Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые Вы можете встретить. Но все это одно и то же.
Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.
Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства.
Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:
1. создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;
2. передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;
3. доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;
4. передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.
Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор.
Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.
Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.
Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника?
Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.
Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы.
Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.
Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.
Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше.
Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.
Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.
Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.
На любом предприятии, даже с минимальным количеством сотрудников, возникает необходимость вести кадровый учет и делопроизводство.
Кадровый учет – что же он собой представляет? Это участок работы любого предприятия, который обеспечивает документальное оформление движения персонала (от приема на работу до увольнения) и организации труда работников.
Кадровый учет сотрудников обязателен для предприятий и организаций любой формы собственности.
Что нужно для грамотного ведения кадрового учета? Прежде всего, потребуется знать трудовое право, следить за изменениями в законодательстве о труде, уметь правильно оформлять всю документацию, то есть владеть навыками кадрового делопроизводства.
На многих предприятиях ведение кадрового учета осуществляется кадровой службой или штатным кадровиком, если численность сотрудников невелика. Руководитель при таком варианте может организовать работу в соответствии со своими требованиями и осуществлять контроль.
Но есть и свои минусы – профессионализм кадровика проверяется уже непосредственно в работе, есть риск принять на должность работника, который не будет справляться со своими обязанностями в полной мере.
Потребуется дополнительное обучение на тренинге или курсах, возможно, придется искать более компетентного специалиста.
А это уже второй вариант того, как организовать ведение кадрового учета. Некоторые руководители предпочитают иметь дело с опытными кадровиками, которых им рекомендуют коллеги, проверившие их в деле.
Правда, не всегда рекомендации так уж объективны, и есть риск, что трудовые отношения с внештатным специалистом могут не сложиться.
Сегодня уже многие предприятия выбирают сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями, которые специализируются на кадровых услугах. В таком случае все вопросы – кадровый учет и управление персоналом – поручаются профессионалам, которые несут ответственность за свои действия.
Если выбрана такая организация кадрового учета, главное – найти серьезную компанию и выстроить систему работы с ней.
Организация и ведение кадрового учета
Чтобы кадровый учет персонала отвечал всем требованиям законодательства, следует вести его по всем правилам.
Существует перечень документов, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии – речь идет о:
1. правилах внутреннего трудового распорядка;
2. штатном расписании;
3. табеле учета рабочего времени персонала;
4. графике отпусков;
5. положении о персональных данных работников;
6. трудовых договорах и соглашениях к ним.
Если какие-то документы отсутствуют, придется заняться их составлением. Например, работают сотрудники предприятия, не имея должностных инструкций, – нужно их разработать.
Всю необходимую документацию следует составлять своевременно, в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.
Этот внушительный объем можно разделить на две части: различные акты, касающиеся управления персоналом и организации трудового процесса и на документы личного состава сотрудников.
Из индивидуальной документации выделим необходимость составления трудового договора, приказа о приеме на работу, заполнения личной карточки работника и его трудовой книжки.
Кадровый учет работников предполагает ведение журналов, в которых регистрируются трудовые договоры. Обязательно вовремя заполнять журналы, где ведется регистрация различных приказов: о приеме, о переводе, об увольнении сотрудников.
Требуется и наличие книги учета движения трудовых книжек работников. Приказы о командировках, отпусках, больничные листы, локальные нормативные акты – все это также регистрируется в журналах (книгах).
Правильный своевременный учет документов придаст им юридическую силу и поможет в разрешении возможных трудовых споров.
Кадровый учет на предприятии включает в себя и мониторинг ключевых рисков. Поясним – в случае невыполнения или нарушения трудовых прав последуют санкции в виде штрафов, административной или даже уголовной ответственности.
Поэтому необходимо следить, чтобы соблюдались сроки выплаты заработной платы, нормативы по охране труда, квоты по трудоустройству инвалидов, одиноких матерей, права других льготных категорий работников.
Автоматизация кадрового учета
Ведение кадрового учета – объемный и крайне ответственный участок работы. Сегодня есть возможности наладить эту деятельность, облегчить труд кадровиков и минимизировать риск ошибок благодаря автоматизации.
Разработаны различные программы с разными возможностями, но практически все помогают решать задачи кадрового учета:
1. руководитель может получать в полном объеме информацию о состоянии кадрового учета предприятия, анализировать ее и принимать управленческие решения;
2. кадровики осуществляют работу согласно требованиям трудового права: учитывают движение кадров, ведут учет личных данных персонала, анализируют кадровый состав, осуществляют учет рабочего времени;
3. согласуется работа кадровой службы, расчетного отдела и бухгалтерии, что способствует правильному и своевременному расчету и выплате зарплаты сотрудникам.
Грамотный руководитель не будет игнорировать очевидный факт – кадровый учет имеет первостепенную важность для эффективной работы предприятия, к его правильной организации следует отнестись серьезно и ответственно.
