Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.
Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.
Он в 2020 году оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:
1. Сведения о работе.
2. Сведения о наградах.
Нельзя вписывать сведения о работе в графы, предназначенные для информации о поощрениях и наоборот. Также нельзя вносить эту информацию в графы трудовой книжки, предназначенные для дублирования существующих записей на другом языке.
В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.
Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.
Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.
Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:
1. Отсутствием обложки.
2. Форматом.
3. Гербом СССР в левом верхнем углу.
По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ за № 69, об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением № 225, где сказано, что вводятся книжки электронного образца.
Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:
1. Номера вкладыша.
2. Подписи работника.
3. Печати работодателя и т.д.
Но поскольку обязательное наличие голограммы не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.
Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.
Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.
Многие работодатели, заводя новую книжку работнику, за неимением чистых бланков трудовой, используют вкладыши. Это является нарушением Правил ведения этого документа.
Вкладыш в трудовую книжку оформляется идентично трудовой, за исключением нескольких моментов.
На титульном листе вкладыша в трудовую проставляют следующие данные:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. ФИО работника, полностью, данные ставят согласно паспорту, на момент заполнения документа. То есть, если ранее имела место смена фамилии, здесь это не отражают.
2. Дату рождения.
3. Образование и специальность.
4. Дата заполнения.
5. Личная подпись владельца, она также может не совпасть с той, что стоит в трудовой, если была сменена фамилия.
6. Подпись должностного лица и печать, при наличии.
В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.
Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».
В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.
После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.
Записи во вкладыше продолжают без уточнения работодателя. Например, в трудовой последняя запись о приеме в компанию «Лютик», а во вкладыше просто пишут следующую запись (перевод, увольнение и т.д.). Даже можно перенести запись, оставив одну часть в трудовой, а другую часть во вкладыше.
На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.
Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.
При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:
1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
3. Невнесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.
Все ошибки, которые появляются в ходе ведения вкладыша, исправляются аналогично, как и в самой трудовой.
Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.
У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.
Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.
Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:
1. Массовой утраты трудовых.
2. Порча бланка по вине работодателя.
Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:
1. Из зарплаты.
2. Путем внесения наличных в кассу.
Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
