия заверенной копии документа не установлен ни в одном правовом акте. Но те структуры, для которых предназначен заверенный документ, могут обозначать свои сроки, в течение которых они готовы принимать к рассмотрению копию трудовой книжки.
Очевидно, что после изменения содержания самой трудовой книжки, копия, сделанная со старыми данными, должна признаваться недействительной.
В предыдущем разделе мы уже отметили, что на законодательном уровне срок действия трудовой не установлен. Вместе с тем, если при выдаче копии трудовой уже есть информация о предстоящем сокращении или увольнении сотрудника по иной причине, то справедливо обозначить срок, после которого содержание трудовой книжки предполагает измениться, а значит, копия такого документа станет недействительной.
В перечень документов, предъявляемых для трудоустройства, копия трудовой книжки не входит. Поэтому по совместительству предоставлять ее не нужно.
Вместе с тем, работодателю по совместительству иногда необходимо получить такой документ для подтверждения стажа при расчете социального пособия, например. В этом случае сотруднику следует обратиться к своему основному работодателю с заявлением на выдачу копии трудовой.
Каждый банк самостоятельно устанавливает требования к пакету документов на кредит. В том числе, кредитные учреждения обозначают срок с момента заверения копии, в течение которого они готовы принять такую копию к рассмотрению.
Также банки могут потребовать указание в записи информации о том, что работник продолжает трудиться на дату подписания копии документа о трудовом стаже.
В любом случае рекомендуется уточнять требования конкретного банка для оформления копии документа о стаже при подаче документов на кредит.
Заполнение трудовой книжки в 2020 году
Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:
• статья 66 ТК РФ;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ № 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ № 69.
При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.
Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:
• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.
Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ № 225 и с тех пор не менялся.
Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:
• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.
Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами.
Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:
• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.
Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.
Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.
После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).
Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку... Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.
После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:
• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.
Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».
Порядок внесения информации в этот раздел:
1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.
Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью.
Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.
Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.
Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.
Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.
Вносятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя.
Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.
Из важного, что надо знать про вкладыш:
• он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.
Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.
Прием на работу в трудовой книжке в 2020 году
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).
Сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек в 2020 году заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции):
— фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
— дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными);
— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.;
— профессию и/или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Отметим, что основное общее образование и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование — дипломом о среднем профессиональном образовании. Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее — Закон об образовании).
Высшее профессиональное образование включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации (ч. 5 ст. 10 Закона об образовании). Соответственно, подтверждающими документами являются диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра, дипломы об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки (ч. 7 ст. 60 Закона об образовании).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать организации (печать кадровой службы) (п. 2.2 Инструкции).
Отметим, что при оформлении титульного листа трудовой книжки многие кадровики теряются, доходя до графы "Дата заполнения". Дело в том, что в Инструкции сказано, что во всех разделах книжки даты отражают арабскими цифрами. В форме трудовой книжки, которая утверждена постановлением Правительства России N 225, на дату заполнения на титульном листе отведена длинная строка. В отличие от нее, в образце трудовой книжки, который утвержден приказом Минфина России N 117н, длина поля для месяца подразумевает буквенное обозначение. Поэтому часть экспертов говорит о правильности буквенно-цифрового обозначения даты. На наш взгляд, в данном случае следует использовать только цифровой способ оформления, т.к. в Инструкции это четко прописано.
При оформлении титульного листа трудовой книжки действительно возникают трудности при принятии решения о том, как правильно сделать запись даты ее заполнения. Не оспаривая мнение автора о правильности цифрового способа заполнения этой даты, следует помнить, что основной смысл и значение любой записи в трудовой книжке — передача информации в наиболее защищенной от подделки форме. Из этого можно сделать вывод, что буквенно-цифровой способ оформления дат более защищен от подделок по сравнению с цифровым способом. Не случайно при оформлении нотариальных документов даты на них оформляются буквенным способом.
Хотелось бы обратить внимание еще на один момент — правильность простановки печати на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с п. 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Однако следует иметь в виду, что при оформлении пенсионных дел специалисты ПФ РФ с "лупой в руках" исследуют текст печати. Печать должна содержать все необходимые данные о регистрации юридического лица. Поэтому печать кадровой службы для этих целей не может быть достаточной. Печать должна проставляться ярко, понятно для чтения, без смещений. Неисполнение данных требований приводит к тому, что специалисты служб ПФ РФ ставят под сомнение факт выдачи трудовой книжки надлежащим образом и в случае стирания печати за долгие годы использования этого документа просят подтвердить факт начала трудовых отношений по документам из архивных служб.