Ведение кадрового учета
Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.
С учетом нового законодательства работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.
Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций:
Направление работы
Правовая база
Порядок составления документации по кадрам и ее ведение
ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.9
Подготовка к архивированию управленческих документов
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень документации, подлежащей сдаче в архив
Оформление нетрудоспособности
ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Сохранение персональных данных работников
ФЗ «О персональных данных»
Ведение воинского учета на предприятии
ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», положение о воинском учете и Методические рекомендации, утвержденные Генштабом ВС РФ
Начисление страховых взносов в ПФ
ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.
Документы для ведения кадрового учета
Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.
В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).
Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.
Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:
• документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
• документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).
Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.
С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:
• коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
• должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
• положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
• другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.
Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.
Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:
• оформление личных дел и карточек;
• ведение книг или журналов для учета документов;
• создание кадровых дел и номенклатуры дел;
• работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.
Личная карточка (форма Т-2) и личное дело требуются для каждого официально оформленного работника. В отдельную папку собираются копии документов сотрудника, распечатка приказа о приеме, копия трудового договора и опись.
Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:
• книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
• журнал для командировочных удостоверений;
• журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).
Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью.
Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела.
В кадровые дела всегда включают:
• приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
• приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
• нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).
Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела.
После подготовки дел им присваиваются номенклатурные номера в порядке, принятом в делопроизводстве в целом.
Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.
Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой.
Проверку необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.
На основе штатного расписания должны быть заполнены трудовые договоры. Если при проверке обнаружилось, что трудовые договоры составлены неверно, то их надо переоформить.
Допустим, штатное расписание доработано, и в него внесены поправки, только позже, чем был заключен сам договор с работником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.
При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании.
Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета.
В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.
Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель.
Отсутствие ответственного подхода к кадровым вопросам приводит к штрафам и потере деловой репутации.
Прозрачный учет позволяет оперативно оформлять всю необходимую документацию. В конечном итоге учет и ведение кадров влияют на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
Документы кадрового учета
Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий.
Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены.
Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы.
Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству:
№ п/п
Документ
Каким документом регламентируется
Примечание
Срок хранения
1.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Статьи 56, 189, 190 ТК РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.
1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)
2.
Положение о защите персональных данных работников
Статьи 86, 87, 88 ТК РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.
Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
3.
Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)
Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1
Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.
Постоянно (ст. 32 Перечня)
4.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России № 69)
Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
50 лет - ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
5.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России № 69)
Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
6.
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании
Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ
При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.
Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
7.
Положение о системе обучения
Статьи 196, 197 ТК РФ
При наличии системы обучения в организации.
Постоянно
8.
Положение об аттестации работников
Статья 81 ТК РФ
При проведении аттестации по решению работодателя.
Постоянно
9.
График отпусков
Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1
Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
1 год (ст. 356 Перечня)
10.
Трудовой договор
Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ
Заключается в письменной форме с каждым работником.
75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)
11.
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям
–
Принимаются по решению работодателя.
Постоянно
12.
Приказы о приеме на работу
Статья 68 ТК РФ
Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
75 лет ЭПК
13.
Приказы о переводе на другую работу
Статья 72.1 ТК РФ
Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
75 лет ЭПК
14.
Приказы об увольнении
Статья 84.1 ТК РФ
75 лет ЭПК
15.
Приказы по основной деятельности
Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».
1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
16.
Приказы о предоставлении отпусков
Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1
Издаются на основании графика отпусков или заявления работника
5 лет
17.
Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Статья 128 ТК РФ
Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)
18.
Личная карточка работника (форма Т-2)
Постановление Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России №1
Ведется на каждого работника.
75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)
19.
Трудовая книжка
Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России № 69)
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив
20.
Договоры о полной материальной ответственности
ст. ст. 243, 244 ТК РФ
Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России № 85
Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.
5 лет
21.
Журнал учета работников, выбывающих в командировки
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС N 62 "О служебных командировках в пределах СССР"
Рекомендуемый
22.
Журнал учета работников, прибывающих в командировки
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС N 62 "О служебных командировках в пределах СССР"
Рекомендуемый
23.
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности
Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)
Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя
5 лет
24.
Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу
То же
75 лет
25.
Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении
То же
75 лет
26.
Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков
То же
50 лет
27.
Журнал регистрации командировочных удостоверений
То же
5 лет
28.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России №1
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником
1 год (ст. 281 Перечня)
29.
График сменности при сменной работе
Статья 103 ТК РФ
Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.
1 год
30.
Журнал учета мероприятий по контролю
Федеральный закон № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»
Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда
Постановление Совета Министров СССР № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»
Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.
75 лет
34.
Списки работников, уходящих на льготную пенсию
50 лет
35.
Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий;
- льготной пенсии
То же
5 лет
10 лет
36.
