Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.
С учетом нового законодательства работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.
Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций:
Направление работы
Правовая база
Порядок составления документации по кадрам и ее ведение
ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.9
Подготовка к архивированию управленческих документов
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень документации, подлежащей сдаче в архив
Оформление нетрудоспособности
ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Сохранение персональных данных работников
ФЗ «О персональных данных»
Ведение воинского учета на предприятии
ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», положение о воинском учете и Методические рекомендации, утвержденные Генштабом ВС РФ
Начисление страховых взносов в ПФ
ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.
Документы для ведения кадрового учета
Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.
В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).
Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.
Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:
• документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
• документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).
Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.
С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
• должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
• положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
• другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.
Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.
Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:
• оформление личных дел и карточек;
• ведение книг или журналов для учета документов;
• создание кадровых дел и номенклатуры дел;
• работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.
Личная карточка (форма Т-2) и личное дело требуются для каждого официально оформленного работника. В отдельную папку собираются копии документов сотрудника, распечатка приказа о приеме, копия трудового договора и опись.
Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:
• книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
• журнал для командировочных удостоверений;
• журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).
Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью.
Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела.
В кадровые дела всегда включают:
• приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
• приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
• нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).
Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела.
После подготовки дел им присваиваются номенклатурные номера в порядке, принятом в делопроизводстве в целом.
Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.
Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой.
Проверку необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.
На основе штатного расписания должны быть заполнены трудовые договоры. Если при проверке обнаружилось, что трудовые договоры составлены неверно, то их надо переоформить.
Допустим, штатное расписание доработано, и в него внесены поправки, только позже, чем был заключен сам договор с работником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.
При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании.
Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета.
В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.
Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель.
Отсутствие ответственного подхода к кадровым вопросам приводит к штрафам и потере деловой репутации.
Прозрачный учет позволяет оперативно оформлять всю необходимую документацию. В конечном итоге учет и ведение кадров влияют на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