Увольнение в трудовой книжке в 2020 году
Самая распространенная причина ухода, соответственно, самая частая формулировка. Чтобы правильно сделать запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию, помните, что собственное желание или инициатива работника — термины идентичные, поэтому можно указать: «уволен по собственному желанию» или «договор расторгнут по инициативе работника».
Инициативу может проявить любая из сторон отношений. В любой момент стороны могут принять решение о расторжении отношений, заключив соглашение. Для работника преимущества такого варианта ухода заключаются в отсутствии «отработки», а для работодателя — в отсутствии у работника права передумать уходить.
Заполнить нужно так же, как если выполняете заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию. Единственное существенное отличие — сослаться нужно не на пункт 3, а на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Вариант формулировки зависит от основания увольнения: состояние алкогольного опьянения, прогул, разглашение коммерческой тайны, неоднократное неисполнение обязанностей. В отличие от ситуации, когда нужно сделать запись при увольнении по собственному желанию в трудовой книжке, в случае прогула ссылаться специалист отдела кадров будет на статью 81 ТК РФ.
Если увольнение в порядке перевода, запись в трудовой нужно сделать сперва «уволен в порядке перевода», а затем — «принят». Регламентируются действия пунктом 5 ст. 77 ТК РФ, основанием служит заявление работника.
В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателям придется сдавать в ПФР новый отчет. Так предусмотрено отдельным проектом.
Если проект примут, сведения о трудовой деятельности надо будет представлять в 2020 году в ПФР не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным месяцем. В 2020 году надо будет ежемесячно отчитываться о приеме на работу, перемещении, увольнении и заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки. Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения в ПФР не нужно.
А если в 2020 году происходит увольнение? Тогда новый отчет нужно будет сдать в ПФР (форма СЗВ-ТД).
Если работник увольняется, то выписку из электронной трудовой книжке нужно предоставить ему непосредственно в день увольнения. Такую выписку со сведениями нужно выдавать по форме СЗИ-ТД.
При этом важно отметить, что даже в случае сдачи отчета, в 2020 году нужно продолжать ведение бумажной трудовой книжки и сделать в нее запись об увольнении. О том, как это сделать правильно – расскажем далее.
Положения Трудового кодекса о разрыве трудовых отношений, а также нормативные предписания в отношении трудовых книжек в 2020 году не подверглись изменениям. Поэтому в рамках заполнения трудовой книжки при увольнении можно смело руководствоваться привычными правилами.
Процедуру ухода с предприятия сопровождает формирование ряда документов.
Днем увольнения согласно трудовому законодательству принято считать последний рабочий день.
Организация (ИП) должна полностью рассчитать завершившего трудовые отношения сотрудника, а также выдать ему все необходимые документы:
• трудовую книжку;
• справки о трудовой деятельности, размере заработка, перечисленном НДФЛ и взносах.
В обязанности нанимателя входит не только выдача человеку документов по окончании действия трудового соглашения, но и корректное оформление записи в трудовой книжке при увольнении.
При этом ранее в трудовую уже должны быть внесены данные о приеме сотрудника на вакансию. Они включают:
• наименование работодателя (предприятия или ИП);
• на основании чего работник приступает к обязанностям (номер приказа и его дата);
• данные о занимаемой должности.
Сделанные ранее записи должны соответствовать фактической ситуации с работой. Затем нужно совершить внесение записи в трудовую книжку об увольнении. Прервать существующий трудовой контракт возможно, ориентируясь на приказ – основание.
Все данные в трудовой следует фиксировать:
1. подписью кадровика (главы фирмы, который отвечает за ведение книжек);
2. печатью организации (если она вообще есть).
Каждый раз работник должен на месте удостовериться в том, что записи в книжке полностью соответствуют действительности.
Поэтому его подпись в трудовой книжке при увольнении будет свидетельствовать о том, что он:
• согласен с зафиксированными данными;
• книжка при расторжении договора получена своевременно.