Инструкции по охране труда по профессиям
Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ
Постоянно
37.
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ
10 лет
38.
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии»
5 лет
39.
Акты о несчастных случаях
Постановление Минтруда РФ № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
45 лет
40.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
45 лет
Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России
Кадровый учет персонала
На каждого работника предприятия ведется личное дело, содержание которого обычно таково:
• внутренняя опись документов;
• личный листок по учету кадров (анкета);
• дополнения к нему (к анкете);
• автобиография;
• копии документов об образовании;
• копии документов (или выписок из них) об утверждении в должностях;
• характеристики или рекомендательные письма;
• копии приказов о назначении на должность.
В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включается: список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетных и биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, различные справки (биографические, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личных делах работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников должны находиться на временном хранении в данном предприятии в течении 75 лет, после чего направляться на хранение в органы Росархива. Личные дела работников частных предприятий хранятся на этих предприятиях вечно.
Рассмотрим основные положения «Инструкции по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения» (Утверждена Постановлением Госкомстата России №121 по согласованию с Минэкономики России и Минтрудом России).
Настоящая Инструкция применяется при заполнении юридическими лицами и их обособленными подразделениями (филиалами и представительствами) в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, использовании рабочего времени, движении работников, категориях персонала и персонале, занятом в основной и не основной деятельности.
Списочная численность работников приводится на определенную дату, например, на первое или последнее число месяца.
В нее включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату.
В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.
Средняя численность работников организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) включает:
• среднюю численность работников;
• среднюю численность внешних совместителей;
• среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Средняя численность работников показывается в целых единицах. Среднесписочное количество работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени, на основании которого устанавливается численность людей, явившихся и не явившихся на, работу.
Основными унифицированными, формами первичной документации по учету труда и его оплаты, являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т- 1,Т-5,Т-6,Т-8), личная карточка (ф.№Т-2), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф.№ Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) и другие документы, утвержденные постановлением Госкомстата России № 71 а.
Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.
Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы организации за период с начала года, т. е. соответственно на 2, 3, 4 и т. д.
Использование рабочего времени, под рабочим понимается продолжительность времени, в течение которого работник фактически выполнял работу.
Показатели использования рабочего времени заполняются на основании учета:
• количества отработанных человеко-часов;
• количества отработанных сверхурочных часов;
• количества оплаченных человеко-часов;
• количества человеко-часов, не отработанных работниками (по сравнению с установленной продолжительностью рабочей недели) в связи с переводом их на работу с неполным рабочим днем по инициативе администрации;
• количества человеко-дней отпусков по инициативе администрации;
• коэффициента сменности рабочих.
Движение работников списочного состава характеризуется изменением списочной численности работников вследствие приема на работу и выбытия по различным причинам:
• численность принятых;
• численность выбывших;
• численность выбывших по собственному желанию.
Движение работников характеризуется показателями оборота кадров и показателем постоянства кадров:
• оборот кадров — совокупность принятых на работу и выбывших, рассматриваемая в соотношении со среднесписочной численностью работников за определенный (отчетный) период. Интенсивность оборота характеризуется следующими коэффициентами: общий оборот, оборот по приему, оборот по выбытию;
• коэффициент восполнения работников (деление численности принятых на численность выбывших);
• коэффициент постоянства кадров — отношение численности работников, состоящих в списочном составе весь отчетный год, к среднесписочной численности работников за отчетный год.
Движение рабочих мест характеризуется изменением их числа в организации в результате создания или ликвидации. Применительно к статистике занятости число рабочих мест выражается фактической численностью работников и числом вакансий.
Категории персонала (согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОКПДТР, введенному в действие постановлением Госстандарта России № 367): рабочие, руководители (код категории — 1), специалисты (код категории — 2), другие служащие (код категории — 3).
Персонал, занятый в основной и не основной деятельности: в статистической практике осуществляется разработка сведений по труду по основному и не основным видам деятельности. Основной вид деятельности коммерческой и некоммерческой организации определяется в соответствии с принятыми методиками.
Государственный комитет Российской Федерации по статистике Постановлением № 23 утвердил форму федерального государственного статистического наблюдения № 1 — мониторинг «Сведения о деятельности организаций в социально-трудовой сфере» и краткие указания по ее заполнению.
В составе мониторинга имеются такие формы документов:
1. Экономические показатели.
2. Заработная плата (по категориям работающих).
3. Распределение численности работников по размерам начисленной заработной платы за февраль, май, август, ноябрь.
4. Движение работников и наличие вакансий (по полу, возрасту, категориям работников).
5. Подготовка и повышение квалификации кадров (первоначальное обучение, переподготовка, повышение квалификации, затраты на эти мероприятия).
6. Финансовые показатели ( краткосрочная кредиторская задолженность по оплате труда, по социальному страхованию и обеспечению, краткосрочная дебиторская задолженность).
