Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые Вы можете встретить. Но все это одно и то же.
Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.
Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства.
Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:
1. создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;
2. передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;
3. доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;
4. передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.
Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор.
Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.
Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.
Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника?
Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.
Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы.
Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.
Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.
Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше.
Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.
Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.
Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.
На любом предприятии, даже с минимальным количеством сотрудников, возникает необходимость вести кадровый учет и делопроизводство.
Кадровый учет – что же он собой представляет? Это участок работы любого предприятия, который обеспечивает документальное оформление движения персонала (от приема на работу до увольнения) и организации труда работников.
Кадровый учет сотрудников обязателен для предприятий и организаций любой формы собственности.
Что нужно для грамотного ведения кадрового учета? Прежде всего, потребуется знать трудовое право, следить за изменениями в законодательстве о труде, уметь правильно оформлять всю документацию, то есть владеть навыками кадрового делопроизводства.
На многих предприятиях ведение кадрового учета осуществляется кадровой службой или штатным кадровиком, если численность сотрудников невелика. Руководитель при таком варианте может организовать работу в соответствии со своими требованиями и осуществлять контроль.
Но есть и свои минусы – профессионализм кадровика проверяется уже непосредственно в работе, есть риск принять на должность работника, который не будет справляться со своими обязанностями в полной мере.
Потребуется дополнительное обучение на тренинге или курсах, возможно, придется искать более компетентного специалиста.
А это уже второй вариант того, как организовать ведение кадрового учета. Некоторые руководители предпочитают иметь дело с опытными кадровиками, которых им рекомендуют коллеги, проверившие их в деле.
Правда, не всегда рекомендации так уж объективны, и есть риск, что трудовые отношения с внештатным специалистом могут не сложиться.
Сегодня уже многие предприятия выбирают сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями, которые специализируются на кадровых услугах. В таком случае все вопросы – кадровый учет и управление персоналом – поручаются профессионалам, которые несут ответственность за свои действия.
Если выбрана такая организация кадрового учета, главное – найти серьезную компанию и выстроить систему работы с ней.
Организация и ведение кадрового учета
Чтобы кадровый учет персонала отвечал всем требованиям законодательства, следует вести его по всем правилам.
Существует перечень документов, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии – речь идет о:
1. правилах внутреннего трудового распорядка;
2. штатном расписании;
3. табеле учета рабочего времени персонала;
4. графике отпусков;
5. положении о персональных данных работников;
6. трудовых договорах и соглашениях к ним.
Если какие-то документы отсутствуют, придется заняться их составлением. Например, работают сотрудники предприятия, не имея должностных инструкций, – нужно их разработать.
Всю необходимую документацию следует составлять своевременно, в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.
Этот внушительный объем можно разделить на две части: различные акты, касающиеся управления персоналом и организации трудового процесса и на документы личного состава сотрудников.
Из индивидуальной документации выделим необходимость составления трудового договора, приказа о приеме на работу, заполнения личной карточки работника и его трудовой книжки.
Кадровый учет работников предполагает ведение журналов, в которых регистрируются трудовые договоры. Обязательно вовремя заполнять журналы, где ведется регистрация различных приказов: о приеме, о переводе, об увольнении сотрудников.
Требуется и наличие книги учета движения трудовых книжек работников. Приказы о командировках, отпусках, больничные листы, локальные нормативные акты – все это также регистрируется в журналах (книгах).
Правильный своевременный учет документов придаст им юридическую силу и поможет в разрешении возможных трудовых споров.
Кадровый учет на предприятии включает в себя и мониторинг ключевых рисков. Поясним – в случае невыполнения или нарушения трудовых прав последуют санкции в виде штрафов, административной или даже уголовной ответственности.
Поэтому необходимо следить, чтобы соблюдались сроки выплаты заработной платы, нормативы по охране труда, квоты по трудоустройству инвалидов, одиноких матерей, права других льготных категорий работников.
Автоматизация кадрового учета
Ведение кадрового учета – объемный и крайне ответственный участок работы. Сегодня есть возможности наладить эту деятельность, облегчить труд кадровиков и минимизировать риск ошибок благодаря автоматизации.
Разработаны различные программы с разными возможностями, но практически все помогают решать задачи кадрового учета:
1. руководитель может получать в полном объеме информацию о состоянии кадрового учета предприятия, анализировать ее и принимать управленческие решения;
2. кадровики осуществляют работу согласно требованиям трудового права: учитывают движение кадров, ведут учет личных данных персонала, анализируют кадровый состав, осуществляют учет рабочего времени;
3. согласуется работа кадровой службы, расчетного отдела и бухгалтерии, что способствует правильному и своевременному расчету и выплате зарплаты сотрудникам.
Грамотный руководитель не будет игнорировать очевидный факт – кадровый учет имеет первостепенную важность для эффективной работы предприятия, к его правильной организации следует отнестись серьезно и ответственно.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