Но указанные действия возможны, если сотрудник в последний день работы находится на предприятии. В иных случаях трудовую выдают иным способом (через коллегу, по почте) либо по письменному требованию заинтересованного лица (родственника и т. п.).
Внесение информации о разрыве трудовых отношений обычно не вызывает больших трудностей. Имейте в виду: корректная запись не вызовет в дальнейшем дополнительных вопросов со стороны трудовой инспекции и налоговиков.
Ведение электронных трудовых книжек в 2020 году
Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.
Принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ):
1. Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
2. Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.
Начать эту работу нужно уже в январе 2020 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2020. Принимая работников на работу в январе 2020, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.
Проверьте, соответствуют ли номера приказов в базе 1С оригиналам приказов на бумажном носителе.
Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.
Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам:
1. Не забудьте зарегистрировать иностранных работников – высококвалифицированных специалистов в системе ПФР. На сегодняшний день такие иностранцы не подлежат страхованию в ПФР в целях обеспечения трудовыми пенсиями по старости, но трудовые книжки на них ведутся, и у них тоже есть право выбора.
2. Оформляйте прием на работу в январе 2020 года (и далее), а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2021 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.
3. Подготовьте уведомления для работников об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек. Разъясните им их права, объясните, что у них есть право на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были составлены в письменной форме. Требований о вручении уведомлении под роспись закон не содержит. Однако безопаснее ознакомить каждого работника под роспись. Уведомления можно сделать на каждого работника отдельно. Можно составить единое информационное письмо, с которым ознакомить работников по списку.
4. Начните в рамках аудита локальных нормативных актов готовить поправки в Правила внутреннего трудового распорядка. В пунктах, где упоминается трудовая книжка нужно добавить в соответствующее предложение «… и сведения о трудовой деятельности». О трудовых книжках в ПВТР, как правило, речь идет в разделах «Прием на работу», «Перевод на другую работу», «Увольнение», «Поощрение работников и дисциплинарные взыскания». Определите в ПВТР порядок электронного взаимодействия работника и работодателя (при необходимости). Законодатель предоставил работодателям возможность внести изменения в ПВТР в течение 2020 года. Поэтому не стоит спешить и делать это в начале года.
5. Примите решение о получении усиленной квалифицированной электронной подписи. Если в ПВТР вы напишите, что сведения о трудовой деятельности могут предоставляться работникам в форме электронного документа, то такой документ работодатель должен подписать УКЭП.
6. Вручите уведомления работникам в срок по 30 июня 2020 года. Законодатель установил такой срок, чтобы у работодателя было время разобраться во всех тонкостях, связанных с электронными трудовыми книжками, предоставить работникам выверенную достоверную информацию об изменениях. Поэтому торопиться с вручением работникам уведомлений не стоит.
7. После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2020 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для работников. О том, какое заявление подал работник, работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД. Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку, то у него будет право отказаться от нее в дальнейшем. А если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
8. В январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки.
Отчет по трудовым книжкам в 2020 году
Формирование электронных трудовых книжек начался с 1 января 2020 г. (Закон N 439-ФЗ). Для всех работающих граждан переход на электронные трудовые книжки является добровольным. А вот для работодателей подача сведений о трудовой деятельности работников и об их трудовом стаже для формирования электронных трудовых книжек является обязанностью! Посмотрим, какие отчеты по электронным трудовым книжкам предусмотрены для работодателей.
Первый отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам – это форма СЗВ-ТД. Ее полное название – Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.
Отметим, что форма отчета по электронным трудовым книжкам еще не была утверждена Пенсионным фондом.
Речь идет о форме, которая ранее носила название «Сведения о трудовой деятельности работника» СЗИ-ТД. Но впоследствии Пенсионный фонд решил назвать ее иначе – СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» Работодатель формирует форму СТД-Р по запросу работника (в том числе и бывшего).
Срок выдачи такой формы зависит от ситуации (ст. 66.1 ТК РФ):
• если работник увольняется, то работодатель должен выдать ему указанные сведения в день увольнения;
• если работник запросил сведения не в связи с увольнением, то не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Указанная форма заполняется на основании приказов и других документов работодателя. Выдать работнику форму СТД-Р можно будет:
• на бумаге;
• в электронном виде, подписав усиленной квалифицированной подписью работодателя (при ее наличии);
• путем отправки по почте заказным письмом с уведомлением, если работник в день выдачи отсутствует на работе.