7. Производственный травматизм (численность пострадавших, в том числе со смертельным исходом, профзаболевания, затраты на возмещение вреда по видам).
Кадровый учет в 1С
Программный продукт 1С: Бухгалтерия 2.0 содержит подсистему кадрового учета, однако, данная подсистема включает ограниченный спектр документов, позволяющий сделать прием на работу, кадровое перемещение и увольнение сотрудников. Подобная подсистема подходит небольшим предприятиям, имеющим ограниченное количество сотрудников. Подсистема кадрового учета доступна из меню «Кадры» главного меню программы.
Также подсистему кадрового учета можно найти в закладке «Кадры» панели функций программы.
В подсистему кадрового учета входят два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники», в которых содержаться сведения о работниках организации.
В справочнике «Физические лица» отражаются такие персональные данные сотрудников, как дата рождения, пол, место рождения, гражданство, ИНН, СНИЛС, а также адреса и телефоны. Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о трудовой деятельности работника в данной организации.
Прием на работу
Программа «1С: Бухгалтерия предприятия» предусматривает два варианта приема на работу. Первый вариант – при добавлении сотрудника программа автоматически предлагает пользователю создать приказ о приеме на работу.
Появление помощника приема на работу настроено по умолчанию. Для того чтобы им воспользоваться, следует ввести табельный номер, фамилию, имя, отчество, дату рождения и пол сотрудника. Если сведения об этом сотруднике уже занесены в справочник «Физические лица», всплывет окно со списком физических лиц с похожими данными. В этом случае следует выбрать отмеченное в списке и нажать на кнопку «Далее». Во избежание задвоения физических лиц создавать новые позиции в данном справочнике не рекомендуется.
Следующим шагом работы с помощником приема на работу выступает ввод кадровой информации. В появившемся окне следует отметить вид занятости работника, выбрать подразделение, должность, дату приема, а также занести информацию об оплате труда. Если снять галочку «Создать приказ о приеме на работу», работа с помощником будет завершена, а приказ о приеме создан не будет.
На следующем этапе указывается дополнительная информация, необходимая для расчета заработной платы, а также для налогов и страховых взносов.
После заполнения всех реквизитов следует нажать на кнопку «Готово». Также данный помощник предлагает сразу же получить печатную форму приказа о приме на работу.
Помощник приема на работу можно отключить. Для этого следует воспользоваться изменением настройки пользователя, которую можно найти через меню «Сервис» – «Управление пользователями и доступом» – «Список пользователей».
В появившемся списке следует выбрать пользователя, которому требуется отключить автоматическое появление помощника о приеме на работу.
В появившемся окне следует поставить галочку напротив реквизита «Не использовать помощника приема на работу», а затем сохранить сделанные изменения с помощью кнопки «Ок».
Второй вариант приема на работу сотрудников – ввод приказов о приеме на работу в соответствующем журнале.
Если использование помощника приема на работу в настройках пользователя не отключено, то придется проделать вышеописанную процедуру, так как в этом случае прием на работу будет осуществляться в три этапа, предложенные помощником.
Если использование помощника приема на работу отключено в настройках пользователя, программа создаст новый документ приема на работу, в котором пользователю следует выбрать сотрудника и внести кадровые данные и сведения о расчете зарплаты. В подобном режиме возможно ввести приказ на группу сотрудников.
Из документа приема на работу также можно распечатать приказ о приеме на работу.
Кадровое перемещение
Документ «Кадровое перемещение» предназначен для изменения кадровой информации сотрудника либо сведений о расчете его заработной платы. Данный документ можно получить из соответствующего журнала.
При выборе сотрудника в документе появляется вся информация о нем, взятая из соответствующих справочников и приказа о приеме на работу. Для того чтобы изменить эти данные полностью или частично, необходимо указать дату перевода, а также изменить сведения на более актуальные, после чего провести документ. Возможно сделать кадровое перемещение для группы сотрудников. Из данного документа доступна печатная форма приказа о переводе работника на другую работу.
Увольнение
Документ «Увольнение» предназначен для прекращения трудовых отношений с работником и доступен из соответствующего журнала.
Для увольнения сотрудника необходимо выбрать его из справочника, указать дату увольнения и основание увольнения, после чего сохранить свой выбор с помощью кнопки «Ок». Возможно сделать приказ на группу сотрудников. Из данного документа возможна печать приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении).
Другие печатные формы для специалистов кадровых службы
Просмотреть список доступных отчетов по кадрам можно в закладке «Кадры» панели функций программы.
Личные карточки печатаются для каждого сотрудника по унифицированной форме Т-2. Для получения данного отчета следует выбрать работника и нажать на кнопку «Сформировать».
