Работодатель обязан направить каждому своему работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и попросить определиться, в каком формате будет в дальнейшем вестись учет стажа.
Федеральным законом № 439-ФЗ (далее - Закон) внесены изменения в Трудовой кодекс. Нововведения коснулись перехода на цифровой формат сведений, содержащихся в бумажной трудовой книжке.
В связи с этим у работодателей возникли новые обязанности:
• по уведомлению каждого работника персонально о том, что в соответствии с новым порядком сведения о стаже будут формироваться в электронном виде;
• по разъяснению, что работник вправе выбрать, каким способом будет осуществляться ведение его трудовой книжки: только в электронном формате или одновременно в электронном и бумажном;
• по ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по сведениям о трудовой деятельности своих сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ).
Работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года направить в адрес каждого работника уведомление в письменном виде лично или почтовым направлением в случаях, когда он длительно отсутствует на рабочем месте. Таким способом можно воспользоваться для уведомления лиц, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке.
Все эти мероприятия следуют из норм статьи 2 Закона. Работник же до конца 2020 года должен принять решение по выбору способа ведения трудовой книжки и обратиться с заявлением к работодателю.
Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер.
Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:
• максимально точное и понятное разъяснение изменений в трудовом законодательстве, в соответствии с которыми меняется формат ведения трудовых книжек;
• предложение определиться с тем, в каком формате будут продолжать формироваться сведения о стаже, путем подачи соответствующего заявления;
• указание, что работнику по закону отводится срок, в течение которого заявление должно быть передано работодателю – до 31 декабря 2020 года;
• иные законодательные моменты, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Здесь можно объяснить, что отказ от представления заявления влечет утрату права выбора в дальнейшем, что бумажный вариант будет актуален только по этому месту работы и т.д.
Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.
При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:
• приступающим работать впервые и не имеющим бумажной трудовой книжки вестись будет только электронная форма документа;
• при смене работодателя будет учитываться заявление, поданное работником о сохранении трудовой книжки.
Соблюдение порядка перехода на ЭТК является обязанностью работодателя. В него включено уведомление каждого сотрудника об изменениях в законодательстве.
Текст документа остается на усмотрение работодателя. Однако, закон требует разъяснить все нововведения, призвать сделать выбор и объяснить его правовые последствия. Срок направления уведомления установлен до 30 июня текущего года.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