Оформление трудовой книжки в 2020 году
Основным назначением трудовой книжки является подтверждение общего и специального стажа для получения пенсионных отчислений. Также сведения, указанные в документе, анализируются при принятии на новую должность или при назначении для выполнения трудовых обязанностей на определенном месте занятости.
Такое подтверждение квалификации и стажа необходимо для определенной специальности для получения статуса судьи, адвоката, инженеров, руководителя отдела и др.
При принятии на работу по трудовому контракту впервые обязанность по оформлению документа лежит на организации или ИП, с которым заключен договор.
Если бланк строгой отчетности в 2020 году был утерян или испорчен, то нужно завести также новую трудовую книжку. Сделать книжку нужно в первый день, куда вносятся сведения с приказом о назначении на должность. Выдать документ сотруднику нужно в последний день его работы.
Выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день прекращения трудового договора. Согласно последних поправок возможно предоставление документа на временной основе не более 3 дней для урегулирования формальностей в Пенсионном фонде РФ. С работника запрашивается расписка с обязательством вернуть документ в течение указанного срока.
В иных ситуациях возможна только выдача заверенной кадровым отделом копии трудовой книжки для предоставления в различные инстанции: суд, налоговую службу, при совместительстве и др. Выписку выдают на основании заявления работника.
Заполнение трудовой книжки осуществляется на основании документов:
• титульный лист со сведениями об образовании – на основании диплома или иных документов об окончании учебного заведения;
• свидетельство о браке и паспорт гражданина РФ – при изменении личных данных работника;
• приказы о назначении на должность, переводе, увольнении, назначении поощрения или награды, при обнаружении помарки при заполнении бланка строгой отчетности.
Любые изменения в трудовую книжку вносятся при зачеркивании и внесении правильных сведений с заверением печатью предприятия и подписью ответственного сотрудника кадрового отдела.
Рядом следует внести правильную информацию, если она касается даже технических моментов, как неправильная нумерация записей в трудовой книжке либо ошибки в Ф. И. О. работника, наименовании специальности.
Поправки в трудовую книжку вносятся кадровым работником или руководителем предприятия. Существуют общие правила:
• производится зачеркивание сведений одной горизонтальной линией;
• вносится верная информация;
• проставляется синяя печать организации и подпись ответственного лица.
Сведения о трудоустройстве руководящего состава компании вносятся кадровым отделом, при его отсутствии – самим директором или индивидуальным предпринимателем.
При увольнении сотрудника выносится соответствующий приказ Сведения о нем вносятся в трудовую книжку, запись заверяется печатью организации и печатью Документ выдается в последний день работы.
При отказе сотрудника в получении трудовой книжки, составляется соответствующий акт, работнику направляется уведомление о возможности получения трудовой книжки почтой.
Если в этот момент специалист занят в удаленном офисе, находится в командировке или не имеет возможности прибыть в кадровый отдел, ему направляется извещение о необходимости явки на предприятие для получения трудовой книжки. Как вариант, представляется возможность дать согласие на отправку трудовой книжки Почтой России.
Трудовая книжка заводится независимо от того, в каком статусе находится работодатель – организации или ИП. Правила ведения записей в бланке строгой отчетности не зависит от формы создания предприятия.
На сотрудников индивидуальное предприятие также обязано делать отчисления в социальные фонды, в связи с этим страховые выплаты идут на формирование пенсии. Документ предоставляется для подтверждения стажа в ПФ РФ.
Вкладыш в трудовую книжку в 2020 году
Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.
Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.
Он в 2020 году оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:
1. Сведения о работе.
2. Сведения о наградах.
Нельзя вписывать сведения о работе в графы, предназначенные для информации о поощрениях и наоборот. Также нельзя вносить эту информацию в графы трудовой книжки, предназначенные для дублирования существующих записей на другом языке.
В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.
Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.
Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.
Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:
1. Отсутствием обложки.
2. Форматом.
3. Гербом СССР в левом верхнем углу.
По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ за № 69, об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением № 225, где сказано, что вводятся книжки электронного образца.
Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:
1. Номера вкладыша.
2. Подписи работника.
3. Печати работодателя и т.д.