Отчет «Списки сотрудников» предназначен для формирования списка сотрудников предприятия на конкретную дату. Сотрудников для включения в данный отчет возможно отбирать и группировать по различным критериям, доступным при нажатии на кнопки «Отбор» и «Настройка».
Заявление о добровольном вступлении в правоотношения с ПФР (ДСВ-1) формируется посредством выбора работника и нажатия кнопки «Сформировать». Также возможно получить чистый бланк заявления.
Кадровый бухгалтерский учет
Главная цель предпринимателей – извлечение прибыли из коммерческой деятельности, которую они осуществляют. Состав бухгалтерских и кадровых документов зависит от вида бизнеса и условий труда. Федеральное законодательство обязывает всю документацию вести правильно, так как это предмет особого внимания контролирующих органов.
Кадровые документы для
В настоящее время ИП уравнены в трудовых правоотношениях с предприятиями, в связи с чем им необходимо вести кадровые документы в полном объеме и оформлять их юридически грамотно. Если бизнесмен нанимает сотрудников, он обязан вести кадровый учет и использовать утвержденный перечень кадровых документов. Это позволит должным образом построить взаимоотношения с наемными работниками, свести к минимуму риски по трудовым спорам, а также исключить появление трудностей, связанных с проверками контролирующих органов.
Перечень кадровых документов, необходимых
Многие предприниматели хотят узнать, какие кадровые документы должны быть, и какие нужно заполнять учетные регистры по результатам коммерческой деятельности?
Обязательные кадровые документы, независимо от выбранной формы налогообложения:
• инструкции и положения об оплате за выполнение работы, защите индивидуальных данных, финансовом стимулировании, о выделении премии;
• табель учета времени работы;
• инструкции по ТБ и охране труда;
• журналы проведения медицинского осмотра, издания приказов, проведения инструктажей, выдачи справок сотрудникам;
• правила распорядка;
• приказы по персоналу, по ведению работы;
• карточки персонала, трудовые книжки;
• распределение отпусков, расписание штата;
• книга движения бланков, выдачи трудовых книжек;
• коллективный договор;
• договоры, описывающие трудовые отношения, о финансовой ответственности.
Предприятия и ИП должны правильно хранить документы, учитывая сроки, которые определенны федеральными законами и другими актами Российской Федерации.
Бухгалтерские документы
ИП понимают, что за свои действия они будут отвечать всеми своими активами (не только товаром, но и личным имуществом). Именно поэтому необходимо тщательно оценивать возможные риски. Предпринимателей не принуждают создавать бухгалтерию в прямом ее понимании, но им в обязательном порядке нужно организовать документооборот и вести налоговый учет.
Документы налогового учета:
• налоговые декларации;
• книги приобретений;
• налоговые накладные;
• реестры;
• справки о текущем состоянии счетов;
• книги реализаций;
• книги учета финансовых операций;
• акты сверок.
Многие руководители понимают, что для успешного ведения бизнеса не достаточно иметь качественное оборудование и хорошо обученный персонал. Недопустимо работать без правильно организованного документооборота. Для этого собирается вся первичная документация и фиксируется в соответствующих учетных регистрах.
К бухгалтерским документам относят:
• счета-фактуры;
• приходные и расходные накладные;
• ведомости для накопления;
• акты приема-передачи;
• экономическая переписка;
• книги учета;
• оборотные ведомости;
• инвентарные перечни;
• учетная политика;
• отчеты о поступлении денежных средств;
• товарные чеки, банковские выписки;
• пояснительные записки и т. д.
Основным бухгалтерским документом является книга учета, которая должна заполняться по установленным МФ правилам. В ней отражается не только прибыль, но и расходы бизнесмена (может заполняться в электронном виде). Формы книг и порядок их ведения утверждаются Министерством финансов. В них нужно прикреплять документы, подтверждающие финансовые операции. К такой документации относят: чеки, договора, накладные. Предприниматель может самостоятельно вести учет хозяйственных операций, принять на работу бухгалтера или пользоваться услугами аутсорсинговых организаций.
Все данные по поступлениям от бизнеса вписывайте в книгу последовательно и в соответствующем порядке заполняйте предусмотренные для этого графы. Итоговые данные книги прибыли и расходов являются основанием для формирования налоговых деклараций.
Сроки хранения кадровых и бухгалтерских документов
При ведении коммерческой деятельности у бизнесменов зачастую возникает вопрос: сколько хранить документы?
В соответствии с законодательством, юридические и физические лица обязаны обеспечить хранение своих документов в течение следующих сроков:
Документы
Срок
Документы, подлежащие регистрации
Постоянно
Бухгалтерская отчетность за квартал
5 лет
Первичная документация для учета
5 лет
Декларации налоговой службы
5 лет
Учетная политика, регистры, план счетов, переписка по бухгалтерскому учету
5 лет
ведомости в ФСС за квартал
5 лет
Договоры по оформлению трудовых отношений
75 лет
Книги кадровой документации, а также журналы и карточки
75 лет
Персональные документы сотрудников (подлинники)
до востребования, либо 75 лет (если не будут востребованы)
Книга учета прибыли и расходования средств для УСН
постоянно
Сертификаты и лицензии
5 лет
Отчетность бухгалтерии за месяц
1 год
Стоит помнить, что за неверное документирование грозит наказание. Могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной, гражданско-правовой и административной ответственности (в зависимости от характера нарушения). Поэтому, начиная коммерческую деятельность, должны соблюдать все требования Федерального законодательства, в частности своевременно осуществлять регистрацию первичных документов и разносить полученные из них данные по регистрам учета.
Кадровый учет с нуля
Для того чтобы грамотно управлять компанией, необходимо вести документооборот, который позволит отслеживать происходящие изменения.
Это позволит своевременно выявлять узкие места в деятельности предприятия и повышать эффективность. В конечном итоге, это положительно скажется на прибыли и уровне рентабельности.
Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации.
Важно понимать, что по своей сути практически все кадровые документы имеют ту или иную юридическую ценность. Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату. Соответственно, в случае судебного разбирательства компания сможет отстоять свою позицию. Кроме того, для получения налоговых льгот также потребуется ряд документации, связанной с управлением человеческими ресурсами.
Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.
Для того чтобы успешно вести делопроизводство по кадрам, необходимо:
• Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
• Знать Федеральный закон, касающийся работы с персональными данными сотрудников.
• Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
• Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
• Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
• Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
• Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).
Пошаговый процесс делопроизводства
Существует общая схема для организации документооборота, связанного с кадрами, с момента создания компании.
Для того чтобы организовать процесс, необходимо:
1. Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию).
2. Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании, поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента.
3. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате.
4. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела.
5. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора к содержанию документации.
6. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ.
7. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров).
8. Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени, оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.
Среди документов, которые являются обязательными, можно выделить следующие:
• Штатное расписание.
• Трудовые книжки и договоры.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
• Личные карточки.
• Документы, связанные с обработкой (а также защитой) персональных данных сотрудников.
• Ведомости, касающиеся заработных плат.
• Журнал учета проверок, которые проводятся государственными органами (актуально как для юридического лица, так и для ИП).
• Приказы (в частности, о приеме на работу и увольнении, о командировках, о назначении ответственного лица и др.) и основания к ним (соглашения, заявления, докладные записки и т. п.) и т. д.
Кроме того, следует ввести должностные инструкции (несмотря на то, что это не закреплено законодательством). Это позволит лучше выстроить систему контроллинга и мотивации работников, а также разрешать спорные ситуации, касающиеся зон ответственности.
В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.
В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.
Некоторые документы могут стать обязательными для ИП, среди них можно выделить:
• Договоры, связанные с материальной ответственностью работников.
• Должностные инструкции (в случае отсутствия указания требований к нанимаемому сотруднику в трудовом договоре).
• График сменности.
• Перечень должностей тех лиц, которые работают ненормированный рабочий день.
• Положение о премировании и т. п.
Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке. Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант. К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.
Уровень ответственности ООО за наличие ошибок в кадровой документации значительно выше, чем у ИП.
Однако, и в последнем случае подобные неточности могут квалифицироваться как нарушение трудовых прав сотрудников. В результате последует административная и материальная ответственность.
Таким образом, организация делопроизводства по кадрам – это очень сложный процесс, требующий детального ознакомления со всеми законами в этой сфере, а также постоянного мониторинга происходящих изменений. Его грамотная организация является основой для поддержания функционирования любой компании.
Кадровый учет ИП
Индивидуальный предприниматель, у которого есть наемные работники, обязан вести учет выплачиваемых работнику средств и страховые пенсионные взносы.
Также ИП (или отдел кадров ИП) обязан иметь и вести всю необходимую кадровую документацию, а именно:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием (если должностные обязанности не учтены в трудовом договоре);
• положение о персональных данных работников;
• положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании работников (если эти позиции не предусмотрены в трудовом договоре);
• инструкции по охране труда по профессиям (Положение об охране труда при этом иметь не обязательно);
• журнал ознакомления с инструкциями;
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования;
• график отпусков.
Коллективный договор заключается по соглашению сторон, Положение о коммерческой тайне предприятия прописывается, если указано в трудовом договоре.
На каждого работника должны быть:
• трудовой договор;
• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
• личная карточка работника;
• трудовая книжка;
• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.
В случае несения работником полной материальной ответственности (кладовщики, завхозы) заключается Договоры о полной материальной ответственности. При наличии сменной работы обязательно составляется график сменности.