Но поскольку обязательное наличие голограммы не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.
Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.
Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.
Многие работодатели, заводя новую книжку работнику, за неимением чистых бланков трудовой, используют вкладыши. Это является нарушением Правил ведения этого документа.
Вкладыш в трудовую книжку оформляется идентично трудовой, за исключением нескольких моментов.
На титульном листе вкладыша в трудовую проставляют следующие данные:
1. ФИО работника, полностью, данные ставят согласно паспорту, на момент заполнения документа. То есть, если ранее имела место смена фамилии, здесь это не отражают.
2. Дату рождения.
3. Образование и специальность.
4. Дата заполнения.
5. Личная подпись владельца, она также может не совпасть с той, что стоит в трудовой, если была сменена фамилия.
6. Подпись должностного лица и печать, при наличии.
В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.
Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».
В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.
После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.
Записи во вкладыше продолжают без уточнения работодателя. Например, в трудовой последняя запись о приеме в компанию «Лютик», а во вкладыше просто пишут следующую запись (перевод, увольнение и т.д.). Даже можно перенести запись, оставив одну часть в трудовой, а другую часть во вкладыше.
На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.
Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.
При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:
1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
3. Невнесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.
Все ошибки, которые появляются в ходе ведения вкладыша, исправляются аналогично, как и в самой трудовой.
Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.
У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.
Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.
Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:
1. Массовой утраты трудовых.
2. Порча бланка по вине работодателя.
Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:
1. Из зарплаты.
2. Путем внесения наличных в кассу.
Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.
Закон о трудовых книжках 2020 года
С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка. Новый цифровой формат призван обеспечить постоянный и удобный доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – к новым возможностям кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным, позволяющим сохранить бумажный формат столько времени, сколько это необходимо. Исключением станут те граждане, кто устроится на работу впервые с 2021 года. У них все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажного носителя.
Все граждане в течение 2020 года могут подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.
Граждане России, которые до конца 2020 года не обратятся к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.
Доступ к электронной трудовой книжке будет открыт для граждан в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России и через портал госуслуг, а также посредством соответствующего приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.
К преимуществам электронной трудовой книжки отнесены:
• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
• место работы;
• периоды работы;
• должности (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• основания прекращения трудового договора.
Что касается работодателей, то с 1 января 2020 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.
В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.
При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
Начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Отметим, что переход к электронным трудовым книжкам будет регламентирован законодательством. В настоящее время проекты законов находятся в стадии принятия.
На официальном сайте Пенсионного фонда России можно посмотреть проекты документов для работодателей:
- Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника;
- Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;
- Порядок заполнения формы СЗИ-ТД;
- Порядок заполнения формы СЗВ-ТД;
- Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».
Хранение трудовых книжек в 2020 году
Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.
Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.
Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.
Заполнение ТК в 2020 году производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.
После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.
Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ N 225 «О трудовых книжках».
Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.
Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.
Хранение этих документов на открытых полках стеллажей в местах свободного доступа – недопустимо. Эти сведения относятся к персональным данным, а их утрата чревата сложными правовыми последствиями.
Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.
Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.
Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.
Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.
Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.
Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.
Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.
Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.
В частности:
• по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
• по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.
В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать.
Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:
• при освобождении от иных видов работ;
• без такового.
Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.
Учет трудовых книжек в 2020 году
В соответствии с п. 42 Правил № 225 и п. 337 Инструкции № 157н бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности.
Исходя из этого, расходы на приобретение (изготовление) бланков трудовых книжек следует отражать по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания № 65н).
Учет данных бланков в 2020 году ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (один бланк – один рубль) либо, если это установлено учреждением в рамках формирования учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции № 157н).
Поступившие в учреждение бланки выдаются лицу, ответственному за их хранение и выдачу. Внутреннее перемещение бланков оформляется требованием-накладной (ф. 0504204). В бухгалтерском учете внутреннее перемещение бланков на забалансовом счете 03 осуществляется путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.
Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.