Восстановление кадрового учета
Восстановление кадрового учета часто является началом работ по упорядочению отчётности компании в целом. Так, для проверки правильности расчёта заработной платы бухгалтеру понадобился табель учёта рабочего времени. И если в компании нет кадровой службы, а ведение кадрового учёта переложено на бухгалтерию, не остаётся ничего другого, как приняться за восстановление кадровой документации силами бухгалтерии. Расскажем, как это сделать, по шагам.
Принимаем дела
Итак, для начала нужно принять дела. Это позволит оценить масштабы бедствия, а также составить план восстановления кадрового учета. Сделать это можно в несколько этапов.
Шаг 1. Изучаем документы, которые есть у компании с момента ее регистрации.
В частности, имеются ли в наличии:
• устав компании;
• решение о назначении генерального директора;
• свидетельство о присвоении ОГРН;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• справки об открытых банковских счетах;
• извещение страхователю из ПФР и ФСС.
Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения. Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции. Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.
Если окажется, что каких-либо документов по списку нет, необходимо их получить или восстановить. Иначе восстановление кадрового делопроизводства не будет закончено.
Шаг 2. После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).
Перечень обязательных кадровых документов:
Кадровый документ
Основание (норма законодательства)
Правила внутреннего трудового распорядка
Ст. 56, 189, 190 ТК РФ
Штатное расписание
Ст. 57 ТК РФ
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников
Ст. 86–88 ТК РФ
График сменности (при сменной работе)
Ст. 103 ТК РФ
График отпусков
Ст. 123 ТК РФ
Правила и инструкции по охране труда
Ст. 212 ТК РФ
Табель учета рабочего времени
Ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы о назначении сотрудников
Ст. 68 ТК РФ
Приказы об увольнении сотрудников
Ст. 84.1 ТК РФ
Трудовые договоры
Ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки
Ст. 62, 65, 66 ТК РФ
Личные карточки сотрудников
П. 12 постановления Правительства РФ № 225
Шаг 3. Следующий шаг – анализ содержания тех трудовых договоров, которые остались от кадровой службы.
Нужно проверить, отражены ли в них все обязательные условия, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, а именно:
• место работы сотрудника;
• трудовые функции;
• дата начала работы;
• условия оплаты труда;
• компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
• условия, определяющие характер работы (на дому, разъездной, в пути);
• условия об обязательном социальном страховании;
• режим труда и отдыха.
Затем сравнивают виды оплаты труда по трудовому договору и по расчетной ведомости. Начисленные сотрудникам выплаты должны соответствовать кадровым документам. Например, если в ведомости отражена оплата в нерабочий день, то проверяют, получено ли согласие сотрудника на работу в выходной (ст. 113 ТК РФ). А также не относится ли работник к льготной категории, то есть можно ли его вообще привлекать к такой работе (ст.113, 259 ТК РФ).
Если трудовые договоры отсутствуют, этот факт фиксируют в докладной записке или акте.
Шаг 4. После анализа трудовых договоров можно приступить к изучению штатного расписания. Напомним, что в нем фиксируются названия структурных подразделений, должностей, специальностей, отражаются размеры окладов и надбавок. Штатное расписание, как правило, составляется на определенный период времени. Поэтому нужно последовательно проверить каждый такой период. Ведь этот документ наиболее часто требуют налоговые органы во время налоговых проверок.
Иногда иностранные работодатели подменяют трудовой договор, по сути, письмом – так называемым job offer. В нем дается краткое описание основных условий работы сотрудника. Такой документ законодательством не предусмотрен – его нужно заменить на трудовой договор.
Шаг 5. Наконец, приступаем к проверке трудовых книжек. Все ли они в наличии, внесены ли записи о приеме на работу, соответствуют ли записи в книжках фактическим данным. Нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.
Результаты проведенной проверки отражают в акте приема-передачи дел.
Восстанавливаем недостающие документы
После принятия дел начинается восстановление кадровых документов. Их упорядочение позволит выстроить систему кадрового учета и избежать возможных штрафов от трудовой инспекции за нарушения законодательства, выявленные в ходе будущих проверок.
Приведенные ниже советы по восстановлению кадрового учета помогут вам избежать ошибок:
Совет 1. Разъясните менеджерам и работникам, что нельзя подписывать не полностью оформленные работодателем документы. Впоследствии это защитит компанию от возможных штрафов. Чем честнее работодатель с сотрудниками, тем больше вероятность получить от них поддержку.
Совет 2. Начинайте восстановление кадровых документов с трудовых договоров. Легче всего восстанавливать трудовые договоры и дополнительные соглашения по работающим сотрудникам и тем, которые уволены недавно. А также по тем работникам, с кем поддерживаются контакты. В этом случае есть возможность пригласить бывшего работника в компанию для подписания документов.
В идеале восстановление кадровой документации производится с учетом временных периодов. То есть ориентируясь на дату их принятия или внесения в них изменений. Однако это не всегда удается сделать.