Кроме того, с целью учета трудовых книжек у работодателя также ведутся следующие регистры:
1) книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045, утвержденная Приказом Минфина РФ № 52н). Данная книга ведется бухгалтерией организации. В нее заносятся даты получения и выдачи бланков с указанием серии и номера, их условная цена или стоимость, количество бланков с указанием серии и номера каждого бланка. Стоит отметить, что наряду с этой формой для регистрации учета полученных и выданных бланков трудовых книжек применяется также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69. Указываемые в ней сведения аналогичны сведениям, отражаемым в форме 0504045. При этом с учетом того, что последняя разработана специально для применения государственными (муниципальными) учреждениями, по нашему мнению, таким учреждениям правильней применять именно книгу (ф. 0504045), а не общую форму, доведенную Постановлением Минтруда РФ № 69;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69). Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Исправление в трудовой книжке в 2020 году
Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.
Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:
1. Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
2. Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
3. Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует;
4. Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.
Исправление в 2020 году может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.
Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.
Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.
Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.
Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:
• Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
• Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
• Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
• Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.
Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.
Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.
Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.
Алгоритм действий таков:
1. В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
2. Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
3. Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
4. Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
5. Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.
На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.
Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.
Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.
Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:
• Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
• На свободном месте прописываем новую фамилию;
• Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
• Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.
Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.
Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.
Для этого нужно:
1. На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
2. Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
3. Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
4. В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
5. Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.
В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.
Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.
Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.
Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.
Ошибки в данных о награждении. Информацию о награждении сотрудника за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.
Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.
Внести исправления можно следующим образом:
• Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
• Вносят новую информацию;
• Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.
Ошибки в названии должности. Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.
Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.
Ошибки в записи об увольнении. Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.
Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.
Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек увольняется по собственному желанию. Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.
Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.
Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.
А значит, нужно:
• Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
• Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
• Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.
Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.
Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:
• Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
• Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
• Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.
Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.
Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:
• Открываете новую запись под новой нумерацией;
• Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
• Ставите подпись и печать кадрового отдела.
Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.
Это выглядит так:
• Указывается номер по порядку.
• Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной».
• Ставим число.
• Уполномоченное лицо заверяет запись.
• Проставляется следующий номер.
• Та же фраза указывается в отношении второй записи.
• Ставим дату, запись заверяем.
Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.
Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.
Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.
Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.
Перевод в трудовой книжке в 2020 году
Как известно перевод работника относится к сфере трудовых взаимоотношений, которые происходят между работником и работодателем. Именно поэтому, регулируют все аспекты данного взаимодействия из общей массы законодательства только те нормативно правовые акты, которые относятся к защите труда и субъектов данных отношений.
Самым важным законодательным актом, которые в 2020 году обобщает положения о труде в остальных источниках, является непосредственно сам трудовой кодекс.
Совершенно логично, что в его статьях есть упоминание о том, что представляет из себя перевод с одного места осуществления трудовой деятельности на другое и некоторые нюансы, связанные с этим действием. Более подробно с данной информацией в трудовом кодексе можно ознакомиться в статье 70.1.
Самый важный документ для работника отдела кадров – это инструкция по ведению трудовых книжек. Данный документ был утвержден самим министерством труда и имеет немалый вес. Именно в пунктах данной инструкции содержится основополагающая информация о том, как должна выглядеть запись в трудовой книжке.
Дает дополнительную информацию по изучаемому вопросу и инструкция по хранению и ведению трудовых книжек. С ней можно ознакомиться в интернете, так как она находится в свободном доступе. Данная инструкция также подробно изъясняет о том, как следует оставлять запись о переводе как с должности на должность, так и из одной местности в другую.
Названные три нормативно правовые акта – далеко не весь исчерпывающий перечень из возможных источников права, но имен к этим документальным законам стоит прислушаться и изучить их, особенно если в вашей жизни появилась информация о вашем предстоящем переводе. Помните – тот, кто владеет информацией – владеет миром.
Прежде чем говорить об основных нюансах перевода на другую работу, а главное о том, как сделать соответствующую запись в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с самим понятием «перевод».
Расшифровку данного термина вы можете найти во множестве учебников по трудовому праву, но лучше обратиться к первоисточнику. Так, в трудовом кодексе нашей страны подробно излагается информация, касаемая того, что представляет из себя перевод. Подробнее это определение отражено в статье 72.1.
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Перевод, это, по общим правилам, постоянное и в некоторых случая временное изменение непосредственно трудовой функции работника, а точнее условий, в которых она может осуществляться.
Перевод может представлять из себя разные действия, так, начиная с перевода работника с должности на должность внутри организации и заканчивая переводом работника в другую географическую местность. Также не нужно забывать, что студент может быть награждён, о чём вносится соответствующая запись о награждении в трудовой книжке.