Если работники не соглашаются подписывать документы «задним числом», им можно предложить другой вариант. Например, заключить трудовой договор с текущей даты. Но в разделе «дата начала работы» указать фактическую дату приема. Правда при проверке трудовой инспекцией компании, скорее всего, не удастся избежать наказания за несвоевременное оформление трудового договора. Другими словами, за нарушение законодательства о труде и об охране труда может быть наложен штраф до 50 000 руб. на организацию или до 5000 руб. – на должностное лицо. При повторном правонарушении организации может быть выписан штраф в размере до 70 000 руб. (п. 5.27 КоАП РФ).
Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).
Ведь работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ).
Также не стоит забывать, что любое изменение условий трудового договора должно фиксироваться в соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ).
Совет 3. При восстановлении кадрового делопроизводства нужно обращать внимание на хронологию и корректность записей в трудовых книжках. Последние нужно привести в соответствие с требованиями законодательства. Книжки относятся к бланкам строгой отчетности, и их в первую очередь проверяют сотрудники трудовой инспекции. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется отдельной инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России № 69.
Пример:
Запись о приеме на работу сотрудника внесена не корректно. Следующая после этого запись о переводе работника не содержит оснований для ее отмены. Для исправления ошибки в трудовой книжке ставят порядковый номер и текущую дату. В разделе «Сведения о приеме на работу…» пишут, что запись под номером ... недействительна, и вносят запись о приеме на работу с правильной формулировкой и датой.
При этом добавляется информация о дате приема сотрудника:
№
записи
Число
Месяц
год
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Общество с ограниченной ответственностью
«Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
12
16
07
2009
Принята на должность заместителя главного бухгалтера по работе с поставщиками услуг в
финансовый отдел
Приказ № 90/ЛС
13
22
12
2010
Переведена на должность финансового директора в финансовый отдел
Приказ № 158/ЛС
14
05
04
2011
Запись за № 12 недействительна.
Принята на должность заместителя главного
бухгалтера в финансовый отдел
Приказ № 90/ЛС
После сверки записей в трудовых книжках проверяют книгу учета движения трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя компании. А также скреплена печатью или опломбирована.
Совет 4. Штатное расписание лучше восстанавливать по периодам. В этом случае порядок восстановления зависит от хронологии утверждения приказов по сотрудникам компании, поскольку именно кадровые события (переводы, изменения оплаты труда) влияют на структуру штатного расписания.
Например, если работник переведен в другой отдел, то проверяют, была ли утверждена в штатном расписании, действующем в том периоде, его должность и соответствующий размер оклада.
Если журнал регистрации приказов по сотрудникам отсутствует, то придется провести анализ расчетных ведомостей и выявить все изменения оплаты труда, должностей и подразделений за весь период восстановления кадрового учета.
Восстанавливать «штатку» можно двумя способами:
• утвердить новую;
• внести изменения в существующую.
Корректны оба способа. Но лучше придерживаться такого правила: если количество изменений, вносимых в штатное расписание, достаточно велико, разумнее утвердить новое. Если же речь идет об одном-двух изменениях, то достаточно внести изменения в существующее штатное расписание. Для этого издают соответствующий приказ.
Совет 5. Всегда анализируйте причинно-следственные связи между документами. Все документы, относящиеся к сфере кадрового учета, расчета заработной платы и бухгалтерского учета взаимосвязаны.
Например, если работник находится в отпуске, то факт его отсутствия отражается в табеле учета рабочего времени (форма Т-13). Затем на основании табеля учета рабочего времени и приказа на отпуск (форма Т-6) рассчитывается средний заработок за этот период (форма 0504425).
Кадровый учет отпусков
Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска. И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.
Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:
- составление графика отпусков;
- напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;
- учет отпусков произвольных типов и видов;
- учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;
- учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);
- учет остатков отпуска;
- учет отзывов из отпуска;
- контроль за пересечением отпусков между собой;
- отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;
- контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;
- возможность продления отпусков;
- учет компенсаций за отпуск.
График отпусков приведен в журнале в разделе "Документы к теме номера", форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.
Личная карточка сотрудника. Раздел VIII "Отпуск"
Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке - форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII "Отпуск". В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).
Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск
Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск. В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.
Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.
Внесение правок и изменений
Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную. Личная карточка - не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.
Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время. Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится? работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда N 169 (далее - Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.
Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр. формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII "Отпуск" очень быстро оказывается заполненным. В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее "Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И." и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т. д.
Журнал регистрации приказов на отпуск
Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу "Основание" заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.
Есть пять человек разных национальностей, которые проживают в 5 домах. Каждый дом имеет свой цвет, отличный от цвета других домов. Каждый из этих людей курит и предпочитает определенный сорт сигарет. У каждого из этих людей есть по одному домашнему животному. Каждый из этих людей пьет свой любимый вид напитка.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