Основным правилом для перевода является законодательное подкрепление. Перевод должен быть осуществлен только в соответствии с нахождением аналогичной статьи в трудовом кодексе, которая бы разрешала подобное действие.
Также, чтобы запись в трудовой книжке могла отвечать основным канонам заполнения подобных документов, кадровики должны соблюдать ряд очень важных правил.
Первым из них является знание о том, что вся информация, которая вписывается в трудовую книжку должна иметь свое закрепление в виде локального нормативного акта, проще говоря, приказа. В отсутствие приказа о перемещении или переводе, кадровик просто не имеет право вносить данные в трудовую книжку. Возвращаясь к приказу, кадровик должен внимательнейшим образом ознакомиться с тексом документа. Именно на основании написанного в приказе, будет делаться скомпонованная и сжатая запись в трудовой.
Даты, проставленные в документе должны по общему правилу соответствовать арабским цифрам. Заполнение трудовой книжки римскими цифрами запрещено.
Также запрещено изъяснение, в каком либо языке кроме русского. Аннулировать запись в трудовой книжке не так то просто, а неправильный образец записи в трудовой книжке о военной службе аннулируется в судовом порядке. Будьте внимательны.
Почерк должен быть по возможности опрятным, аккуратным и понятным.
Сокращение слов в записи в трудовой просто недопустимо и хотя многие работники отдела кадров позволяют себе подобную вольность – это грубое нарушение инструкции по ведению и хранению трудовых книжек.
Если гражданин, осуществляющий работу на территории России, является гражданином другой республики, которая входит в состав Федерации, то допускается ведение записей в трудовой книжке на двух языках.
Перевод работника должен быть зафиксирован в трудовой книжке соответствующего работника соответствующим, а главное законным образом. К сожалению, многие работники отдела кадров осуществляют массу ошибок и предоставляют коллеге не совсем грамотную подпись.
Именно поэтому мы сегодня рассмотрим порядок внесения записи о переводе поэтапно, вычисляя различные нюансы и сложности.
Первым делом сотруднику отдела кадров необходимо удостовериться в том, что соответствующий приказ был издан. Далее, необходимо открыть личное дело работника и извлечь оттуда трудовую книжку работника.
Теперь приступаем непосредственно к заполнению документа:
1. Откройте разворот трудовой книжки, где было указаны последние сведения о работе гражданина.
2. Теперь отступите сделанной записи ровно одну строчку.
3. Поставьте арабскую цифру, которая будет соответствовать нумерации на странице.
4. Только после этого приступайте к написанию даты в следующем столбце. Дата должна соответствовать дню, кода была внесена запись о переводе. Дата должна быть написана в таком формате: 11.05.2020 г. Нельзя допускать фальсификацию числа ни на сутки, ведь подобное поведение наказывается административным штрафом в достаточно крупном размере.
5. Теперь приступаем к заполнению столбца, хранящего информацию о приеме на работу. Вам не нужно заново писать названии организации. Уже вполне понятно, что перевод возможен только внутри одного производства. Запись делается краткой и емкой, для того, чтобы не занимать слишком много драгоценных полей. Запись выглядит так: «Переведен должность … ». Некоторые кадровики иногда пишут причины, к примеру: «Переведен на такую то должность в связи с повышением». Эта приписка совсем не обязательна и не несет никакой полезной информации, именно поэтому стоит ограничиться первым вариантом.
6. В третьем столбце ставится информация о дате вынесения приказа по организации, а также о его порядковом номере. Например: «Приказ № 123».
После этого запись удостоверяется печатью организации и подписью руководителя.
На этом процедура занесения записи в трудовую книжку можно считать оконченной. Вам станет понятней, когда вы ознакомитесь с примером.
Как и в других случаях внесения записей в трудовой документ, основанием для подобных действий является вынесение приказа. Как правило, приказ по организации о переводе сотрудника выносят за день или за два до, непосредственно, того момента, когда в трудовую книжку будет внесена информация о переводе.
Приказ имеет свою дату и порядковый номер. Эта информация будет чрезвычайно важна при занесении данных в трудовую книгу.
Также не стоит забывать о том, что приказ издается непосредственно руководителем организации или его заместителем.
Только они наделены полномочиями по изданию подобных локальных актов. Приказ издается за подписью вышеперечисленных лиц и печатью организации.
С приказом должны быть ознакомлены все работники конкретной организации. Конечно, данный документ может быть вынесен только с согласия работника, в отношении которого готовился данный документ на перевод. В противном случае, ни приказ, не запись в трудовую книжку не имеют место быть.
Перевод на другую должность – практически всегда положительная динамика карьеры работника. Как правило, подобный перевод предзнаменует повышение. Такой перевод называют внутренним потому, что работник перемещается всего лишь по должностям внутри организации.
В связи с подобным переводом кадровики должны помнить ряд применимых правил заполнения трудовой книжки:
• Во-первых, не стоит упоминать в записи о новой должности название организации. Оно и так написано строкой выше в информации о старой должности.
• Во-вторых, большое внимание следует уделять наименованию новой должности работника. Многие по ошибке путают названия должностей, и запись в трудовой книжке приходится перечеркивать.
Перевод на другую должность, в том числе и временный возможен в результате замещения кого-то во время болезни, долгосрочного отпуска или декрета. А может работодатель решил таким образом дать давнишнему сотруднику испытательный срок на новом месте, а после по результатам принять решение о переводе.
Данный перевод также считается внутренним. При заполнении трудовой книжки учитываются все вышеперечисленные правила. Также необходимо помнить о том, что в графе сведений о работе нужно подписать слово «временно». Таким образом, запись в трудовой будет выглядеть так: «Переведен на такую-то должность временно».
Перевод в другое структурное подразделение считается внешним, так как в полном смысле этого слово изменяется географическое место работы. Конечно, записи в трудовую книжку в этом случае также видоизменяются. Если у подразделения поменялось на звание, то в третьем столбце его обязательно нужно указать.
Далее, если должность не изменилась, а поменялось лишь место работы, то в графе трудовой пишется фраза: «Переведен в такое то подразделение на такую то должность». В случае, если ваша должность не изменилась, вы просто переписываете название старой, если же название поменялось – пишите наименование новой точно также как указано в приказе.
В случае, если перевод касается непосредственно директора, то этот факт также должен найти свое отражение в его трудовой книжке.
Если до этого гражданин занимал другую должность на предприятии, то необходимо отступить от записи о ней одну строку и, не упоминая еще раз название организации, написать в строке трудовой следующее: «Переведен на должность директора».
Не стоит забывать о том, что подобной записи обязательно должен предшествовать приказ о соответствующем переводе, который также необходимо вписать в соответствующее место в трудовой.
Представим ситуацию. Один из сотрудников отправился в двухмесячный отпуск или же сотрудница ушла в декрет. Эти люди прекрасно исполняли свои обязанности, но во время их отсутствия их обязанности должен кто то выполнять. Решение о переводе приходит не сразу.
Для начала, одному из сотрудников предлагают взять на себя оставшуюся без внимания работу за определенную плату, так как вакансия закрыта не будет.
Но в случае, если сотрудник не желает осуществлять трут только за деньги, работодателем может быть оформлен перевод, но только в случае, если временная должность предпочтительнее той, на которой раньше работал работник. Внесение в книжку информации о том, что данная должность является временной – обязательна.
Перевод со временной работы на постоянную также оформляется соответствующей записью в трудовой. На вопрос, почему очень легко ответить.
Дело в том, что теперь работник, можно сказать, приобретает новую, постоянную должность, а значит, имеет полное право на подтверждение данного факта в трудовой. Запись делается также по аналогии с изданным приказом по организации.
В записи упоминается все та же должность, но без слова временно и перевод. Таким образом, новая запись выглядит точно также как и обычная запись о приеме на работу: «Принята на такую-то должность на постоянной основе».
Перевод с совместительства в постоянные работники также осуществляется посредством издания приказа и внесения записи в бланк трудовой.
От предыдущей записи отступается ровно одна строка и делается запись, аналогичная той, что была озвучена предыдущем пункте.
Конечно, можно было бы и не писать ничего вовсе, ведь работник и так работает на данной должности, но на самом деле упоминание о том, что должность стала постоянной нужда работнику в случае, если он будет осуществлять трудовую функцию у другого работодателя.
Постоянное место работы в прошлом намного престижнее временного.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
